Facilitar la visualización e impresión de una hoja de datos

Cuando se abre una tabla o se ve el resultado de una consulta, Microsoft Office Access 2007 muestra la tabla o el resultado de la consulta en la vista Hoja de datos. Puede personalizar su aspecto, la representación de filas y columnas que se muestra en la vista Hoja de datos, de varias maneras para facilitar el trabajo con la misma, su visualización o su impresión.

En este artículo se explica la forma de personalizar el aspecto de una hoja de datos para, por ejemplo, inmovilizar una columna o cambiar el color de fondo de filas alternas.

En este artículo

¿Qué es una hoja de datos?

Guardar los cambios de diseño

Cambiar el tamaño de las columnas o las filas

Mover una columna

Cambiar la fuente o su tamaño, formato y color

Mostrar u ocultar columnas

Inmovilizar y liberar columnas

Cambiar el estilo y el color de fondo de la cuadrícula

Establecer valores predeterminados para el aspecto de una hoja de datos

Mostrar los totales de columna

Cambiar el color de fondo de filas alternas

¿Qué es una hoja de datos?

Una hoja de datos muestra los campos de cada uno de los registros de una tabla, formulario o resultado de consulta en formato tabular (fila y columna), como se muestra aquí.

Tabla Empleados en la vista Hoja de datos

También puede ver un formulario en la vista Hoja de datos mediante el comando Formulario dividido, que abre una nueva ficha de objeto que muestra un formulario dividido horizontalmente en dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos. Para dividir un formulario, abra uno en cualquier vista y, a continuación, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.

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Guardar los cambios de diseño

Si realiza cambios en el diseño y el aspecto de una hoja de datos, puede guardarlos para que se apliquen la próxima vez que la abra. Cuando cierre una hoja de datos después de realizar cambios en su diseño, se le preguntará si desea guardar dichos cambios. Si hace clic en , los cambios se guardarán y se aplicarán la próxima vez que abra la hoja de datos. Si hace clic en No, los cambios se descartarán y la hoja de datos se abrirá con la configuración de diseño predeterminada (o con la última configuración guardada) la próxima vez que la abra.

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Cambiar el tamaño de las columnas o las filas

Algunas veces, no todas las columnas de una hoja de datos se ajustarán a la presentación deseada, o habrá columnas individuales que ocupen más espacio del necesario. Además, puede que desee cambiar el alto de las filas. Después de abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos, puede cambiar manualmente el tamaño de una columna, o puede hacer que su tamaño cambie automáticamente para ajustarse al contenido. El alto de las filas de una hoja de datos se puede cambiar, pero el nuevo valor se aplicará a todas las filas, no a filas individuales.

Cambiar manualmente el tamaño de una columna

  • Coloque el puntero en el borde derecho de la columna cuyo tamaño desee cambiar y, cuando el cursor del mouse (ratón) se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hasta que la columna tenga el tamaño deseado.

    Cambiar el tamaño de una columna en una hoja de datos

    O bien

  • Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Ancho de columna en el menú contextual.

  • En el cuadro de diálogo Ancho de columna, especifique un ancho de columna o active la casilla de verificación Ancho estándar para utilizar el ancho predeterminado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el tamaño de una columna para que se ajuste a su contenido

  • Haga doble clic en el borde derecho del encabezado de columna.

    O bien

  • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Ancho de columna en el menú contextual.

  • En el cuadro de diálogo Ancho de columna, haga clic en Ajuste perfecto.

Cambiar el tamaño de las filas

Cuando cambie el tamaño de una fila, cambiará el tamaño de todas ellas. No puede cambiar el tamaño de cada fila individualmente.

Cambiar el tamaño de las filas en una hoja de datos

  • Coloque el puntero entre dos Microsoft Office Access 2007selector de registros cualesquiera en el lado izquierdo de la hoja de datos y arrastre hasta que las filas tengan el tamaño deseado.

    O bien

  • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un selector de registro y, a continuación, haga clic en Alto de fila en el menú contextual.

  • En el cuadro de diálogo Alto de fila, especifique un alto de fila y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el alto de las filas al valor predeterminado

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un selector de registro y, a continuación, haga clic en Alto de fila en el menú contextual.

  2. En el cuadro de diálogo Alto de fila, active la casilla de verificación Alto estándar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: No se pueden deshacer los cambios efectuados en el ancho de una columna o en el alto de las filas haciendo clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Para deshacer los cambios, cierre la hoja de datos y, a continuación, haga clic en No cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de la hoja de datos. Al hacer clic en No también se desharán los demás cambios de diseño que haya realizado.

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Mover una columna

Puede cambiar el orden de las columnas de una hoja de datos arrastrándolas a diferentes ubicaciones. Por ejemplo, puede realizar esta acción para asegurarse de que una columna esté situada totalmente a la izquierda y, de este modo, quede siempre a la vista.

  1. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionarla.

  2. Arrástrela hasta su nueva ubicación. Cuando aparezca el cursor, suelte para colocar la columna en su posición.

    Mover la columna Nombre totalmente a la izquierda

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Cambiar la fuente o su tamaño, formato y color

Después de abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos, puede cambiar la fuente o sus características, como el tamaño, el formato y el color. Observe que los cambios se aplican a toda la hoja de datos. Si desea que los cambios se guarden para que aparezcan automáticamente la próxima vez que abra la hoja de datos, recuerde que tiene que hacer clic en cuando la cierre y se le pregunte si desea guardar los cambios efectuados en el diseño.

En la ilustración siguiente se muestra el grupo Fuente de la ficha Inicio. Los comandos de este grupo se utilizan para cambiar las características de la fuente en la hoja de datos.

Grupo Fuente

  • En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

    • Para cambiar la fuente, escriba o seleccione una fuente en el cuadro Fuente.

    • Para cambiar el tamaño de la fuente, escriba o seleccione un tamaño de fuente en el cuadro Tamaño de fuente.

    • Para cambiar el estilo de la fuente, haga clic en el botón Negrita, Cursiva o Subrayado (o en cualquier combinación de los tres).

    • Para cambiar el color de la fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Color de fuente y, a continuación, seleccione un color de la paleta.

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Mostrar u ocultar columnas

Cuando trabaje en la vista Hoja de datos, puede ocultar columnas para quitarlas de la vista. Puede invertir esta acción eligiendo que se muestren las columnas ocultas. Por ejemplo, puede que desee ocultar una columna que contenga información que no sea necesaria en ese momento.

Nota: Para mostrar u ocultar columnas en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

Ocultar una columna o columnas

  1. Seleccione la columna o columnas que desee ocultar.

    Para seleccionar columnas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los encabezados de columna adicionales que desee.

    Nota: Solo se pueden seleccionar varias columnas si éstas son adyacentes. Para ocultar columnas no adyacentes, debe seleccionar y ocultar cada una de ellas individualmente.

  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Ocultar columnas en el menú contextual.

Ocultar columnas en una hoja de datos

Mostrar columnas ocultas

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active las casillas de verificación correspondientes a las columnas ocultas que desee que se muestren y, a continuación, haga clic en Cerrar.

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Inmovilizar y liberar columnas

Puede que en alguna ocasión desee que algunas columnas se mantengan en el lado izquierdo mientras explora o se desplaza a otra posición en la hoja de datos. Por ejemplo, es posible que desee que una columna se mantenga en su posición para que se muestre siempre un encabezado o un Id. y pueda identificar fácilmente un registro. Para ello, puede inmovilizar una o varias columnas en su posición.

Nota: Para inmovilizar o liberar columnas en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

Inmovilizar una o más columnas

  1. Seleccione la columna o columnas que desee inmovilizar.

    Para seleccionar una columna, haga clic en su encabezado. Para seleccionar columnas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los encabezados de columna adicionales que desee. Solo se pueden seleccionar varias columnas si éstas son adyacentes. Para ocultar columnas no adyacentes, debe seleccionar y ocultar cada una de ellas individualmente.

  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Inmovilizar columnas en el menú contextual.

    Nota: Las columnas que inmovilice se desplazarán a la izquierda de todas las demás columnas. Para que estas columnas vuelvan a ocupar sus posiciones originales, primero debe liberarlas y, a continuación, arrastrar cada una de ellas a la posición que desee.

Liberar todas las columnas

  • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Liberar todas las columnas en el menú contextual.

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Cambiar el estilo y el color de fondo de la cuadrícula

Puede modificar el aspecto de una hoja de datos cambiando el estilo y el color de fondo de la cuadrícula. Además, puede configurar el color de fondo de modo que alterne para cada registro. Para ello, vea la sección Cambiar el color de fondo de filas alternas.

Nota: Para configurar el estilo o el color de fondo de la cuadrícula en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

Configurar el estilo de la cuadrícula

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Líneas de división.

  2. Haga clic en el estilo de líneas de división que desee.

    Botón Líneas de división en el grupo Fuente

Configurar el color de fondo

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Color de fondo o de relleno.

  2. Haga clic en el color de fondo que desee.

    Botón Color de fondo o de relleno en el grupo Fuente

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Establecer valores predeterminados para el aspecto de una hoja de datos

Puede personalizar los valores predeterminados que determinan el aspecto inicial de una hoja de datos. Mediante la personalización de los valores predeterminados, puede aplicar un aspecto predeterminado estándar a todas las nuevas hojas de datos. Puede cambiar estos valores en el cuadro de diálogo Opciones de Access. La configuración del diseño que realice aquí se aplicará a todas las bases de datos, no solo a la base de datos actual.

  1. Haga clic en el Botón de Office Imagen del botón de Microsoft Office .

  2. Haga clic en Opciones de Access y, a continuación, en Hoja de datos.

  3. Establezca las opciones que desee.

  4. Haga clic en Aceptar.

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Mostrar los totales de columna

En ocasiones, es conveniente que se muestre un total en la parte inferior de una columna. Microsoft Office Access 2007selector de registrosOffice Access 2007 proporciona una nueva herramienta denominada fila Total que simplifica el proceso de sumar los datos de una columna. También puede utilizar la fila Total para realizar otros cálculos, como buscar promedios, contar el número de elementos de una columna, y buscar los valores máximo y mínimo de una columna de datos.

Fila Total en hoja de datos

Para que se muestre la fila Total mientras está visualizando una hoja de datos, siga este procedimiento:

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

    Aparecerá una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.

  2. Haga clic en la celda que contiene la palabra Total.

    Observe que aparecerá una flecha en la celda.

  3. Haga clic en la flecha para seleccionar una función de agregado.

    Las funciones de agregado que estén disponibles dependerán del tipo de datos que contenga la columna. Por ejemplo, si la columna contiene datos de moneda, verá una lista de funciones como la que se muestra en el gráfico anterior.

Para obtener más información sobre el uso de una fila Total, haga clic en el vínculo de la sección Vea también de este artículo.

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Cambiar el color de fondo de filas alternas

Puede configurar el color de fondo de filas alternas en una hoja de datos con independencia del color de fondo normal. La configuración de un color de fondo alternativo facilita la distinción entre filas adyacentes.

Nota: Para cambiar el color de fondo de filas alternas en una hoja de datos, primero debe abrir una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón Color de fondo o de relleno alternativo.

    Botón Color de fondo o de relleno alternativo en el grupo Fuente

  2. Haga clic en el color de fondo de filas alternas que desee aplicar.

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