Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Existen diversas formas de compartir una base de datos de Access según cuáles sean sus necesidades y la disponibilidad de los recursos. En este artículo nos centraremos en las opciones existentes y en las ventajas de cada una de ellas y facilitaremos recursos e información para encontrar el método que mejor se adapte a sus preferencias.

Para hacer cambios de diseño en su base de datos, necesitará tener Access instalado en su equipo.

En este artículo

Compartir datos mediante carpetas de red

Compartir una base de datos dividida

Compartir una base de datos en un sitio de SharePoint

Compartir una base de datos vinculándola a listas de SharePoint

Compartir una base de datos mediante un servidor

Factores que deben contemplarse al decidir un método

Compartir datos mediante carpetas de red

Esta es la opción más sencilla y con menos requisitos, pero también la que ofrece la funcionalidad mínima. En este método, el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y los usuarios usan dicho archivo al mismo tiempo. Pueden existir algunas limitaciones de confiabilidad y disponibilidad si hay varios usuarios cambiando datos a la vez, ya que se comparten todos los objetos de la base de datos. Además, esta técnica puede reducir el rendimiento, porque todos los objetos de la base de datos se envían a través la red.

Esta opción puede ser la adecuada si está previsto que solo unos pocos usen la base datos al mismo tiempo y, asimismo, no sea necesario que los usuarios personalicen el diseño de la base de datos.

Nota: Este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido de una base de datos, porque cada usuario posee una copia completa del archivo de base de datos, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos usando una carpeta de red:

  1. Si aún no hay una carpeta disponible, configure una carpeta de red compartida.

    Para obtener ayuda con este paso, vea la Ayuda del sistema operativo del equipo que desea usar para compartir la base de datos. Si la carpeta compartida se encuentra en un servidor de red, es posible que necesite asistencia del administrador de red.

  2. Asegúrese de que Access esté configurado para abrirse en modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Esta es la configuración predeterminada, pero debe revisarla para asegurarse.  Si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos. Lleve a cabo el siguiente procedimiento en cada equipo:

    1. Inicie Access y en Archivo haga clic en Opciones. Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office y después en Opciones de Access.

    2. En el cuadro Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente. Si usa Access 2007, haga clic en Avanzadas.

    3. En la sección Avanzadas, en Modo predeterminado de apertura, seleccione Compartido, haga clic en Aceptar y salga de Access.

  3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos del archivo estén establecidos para permitir el acceso de lectura y escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de datos.

  4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos. En el cuadro de diálogo Propiedades de acceso directo, especifique la ruta de acceso al archivo de base de datos en la propiedad Destino usando una dirección UNC en lugar de una letra de unidad asignada. Así, en vez de F:\ejemplo.accdb, use \\NombreEquipo\shared.accdb.

    Nota: Los usuarios también pueden realizar este paso.

Parte superior de la página

Compartir una base de datos dividida

Esta es una buena opción si no posee un sitio de SharePoint o un producto de servidor de bases de datos. Las bases de datos divididas se pueden compartir a través de una red o de un sitio de SharePoint. Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Ventajas de dividir una base de datos

  • Mejor rendimiento   Solo se comparten los datos a través de la red, y no las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

  • Mayor disponibilidad    Las transacciones de la base de datos (como modificar registros) se realizan más rápidamente.

  • Seguridad mejorada    Los usuarios acceden a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas. Así se reduce la probabilidad de que algún intruso obtenga acceso no autorizado a los datos a través de la base de datos front-end.

  • Mayor confiabilidad    Si la base de datos se cierra inesperadamente debido a un problema, el único archivo dañado es, por lo general, la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta.

  • Entorno de desarrollo flexible    Cada usuario puede generar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin que los demás usuarios se vean afectados. También es posible desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Si esta opción es la que le va mejor, vaya a las instrucciones sobre cómo Dividir una base de datos de Access.

Parte superior de la página

Compartir una base de datos en un sitio de SharePoint

Importante    Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles.

Dispondrá de varias opciones útiles si tiene un servidor con SharePoint, especialmente un servidor que ejecute Servicios de Access. La existencia de varios puntos de integración con SharePoint facilita el acceso a la base de datos. Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se trasladan a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

Cuando publica una base de datos, la traslada a la Web. Puede crear formularios e informes web que se ejecuten en una ventana del explorador y también puede crear objetos de Access estándar (denominados en ocasiones objetos "de cliente" para distinguirlos de los objetos web). Para usar los objetos de cliente de Access, es necesario que Access esté instalado, pero todos los objetos de base de datos se comparten.

Nota: Si tiene Access instalado en el equipo, puede usar los objetos de cliente desde una base de datos web; si no, solo podrá usar los objetos de base de datos web.

Servicios de Access ofrece una plataforma para que el usuario cree bases de datos que se puedan usar en la Web. El usuario diseña y publica una base de datos web con Access 2010 y SharePoint y, luego, los usuarios usan esta base de datos en un explorador web.

Nota: Necesita permisos de diseñador en el sitio de SharePoint donde desee publicar la base de datos.

Los formularios, informes y macros de interfaz de usuario se ejecutan en el explorador.

Los datos se almacenan en listas de SharePoint si utiliza una base de datos web: todas las tablas se convierten en listas de SharePoint y los registros en elementos de lista. Puede usar los permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web.

Las macros de datos y consultas se ejecutan en el servidor: todo el procesamiento SQL tiene lugar en el servidor. Esto permite aumentar el rendimiento de la red, ya que el tráfico se limita a los conjuntos de resultados.

Guardar una base de datos en una biblioteca de documentos 

Una base de datos se puede guardar en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint. Este método es similar a guardar una base de datos en una carpeta de red, y constituye una forma muy cómoda de administrar el acceso a una base de datos. Cuando se establecen vínculos a listas de SharePoint, se comparten los datos, pero no los objetos de base de datos. Cada usuario usa su propia copia de la base de datos.

Por ejemplo, si el sitio de SharePoint contiene listas que realizan un seguimiento de los problemas de servicio al cliente y almacenan información de los empleados, puede crear una base de datos en Access como un front-end para dichas listas. Puede crear consultas de Access para analizar estos problemas e informes de Access para dar formato a los informes escritos y publicarlos para una reunión de estado del equipo. Si los usuarios tienen Access en sus equipos, puede hacer que las consultas y los informes de Access estén disponibles en el menú Ver para la lista de SharePoint. Cuando los usuarios ven la lista en el sitio de SharePoint, pueden buscar y abrir las consultas, los informes y otros objetos de Access haciendo clic en el menú Ver. Si los usuarios no tienen acceso a Access, pueden usar los datos de las listas mediante las vistas de SharePoint.

  1. Abra la base de datos que desee compartir.

  2. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como.

  3. Haga clic en Guardar base de datos como, en la sección Avanzadas seleccione SharePoint y haga clic en Guardar como.

    Notas: 

    • Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir > Servidor de administración documental.

    • Si está utilizando Access 2010, haga clic en Archivo > Guardar y publicar > Guardar base de datos como > SharePoint.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar en SharePoint, busque la biblioteca de documentos que quiera usar.

  5. Revise el nombre y el tipo del archivo de base de datos, haga los cambios que crea necesario y después haga clic en Guardar.

Para más información, consulte Publicar en Servicios de Access e Importar o vincular datos a una lista de SharePoint.

Parte superior de la página

Compartir una base de datos vinculándola a listas de SharePoint

Este método reporta las mismas ventajas que usar una base de datos dividida, y cada usuario puede modificar su propia copia de la base de datos, porque los datos se comparten a través del sitio de SharePoint. Si bien no se obtienen las mismas ventajas que al publicar la base de datos en un sitio de SharePoint, una de ellas es que los datos se almacenan de forma centralizada. Además, como los datos se encuentran en listas de SharePoint, puede ponerlos a disposición por separado a través de la red con las funciones de SharePoint.

Este método comprende tres pasos principales:

  1. Mover los datos a las listas de SharePoint.

  2. Crear vínculos a dichas listas.

  3. Distribuir el archivo de base de datos.

Puede usar el Asistente para mover a SharePoint para llevar a cabo los dos primeros pasos y cualquier medio que tenga a su disposición para realizar el último paso.

Usar el Asistente para exportar tablas a SharePoint

  1. En la pestaña Herramientas de la base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en SharePoint.

    Notas: 

    • Esta opción solo está disponible si la base de datos se guardó con el formato de archivo .accdb.

    • Si está utilizando Access 2007, en el grupo Listas de SharePoint de la pestaña Datos externos, haga clic en Mover a SharePoint.

  2. Siga los pasos del Asistente para exportar tablas a SharePoint, incluido especificar la ubicación del sitio de SharePoint. Para cancelar el proceso, haga clic en Cancelar.

  3. En la última página del asistente, seleccione la casilla Mostrar detalles para ver más detalles sobre la migración.

    Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona información sobre la ubicación de una copia de seguridad y la dirección URL de la base de datos. También proporciona una advertencia en caso de que se encuentren problemas de migración y proporciona la ubicación de una tabla de registro en la que se pueden ver más detalles sobre los problemas.

  4. Haga clic en Finalizar una vez que el asistente finalice sus acciones.

    Si el asistente muestra una advertencia, revise la tabla de registro y tome las medidas oportunas. Por ejemplo, algunos campos no se pueden mover o convertir en otro tipo de datos que sea compatible con una lista de SharePoint.

Nota: Para ver las listas en el sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en Ver todo el contenido del sitio. Es posible que deba actualizar la página en el explorador web. Para que las listas aparezcan en el Inicio rápido en el sitio de SharePoint o para cambiar otras opciones de configuración, como permitir el seguimiento de versiones, puede modificar la configuración de las listas en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda del sitio de SharePoint.

Parte superior de la página

Compartir una base de datos mediante un servidor

Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método le ofrece muchos beneficios, pero requiere una herramienta de software adicional: un producto de servidor de bases de datos.

Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Use esta opción si hay un servidor de bases de datos disponible y todos los usuarios tienen Access instalado. Las ventajas de este método varían en función del software de servidor de bases de datos que use, pero generalmente son cuentas de usuario y un acceso selectivo a los datos, una excelente disponibilidad de los datos y útiles herramientas de administración de datos integradas. Además, la mayoría de los productos de software de servidor de base de datos funciona correctamente con las versiones anteriores de Access y no es necesario que todos los usuarios usen la misma versión. Solo se comparten las tablas.

Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos

  • Gran rendimiento y escalabilidad    En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de servidores de bases de datos también ofrecen compatibilidad para bases de datos con tamaños muy grandes, que son aproximadamente 500 veces superior al límite existente para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Por lo general, los productos de servidores de bases de datos funcionan de forma eficaz al procesar consultas en paralelo (mediante varios subprocesos nativos dentro de un proceso para administrar las solicitudes de los usuarios) y reducir al mínimo los requisitos de memoria adicional cuando se incorporan más usuarios.

  • Mayor disponibilidad    La mayoría de los productos de servidores de bases de datos permiten hacer una copia de seguridad de la base de datos mientras está en uso. Por consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para hacer una copia de seguridad de los datos. Asimismo, los productos de servidores de bases de datos controlan la edición y el bloqueo de registros simultáneos de forma muy eficaz.

  • Mayor seguridad    No se puede proteger por completo ninguna base de datos. Sin embargo, los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad sólida que permitirán proteger los datos contra uso no autorizado. La mayoría de los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que permite especificar quiénes pueden ver determinadas tablas. Incluso en caso de que el front-end de Access se obtenga de forma indebida, el uso no autorizado de los datos se impide a través de la seguridad basada en cuentas.

  • Capacidad de recuperación automática    En caso de error del sistema (como un bloqueo del sistema operativo o una interrupción del suministro eléctrico), algunos productos de servidores de bases de datos poseen mecanismos de recuperación automáticos que recuperan una base de datos al último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de la base de datos.

  • Procesamiento basado en servidor    Usar Access en una configuración cliente/servidor permite reducir el tráfico de red al procesar las consultas de bases de datos en el servidor antes de enviar los resultados al cliente. Resulta más eficaz que el servidor realice el procesamiento, especialmente cuando se trabaja con conjuntos de datos de gran tamaño.

Pasos básicos para usar Access con un servidor de bases de datos

  1. Los pasos exactos que se requieren para usar Access con un servidor de base de datos dependen del producto de servidor de base de datos que use, pero los pasos básicos son los mismos:

  2. Mover los datos de las tablas de una base de datos de Access a las tablas del servidor de bases de datos.

  3. Establecer un vínculo a las tablas del servidor de bases de datos desde el archivo de base de datos de Access.

  4. Crear cuentas de usuario apropiadas en el servidor de bases de datos.

  5. Distribuir el archivo de bases de datos de Access.

  6. Instalar los controladores de la base de datos necesarios en los equipos de los usuarios.

  7. Para obtener información específica sobre cómo usar Access con SQL Server, consulte Mover datos de Access a una base de datos de SQL Server usando el Asistente para convertir a SQL Server.

Consulte también Vincular a datos o importar datos desde una base de datos de SQL Server.

Parte superior de la página

Factores que deben contemplarse al decidir un método

Requisitos del método

Dividir la base de datos

Carpeta de red

Sitio de SharePoint

Servidor de bases de datos

¿Requiere software de servidor de bases de datos?

N

N

N

S

¿Requiere SharePoint?

N

N

S

N

¿ Requiere Servicios de Access en SharePoint Server?

N

N

Depende del escenario:

Para establecer vínculos a listas y guardar en una biblioteca de documentos, no se requiere Servicios de Access.

Para publicar como una base de datos web o una aplicación no se requiere Servicios de Access.

N

Disponibilidad de los datos

Buena

Adecuada para pequeños grupos con poca edición de datos

Muy buena. Permite escenarios sin conexión.

Muy buena

Seguridad

Depende de medidas adicionales

Método menos seguro

Muy buena

Muy buena

Flexibilidad

Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Los usuarios pueden modificar el diseño en su propia copia.

Es menos flexible. El desarrollo puede realizarse con una copia sin conexión de la base de datos, que luego se reemplaza. No permite a los usuarios modificar de forma individual el diseño de la base de datos.

Es flexible. Aprovecha los permisos de SharePoint para el control de acceso y los cambios de diseño. Permite el uso basado en el explorador de algunos objetos de base de datos (por ejemplo, formularios).

Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Los usuarios pueden modificar el diseño de los objetos en su copia.

Parte superior de la página

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×