Filtrar datos de un rango o una tabla

El filtro automático o los operadores de comparación como "mayor que" y "10 mejores" permiten mostrar los datos deseados y ocultar el resto. Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados, o bien borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criteria que haya especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. Después de filtrar los datos, puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Nota: Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se busca en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos hay que borrar todos los filtros.

Los tres tipos de filtros

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Volver a aplicar un filtro

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

  • Una flecha desplegable Flecha desplegable de filtro indica que el filtrado está habilitado, pero que no se ha aplicado.

    Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con el filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla en la que se indica "(Mostrando todo)".

  • Un botón Filtro Icono de filtro aplicado indica que se ha aplicado un filtro.

    Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna filtrada, una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

  • Se han agregado, modificado o eliminado datos del rango de celdas o de la columna de tabla.

  • El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.

  • Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

No mezclar los tipos de datos

Para obtener los mejores resultados, no mezcle los tipos de datos, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de tipos de datos, el comando que se muestra es el tipo de datos que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando que se muestra es Filtros de texto.

Filtrar un rango de datos

  1. Seleccione los datos que desea filtrar. Para obtener los mejores resultados, las columnas deben tener encabezados.

    Botón Filtro

  2. Haga clic en la flecha Flecha de filtro del encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Filtros de texto o Filtros de número.

  3. Haga clic en uno de los operadores de comparación. Por ejemplo, para mostrar números dentro de un límite inferior o superior, seleccione Entre.

    Filtros de número entre

  4. En el cuadro Filtro automático personalizado, escriba o seleccione los criterios para filtrar los datos. Por ejemplo, para mostrar todos los números comprendidos entre 1000 y 7000, en el cuadro es mayor o igual que, escriba 1000, y en el cuadro es menor o igual que, escriba 7000.

    Cuadro de diálogo Personalizar autofiltro

  5. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro.

    Nota: Los operadores de comparación no son la única manera de filtrar por los criterios que establece. Puede elegir elementos de una lista o buscar datos. Incluso puede filtrar datos por color de celda o por color de fuente.

Filtrar datos en una tabla

Al colocar datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan automáticamente a los encabezados de tabla.

Tabla Excel que muestra filtros integrados

Para realizar un filtrado rápido, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que quiera filtrar.

  2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla.

    Galería de filtros

  3. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla.

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono Icono de filtro aplicado para indicar que hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Galería de filtros con el comando Borrar filtro

Filtrar elementos por color

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.

  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que tiene formato de color o formato condicional aplicado.

  2. Haga clic en Filtrar por color y elija el color de celda, el color de fuente o el icono por el que desea filtrar.

    Opciones de Filtrar por color

    Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato que haya aplicado.

Crear una segmentación de datos para filtrar su datos de tabla

Nota: La segmentación de datos no está disponible en Excel 2007.

En Excel 2010, se ha incorporado la segmentación de datos como una nueva manera de filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también puede crear una segmentación de datos para filtrar los datos de su tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

Segmentación de datos de tabla

Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:

  1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones.

    Herramientas de tabla de la cinta de opciones

  2. Haga clic en Diseño > Insertar segmentación de datos.

    Botón Insertar Segmentación de datos de la pestaña Diseño de las Herramientas de tabla

  3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea crear segmentaciones de datos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.

  5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla.

    Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar.

Sugerencia:  Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.

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Quitar un filtro

En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criteria que haya especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. Después de filtrar los datos, puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Nota: Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se busca en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos hay que borrar todos los filtros.

Los dos tipos de filtros

Con Autofiltro, puede crear dos tipos de filtros: por una lista de valores o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por una lista de números o por un criterio, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Volver a aplicar un filtro

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

  • Una flecha desplegable Flecha desplegable de filtro indica que el filtrado está habilitado, pero que no se ha aplicado.

    Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con el filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla en la que se indica "(Mostrando todo)".

  • Un botón Filtro Icono de filtro aplicado indica que se ha aplicado un filtro.

    Cuando pasa el mouse por encima del encabezado de una columna filtrada, una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

  • Se han agregado, modificado o eliminado datos del rango de celdas o de la columna de tabla.

  • Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

No mezclar los tipos de datos

Para obtener los mejores resultados, no mezcle los tipos de datos, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de tipos de datos, el comando que se muestra es el tipo de datos que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando que se muestra es Filtros de texto.

Filtrar datos en una tabla

Al colocar datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan automáticamente a los encabezados de tabla.

  1. Seleccione los datos que quiere filtrar. En la pestaña Inicio, haga clic en Dar formato como tabla y luego seleccione Dar formato como tabla.

    Botón para dar formato a datos como tabla

  2. Excel Online pregunta si la tabla tiene encabezados.

    • Seleccione La tabla tiene encabezados para convertir la fila superior de los datos en encabezados de tabla. Los datos de esta fila no se filtrarán.

    • No seleccione la casilla si quiere que Excel Online agregue encabezados de marcador de posición (cuyo nombre se puede cambiar) encima de los datos de la tabla.

      Cuadro de diálogo para convertir el rango de datos en una tabla

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. Para aplicar un filtro, haga clic en la flecha en el encabezado de columna y seleccione una opción de filtro.

Filtrar un rango de datos

Si no quiere dar formato a los datos como tabla, también puede aplicar los filtros a un rango de datos.

  1. Seleccione los datos que desea filtrar. Para obtener los mejores resultados, las columnas deben tener encabezados.

  2. En la pestaña Datos, seleccione Filtrar.

Opciones de filtrado para tablas o rangos

Puede aplicar una opción de Filtro general o un filtro personalizado específico para el tipo de datos. Por ejemplo, al filtrar números verá Filtro de números, para las fechas verá Filtros de fecha y para texto verá Filtros de texto. La opción de filtro general le permite seleccionar los datos que desea ver en una lista de datos existentes similar a esta:

Opción de filtro de números personalizado

Filtros de número permite aplicar un filtro personalizado:

opciones de filtrado personalizadas disponibles para los valores numéricos.

En este ejemplo, si desea ver las regiones que tuvieron las ventas por debajo de 6.000 USD en marzo, puede aplicar un filtro personalizado:

aplicar el filtro personalizado para valores numéricos

Encontrará más información en:

  1. Haga clic en la flecha de filtro junto a Marzo > Filtro de números > Menor que y escriba 6000.

    aplicar un filtro personalizado para mostrar los valores por debajo de un cierto criterio

  2. Haga clic en Aceptar.

    Excel Online aplica el filtro y solo muestra las regiones con las ventas por debajo de 6.000 USD.

    Resultados de aplicar un filtro de números personalizado

Puede aplicar los Filtros de fecha personalizados y los Filtros de texto de forma similar.

Para borrar un filtro de una columna

  • Haga clic en el botón Filtro Icono de filtro aplicado que se encuentra junto al encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Quitar filtro de <"nombre de columna">.

Para quitar todos los filtros de una tabla o de un rango

  • Seleccione cualquier celda dentro de la tabla o del rango y, en la pestaña Datos, haga clic en el botón Filtro.

    Se eliminarán los filtros de todas las columnas en la tabla o en el rango y se mostrarán todos los datos.

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