Flujos de trabajo I: Conceptos básicos importantes

Información general

Documento con icono de flujo de trabajo

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Usa bibliotecas de documentos en ese sitio para compartir documentos? De ser así, debe aprender a usar flujos de trabajo. Los flujos de trabajo son procesos automatizados que redirigen los documentos para diferentes tipos de revisión. En este curso, el primero de la serie, se presentan los conceptos básicos.

¿No tiene la versión de Office 2007? Puede descargar una versión de prueba de 60 días gratuita o comprarla ahora.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Vea lo útil que puede ser un flujo de trabajo para usted y sus compañeros de trabajo.

  • Comprenda los conceptos básicos del flujo de trabajo: cómo iniciar uno, cómo participan los usuarios, etc.

  • Inicie el flujo de trabajo de aprobación, que le permite enviar un archivo a otras personas para que lo aprueben.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

Debe poder agregar, editar y desproteger archivos en una biblioteca de SharePoint. O bien, realice Bibliotecas de documentos de SharePoint I: Introducción a cómo compartir archivos y Bibliotecas de documentos de SharePoint II: Todo sobre la desprotección.

¿Su organización usa un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007? ¿Usa bibliotecas de documentos en ese sitio para compartir documentos? De ser así, debe aprender a usar flujos de trabajo. Los flujos de trabajo son procesos automatizados que redirigen los documentos para diferentes tipos de revisión. En este curso, el primero de la serie, se presentan los conceptos básicos.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Conceptos básicos de los flujos de trabajo

Persona que pregunta si todos han revisado un archivo, personas que responden con distintas respuestas: "No sé", "Creo que sí", "no", "Claro".

Puede ser difícil realizar un seguimiento de los comentarios.

¿Ha estado alguna vez en esta situación? Precisa que varias personas revisen un archivo. Por lo que entrega copias impresas o envía datos adjuntos en mensajes de correo electrónico. Pero, a medida que transcurren los días, no puede recordar quién ha revisado el documento y quién no. En caso de que las personas hayan modificado el archivo o realizado comentarios en él, es posible que no pueda ver todos los comentarios y los cambios en un único lugar.

Hay un modo mejor de administrar este proceso: mediante flujos de trabajo disponibles en un sitio de SharePoint Server 2007.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Diagrama de flujo de un flujo de trabajo: Inicio, flecha, persona que usa el archivo, flecha, persona que usa el archivo, flecha, persona que usa el archivo, flecha, marcas de verificación de finalización

Idea general de cómo es un flujo de trabajo.

¿Qué es un flujo de trabajo? En el contexto de una biblioteca de documentos de SharePoint, un flujo de trabajo es un proceso automatizado que facilita la tarea de revisión de un archivo. Usted, la persona que necesita que revisen el archivo, inicia el flujo de trabajo. Luego, debe sentarse y esperar a que se les notifique automáticamente a las personas para que revisen el archivo. Si olvidan revisarlo, recibirán otro correo electrónico. Una vez que todos lo hayan hecho, en una página web se resume el flujo de trabajo, lo que sirve de registro de quiénes participaron.

¿Qué hacen exactamente las personas cuando revisan el archivo? Eso depende del flujo de trabajo que decida ejecutar. Haga clic en Siguiente para obtener más información.

Los tres flujos de trabajo

Mensaje de correo electrónico en el que se solicita aprobación, mensaje de correo electrónico en el que se solicitan comentarios, mensaje de correo electrónico en el que se solicitan firmas

Los tres flujos de trabajo disponibles.

Cuando guarda un archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2007, se encuentran disponibles tres flujos de trabajo:

1. El flujo de trabajo Aprobación: este flujo de trabajo solicita a todos los usuarios que aprueben un archivo. Por ejemplo, antes de realizar una presentación, puede ejecutar este flujo de trabajo para que las personas influyentes de su compañía puedan aprobarlo.

2. El flujo de trabajo Recopilar comentarios: este flujo de trabajo recopila comentarios. Por ejemplo, si está redactando una nueva directiva para la empresa, quizás prefiera recibir comentarios de las personas de distintos departamentos. Más adelante, puede integrar los comentarios de todos en una versión final antes de que sea oficial.

3. El flujo de trabajo Recopilar firmas: este flujo de trabajo recopila las firmas digitales de las personas. Puede usarlo si desea que alguien firme un informe de gastos o una revisión de rendimiento.

Flujo de trabajo de aprobación

Biblioteca de documentos que envía mensajes de correo electrónico a tres revisores

Archivo que pasa por el flujo de trabajo de aprobación.

El flujo de trabajo más simple de los tres es el flujo de trabajo de aprobación. En este curso, enseñaremos, en primer lugar, este flujo de trabajo. De este modo, aprenderá algunos conceptos básicos, antes de pasar a los otros dos flujos de trabajo más complicados. (Tenga en cuenta que los otros dos flujos de trabajo se enseñan en los cursos II y III de esta serie).

Entonces, ¿cómo funciona, por lo general, el flujo de trabajo de aprobación? Cuando inicia el flujo de trabajo desde un archivo de la biblioteca de documentos, sucede lo siguiente:

1. Se envía un mensaje de correo electrónico especial al primer aprobador. El sitio de SharePoint denomina a este mensaje de correo electrónico "tarea" dado que el mensaje es como una tarea pendiente para alguien del flujo de trabajo. La tarea les solicita que aprueben el archivo. Para ello, hacen clic en el botón Aprobar (más adelante se proporciona información detallada sobre este botón).

2. A continuación, la siguiente persona recibe una tarea. Hace clic en el botón Aprobar.

3. A continuación, se envía una tarea a la última persona. Cuando hace clic en Aprobar, el flujo de trabajo está completo.

El punto principal que debe entender es que cada tarea se envía a cada aprobador, de una en una, en el orden especificado de antemano. Si una persona no aprueba el archivo, la persona siguiente deberá esperar para recibir la tarea. No obstante, puede establecer una fecha de vencimiento para que el flujo de trabajo envíe un mensaje de aviso. Verá todos estos aspectos en la animación siguiente.

Nota para los usuarios de Microsoft Office Outlook    Estas "tareas" de flujo de trabajo no son iguales a las tareas de Outlook que le ayudan a realizar un seguimiento de las cosas pendientes. Son diferentes.

Página Estado del flujo de trabajo

Página Estado del flujo de trabajo que muestra las tareas completadas de María, Tomás y José Ignacio

Página Estado del flujo de trabajo

Cuando el flujo de trabajo está completo, la página Estado del flujo de trabajo resume la actividad del flujo de trabajo. Puede ver cada tarea, su estado y el resultado. Usted, como iniciador del flujo de trabajo, también recibirá esta información en un mensaje de correo electrónico cuando el flujo de trabajo se haya completado.

La página Estado del flujo de trabajo es una de las principales ventajas de usar un flujo de trabajo. ¿Por qué? Porque más adelante, si hay un problema sobre si el archivo se aprobó o no, las personas pueden consultar esta página y obtener una respuesta.

Nota    La página Estado del flujo de trabajo también se incluye en los flujos de trabajo Recopilar comentarios y Recopilar firmas.

Descripción

[Untitled] El cursor hace clic en el vínculo de flujo de trabajo de aprobación

Ejemplo animado del flujo de trabajo Aprobación.

Entonces, ¿cómo funciona el flujo de trabajo y de qué manera las personas completan sus tareas? Vamos a verlo. Pilar ha realizado una presentación para una futura reunión de la compañía. Contiene algunos anuncios importantes. Guardó la presentación en esta biblioteca de documentos y la llamo, Reunión de la compañía. Pero antes de realizar la presentación ante la compañía, necesita que la aprueben tres personas importantes: María, Tomás y José Ignacio.

Para ver cómo inicia el flujo de trabajo de aprobación y para ver la experiencia de los tres aprobadores, haga clic en la palabra Reproducir sobre esta ilustración. Tenga en cuenta que esta animación muestra el proceso para PowerPoint 2007, pero es igual en Word 2007 y Excel 2007.

Descripción de la animación:

El cursor se desplaza sobre el archivo, hace clic en la flecha abajo y, a continuación, en Flujos de trabajo.

El cursor hace clic en el vínculo de aprobación, especifica la dirección de correo electrónico de los destinatarios, escribe un mensaje, especifica una fecha límite y después hace clic en Inicio.

María recibe un mensaje de correo electrónico, hace clic en el vínculo al archivo, revisa el archivo y, a continuación, hace clic en Editar esta tarea.

Tomás y José Ignacio hacen lo mismo.

En la biblioteca de documentos, en la columna Aprobación dice Aprobado y la página de estado del flujo de trabajo muestra las tres tareas completas.

Comentarios

Página de estado del flujo de trabajo con comentarios de cada revisor

Los comentarios aparecen en la parte inferior de la página Estado del flujo de trabajo.

Antes de hacer clic en Aprobar, las personas pueden escribir comentarios breves sobre el archivo. ¿Dónde aparecen estos comentarios? Aparecen en la parte inferior de la página Estado del flujo de trabajo, en la sección Historial del flujo de trabajo.

Rechazo

Página Estado del flujo de trabajo con una tarea rechazada de Tomás

Cuando alguien rechaza el archivo, la tarea sigue estando completa.

Es posible que haya observado que en la animación hay un botón para rechazar el archivo. En esta ilustración, puede ver que Tomás rechazó el archivo porque piensa que la diapositiva 2 no es correcta.

Un punto importante que debe tenerse en cuenta es que la tarea de Tomás sigue considerándose Completada, aunque la haya rechazado.

Si alguien rechaza el archivo, debe corregir el archivo y reiniciar el flujo de trabajo para obtener una vez más la aprobación, es decir, si requiere aprobación unánime.

Mensajes del iniciador

1 - Un mensaje que dice "Aprobación se ha iniciado", "Ver el estado de este flujo de trabajo", 2 - Un mensaje que dice "Aprobación se ha completado", "Aprobado por María González, rechazado por Tomás Navarro, aprobado por José Ignacio Peiro Alba", "Ver el estado de este flujo de trabajo".

El iniciador del flujo de trabajo recibe estos dos mensajes.

En la animación vio cómo se inicia el flujo de trabajo y de qué manera las personas completan las tareas mediante mensajes de correo electrónico. Pero cuando sea usted el iniciador de un flujo de trabajo, además recibirá dos mensajes de correo electrónico especiales:

1. Recibirá un mensaje que indica cuándo se ha iniciado un flujo de trabajo.

2. Cuando todos hayan finalizado sus tareas, recibirá un mensaje final que indica que se ha completado el flujo de trabajo e incluye los nombres de las personas que aprobaron o rechazaron el archivo.

Cada uno de estos mensajes posee un vínculo en la parte inferior que, cuando se hace clic en él, lo dirige a la página Estado del flujo de trabajo. Ese vínculo es útil cuando se recibe el primer mensaje, ya que puede comprobar quiénes han completado las tareas y quiénes no. Hacer clic en dicho vínculo más adelante en el mensaje final es una forma sencilla de tener acceso a la página Estado del flujo de trabajo, en caso de tener alguna duda acerca de si un archivo está aprobado o no.

Cómo cancelar un flujo de trabajo

Página Estado del flujo de trabajo con el vínculo Cancelar este flujo de trabajo resaltado

Dónde cancelar un flujo de trabajo.

¿Qué ocurre si necesita cancelar un flujo de trabajo? Por ejemplo, quizás el archivo no estaba tan preparado como pensaba originalmente. Para cancelar un flujo de trabajo, vaya a la página Estado del flujo de trabajo y haga clic en Cancelar este flujo de trabajo. De este modo, se detendrá. Los usuarios recibirán una notificación de que se ha cancelado el flujo de trabajo.

Las tareas, finalizadas o no, permanecerán en la página de estado, por si desea conservar un registro.

Qué necesita

Archivo de PowerPoint abierto con el botón Editar esta tarea en la barra de mensajes

Es posible que este botón no aparezca.

Como hemos visto, el botón Editar esta tarea es ideal para completar una tarea del flujo de trabajo. Sin embargo, si las personas de su flujo de trabajo no ven este botón en Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, es posible que hayan deshabilitado la barra de mensajes. Pueden habilitar nuevamente la barra de mensajes mediante la ficha Ver.

Sin embargo, si el botón sigue sin estar disponible, puede completar la tarea en el sitio de SharePoint con su explorador web. Encontrará información acerca de cómo realizar esta tarea en la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

¿Por qué el botón Editar esta tarea podría no estar disponible? Porque sólo está disponible si se ha adquirido uno de los siguientes conjuntos de aplicaciones:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

También se encuentra disponible en las versiones independientes de Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007. Sin embargo, no está disponible en otros conjuntos de aplicaciones de Office como Microsoft Office Standard 2007.

Qué necesita (cont.)

Caja de Office SharePoint Server 2007

Producto necesario para que estos flujos de trabajo estén disponibles.

También es bueno saber que los flujos de trabajo descritos en estos cursos sólo están disponibles si se puede guardar un archivo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2007. ¿Cómo sabe si cuenta con SharePoint Server 2007? Ésta es una pregunta habitual. Siga adelante e intente iniciar el flujo de trabajo de aprobación, tal como se muestra en la animación. Si ve la opción para iniciar el flujo de trabajo, entonces puede continuar. Si no cuenta con esta opción, solicítele información a la persona responsable del servidor o al departamento de TI sobre cómo hacer para que estos flujos de trabajo estén disponibles.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Si usa un flujo de trabajo en una biblioteca de documentos, por lo general, ¿qué ocurre?

Se envían archivos a cada persona de la compañía para que los revisen.

Incorrecto. Inténtelo de nuevo.

Se automatiza el proceso de revisión de un archivo mediante un vínculo en un mensaje de correo electrónico.

Correcto. El especialista en IT también puede proporcionar flujos de trabajo que hacen otras cosas, pero de forma predeterminada, los flujos de trabajo de una biblioteca de documentos ayudan a enviar archivos para la revisión.

Se dirige a las personas de una biblioteca a otra para que puedan revisar el archivo.

Incorrecto. Aunque las personas son importantes para un flujo de trabajo, eso no es lo que ocurre. Inténtelo de nuevo.

Se envían archivos para su revisión sin usar correo electrónico.

Incorrecto. En la mayoría de los casos, los participantes recibirán mensajes de correo electrónico en los que se les solicita que lleven a cabo una tarea, por ejemplo, la aprobación de un archivo. El iniciador del flujo de trabajo no necesita enviar ningún correo electrónico, sino que el propio flujo de trabajo usa el correo electrónico. Inténtelo de nuevo.

¿Cuáles son los tres flujos de trabajo que se tratan en esta serie del curso?

Aprobación, Recopilar nombres, Recopilar direcciones.

Incorrecto. Aprobación es uno, pero los otros dos no son correctos. Inténtelo de nuevo.

Recopilar aprobaciones, Recopilar firmas, Recopilar comentarios.

Estuvo cerca, pero el primero es incorrecto. Inténtelo de nuevo.

Aprobación, Recopilar nombres, Recopilar firmas.

Lo siento, la respuesta es incorrecta. Dos opciones son correctas, pero una es incorrecta. Inténtelo de nuevo.

Aprobación, Recopilar comentarios, Recopilar firmas.

Sí, es correcto. Éstos son los tres flujos de trabajo que se tratan en esta serie del curso. En el curso II se tratará Recopilar comentarios y en el curso III, Recopilar firmas.

Cuando se asigna una tarea de flujo de trabajo a alguien, ¿qué aspecto tiene la tarea?

Parece una nota adhesiva con instrucciones sobre qué debe hacerse.

Incorrecto. Éste no es el aspecto que tendrá. Inténtelo de nuevo.

Parece un mensaje de correo electrónico. El mensaje de correo electrónico contendrá las instrucciones.

Correcto. Éste el aspecto que tendrá la tarea.

Parece un pequeño portapapeles con una casilla junto a la tarea.

No, es incorrecto. Inténtelo de nuevo.

Aparece junto al documento en una columna especial.

No, no es correcto. Aunque, por lo general, las columnas nuevas aparecen junto a los archivos y muestran el estado general del flujo de trabajo. Inténtelo de nuevo.

¿Dónde puede ver un registro de quiénes completaron las tareas del flujo de trabajo?

En el propio documento.

Incorrecto. No se pueden ver las tareas completadas en el archivo. Inténtelo de nuevo.

En una columna situada junto al archivo en la biblioteca.

No, no es correcto. Aunque, por lo general, las columnas nuevas aparecen junto a los archivos y muestran el estado general del flujo de trabajo. Inténtelo de nuevo.

En la página Informes de archivos del flujo de trabajo.

Incorrecto. Esta página no existe, la inventamos. Pero está cerca. Inténtelo de nuevo.

En la página Estado del flujo de trabajo.

Correcto. Acertó. Puede usar esta página como registro oficial de quiénes participaron. Y recuerde, el iniciador del flujo de trabajo recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la página de estado.

Verdadero o falso: si usa Office Standard 2007, el botón Editar esta tarea aparecerá en Word, Excel y PowerPoint 2007.

Verdadero.

Incorrecto. No verá el botón Editar esta tarea si posee Office Standard 2007. Precisa Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 u Office Ultimate 2007. O bien, puede comprar una versión independiente de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

Falso.

Correcto. Necesita Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 u Office Ultimate 2007. O bien, puede comprar una versión independiente de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

Verdadero o falso: si alguien rechaza un archivo en el flujo de trabajo de aprobación, la tarea se considerará incompleta.

Verdadero.

Incorrecto. Cuando alguien rechaza un archivo en el flujo de trabajo de aprobación, la tarea se considera completa. Después de todo, realizaron una acción en el archivo, aunque la acción no fue a favor del iniciador del flujo de trabajo.

Falso.

Correcto. Cuando alguien rechaza un archivo en el flujo de trabajo de aprobación, la tarea se considera completa.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también:

Cómo iniciar el flujo de trabajo de aprobación

  1. Cargue o guarde un libro de Microsoft® Office Excel® 2007, una presentación de Microsoft® Office PowerPoint® 2007 o un documento de Microsoft® Office Word 2007 en una biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Vaya a la biblioteca de documentos con su explorador web. Desplácese por el archivo, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, en Flujos de trabajo.

  3. Haga clic en el vínculo del flujo de trabajo Aprobación.

  4. Escriba las direcciones de correo electrónico de cada revisor.

  5. Si desea incluir un mensaje o instrucciones de tareas específicas, escriba esa información en el cuadro de texto situado bajo Escribir un mensaje para incluirlo con la petición.

  6. En Fecha de vencimiento, escriba un número y, a continuación, seleccione Días o Semanas como incremento de tiempo.

  7. Haga clic en Inicio.

Completar una tarea

  1. En el mensaje de correo electrónico de la tarea, haga clic en el vínculo al archivo que se encuentra debajo de Para completar esta tarea.

  2. Revise el archivo.

  3. Para marcar la tarea como completada, haga clic en el botón Editar esta tarea.

  4. Escriba un breve comentario y, a continuación, haga clic en o Aprobar o Rechazar.

Procedimientos para completar una tarea de flujo de trabajo si el botón Editar esta tarea no está disponible

  1. En el mensaje de correo electrónico de la tarea, haga clic en el vínculo aquí en la parte inferior del mensaje.

  2. Se abrirá el explorador y aparecerá la página de tareas.

  3. Escriba los comentarios que desee y, a continuación, haga clic en Aprobar o Rechazar.

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