Filtrar elementos en una tabla dinámica

Filtrar elementos en una tabla dinámica

Para centrarse en una parte más pequeña de una gran cantidad de datos de la tabla dinámica para un análisis detallado, puede filtrar los datos. Hay varias maneras de hacerlo. Empiece insertando uno o varias segmentaciones para filtrar los datos de una forma rápida y eficaz. Las segmentaciones tienen botones en los que puede hacer clic para filtrar datos y siguen visibles con ellos para que siempre sepa qué campos se muestran o se ocultan en la tabla dinámica filtrada.

Opciones de segmentación con el botón de selección múltiple resaltado

Sugerencia: Ahora en Excel 2016, también puede seleccionar varias segmentaciones de datos haciendo clic en el botón de la etiqueta como se muestra arriba.

  1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para mostrar las herramientas de tabla dinámica en la cinta de opciones.

    Cinta de opciones de Herramientas de tabla dinámica con las pestañas Analizar y Diseñar

  2. Si usa Excel 2016 o 2013, haga clic en Analizar > Insertar segmentación de datos.

    Botón Insertar segmentación de datos en la pestaña Análisis

    Si usa Excel 2010 o 2007, haga clic en Analizar > Insertar segmentación de datos > Insertar segmentación de datos.

    Imagen de la cinta de Excel
  3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos, active las casillas de los campos para los que desee crear la segmentación de datos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Para cada campo que haya activado en el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos aparece una segmentación de datos .

  5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en la tabla dinámica.

    Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar.

Sugerencia: Para cambiar el aspecto de segmentación de datos, haga clic en la segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.

Otras formas de filtrar datos de una tabla dinámica

Utilice cualquiera de las siguientes características de filtrado en lugar de o además de utilizar segmentaciones de datos para mostrar los datos exactos que desea analizar.

Filtrar datos manualmente

Usar un filtro de informe para filtrar elementos

Mostrar solo un texto, valores o fechas específicas

Mostrar los 10 elementos superiores o inferiores

Filtrar por selección para mostrar u ocultar solo los elementos seleccionados

Activar o desactivar las opciones de filtro

Filtrar datos manualmente

  1. En la tabla dinámica, haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.

    Filtro de etiquetas de fila

  2. En la lista de etiquetas de fila o columna, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a continuación, seleccione las casillas de los elementos que desea mostrar en la tabla dinámica.

    Cuadro Seleccionar todo en la galería Filtro

    Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla.

  3. Haga clic en Aceptar.

    La flecha de filtro cambia a este icono Icono de filtro aplicado para indicar que está aplicado un filtro. Haga clic en él para cambiarlo o borre el filtro; para ello haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>.

    Para quitar todos los filtros a la vez, vea lo siguiente:

    • En 2016 o 2013: Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica y, después, haga clic en Analizar > Borrar > Borrar filtros.

    • En 2010 o 2007: Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica y, después, haga clic en Opciones > Borrar > Borrar filtros.

    Botón Borrar en la pestaña Analizar

Usar un filtro de informe para filtrar elementos

Nota: Un filtro de informe está etiquetado como Filtros en el panel Campos de tabla dinámica en Excel 2016 y Excel 2013. Vea las capturas de pantalla a continuación:

Área de filtros en el panel Campos de tabla dinámica
Panel Campos de tabla dinámica en Excel 2016
Filtro de informe en el panel Lista de campos de tabla dinámica
Panel Lista de campos de tabla dinámica en Excel 2010

Mediante un filtro de informe puede mostrar rápidamente un conjunto diferente de valores en el informe de tabla dinámica. Los elementos que seleccione en el filtro se muestran en la tabla dinámica y los elementos que no se seleccionen se ocultarán. Si quiere mostrar páginas de filtro (el conjunto de valores que coinciden con los elementos de filtro de informe seleccionados) en hojas de cálculo independientes, puede especificar esa opción.

Agregar un filtro de informe

  1. Haga clic en cualquier punto dentro de la tabla dinámica.

    Aparece el panel Lista de campos de tabla dinámica.

  2. En la lista de campos de tabla dinámica, haga clic en un área del campo y seleccione Mover a Filtro de informe.

    Mover al filtro de informe

Puede repetir este paso para crear más de un filtro de informe. Los filtros de informe se muestran encima del informe de tabla dinámica para facilitar el acceso.

  1. Para cambiar el orden de los campos, en el área Filtro de informe, arrastre los campos a la posición que quiera. El orden de los filtros de informe se reflejará en el informe de tabla dinámica.

Mostrar los filtros de informe en filas o columnas

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica o el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico.

  2. Haga clic con el botón derecho en cualquier punto del informe de tabla dinámica y, después, haga clic en Opciones de tabla dinámica.

  3. En la pestaña Diseño y formato, especifique estas opciones:

  4. En Diseño, en el cuadro de lista Mostrar campos en área de filtro de informe, siga estos pasos:

    • Para mostrar los filtros de informe en columnas de izquierda a derecha, seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo.

    • Para mostrar los filtros de informe en filas de arriba a abajo, seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente.

  5. En el cuadro Campos de filtro de informe por columna o Campos de filtro de informe por fila, escriba o seleccione el número de campos que quiere mostrar antes de mostrar otra columna o fila en función del valor en Mostrar campos en área de filtro de informe.

Seleccionar elementos en el filtro de informe

  1. En el informe de tabla dinámica, haga clic en la flecha desplegable situada junto al filtro de informe.

    Haga clic en la flecha desplegable junto a (Todo)
  2. Para mostrar una casilla para todos los elementos para que pueda borrarlos o seleccionarlos según sea necesario, active la casilla Seleccionar varios elementos.

    Seleccionar varios elementos
  3. Ahora puede activar las casillas situadas junto a los elementos que quiere mostrar en el informe. Para seleccionar todos los elementos, active la casilla situada junto a (Todo).

  4. Haga clic en Aceptar. Para habilitar este botón, al menos debe haber una casilla activada.

    Ahora, el filtro de informe muestra los elementos filtrados.

    Elementos filtrados según un valor de filtro en un filtro de informe

Nota: Si el origen de datos OLAP es Microsoft SQL Server Analysis Services (versión 2005 o posterior), solo puede seleccionar un miembro calculado si es un solo elemento, no puede seleccionar varios elementos cuando uno o varios de esos elementos son miembros calculados.

Mostrar las páginas del filtro de informe en hojas de cálculo independientes

  1. Haga clic en cualquier punto del informe de tabla dinámica (o el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico) que tenga uno o más filtros de informe.

  2. Si usa Excel 2016 o 2013, haga clic en la pestaña Analizar, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en la flecha situada junto a Opciones y después en Mostrar páginas de filtro de informe.

    Opción Mostrar páginas de filtro de informe

    Si usa Excel 2010 o 2007, haga clic en la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en la flecha situada junto a Opciones y después en Mostrar páginas de filtro de informe.

    Grupo de tabla dinámica en la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica

  3. En el cuadro de diálogo Mostrar páginas de filtro de informe, seleccione un campo de filtro de informe y, después, haga clic en Aceptar.

Mostrar solo un texto, valores o fechas específicas

  1. En la tabla dinámica, haga clic en cualquier etiqueta de campo de texto, valor o fecha y, a continuación, haga clic en Filtros de etiqueta, Filtros de valor o Filtros de fecha.

  2. Haga clic en el comando del operador de comparación que desee utilizar.

    Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

    Nota: Filtros de etiqueta no está disponible cuando los campos de etiqueta de fila o columna no tienen etiquetas basadas en texto.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro de diálogo Filtrar por etiqueta <nombre del campo>, introduzca el texto por el que desea filtrar.

      Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

      Si la tabla dinámica se basa en un origen de datos que no es OLAP, puede usar los siguientes caracteres comodín para buscar datos que tienen caracteres específicos.

Usar

Para buscar

? (signo de interrogación)

Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"

  • En el cuadro de diálogo Filtrar por valor <nombre del campo>, introduzca el texto por el que desea filtrar.

  • En el cuadro de diálogo Filtrar por fecha <nombre del campo>, introduzca las fechas por las que desea filtrar.

    Si la tabla dinámica se basa en un origen de datos OLAP, los filtros de fecha requieren que el campo de la jerarquía de campos del cubo OLAP sea del tipo de dato de hora. Si se introduce una fecha como texto en un campo de texto, el filtro de fecha no estará disponible.

Sugerencia: Para quitar un filtro de etiqueta, fecha o valor, haga clic en la flecha Icono de filtro aplicado en la etiqueta de fila o columna, haga clic en Filtro de etiqueta, Filtro de fecha o Filtro de valor y, a continuación, haga clic en Quitar filtro.

Mostrar los 10 elementos superiores o inferiores

También puede aplicar filtros que muestren los 10 valores superiores o inferiores o que cumplan ciertas condiciones.

  1. En la tabla dinámica, haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna, haga clic en Filtros de valor y después haga clic en Diez mejores.

  2. En el cuadro de diálogo Filtro 10 mejores <Nombre de campo>, haga lo siguiente.

    1. En el primer cuadro, haga clic en Superior o en Inferior.

    2. En el segundo cuadro, especifique un número.

    3. En el tercer cuadro, seleccione la opción por la que desea filtrar.

      • Para filtrar por el número de elementos, seleccione Elementos.

      • Para filtrar por porcentaje, seleccione Porcentaje.

      • Para filtrar por suma, seleccione Suma.

    4. En el cuarto cuadro, seleccione el campo que desee.

Filtrar por selección para mostrar u ocultar solo los elementos seleccionados

  1. En la tabla dinámica, seleccione uno o más elementos en el campo que quiere filtrar por selección.

    Puede realizar una selección discontinua si mantiene presionada la tecla CTRL al seleccionar los elementos.

  2. Haga clic con el botón derecho en un elemento en la selección y, después, haga clic en Filtro.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para mostrar los elementos seleccionados, haga clic en Conservar sólo los elementos seleccionados.

    • Para ocultar los elementos seleccionados, haga clic en Ocultar elementos seleccionados.

      Sugerencia:  Puede volver a mostrar los elementos ocultos quitando el filtro. Haga clic con el botón derecho en otro elemento del mismo campo, haga clic en Filtro y después en Borrar filtro.

Activar o desactivar las opciones de filtro

Si desea aplicar varios filtros por campo o si no desea mostrar los botones Filtro en la tabla dinámica, así es como puede activar o desactivar estas y otras opciones de filtro:

  1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para mostrar las herramientas de tabla dinámica en la cinta de opciones.

    Cinta de opciones de Herramientas de tabla dinámica con las pestañas Analizar y Diseñar

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

    Botón Opciones en la pestaña Analizar

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica, haga clic en la pestaña Totales y filtros.

  4. En Filtros, siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar o no usar varios filtros por campo, active o desactive la casilla Permitir varios filtros por campo.

    • Para incluir o excluir elementos filtrados en totales, active o desactive la casilla Incluir elementos filtrados en totales y después active o desactive la casilla Marcar totales con el signo *. Si está activada, aparece un indicador de asterisco (*) en los totales fuera de los campos que tienen los totales visuales desactivados. Esta opción solo está disponible en tablas dinámicas conectadas a un origen de datos OLAP que admite el lenguaje de expresiones MDX. Afecta a todos los campos de la tabla dinámica.

    • Para incluir o excluir elementos filtrados en totales del conjunto con nombre, active o desactive la casilla Incluir elementos filtrados en totales del conjunto. Esta opción solo está disponible en tablas dinámicas conectadas a un origen de datos OLAP..

    • Para incluir o excluir elementos filtrados en subtotales, active o desactive la casilla Subtotales de elementos filtrados de página.

  5. Para mostrar u ocultar títulos de campo y filtrar listas desplegables, haga clic en Mostrar y después active o desactive la casilla Mostrar títulos de campo y filtrar listas desplegables.

Puede ver e interactuar con tablas dinámicas en Excel Online, que incluye algunas opciones de filtrado manual y segmentación de datos que se crearon en la aplicación de escritorio de Excel para filtrar datos. No podrá crear nuevas segmentaciones de datos en Excel Online.

Para filtrar los datos de la tabla dinámica, realice uno de los procedimientos siguientes:

  • Para aplicar un filtro manual, haga clic en la flecha de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y, a continuación, elija las opciones de filtrado que desee.

Opciones de filtrado de datos de tabla dinámica

  • Si la tabla dinámica tiene segmentaciones de datos, solo tiene que hacer clic en los elementos que desea mostrar en cada segmentación de datos.

Segmentación de datos con elementos seleccionados

Si tiene la aplicación de escritorio de Excel, puede utilizar el botón Abrir en Excel para abrir el libro y aplicar allí filtros adicionales o crear nuevas segmentaciones para los datos de la tabla dinámica. Para ello, siga estos pasos:

Haga clic en Abrir en Excel y filtre los datos de la tabla dinámica.

Botón Abrir con Excel

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Agrupar o desagrupar datos en un informe de tabla dinámica

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