Firmar digitalmente un documento de Office

Este tema explica qué es una firma digital (también denominada Id. digital), para qué se puede usar y cómo puede usar firmas digitales en Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Para más información, consulte las notas del producto Firma digital de documentos de Microsoft Office 2007.

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En este artículo

¿Qué es una firma digital?

¿Cómo se pueden usar firmas digitales en documentos de Office?

Agregar una o más líneas de firma a un documento

Firmar en la línea de firma en un documento

Agregar una firma digital invisible a un documento

Firmar digitalmente con un sello

Quitar una firma digital de un documento de Office

¿Qué es una firma digital?

Las firmas digitales se utilizan para autenticar información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros, mediante criptografía informática. Las firmas digitales ayuda a establecer las siguientes garantías:

  • Autenticidad     La firma digital ayuda a garantizar que la persona que firma es quien dice ser.

  • Integridad     La firma digital ayuda a garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.

  • No renuncia    La firma digital ayuda a probar a todas las partes el origen del contenido firmado. Por "renuncia" se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.

Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador, usando una firma que cumpla los siguientes criterios:

  • La firma digital es válido.

  • El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado).

  • La persona o la organización, conocida como el editor, es de confianza.

  • El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad emisora de certificados acreditada.

Los programas de 2007 Microsoft Office system detectan estos criterios por usted y le avisan si se produce un problema con la firma digital. Para más información, consulte el artículo Cómo saber si una firma digital es fidedigna. También puede obtener o crear su propia firma digital, u obtener más información sobre firmas digitales en proyectos de macro.

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¿Cómo se pueden usar firmas digitales en documentos de Office?

Hay dos formas diferentes de usar firmas digitales para firmar documentos de Office. Puede:

  • Agregar líneas de firma visibles a un documento para capturar una o más firmas digitales.

  • Agregar una firma digital invisible a un documento.

Las diferencias entre estos dos métodos y los detalles sobre cómo firmar digitalmente un documento de una de estas dos maneras se describe en las secciones siguientes.

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Agregar una o más líneas de firma a un documento

2007 Microsoft Office system introduce la posibilidad de insertar una línea de firma en un documento. Sólo puede insertar líneas de firma en documentos de Word y en libros de Excel.

Una línea de firma tiene el mismo aspecto que un marcador de posición de firma típico que puede aparecer en un documento impreso, pero funciona de forma diferente. Cuando se inserta una línea de firma en un documento de Office, el autor del documento puede especificar información sobre el firmante correcto, así como instrucciones para el firmante. Cuando se envía una copia electrónica del documento al firmante correcto, esta persona ve la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma. El firmante puede hacer clic en la línea de firma para firmar digitalmente el documento. A continuación, puede escribir una firma, seleccionar una imagen digital de su firma o escribir una firma utilizando la función de entrada manuscrita de Tablet PC. Cuando el firmante agrega una representación visible de su firma al documento, se agrega simultáneamente una firma digital para autenticar la identidad del firmante. Una vez firmado digitalmente un documento, será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones en su contenido.

Documento con líneas de firmas firmadas

La capacidad de capturar firmas digitales utilizando líneas de firma en documentos de Office permite a las organizaciones usar procesos de firmas sin papel para documentos como contratos u otros acuerdos. A diferencia de las firmas en papel, las firmas digitales pueden proporcionar un registro exacto de lo que se ha firmado y permiten la verificación de la firma en el futuro.

Para agregar una línea de firma a un documento

  1. Coloque el puntero en el lugar del documento donde desee agregar una línea de firma.

  2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Línea de firma y, a continuación, haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.

  3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee acerca de la persona que firmará en esta línea de firma. Esta información se muestra directamente debajo de la línea de firma en el documento. Siga uno de estos procedimientos:

    • Escriba el nombre del firmante en el cuadro Firmante sugerido.

    • Escriba el puesto del firmante en la organización (en su caso) en el cuadro Puesto del firmante sugerido.

    • Escriba la dirección de correo electrónico del firmante (si procede) en el cuadro Dirección de correo electrónico del firmante sugerido.

  4. Si desea proporcionar instrucciones al firmante, escríbalas en el cuadro Instrucciones para el firmante. Estas instrucciones se muestran en el cuadro de diálogo Firma que el firmante usa para firmar el documento.

  5. Si desea que el firmante pueda agregar comentarios junto con la firma, active la casilla de verificación Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar.

  6. Si desea mostrar la fecha en que se agrega la firma a la línea, active la casilla de verificación Mostrar la fecha en la línea de firma.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Para agregar líneas de firma adicionales, repita los pasos 1 a 7.

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Firmar en la línea de firma en un documento

Cuando firma en la línea de firma en un documento de Office, agrega una representación visible de su firma y una firma digital.

  1. En el documento, haga doble clic en la línea de firma donde se solicita la firma.

  2. En el cuadro de diálogo Firmar, siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.

    • Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de la firma, seleccione el archivo que desee y haga clic en Seleccionar.

    • Para agregar una firma manuscrita (solo para usuarios de Tablet PC), escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X utilizando la función de entrada manuscrita.

    • Haga clic en Firmar.

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Agregar una firma digital invisible a un documento

Si no necesita insertar líneas de firma visibles en un documento, pero sigue deseando proporcionar seguridad en cuanto a la autenticidad, integridad y origen de un documento, puede agregar una firma digital invisible al documento. Puede agregar firmas digitales invisibles a documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint.

A diferencia de una línea de firma de Office, una firma digital invisible no se ve en el contenido del propio documento, pero los destinatarios del documento pueden determinar si se ha firmado digitalmente viendo la firma digital del documento o el botón Firmas de la barra de estado situada en la parte inferior de la pantalla.

Botón Firmas en la barra de estado

Una vez firmado digitalmente un documento, será de solo lectura para impedir la realización de modificaciones.

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y después haga clic en Agregar una firma digital.

  2. Si desea consignar la razón de firmar el documento, escriba esta información en el cuadro situado en Razón para firmar este documento en el cuadro de diálogo Firmar.

  3. Haga clic en Firmar.

Firmar digitalmente con un sello

Este tema explica cómo puede firmar digitalmente un documento de Microsoft Office con un sello en documentos de Word y libros de Excel. Si se cambia a un documento después de que se ha firmado, la firma se invalida.

Firmar un documento de Office con una imagen

Cuando firma en la línea de firma de sello en un documento de Office, agrega un sello visible y una firma digital.

  1. En el documento, haga doble clic en la línea de firma de sello donde se solicita la firma y después pulse Aceptar.

  2. En el cuadro de diálogo Firmar, haga clic en Seleccionar imagen.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y, a continuación, haga clic en Seleccionar.

  4. Haga clic en Firmar.

Insertar una línea de firma de sello en un documento de Office

Esta característica solo está disponible si:

  • Usa la versión de Microsoft Office en chino (simplificado), chino (tradicional), japonés o coreano, o bien

  • Ha instalado el paquete Microsoft Office System Multi-Language Pack 2007 para uno de estos idiomas, o bien

  • Ha habilitado la compatibilidad con uno de estos idiomas mediante la Configuración de idioma de Microsoft Office.

Nota: Las líneas de firma de sello solo están disponibles para los documentos de Word y libros de Excel.

  1. Coloque el puntero en el lugar del documento donde desee agregar una línea de firma.

  2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Línea de firma, haga clic en Línea de firma de sello y después en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee acerca de la persona que va a firmar este documento. Esta información se muestra en la línea de firma de sello. Siga uno de estos procedimientos:

    • Escriba el nombre del firmante en el cuadro Firmante sugerido.

    • Escriba el puesto del firmante en la organización (en su caso) en el cuadro Puesto del firmante sugerido.

    • Escriba la dirección de correo electrónico del firmante (si procede) en el cuadro Dirección de correo electrónico del firmante sugerido.

  4. Si desea proporcionar instrucciones al firmante, escríbalas en el cuadro Instrucciones para el firmante. Estas instrucciones se muestran en el cuadro de diálogo Firma que el firmante usa para firmar el documento.

  5. Si desea que el firmante pueda agregar comentarios junto con la firma, active la casilla de verificación Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar.

  6. Si desea mostrar la fecha en que se agrega la firma a la línea, active la casilla de verificación Mostrar la fecha en la línea de firma.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. Para agregar más líneas de firma de sello, repita los pasos 1 a 7.

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Quitar una firma digital de un documento de Office

Puede quitar una firma digital de un documento de Microsoft Office que se haya firmado digitalmente.

  1. Abra el documento que contiene la firma que desee quitar.

  2. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y después haga clic en Ver firmas.

  3. En el panel de tareas Firmas, elija la firma que desee quitar, haga clic en la flecha que aparece a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar firma.

  4. Cuando se le pregunte si desea quitar permanentemente la firma, haga clic en .

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