Formas de contar valores en una hoja de cálculo

Contar es una parte integral del análisis de datos, tanto si se trata de un recuento de la plantilla de un departamento de su organización, como del número de unidades que se ha vendido cada trimestre. Excel proporciona varias técnicas que puede usar para contar celdas, filas o columnas de datos. Para ayudarle a tomar la mejor elección, este artículo proporciona un resumen completo de los métodos, un libro que se puede descargar con ejemplos interactivos y vínculos a temas relacionados para obtener más información.

Nota: Contar no debe confundirse con sumar. Para obtener más información sobre cómo sumar valores en celdas, columnas o filas, vea el Resumen de formas de agregar y contar datos de Excel.

Descargar nuestros ejemplos

Puede descargar un libro de ejemplo que proporciona ejemplos para complementar la información de este artículo. La mayoría de las secciones de este artículo se refieren a la hoja de cálculo correspondiente en el libro de ejemplo que proporciona ejemplos y más información.

Descargar los ejemplos para contar los valores de una hoja de cálculo

En este artículo

Conteo simple

Puede contar el número de valores de un rango o una tabla si usa una fórmula sencilla, si hace clic en un botón o si usa una función de hoja de cálculo.

Excel también puede mostrar el conteo del número de celdas seleccionadas en barra de estado de Excel. Vea el vídeo de demostración siguiente para ver rápidamente cómo usar la barra de estado. Además, consulte la sección Mostrar cálculos y recuentos en la barra de estado para obtener más información. Puede hacer referencia a los valores mostrados en la barra de estado cuando desee un echar un vistazo rápido a sus datos y no tenga tiempo para escribir fórmulas.

Vídeo: Contar celdas con la barra de estado de Excel

Vea el siguiente vídeo para obtener información sobre cómo ver el recuento en la barra de estado.

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Usar Autosuma

Use Autosuma seleccionando un rango de celdas que contenga al menos un valor numérico. A continuación, en la pestaña fórmulas, haga clic en autosuma > contar números.

Contar números

Excel devuelve el recuento de los valores numéricos del rango en una celda adyacente al rango seleccionado. Por lo general, este resultado se muestra en una celda a la derecha de un rango horizontal o en una celda situada debajo de un rango vertical.

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Agregar una fila de subtotales

Puede Agregar una fila de subtotales a los datos de Excel. Haga clic en cualquier lugar dentro de los datos y, a continuación, haga clic en datos > subtotal.

Nota: La opción subtotales solo funcionará con datos normales de Excel, y no con tablas de Excel, tablas dinámicas o gráficos dinámicos.

Haga clic en subtotales en la pestaña datos para agregar una fila de subtotal en los datos de Excel.

Además, consulte los artículos siguientes:

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Contar el número de celdas en una lista o una columna de la tabla de Excel con la función SUBTOTAL

Use la función subtotales para contar el número de valores de una tabla de Excel o un rango de celdas. Si la tabla o el rango contiene celdas ocultas, puede usar subtotal para incluir o excluir dichas celdas ocultas, lo que es la mayor diferencia entre las funciones suma y subtotales.

La sintaxis de subtotales es similar a esta:

SUBTOTALES(núm_función,ref1,[ref2],...)

Ejemplo de subtotal

Para incluir valores ocultos en el rango, debe establecer el argumento Núm_función en 2.

Para excluir los valores ocultos de su rango, establezca el argumento Núm_función en 102.

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Contar valores basándose en una o varias condiciones

Puede contar el número de celdas de un rango que cumplen las condiciones (también llamadas criterios) que especifique con una serie de funciones de hoja de cálculo.

Vídeo: Usar las funciones CONTAR, CONTAR.SI y CONTARA

Vea el siguiente vídeo para aprender a usar la función CONTAR y a usar las funciones CONTAR.SI y CONTARA para contar solo las celdas que cumplen las condiciones que especifique.

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Contar el número de celdas de un rango mediante la función CONTAR

Use la función CONTAR en una fórmula para contar el número de valores numéricos en un rango.

Un ejemplo de la función contar

En el ejemplo anterior, a2, a3 y A6 son las únicas celdas que contienen valores numéricos en el rango; por lo tanto, la salida es 3.

Nota: A7 es un valor de hora, pero contiene texto (a.m.); por lo tanto, contar no lo considera un valor numérico. Si deseas quitar una. m. en la celda, contar considerará A7 como un valor numérico y cambiará el resultado a 4.

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Contar el número de celdas de un rango según una única condición con la función CONTAR.SI

Use la función función contar.Si para contar el número de veces que un valor determinado aparece en un rango de celdas.

Ejemplos de CONTAR.SI

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Contar el número de celdas de una columna según una o varias condiciones con la función BDCONTAR

La función DCont cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

En el ejemplo siguiente, desea calcular el recuento de los meses, incluyendo o más tarde, el 2016 de marzo, en el que se han vendido más de 400 unidades. La primera tabla de la hoja de cálculo, de a1 a B7, contiene los datos de ventas.

Datos de ejemplo para DCONT

DCONT usa condiciones para determinar de dónde se devolverán los valores. Las condiciones se suelen especificar en las celdas de la propia hoja de cálculo y, a continuación, se hace referencia a estas celdas en el argumento de criterios . En este ejemplo, las celdas A10 y B10 contienen dos condiciones: una que especifica que el valor devuelto debe ser mayor que 400 y el otro que especifica que el último mes debe ser igual o mayor que el 31 de marzo, 2016.

Debe usar la siguiente sintaxis:

= DCONT (a1: B7, "mes final", A9: B10)

DCont comprueba los datos en el rango de a1 a B7, aplica las condiciones especificadas en A10 y B10, y devuelve 2, el número total de filas que cumplen ambas condiciones (filas 5 y 7).

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Contar el número de celdas de un rango según varias condiciones con la función contar. Si. conjunto

La función CONTAR.SI.CONJUNTO es similar a la función CONTAR.SI, con una excepción importante: CONTAR.SI permite aplicar criterios en las celdas en varios rangos y cuenta el número de veces que se cumplen todos los criterios. Puede usar hasta 127 pares de rangos o criterios con CONTAR.SI.CONJUNTO.

Esta es la sintaxis de CONTAR.SI.CONJUNTO:

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, [rango_criterios2; criterios2];…)

Vea el ejemplo siguiente:

Ejemplo de CONTAR.SI.CONJUNTO

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Contar según criterios empleando las funciones CONTAR y SI juntas

Supongamos que tiene que determinar cuántos vendedores vendieron un artículo específico en una región determinada, o que desea saber cuántas ventas superiores a un determinado valor realizó un vendedor específico. Puede usar las funciones SI y CONTAR juntas; es decir, primero usa la función SI para probar una condición y luego, solo si el resultado de la función SI es Verdadero, usa la función CONTAR para contar celdas.

Notas: 

  • Las fórmulas de este ejemplo se deben escribir como fórmulas de matriz. Si abrió el libro en Excel para Windows o en Excel 2016 para Mac y quiere cambiar la fórmula o crear una fórmula parecida, presione F2 y, después, Ctrl+Mayús+Entrar para que la fórmula devuelva los resultados esperados. En versiones anteriores de Excel para Mac, use COMANDO + Mayús + entrar.

  • Para que estas fórmulas de ejemplo funcionen, el segundo argumento de la función SI tiene que ser un número.

Ejemplos de funciones anidadas CONTAR y SI

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Contar con qué frecuencia aparecen varios valores de texto o numéricos empleando las funciones SUMA y SI juntas

En los ejemplos que siguen, usamos las funciones SI y SUMA juntas. La función SI primero prueba los valores en algunas celdas y luego, si el resultado de la prueba es Verdadero, SUMA calcula el total de los valores que pasan la prueba.

Ejemplo 1

Ejemplo 1: SUMA y SI anidadas en una fórmula

La función anterior dice que, si C2:C7 contiene los valores Arteaga y Tercedor, la función SUMA tiene que mostrar la suma de registros en los que se cumple la condición. La fórmula encuentra tres registros de Arteaga y uno de Tercedor en el rango especificado y muestra 4.

Ejemplo 2

Ejemplo 2: SUMA y SI anidadas en una fórmula

La función anterior dice que, si D2:D7 contiene valores inferiores a 9000 € o superiores a 19 000 €, SUMA mostrará la suma de todos los registros en los que se cumple la condición. La fórmula encuentra dos registros D3 y D5 con valores inferiores a 9000 € y, después, D4 y D6 con valores superiores a 19 000 €, y muestra 4.

Ejemplo 3

Ejemplo 3: SUMA y SI anidadas en una fórmula

La función anterior indica si D2: D7 tiene facturas para Buchanan por menos de $9000 y, después, suma debe mostrar la suma de los registros donde se cumpla la condición. La fórmula encuentra la celda C6 que cumple la condición y muestra 1.

Importante: Las fórmulas de este ejemplo tienen que agregarse como fórmulas de matriz. Por lo tanto, tiene que presionar F2 y, después, Ctrl+Mayús+Entrar. En versiones anteriores de Excel para Mac, use COMANDO +Mayús+Entrar.

Consulte los siguientes artículos de la Knowledge Base para obtener más información:

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Contar el número de celdas en una columna o fila de una tabla dinámica

Una tabla dinámica resume los datos y le ayuda a analizar y explorar en profundidad los datos permitiéndole elegir las categorías en las que desea ver los datos.

Para crear rápidamente una tabla dinámica, seleccione una celda en un rango de datos o tabla de Excel y, después, en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica.

Ejemplo de una tabla dinámica y cómo se correlacionan los campos con la lista de campos.

Veamos un escenario de ejemplo de una hoja de cálculo de ventas, donde puede contar el número de valores de ventas que hay para Golf y Tenis de trimestres específicos.

Nota: Para obtener una experiencia interactiva, puede ejecutar estos pasos en los datos de ejemplo que se proporcionan en la hoja de tabla dinámica en el libro descargable.

  1. Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel.

    Datos de ejemplo para una tabla dinámica
  2. Seleccione A2:C8

  3. Haga clic en Insertar > Tabla dinámica.

  4. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, haga clic en Seleccione una tabla o rango, en Nueva hoja de cálculo y, después, haga clic en Aceptar.

    Se creará una tabla dinámica vacía en una nueva hoja.

  5. En el panel Campos de la tabla dinámica, siga este procedimiento:

    1. Arrastre Deporte hasta el área Filas.

    2. Arrastre Trimestre hasta el área Columnas.

    3. Arrastre Ventas hasta el área Valores.

    4. Repita el paso c.

      El nombre del campo se mostrará como SumaDeVentas2, tanto en la tabla dinámica como en el área Valores.

      En este momento, el panel Campos de la tabla dinámica será similar a este:

      Campos de tabla dinámica
    5. En el área Valores, haga clic en el desplegable junto a SumaDeVentas2 y seleccione Configuración de campo de valor.

    6. En el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, siga este procedimiento:

      1. En la sección Resumir campo de valor por, seleccione Recuento.

      2. En el campo Nombre personalizado, cambie el nombre a Recuento.

        Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor
      3. Haga clic en Aceptar.

    En la tabla dinámica se mostrará el número de registros de Golf y Tenis en los trimestres 3 y 4 con las cifras de ventas.

    Tabla dinámica

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Contar cuando los datos contienen valores en blanco

Puede contar las celdas que contienen datos o que están en blanco mediante funciones de hoja de cálculo.

Contar el número de celdas que no están en blanco de un rango con la función CONTARA

Use la función contara para contar solo las celdas de un rango que contienen valores.

Al contar celdas, a veces puede querer ignorar aquellas en blanco porque solo necesita las que contienen valores. Por ejemplo, desea contar el número total de vendedores que hicieron una venta (columna D).

Ejemplo de CONTARa

Contara omite los valores en blanco en D3, D4, D8 y D11, y cuenta solo las celdas que contienen los valores de la columna D. La función busca seis celdas en la columna D que contengan valores y muestra 6 como salida.

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Contar el número de celdas que no están en blanco de una lista con condiciones específicas mediante la función BDCONTARA

Use la función BDCONTARA para contar las celdas que no están en blanco de una columna de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

En el ejemplo siguiente se usa la función bdcontara para contar el número de registros de la base de datos que se encuentran en el rango a1: B7 que cumplen las condiciones especificadas en el rango de criterios A9: B10. Estas condiciones son que el valor de ID de producto debe ser mayor o igual que 2000, y el valor de clasificación debe ser mayor o igual que 50.

Ejemplo de la función BDCONTARA

BDCONTARA encuentra dos filas que cumplen las condiciones, Rows 2 y 4, y muestra el valor 2 como la salida.

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Contar el número de celdas en blanco de un rango contiguo con la función CONTAR.BLANCO

Use la función contar . blanco para devolver el número de celdas en blanco de un rango contiguo (las celdas son contiguas si están conectadas en una secuencia no rota). Si una celda contiene una fórmula que devuelve texto vacío (""), se contabiliza.

Al contar celdas, puede que en ocasiones necesite incluir las celdas en blanco. En el siguiente ejemplo de una hoja de cálculo de ventas de comestibles. Suponga que desea averiguar cuántas celdas no tienen las cifras de ventas mencionadas.

Ejemplo de contar. blanco

Nota: La función de hoja de cálculo contar. blanco proporciona el método más adecuado para determinar el número de celdas en blanco de un rango, pero no funciona muy bien cuando las celdas de interés están en un libro cerrado o cuando no forman un rango contiguo. El artículo de Knowledge base XL: Cuándo usar suma (si ()) en lugar de contar. blanco () le muestra cómo usar una fórmula de matriz suma (si ()) en esos casos.

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Contar el número de celdas en blanco de un rango no contiguo con una combinación de las funciones SUMA y SI

Use una combinación de las funciones SUMA y SI. En general, esto se hace usando la función si en una fórmula de matriz para determinar si cada celda a la que se hace referencia contiene un valor y, a continuación, suma el número de valores falsos devueltos por la fórmula.

Vea algunos ejemplos de combinaciones de las funciones suma y si en una sección anterior contar con qué frecuencia aparecen varios valores de texto o numéricos con las funciones suma y si juntas en este tema.

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Contar las apariciones únicas de valores

Puede contar los valores únicos de un rango con una tabla dinámica, una función contar.Si, las funciones suma y si juntas, o el cuadro de diálogo filtro avanzado .

Contar los valores únicos en una columna de la lista con el filtro avanzado

Use el cuadro de diálogo Filtro avanzado para encontrar los valores únicos de una columna de datos. Puede filtrar esos valores al momento o extraerlos y pegarlos a otra ubicación. A continuación, puede usar la función FILAS para contar el número de elementos del nuevo rango.

Para usar filtro avanzado, haga clic en la pestaña datos y, en el grupo ordenar & filtro , haga clic en Opciones avanzadas.

La figura siguiente muestra cómo usar el filtro avanzado para copiar solo los registros únicos a una nueva ubicación en la hoja de cálculo.

Filtro avanzado

En la siguiente ilustración, la columna E contiene los valores que se copiaron del rango en la columna D.

Una columna copiada de otra ubicación

Notas: 

  • Si filtra los datos en su lugar, los valores no se eliminan de la hoja de cálculo; es posible que se oculten una o más filas. Haga clic en Borrar en el grupo de filtros ordenar & de la pestaña datos para volver a mostrar esos valores.

  • Si solo desea echar un vistazo rápido al número de valores únicos, seleccione los datos una vez que haya usado el filtro avanzado (tanto los datos filtrados como los copiados) y, a continuación, mire la barra de estado. El valor Contar en la barra de estado debe coincidir con el número de valores únicos.

Para obtener más información, vea filtrar mediante criterios avanzados

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Contar el número de valores únicos en un rango que cumplen una o más condiciones mediante las funciones si, suma, frecuencia, COINCIDIr y largo

Use varias combinaciones de las funciones SI, SUMA, FRECUENCIA, COINCIDIR y LARGO.

Para obtener más información y ejemplos, vea la sección "contar el número de valores únicos mediante funciones" en el artículo contar valores únicos entre duplicados.

Además, vea el artículo XL: Cómo determinar el número de elementos únicos en una lista.

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Casos especiales (contar todas las celdas, contar palabras)

Puede contar el número de celdas o el número de palabras de un rango mediante el uso de distintas combinaciones de funciones de hoja de cálculo.

Contar el número total de celdas de un rango con las funciones FILAS y COLUMNAS

Suponga que desea determinar el tamaño de una hoja de cálculo grande para decidir si usar en su libro un cálculo manual o automático. Para contar todas las celdas de un rango, use una fórmula que multiplique los valores devueltos por las funciones filas y columnas . Consulte la imagen siguiente para obtener un ejemplo:

Ejemplo de la función filas y columnas para contar el número de celdas de un rango

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Contar el número de palabras de un rango con una combinación de las funciones suma, si, largo, recortar y sustituir

Puede usar una combinación de las funciones suma, si, largo, recortar y sustituir en una fórmula de matriz. En el siguiente ejemplo se muestra el resultado de usar una fórmula anidada para buscar el número de palabras de un rango de 7 celdas (3 de las cuales están vacías). Algunas de las celdas contienen espacios iniciales o finales, las funciones RECORTAR y SUSTITUIR los quitan antes de que realizar el recuento. Vea el ejemplo siguiente:

Ejemplo de una fórmula anidada para contar palabras

Ahora, para que la fórmula anterior funcione correctamente, debe convertirla en una fórmula de matriz; de lo contrario, la fórmula devolverá el #VALUE! . Para ello, haga clic en la celda que contiene la fórmula y, a continuación, en la barra de fórmulas, presione Ctrl + Mayús + entrar. Excel agrega una llave al principio y al final de la fórmula para convertirla en una fórmula de matriz.

Para obtener más información sobre fórmulas de matriz, vea información general sobre fórmulas en Excel y crear una fórmula de matriz.

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Mostrar cálculos y conteos en la barra de estado

Cuando se seleccionan una o más celdas, se muestra información sobre los datos de esas celdas en la barra de estado de Excel. Por ejemplo, si se seleccionan cuatro celdas de la hoja de cálculo y contienen los valores 2, 3, una cadena de texto (como "Cloud") y 4, todos los valores siguientes se pueden mostrar en la barra de estado al mismo tiempo: promedio, recuento, recuento numérico, mín , Max y sum. Haga clic con el botón secundario en la barra de estado para mostrar u ocultar cualquiera de estos valores. Estos valores se muestran en la ilustración siguiente.

Barra de estado

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