Filtrar utilizando criterios avanzados

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Si los datos que desea filtrar requieren criterios complejos (como Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio"), puede usar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Para abrir el cuadro de diálogo de Filtro avanzado haga clic en Datos > Avanzadas.

El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

Filtro avanzado

Ejemplo

Información general

Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero

Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan"

Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos

Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000

Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio verdadero

Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Buchanan"

Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los conjuntos

(Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500)

Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada conjunto

(Vendedor = "Davolio" y ventas > 3000) O
(Vendedor = "Buchanan" y ventas > 1500)

Criterios de carácter comodín

Vendedor = un nombre con la letra "u" en segundo lugar

Información general

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.

  • Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

  • Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Datos de ejemplo

Los siguientes datos de ejemplo se usan para todos los procedimientos en este artículo.

Los datos incluyen cuatro filas en blanco encima del rango de la lista que se utilizará como un rango de criterios (a1: C4) y un rango de la lista (a6: C10). El rango de criterios tenga etiquetas de columna e incluye al menos una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de la lista.

Para trabajar con estos datos, seleccione en la tabla siguiente, cópielo y péguelo en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel.

Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

Operadores de comparación

Puede comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: ya sea VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación

Significado

Ejemplo

= (signo igual)

Igual a

A1=B1

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1<B1

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (signo distinto de)

Distinto de

A1<>B1

Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor

Dado que el signo igual (=) se usa para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Excel evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:

=''= entrada ''

En este caso, entrada es el texto o el valor que se quiere buscar. Por ejemplo:

En la celda se escribe

Excel evalúa y muestra

="=Davolio"

=Davolio

="=3000"

=3000

Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, vea la sección Criterios de comodines.

Utilizar nombres predefinidos

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios, y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que quiera filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde quiere pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.

Crear criterios utilizando una fórmula

Puede usar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los siguientes puntos importantes:

  • La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

  • Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma siguiente:

    =''= entrada ''

  • No use rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o use uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango de la lista (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).

    Si en la fórmula usa una etiqueta de columna en lugar de una referencia de celda relativa o un nombre de rango, Excel mostrará un valor de error (como #¿NOMBRE? o #¡VALOR!) en la celda que contiene el criterio. Puede ignorar este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango de lista.

  • La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila.

  • Todas las demás referencias usadas en la fórmula tienen que ser referencias absolutas.

Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero

Lógica booleana:    (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

  1. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  2. Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    ="=Davolio"

    =Buchanan

  3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

      Sugerencia    Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

  6. En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$C$3.

    Para mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  7. Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Carnes

    Davolio

    450 $

    Alimentos

    Buchanan

    6328 $

    Alimentos

    Davolio

    6544 $

Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos

Lógica booleana:    (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

  1. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  2. Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Alimentos

    >1000

  3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

      Sugerencia    Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

  6. En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$C$2.

    Para mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  7. Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    alimentos

    Buchanan

    6328 $

    Alimentos

    Davolio

    6544 $

Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio verdadero

Lógica booleana:     (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Buchanan")

  1. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  2. Para buscar filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que cualquier criterio puede ser verdadero, escriba los criterios en las diferentes columnas y filas del rango de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Alimentos

    =Buchanan

  3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

    Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

  6. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.

    Para mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  7. Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    alimentos

    Buchanan

    6328 $

    Alimentos

    Davolio

    6544 $

Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los conjuntos

Lógica booleana:     ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )

  1. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo encabezado de columna.

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Ventas

    >6000

    <6500

    <500

  3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

      Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

  6. En el cuadro Rango de criterios escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$D$3.

    Para mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  7. Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Carnes

    Davolio

    450 $

    Alimentos

    Buchanan

    6328 $

Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada conjunto

Lógica booleana:    ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500) )

  1. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en columnas y filas separadas. Siguiendo el ejemplo, escriba:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    ="=Davolio"

    >3000

    =Buchanan

    >1500

  3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.

  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

      Sugerencia    Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

  6. En el cuadro rango de criterios, especifique la referencia de rango de criterios, incluidos los rótulos de criterios. En el ejemplo, escriba $A$1:$C$3.To mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  7. Siguiendo el ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    alimentos

    Buchanan

    6328 $

    Alimentos

    Davolio

    6544 $

Criterios de carácter comodín

Lógica booleana:    Vendedor = un nombre con la letra "u" en segundo lugar

  1. Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".

    • Use un carácter comodín.

      Utilice

      Para buscar

      ? (signo de interrogación)

      Cualquier carácter
      Por ejemplo, sm?th buscará "gracia" y "Grecia"

      * (asterisco)

      Cualquier número de caracteres
      Por ejemplo, * este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

      ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

      Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
      ¿Por ejemplo, af91 ~? busca "fy91?"

  2. Inserte como mínimo tres filas en blanco encima del rango que puede usarse como rango de criterios. Es necesario que el rango de criterios tenga etiquetas de columna. Compruebe que existe como mínimo una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de lista.

  3. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Ca

    ="=?u*"

  4. Haga clic en una celda del rango de la lista. Siguiendo el ejemplo, haga clic en cualquier celda del rango de la lista, A6:C10.

  5. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.

    El grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos

  6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

    • Para filtrar el rango de lista copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, haga clic en la casilla Copiar a y, después, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde quiere pegar las filas.

      Sugerencia: Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la operación de copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

  7. En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rótulos de criterios. Siguiendo el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.

    Para mover el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo Imagen de botón .

  8. Siguiendo este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

    Tipo

    Vendedor

    Ventas

    Bebidas

    Suyama

    5122 $

    Carnes

    Davolio

    450 $

    Alimentos

    Buchanan

    6328 $

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