Filtrar datos en una base de datos de escritorio

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para aplicar un filtro, haga clic con el botón secundario en el campo o control que desea usar para filtrado y, a continuación, elija un comando de filtrado en la mitad inferior del menú que aparece. Para usar un valor concreto como la base del filtro, seleccione el valor, haga clic en él con el botón secundario y, a continuación, elija un comando de filtrado. Las opciones de filtrado dependen del tipo de dato del campo que use. Este es el aspecto que tienen las opciones de filtrado para un campo de texto con el valor Hola a todos seleccionado:

Menú contextual que muestra opciones de filtrado de texto

Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta. Mediante la aplicación de un filtro, podrá limitar los datos de una vista sin que haya que cambiar el diseño del objeto subyacente.

En este artículo se explica cómo aplicar, guardar y quitar filtros en una base de datos de escritorio de Access. Para obtener información acerca del filtrado en una aplicación de Access, consulte el blog Filtrar los datos con Access 2013. Para obtener más información sobre el acceso a aplicaciones en general, vea el artículo crear una aplicación de Access.

En este artículo

Acerca del filtrado

Diferentes maneras de filtrar

Alternar entre las vistas Filtrado y Sin filtrar de sus datos

Borrar un filtro

Guardar un filtro y aplicarlo automáticamente

Acerca del filtrado

La limitación de los datos que aparecen es una tarea de base de datos básica y el filtrado es una manera de hacerlo: pero a veces una consulta es una opción mejor. Una vez que decida usar un filtro, hay varias maneras diferentes de realizarlo: filtros comunes, filtros por selección y filtro por formulario.

¿Cuándo usaría una consulta?

A veces, cuando desea limitar los datos mostrados, una consulta es una opción mejor que el filtrado. La creación de una consulta conlleva algo de trabajo; tiene que abrir el diseñador de consultas, agregar tablas, etc. Sin embargo, una vez que ha acabado, tiene un nuevo origen de datos que puede usar para suministrar datos a formularios, informes, otras consultas: todo lo que lleva un origen de datos. Piense en usar una consulta en los siguientes casos:

  • Planea usar el mismo conjunto de datos limitado una y otra vez, posiblemente con más de un objeto. Puede guardar un filtro, y quitar el filtro y volver a aplicarlo, pero no puede usar un filtro con cualquier objeto aparte de para el que lo ha creado.

  • Tiene que incluir varias posibilidades al mismo tiempo: varios conjuntos alternativos de criterios. Aunque esto es posible con Filtro por formulario, en una consulta ve todos los conjuntos de criterios alternativos reunidos al mismo tiempo, no en diferentes pestañas como aparecen en Filtro por formulario.

Los filtros admiten diferentes tipos de datos

Hay distintos tipos de filtros, algunos de los cuales se aplican únicamente a un tipo de dato y otros que funcionarán con varios tipos de datos. Los filtros que puede usar dependen del tipo y los valores del campo que desea filtrar. */*A continuación, se muestran los filtros comunes para los datos de fecha y hora.

Filtrar por un campo de fecha

1. Filtros comunes de datos de fecha y hora

2. El filtro Todas las fechas del período solo está disponible para los datos de fecha y hora. Pasa por alto la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha.

Volver a usar un filtro

Si guarda un objeto con un filtro aplicado, el filtro estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Puede establecer la propiedad FiltrarAlCargar para controlar si el filtro se aplica cuando se abre el objeto.

Si desea usar un filtro con otros objetos de base de datos, puede guardarlo como una consulta.

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Diferentes maneras de filtrar

Hay tres maneras principales de filtrar:

  • Filtros comunes:    al alcance de la mano, los filtros comunes le permiten seleccionar y elegir valores entre los datos que desea filtrar, y también proporcionar un conjunto de filtros de comparación incorporados, como Contiene.

  • Filtrar por selección:    también al alcance de su mano, este método funciona bien si ve un valor que desea usar como filtro.

  • Filtro por formulario si desea aplicar un conjunto de filtros al mismo tiempo, Filtrar por formulario le ofrece algo más de control sobre el proceso.

Filtros comunes

Los filtros comunes están integrados para la mayoría de tipos de datos y proporcionan el filtrado básico específico para los datos. Por ejemplo, al filtrar datos de fecha y hora, puede usar el filtro común Antes de para excluir fechas que tienen lugar en una fecha concreta o después de ella.

Nota:  Los filtros comunes funcionan en un campo cada vez. Para filtrar en varios campos o controles, puede aplicar un filtro a cada uno por separado o usar una opción de filtro avanzado.

Para usar un filtro común    Haga clic en el encabezado del campo que desea filtrar; los filtros comunes aparecerán en la parte inferior del menú que se muestra.

Filtros de fecha comunes
Filtros comunes para datos de fecha y hora

1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas. La lista incluye todos los valores que se almacenan actualmente en el campo.

2. Para filtrar por varios valores, haga clic en un filtro de comparación y especifique los valores necesarios.

Sugerencias de filtro comunes

  • Para filtrar una lista de valores o solo algunos de los valores, desactive el (Seleccionar todo) casilla de verificación y, a continuación, seleccione los valores que desee.

  • Para filtrar por valores nulos (mostrar registros cuando hay ningún dato para el campo filtrado), desactive la Active (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla situada junto a (en blanco).

  • Puede usar caracteres comodín en un filtro común para que coincidencias menos exactas – por ejemplo, el comodín asterisco (*) coincide con cualquier cadena de caracteres. Por tanto, podría aplicar el filtro común Igual a en un campo Nombre con la cadena de filtro Miche*l* para que coincida con una variedad de ortografías para Michele.

  • Para incluir un carácter comodín en su filtro como él mismo (no como un comodín), encierre el carácter entre corchetes.

¿Por qué no veo los filtros comunes?

Los filtros comunes no están disponibles en las siguientes circunstancias:

  • No hay filtros específicos de datos para los campos con el tipo de datos Sí/No, Objeto OLE y Datos adjuntos.

  • La lista de valores no está disponible para campos de memorando.

  • Los filtros comunes no están disponibles en absoluto en vistas diferentes a la vista Hoja de datos, la vista Formulario, la vista Informe o la vista Presentación.

Filtro por selección

Para aplicar un filtro en función de un valor seleccionado actualmente, en la cinta de opciones haga clic en Inicio y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección. Una lista desplegable mostrará las opciones de filtrado disponibles. Como con filtros comunes, filtre por opciones de selección en función del tipo de dato. También puede hacer clic con el botón secundario en un valor seleccionado para filtrar por selección.

Menú Filtro por selección

Filtro por formulario

Para filtrar rellenando un formulario, en la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Filtro por formulario. Cuando use Filtro por formulario, Access crea un formulario en blanco como el que está filtrando y, a continuación, le permite completar tantos campo como desee. Cuando haya acabado, Access encuentra los registros que coinciden. Esto resulta práctico cuando desea filtrar usando valores para varios campos. En la siguiente ilustración se muestra un sencillo Filtro por formulario:

Filtro por formulario

Nota: Al usar Filtro por formulario, no puede especificar valores de campo con estos tipos de campo: multivalor, Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objeto OLE.

Agregar valores de Filtro por formulario alternativos con la pestaña O

Para agregar un conjunto diferente de valores para usar para filtrar, haga clic en el ficha o en la parte inferior del filtro por formulario, se abre un formulario nuevo vacío utilizar para filtrar. Cada vez que use una ficha o, Access crea otra; siempre hay uno sin usar o la tecla tab en un filtro por formulario. Al proporcionar varios conjuntos de valores de filtro por formulario, se incluyen los registros que cumplen un conjunto. En otras palabras, más fichas o usar los datos más incluirá el filtro.

Filtro avanzado/Ordenar

En ocasiones, puede que desee aplicar un filtro que vaya más allá de lo que puede hacer con otros métodos de filtrado para escribir los criterios de filtro usted mismo. En estos casos, puede usar Filtro avanzado/Ordenar (una experiencia de diseño de filtro similar al diseño de una consulta).

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.

  2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra del explorador de registros, compruebe que Sin filtrar aparece atenuado (no está disponible). Si no se ve la barra del explorador de registros, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado).

  3. En la cinta de opciones, haga clic en Inicio, a continuación, en la grupo Ordenar y filtrar haga clic Avanzadas, y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado.

  4. Agregue a la cuadrícula los campos por los que desee filtrar.

  5. En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se mostrarán únicamente los registros que coincidan con todos los criterios de la fila Criterios. Si desea especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O, y así sucesivamente.

    Sugerencias: 

    • El conjunto completo de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios. Cualquier criterio que se desee aplicar en ambos conjuntos de criterios debe especificarse tanto en la fila Criterios como en la fila O. Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.

    • Es una buena manera de aprender a escribir criterios aplicar un filtro común o un filtro por selección que genera un resultado que se parezca lo está buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista, muestre la ficha del objeto de filtro

Comandos especiales de la pestaña de documentos Filtro

Dos comandos especiales están disponibles en la ficha de documentos filtro. Cuando el ratón por encima de la cuadrícula de diseño en la pestaña, el cargar desde la consulta y comandos Guardar como consulta están disponibles en el menú contextual.

Opciones de filtro especiales

El comando Cargar desde la consulta permite cargar el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. De este modo, se pueden usar los criterios de la consulta como criterios de filtro.

El comando Guardar como consulta permite guardar los valores de filtro como una nueva consulta.

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Alternar entre las vistas Filtrado y Sin filtrar de sus datos

Para cambiar a la vista sin filtrar de datos, haga clic en Filtrado en la barra del explorador de registros.

Alternancia de filtro en el explorador de registros

Para volver a la vista filtrada, haga clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros.

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Borrar un filtro

Borre un filtro para quitarlo por completo. No puede volver a aplicar un filtro borrado haciendo clic en Sin filtrar (tiene que crear el filtro de nuevo). Puede borrar un solo filtro de un único campo, o bien borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.

  • Borrar un filtro    Haga clic con el botón secundario en el elemento filtrado y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de nombre de campo.

  • Borrar todos los filtros    En la Inicio tab, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros.

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Guardar un filtro y aplicarlo automáticamente

Cuando cierre tablas, consulta, formulario o informe y un filtro está en su lugar el filtro se guardan con el objeto. La próxima vez que se abre el objeto, se muestran los datos sin filtrar, pero el filtro guardado está disponible para aplicar, simplemente cambie a la vista de filtrado haciendo clic en sin filtrar en la barra del explorador de registros. Si desea que el filtro que se aplique cuando se abre el objeto, establezca el propiedad se cambia a .

Nota: La Si se cambia el valor de propiedad solo se aplica cuando se carga el objeto. Establecer esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, cambiar a otra vista no hará que la configuración que se aplique. Debe cerrar y volver a abrir el objeto para cambios a la propiedad FiltrarAlCargar surta efecto.

Guardar un filtro como consulta

Para guardar un filtro como una consulta – y por tanto, puede volver a usarlo con otros objetos – use Filtro avanzado/Ordenar: en la cinta de opciones, haga clic en Inicio y, a continuación, en el grupo en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic Avanzadas y, a continuación, en Filtro avanzado/Ordenar. Configure el filtro de la manera que desee, haga clic con el botón secundario en un punto vacío de la pestaña Filtro y, a continuación, haga clic en Guardar como consulta.

Menú contextual en Filtro u orden avanzado

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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