Filtrar datos de un informe

Filtrar datos de un informe

Al visualizar un informe de Access en la pantalla, puede aplicar filtros para centrarse en los datos que desee ver. A continuación, puede imprimir el informe solamente con esos datos. Para obtener más información sobre la creación de informes, consulte Introducción a los informes de Access.

Nota:  Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea).

Para filtrar los datos de un informe, ábralo en la vista Informe (haga clic con el botón secundario en el informe que se encuentra en el panel de navegación y haga clic en la vista Informe). A continuación, haga clic con el botón secundario en los datos que desee filtrar.

Por ejemplo, puede que quiera limitar un informe en el que aparecen todos los empleados a aquellos cuyos apellidos empiecen por “L”:

  1. Haga clic con el botón secundario en cualquier apellido y haga clic en Filtros de texto > Comienza por.

    Aplicar un filtro en un informe haciendo clic con el botón secundario en un valor de la vista Informe.

  2. Escriba “L” en la casilla que aparece y haga clic en Aceptar.

    Cuadro de diálogo del Filtro personalizado con la letra "L" introducida.

    Access aplica el filtro para que pueda imprimir el informe solamente con estos datos.

    Un informe de empleados filtrado por los empleados cuyos apellidos comienzan por "L".

Alternar o borrar filtros

En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Alternar filtro para eliminar y volver a aplicar el filtro según convenga.

Si cierra el informe sin borrar explícitamente los filtros, Access los recordará y usted podrá hacer clic de nuevo en Alternar filtro para volver a aplicarlos la próxima vez que abra el informe. Esto funciona incluso si cierra y vuelve a abrir la base de datos. Sin embargo, si hace clic en Inicio > Opciones avanzadas > Borrar todos los filtros, Access borrará los filtros totalmente y tendrá que empezar desde cero la próxima vez.

Guardar filtros como una consulta

Si tiene muchos filtros aplicados a un informe, puede guardarlos como una consulta. Así, podrá utilizar la consulta como el origen de datos para el informe actual o para un informe nuevo, o simplemente ejecutar la consulta la próxima vez que desee ver los datos.

  1. Aplique los filtros y haga clic en Inicio > Opciones avanzadas > Filtro u orden avanzado.

    Access creará una consulta que incluya todos los filtros que haya aplicado. Si desea ver otras columnas junto a las columnas filtradas en el resultado de la consulta, haga doble clic en las columnas de las tablas para añadirlas a la cuadrícula de la consulta.

  2. Haga clic en Guardar e introduzca un nombre para la consulta.

Para obtener más información sobre los informes, consulte Introducción a los informes en Access y, para obtener información más detallada sobre los filtros, consulte Filtrar datos en una base de datos de escritorio. Si desea más información sobre qué más puede hacer con las consultas, vea Introducción a las consultas.

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