Flujos de trabajo II: Recopilar comentarios para un archivo

Información general

Documento con tres revisiones diferentes

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Usa bibliotecas de documentos en ese sitio para compartir documentos? De ser así, es esencial que sepa usar el flujo de trabajo Recopilar comentarios. Este flujo de trabajo le permite recopilar comentarios para un archivo de manera automática y eficiente.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión de prueba de 60 días gratuita o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Comprender por qué querrá usar el flujo de trabajo Recopilar comentarios.

  • Preparar un archivo para el flujo de trabajo Recopilar comentarios.

  • Ver cómo los usuarios agregan comentarios a un archivo.

  • Ver cómo se ve todo cuando está terminado.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Debe saber qué son los flujos de trabajo y debe comprender sus conceptos básicos. O bien, realice Flujos de trabajo I: Conceptos básicos

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Usa bibliotecas de documentos en ese sitio para compartir documentos? De ser así, es esencial que sepa usar el flujo de trabajo Recopilar comentarios. Este flujo de trabajo le permite recopilar comentarios para un archivo de manera automática y eficiente.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Persona frustrada porque hay demasiadas copias de un archivo modificado

Tener que trabajar con varias copias de un mismo archivo puede ser frustrante.

Recopilar comentarios para un archivo puede ser un desafío. Supongamos que desea enviar un documento sobre una directiva nueva. Envía un correo electrónico a todos con el archivo como datos adjuntos , pero después le envían las respuestas con datos adjuntos separados que contienen sus comentarios. Eso puede resultar complicado.

Sin embargo, si guarda un archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2007, puede usar el flujo de trabajo Recopilar comentarios . El flujo de trabajo enviará el correo electrónico por usted, no usará datos adjuntos y mostrará los cambios de todos en la misma copia del archivo. Piénselo, todo en un mismo lugar. Bastante conveniente.

Comentarios

Cómo funciona

Una biblioteca de documentos envía mensajes de correo electrónico a diferentes personas

El flujo de trabajo Recopilar comentarios envía a cada revisor un mensaje de correo electrónico.

Puede iniciar el flujo de trabajo Recopilar comentarios desde la biblioteca de documentos que contiene el archivo. Después, el flujo de trabajo envía a cada revisor un mensaje de correo electrónico, que SharePoint Server 2007 denomina tarea. Este mensaje proporcionará un vínculo al archivo. Después de que los revisores hagan clic en el vínculo, el archivo se abrirá y podrán introducir comentarios. Pero ¿cómo lo hacen? Esto se explica en la siguiente página.

Introducir comentarios

Documento abierto con dos botones: Editar documento y Editar esta tarea

Se debe hacer clic en dos botones al completar la tarea.

Cuando una persona abre el archivo que necesita comentarios, tiene dos botones disponibles:

1. El botón Editar documento . Los usuarios tienen que hacer clic primero en este botón para realizar los cambios en el archivo , si es necesario hacer cambios.

2. El botón Editar esta tarea . Esto es lo último que se debe hacer. Cuando se hace clic en este botón, aparecerá un cuadro de diálogo que permite escribir un comentario breve y general sobre el archivo (casi idéntico que el método del flujo de trabajo de aprobación).

Importante    Los revisores deben hacer clic en Editar esta tarea y después en Enviar comentarios para completar sus tareas. Si los revisores se saltan este paso, el flujo de trabajo considerará que las tareas están incompletas. Es posible que sus revisores necesiten instrucciones especiales sobre estos pasos para que no los pasen por alto.

Antes de empezar

Botón Control de cambios en la ficha Revisar

Control de cambios se encuentra en la ficha Revisar .

Si desea realizar un seguimiento de los cambios en un documento de Word, deberá configurarlo antes de iniciar el flujo de trabajo para recolectar comentarios. Para hacerlo, haga clic en el botón Control de cambios en la ficha Revisar . Después guarde el documento antes de iniciar el flujo de trabajo.

Más adelante, cuando recopile todos los comentarios, puede optar por aceptar o rechazar los cambios de cada persona.

Funcionamiento

[Untitled] Hacer clic en el vínculo Recopilar comentarios

Un ejemplo animado del flujo de trabajo Recopilar comentarios.

Entonces, ¿cómo se inicia el flujo de trabajo Recopilar comentarios y cómo introducen las personas sus comentarios? Vamos a verlo.

Francisco escribió un documento de estrategia de marketing, que está almacenado en una biblioteca de documentos. Ha empezado bien, pero necesita los comentarios de María, Tomás y José Ignacio. Antes de comenzar, activó la función Control de cambios de Word. Ahora está listo para iniciar el flujo de trabajo.

Para ver el flujo de trabajo en acción, haga clic en Reproducir que se encuentra sobre esta ilustración. Observe que esta animación muestra el proceso para Word 2007.

El proceso es el mismo para PowerPoint 2007 y Excel 2007, pero tenga en cuenta que estos programas no incluyen la característica Control de cambios.

Descripción de la animación:

Francisco se desplaza por el archivo, hace clic en la flecha abajo y después en Flujos de trabajo.

Después, hace clic en el vínculo Recopilar comentarios , especifica la dirección de correo electrónico de los destinatarios, escribe un mensaje, especifica una fecha límite y después hace clic en Iniciar.

María recibe un mensaje de correo electrónico, hace clic en el vínculo al archivo, realiza cambios en el archivo y después hace clic en Editar esta tarea . Escribe un breve comentario y después hace clic en Enviar comentarios.

Tomás y José Ignacio hacen lo mismo.

En la biblioteca de documentos, en la columna Recopilar comentarios dice Completado.

Francisco luego abre el documento, hace clic con el botón secundario en cada revisión y acepta o rechaza los cambios.

Página Estado del flujo de trabajo

Página Estado del flujo de trabajo con tres tareas finalizadas, cada una con el resultado de Revisado y un comentario

Los comentarios aparecen en la parte inferior de la página Estado del flujo de trabajo.

¿Recuerda la página Estado del flujo de trabajo del primer curso de esta serie? También es importante usarla cuando ejecuta el flujo de trabajo Recopilar comentarios. Aquí es donde puede ver quién ha completado su revisión y quién no. Aquí también puede ver los comentarios generales de cada revisor.

Tareas enviadas al mismo tiempo

Una biblioteca de documentos envía mensajes de correo electrónico a diferentes personas y una nota con la información de que todos los mensajes de correo electrónico se envían al mismo tiempo

Las tareas Recopilar comentarios se envían al mismo tiempo.

Es necesario tener en cuenta que el flujo de trabajo Recopilar comentarios funciona un tanto diferente del flujo de trabajo Aprobación. El flujo de trabajo Recopilar comentarios envía todas las tareas al mismo tiempo, mientras que el flujo de trabajo Aprobación las envía a una persona cada vez. Esto significa que, en el flujo de trabajo Recopilar comentarios, no hay un orden secuencial de quién debe revisar el archivo primero, quién el segundo, etc.

Se debe de estar preguntando: ¿pueden dos personas realizar cambios en un archivo al mismo tiempo? La respuesta es no. En la siguiente página se explica qué sucede cuando dos personas intentan editar al mismo tiempo.

Mensaje Archivo en uso

El equipo de María muestra un documento abierto; el equipo de Tomás muestra un mensaje de archivo en uso

María hizo clic en Editar documento primero.

Esto es lo que sucede cuando dos personas intentan editar un archivo al mismo tiempo. María hizo clic en el botón Editar documento primero y luego Tomás hizo clic en ese botón en su equipo justo un segundo después. Recibe el mensaje Archivo en uso y no puede editar el archivo hasta que María lo cierra.

Pero si María deja el archivo abierto cuando se va a almorzar, Tomás puede obtener acceso al archivo en cualquier momento de 15 minutos a una hora después. Si María necesita más tiempo para trabajar en el archivo, primero tiene que desprotegerlo.

Haga clic en Siguiente para obtener más información.

Si los revisores necesitan más tiempo

Botón de Office, submenú Servidor, comando Desproteger

Desproteger un archivo.

Si cree que necesitará más tiempo para editar un archivo e introducir comentarios, recomendamos desproteger el archivo primero. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Servidor y después Desproteger. Cuando termine, puede proteger el archivo para que otras personas del flujo de trabajo puedan introducir sus comentarios. Para hacerlo, sólo tiene que cerrar el archivo y se le solicitará que lo proteja.

Nota    Algunas bibliotecas de documentos pueden configurarse para requerir desprotección antes de que ocurran las ediciones. Si desea configurar la biblioteca de esta manera, vea los detalles en la Tarjeta de referencia rápida de este curso.

Cuando es necesario desproteger el archivo

Documento con el botón Desproteger disponible en la parte superior del texto del documento

Cuando es necesario desproteger el archivo, el botón Editar documento se reemplaza por el botón Desproteger .

Si su biblioteca está configurada para requerir desprotección, verá el botón Desproteger en lugar del botón Editar documento . Cuando haga clic en Desproteger, el archivo se reservará para usted hasta que lo proteja.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Verdadero o falso: el flujo de trabajo Recopilar comentarios envía tareas de correo electrónico en el orden que usted especifique. De esta manera, una persona puede introducir comentarios y, cuando termine, la siguiente persona puede introducir comentarios, y así sucesivamente.

Verdadero.

Incorrecto. El flujo de trabajo Recopilar comentarios envía las tareas en el mismo momento. No las envía en un orden secuencial.

Falso.

Sí, es correcto. El flujo de trabajo Recopilar comentarios no envía tareas en ningún orden. Todas se envían en el mismo momento.

Si desea completar una tarea para el flujo de trabajo Recopilar comentarios, ¿qué debe hacer?

Hacer clic en Editar documento y después guardar el archivo.

No, no es correcto. Esto no es suficiente. Se debe hacer algo más. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en Editar documento, guardar el archivo y luego cerrarlo para que otros puedan abrirlo.

Incorrecto. Esto permite que el archivo esté disponible para que otras personas puedan editarlo, pero no completará la tarea. Se debe hacer algo más. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en Editar esta tarea, escribir una declaración general y luego hacer clic en Enviar comentarios.

Correcto. También puede omitir la declaración general si así lo desea. Simplemente asegúrese de hacer clic en el botón Enviar comentarios. Esto completará la tarea.

Hacer clic en Desproteger, editar el documento y proteger el archivo.

No, no es correcto. Si desprotege el archivo, éste se reservará para usted, y eso es útil. Pero desproteger el archivo no está relacionado con completar la tarea. Inténtelo de nuevo.

Si necesita controlar los cambios que hicieron otras personas en un documento de Word, ¿qué debe hacer?

Hacer clic en el botón Control de cambios y después guardar el archivo.

Correcto. Esto es lo que se debe hacer antes de iniciar el flujo de trabajo.

Hacer clic en el botón Control de cambios y después cerrar el archivo.

Casi, pero no es del todo correcto. Hay que hacer algo más. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en el botón Control de cambios y después desproteger el archivo.

No, no es correcto. Hacer clic en Control de cambios es correcto. Pero si quiere que otras personas trabajen en el archivo, la opción de desprotección no les permitirá hacerlo. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en el botón Control de cambios y después iniciar el flujo de trabajo.

No exactamente, pero casi. Debe hacer otra cosa antes de iniciar el flujo de trabajo. Inténtelo de nuevo.

¿Qué puede hacer para asegurarse de que tiene tiempo suficiente para cambiar un archivo?

Hacer clic en Editar documento.

No, no es correcto. Si deja el archivo desatendido de 15 minutos a una hora, otra persona puede bloquearlo. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en Editar esta tarea.

Incorrecto. Podrá introducir un breve comentario en el archivo, pero no reservará el archivo para que usted lo use. Inténtelo de nuevo.

Hacer clic en Desproteger.

Sí, esto es lo que debe hacer si necesita tiempo ilimitado para introducir comentarios en el archivo.

Hacer clic en el botón Editar desprotección .

No, no es correcto. Este botón no existe. Inténtelo de nuevo.

Si ve un botón Desproteger justo encima del botón Editar esta tarea , ¿qué significa?

Significa que este archivo fue desprotegido por otra persona.

Incorrecto. El botón Desproteger es para que lo use usted. No indica si el archivo está desprotegido o no. Inténtelo de nuevo.

Significa que el archivo debe desprotegerse antes de que trabaje en él.

Correcto. Cuando esto sucede, la biblioteca de documentos en la que está trabajando necesita desprotección. Por lo tanto, el botón queda fácilmente disponible.

Cuando se hace clic en Desproteger, se puede "retirar" el archivo del flujo de trabajo. Esto básicamente excluye el archivo del flujo de trabajo a partir de ese momento, y el flujo de trabajo se cancela.

Incorrecto. Desproteger tiene que ver con reservar el archivo para que alguien lo use, no quitarlo del flujo de trabajo. Inténtelo de nuevo.

Si se necesita editar el archivo, si se desea, se puede hacer clic en Desproteger e introducir comentarios

No, no es correcto. Cuando ve este botón, significa que la biblioteca de documentos en la que está trabajando necesita que el archivo se desproteja. No es opcional si quiere editar el archivo. Inténtelo de nuevo.

Ponga a prueba sus conocimientos

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

Iniciar un flujo de trabajo Recopilar comentarios

  1. Cargue o guarde un libro de Microsoft® Office Excel® 2007, una presentación de Microsoft® Office PowerPoint® 2007 o un documento de Microsoft® Office Word 2007 en una biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Vaya a la biblioteca de documentos con su explorador web. Desplácese por el archivo, haga clic en la flecha abajo y después en Flujos de trabajo.

  3. Haga clic en el vínculo para el flujo de trabajo Recopilar comentarios .

  4. Escriba las direcciones de correo electrónico de cada revisor.

  5. Si desea incluir un mensaje o especificar instrucciones de tareas, escríbalo bajo Escriba un mensaje para incluirlo con la solicitud.

  6. En Fecha de vencimiento, escriba un número y después seleccione Días o Semanas como incremento de tiempo.

  7. Haga clic en Iniciar.

Completar una tarea

  1. En el mensaje de correo electrónico de la tarea, haga clic en el vínculo al archivo que se muestra debajo de Para completar esta tarea.

  2. Revise el archivo.

  3. Para hacer cambios al archivo, haga clic en Editar documento o Desproteger.

  4. Cuando haya terminado de editar el archivo, haga clic en el botón Editar esta tarea en la parte superior del texto del documento.

  5. Escriba un breve comentario y después haga clic en Enviar comentarios.

Para requerir la desprotección de archivos

Para requerir la desprotección de archivos, debe tener permiso para diseñar una lista o biblioteca.

  1. Vaya a la biblioteca en su explorador web.

  2. En el menú Configuración , haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos.

  3. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  4. En la sección Requerir desprotección , bajo Solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos, haga clic en .

Se aplica a: Word 2007



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