Flujos de trabajo III: Recopilar firmas digitales en un archivo

Información general

Documento con dos líneas de firma

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Necesita que los usuarios firmen archivos? Si es así, es necesario aprender a usar el flujo de trabajo Recopilar firmas. Este flujo de trabajo le permitirá recopilar firmas para un archivo de manera rápida y fácil.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión de prueba de 60 días gratuita o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Conocer la utilidad del flujo de trabajo Recopilar firmas.

  • Preparar un archivo para el flujo de trabajo Recopilar firmas.

  • Ver qué sucede mientras el flujo de trabajo se está ejecutando y qué aspecto tiene una vez completado.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Debe saber qué son los flujos de trabajo y debe comprender sus conceptos básicos. O bien, realice Flujos de trabajo I: Conceptos básicos

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Necesita que los usuarios firmen archivos? Si es así, es necesario aprender a usar el flujo de trabajo Recopilar firmas. Este flujo de trabajo le permitirá recopilar firmas para un archivo de manera rápida y fácil.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Recopilar firmas

Persona frustrada que va de oficina en oficina

¿Va de puerta en puerta para que obtener firmas? ¡No se moleste!

¿Necesita que sus empleados firmen determinados archivos? ¿Acostumbra a ir de puerta en puerta para que se los firmen? Por ejemplo, quizá es gerente y necesita que le firmen sus formularios de revisión. O quizá necesita que firmen la aprobación de los gastos.

En lugar de correr de un lado para otro, ¿por qué no usar el flujo de trabajo Recopilar firmas? Este flujo de trabajo le permite recopilar firmas digitales en un archivo guardado en un sitio de SharePoint Server 2007.

¿Qué es una firma digital? La explicación figura en la siguiente página.

¿Qué es una firma digital?

Hoja de cálculo del presupuesto de la conferencia con tres firmas digitales en la parte inferior que corresponden a Vanessa García, René Valdés y Alfredo Maldonado Guerra

Tres firmas digitales.

Una firma digital es una firma escrita que se puede agregar a un archivo. Es similar a firmar con un bolígrafo pero, en lugar de eso, se firma electrónicamente escribiendo con el teclado.

En este ejemplo, Vanessa García, planificadora de eventos, ha elaborado un presupuesto para una futura conferencia. Firmó el archivo, con lo que aprobó el importe de los gastos previstos. Y obtuvo la firma de René y Alfredo, puesto que deben aprobar cualquier gasto que ella realice.

Ahora bien, ¿cuál es la validez legal de estas firmas? Eso depende de un par de cuestiones. Es posible que la compañía de Vanessa aplique determinadas reglas o sanciones si algo se firma y no se ejecuta. Pero, lo que es aún más importante, las leyes locales pueden establecer el grado de legalidad de estas firmas. Póngase en contacto con la gerencia y el departamento legal para obtener más información.

Sugerencia    Si tiene un Tablet PC, puede firmar a mano, o insertar una imagen de su firma manuscrita. Al final de este curso, en la Tarjeta de referencia rápida, se proporcionan más detalles sobre este tema.

¿Qué tienen de especial las firmas digitales?

Firma de Vanessa García, con un certificado digital subyacente que enumera su nombre completo, el nombre de la compañía y las fechas válidas

Detrás de todas las firmas digitales hay un certificado digital.

Una firma digital es mucho más que un cuadro con el nombre de una persona. Detrás de eso, adjunto a esa firma, hay un certificado digital. Un certificado digital acompaña a una firma digital. Es una forma de probar la identidad de la firma. Los certificados son emitidos por una entidad de certificación y, al igual que un permiso de conducir, pueden expirar o ser revocados.

Hay formas de comprobar la validez de una firma. Para obtener más información sobre este tema, vea la Tarjeta de referencia rápida que se encuentra al final de este curso.

¿Qué tienen de especial las firmas digitales? (continuación)

Archivo de Excel con la etiqueta "Sólo lectura" en la parte superior del documento

Cuando alguien firma el archivo, se convierte en un archivo de sólo lectura.

He aquí otro dato importante sobre las firmas digitales y los archivos: después de que la primera persona firma, el archivo se transforma en un archivo de sólo lectura. Más adelante, se pueden agregar otras firmas, pero no se puede modificar el archivo. Esto garantiza que la primera persona no firme algo distinto del resto de los firmantes.

Importante    Las firmas digitales de Microsoft Office combinan la familiaridad de las firmas en papel con las ventajas del formato digital. Mientras que esta función ofrece a los usuarios la posibilidad de comprobar la integridad de un documento, las leyes pueden variar según la jurisdicción. Por lo tanto, Microsoft no puede garantizar la validez legal de las firmas digitales.

¿Dónde puede obtener un certificado digital?

Persona que se pregunta dónde puede obtener un certificado digital

¿Se pregunta dónde puede obtener un certificado digital?

¿Dónde puede obtener un certificado digital? Con frecuencia, su departamento de TI destinará un certificado para que lo use en el equipo, por lo que, en la mayoría de los casos, no deberá realizar ningún paso adicional; simplemente firme el archivo y el certificado se asociará a este automáticamente. Sin embargo, si no cuenta con un certificado, deberá obtener uno si desea firmar un archivo. Más adelante en este curso explicaremos cómo conseguirlo.

Elementos necesarios

Cuadro de Word 2007, cuadro de Excel 2007

Word 2007 y Excel 2007.

Tenga en cuenta que las firmas que describimos en este curso sólo estarán disponibles si usa Word 2007 y Excel 2007. Este curso le explicará el proceso general usando Excel 2007. Pero no se preocupe: el proceso es igual en Word 2007.

Preparar el archivo para las firmas

[Untitled] Ficha Insertar, botón Línea de firma

Un ejemplo animado de cómo se puede preparar un archivo para firmas.

Ahora vayamos a lo más importante: cómo agregar firmas a un archivo. Antes de recopilar las firmas, Vanessa debe preparar el archivo. Primero, debe agregar tres líneas de firma vacías al archivo de modo que haya sitio para tres firmas: la suya, la de René y la de Alfredo. Haga clic en la palabra Reproducir que se encuentra sobre esta ilustración para ver una animación de cómo realizó este proceso.

Descripción de la animación:

Vanessa coloca el cursor sobre el archivo. Hace clic en la ficha Insertar y, a continuación, selecciona Línea de firma.

Escribe su nombre, puesto y dirección de correo electrónico.

Después repite este proceso para René Valdés y Alfredo Maldonado Guerra.

Por último, guarda el archivo.

Insertar la firma

[Untitled] Archivo de Excel con la etiqueta Sólo lectura en la parte superior del archivo

Un ejemplo animado de Vanessa firmando el archivo antes de comenzar el flujo de trabajo.

Otra de las cosas que Vanessa debe hacer antes de iniciar el flujo de trabajo es firmar su línea de firma. Esto convertirá al archivo en de Sólo lectura para todos a partir de ese momento. Esto ayuda a garantizar que el archivo no se modifique a partir del momento en que ella firma hasta el momento en que firmen René y Alfredo. Haga clic en la palabra Reproducir que se encuentra sobre esta ilustración para ver cómo realiza este proceso.

Descripción de la animación:

Vanessa hace doble clic en su línea de firma y luego escribe su nombre junto a la X.

Hace clic en Aceptar.

Luego, el archivo aparece como Sólo lectura en la barra de título del archivo.

Funcionamiento

[Untitled] Botón Iniciar para recopilar firmas

Un ejemplo animado de cómo se ve el flujo de trabajo Recopilar firmas cuando está en ejecución.

Ha llegado el momento de iniciar el flujo de trabajo para recopilar las otras dos firmas. El inicio de este flujo de trabajo es diferente del de los otros dos. En este caso, deberá iniciarlo en el programa que está usando. Haga clic en la palabra Reproducir para ver cómo Vanessa inicia este flujo de trabajo y cuál es la experiencia para las personas involucradas.

Descripción de la animación:

El cursor hace clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, hace clic en Flujos de trabajo.

El cursor hace clic en el botón Iniciar junto a Recopilar firmas.

René recibe un mensaje de correo electrónico, hace clic en el vínculo al archivo y hace doble clic en su línea de firma.

Luego René escribe su nombre junto a la X y después hace clic en Aceptar.

Alfredo hace lo mismo.

En la biblioteca de documentos, la columna Recopilar firmas dirá Completado.

Certificado

Cuadro de diálogo Obtener un id. digital

Mensaje que aparece al tratar de firmar sin un certificado digital.

Si un firmante no posee un certificado digital, es posible que reciba este mensaje al intentar firmar el archivo. El mensaje explica que necesita un identificador digital. "Identificador digital" es otro término para certificado digital.

Lo más conveniente es hacer clic en la primera opción para poder obtener un identificador digital de un asociado de Microsoft. Al hacer clic en Aceptar, se abrirá una página web y podrá elegir entre varios proveedores.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo se inicia el flujo de trabajo Recopilar firmas?

De la misma manera que los otros dos flujos de trabajo. Se desplaza por el archivo en la biblioteca, se hace clic en la flecha que aparece y, a continuación, en Flujos de trabajo.

Incorrecto. El flujo de trabajo Recopilar firmas es diferente. Inténtelo de nuevo.

Se desplaza por el archivo en el Explorador de Windows y luego se hace clic en Iniciar flujo de trabajo.

No, no es posible iniciar el flujo de trabajo Recopilar firmas de esa manera. Inténtelo de nuevo.

Se abre el archivo desde la biblioteca, se hace clic en Insertar y después en Línea de firma.

No, no es correcto. Así se inserta una línea de firma, que acabará teniendo la firma de alguien. Inténtelo de nuevo.

Se abre el archivo desde la biblioteca, se hace clic en el botón de Microsoft Office y después en Flujos de trabajo.

Sí, es correcto. Desde allí, iniciará el flujo de trabajo Recopilar firmas.

¿Qué es un certificado digital?

Su nombre completo escrito en un archivo.

Incorrecto. Así se verá su firma digital cuando firme el archivo, pero eso no es un certificado digital. Inténtelo de nuevo.

Su nombre completo escrito, o firmado si se usa un Tablet PC.

Incorrecto. Así se verá su firma digital cuando firme el archivo, pero eso no es un certificado digital. Inténtelo de nuevo.

Un certificado digital es un objeto que se puede insertar en un archivo si se hace clic en Línea de firma de la ficha Insertar .

Incorrecto. Eso es una línea de firma. Es simplemente el cuadro vacío donde alguien introducirá su firma. Inténtelo de nuevo.

Un certificado digital es el medio que permite probar la identidad de la firma digital.

Correcto. Un certificado digital acompaña a una firma. Los certificados son emitidos por una entidad de certificación y, al igual que un permiso de conducir, pueden expirar o ser revocados.

¿Qué sucede si es el primero en firmar un archivo?

El archivo se bloquea y ninguna otra persona puede volver a abrirlo.

Incorrecto. Es posible que otras personas también deban firmar el archivo, así que bloquearlo no sería la solución. Inténtelo de nuevo.

El archivo se transforma en un archivo de sólo lectura para que ninguna otra persona pueda modificarlo.

Correcto. El archivo se transforma en un archivo de sólo lectura para que otros firmantes no puedan modificarlo. Es decir, las personas pueden firmar el archivo, pero no pueden realizar cambios.

El archivo continúa siendo modificable para que otras personas puedan firmarlo.

No, no es correcto. Después de que alguien firme el archivo, es conveniente que no se modifique. Inténtelo de nuevo.

El archivo se envía al iniciador de flujo de trabajo como datos adjuntos de un correo electrónico.

No, no es correcto. Inténtelo de nuevo.

Verdadero o falso: después de firmar un archivo, debe también hacer clic en el botón Editar esta tarea para realizar una declaración general con comentarios.

Verdadero.

Incorrecto. Lo único que debe hacer en este flujo de trabajo es firmar el archivo, eso es todo. No se necesitan comentarios.

Falso.

Correcto. Lo único que debe hacer en este flujo de trabajo es firmar el archivo, eso es todo. No se necesitan comentarios.

Uno de sus firmantes recibe un mensaje cuando intenta firmar un archivo. El mensaje explica que necesita un identificador digital. ¿Qué significa esto?

Significa que debe firmar en la línea correspondiente.

Incorrecto. Hay que hacer otra cosa. Inténtelo de nuevo.

Significa que debe obtener un certificado digital.

Correcto. Esto no ocurre con frecuencia, porque muchos departamentos de TI proporcionan certificados digitales. Pero, de vez en cuando, podría ocurrir que alguien no lo tenga, y el mensaje le explicará cómo obtenerlo.

Significa que debe escribir un NIP de cuatro dígitos.

Incorrecto. En este caso, identificador digital no se refiere a eso. Inténtelo de nuevo.

Significa que debe escribir un NIP de cuatro dígitos además de la firma.

No, no es correcto. Inténtelo de nuevo.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Insertar líneas de firma e iniciar el flujo de trabajo Recopilar firmas

  1. Cargue o guarde un libro de Microsoft® Office Excel® 2007 o bien un documento de Microsoft® Office Word 2007 en la biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Vaya a la biblioteca de documentos con su explorador web. Haga clic en el nombre del archivo y luego en Edición.

  3. En la ficha Insertar, haga clic en Línea de firma.

  4. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información sobre la persona que firmará en esta línea de firma. Haga clic en Aceptar Para agregar más líneas de firma, repita los pasos 3 y 4 para cada persona.

  5. Guarde el archivo.

  6. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.

  7. Busque el flujo de trabajo Recopilar firmas y, a continuación, haga clic en Iniciar.

  8. Haga clic en el botón Comprobar nombres para cada uno de los firmantes.

  9. Haga clic en Iniciar.

Firmar un archivo

  1. En el mensaje de correo electrónico de la tarea, haga clic en el vínculo al documento que se muestra debajo de Para completar esta tarea.

  2. En el documento, haga doble clic en la línea de firma donde se solicita la firma. En el cuadro de diálogo Firmar, realice una de las siguientes acciones:

    • Escriba su nombre.

    • Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo con la imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y luego haga clic en Seleccionar.

    • Para agregar una firma manuscrita (sólo para usuarios de Tablet PC), escriba su firma en el cuadro que está junto a la X con la función de entrada manuscrita.

  3. Haga clic en Firmar.

Se aplica a: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007



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