Facilitar la lectura de datos de resumen mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

Para facilitar la lectura y la comprensión de los datos de resumen en Access, le recomendamos usar una consulta de tabla de referencias cruzadas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio u otra función agregada y, a continuación, agrupa los resultados por dos conjuntos de valores: un conjunto en el lado de la hoja de datos y el otro a lo largo de la parte superior. En la cinta de opciones, haga clic en Crear y, a continuación, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas.

Si un conjunto de datos tiene valores de datos, el asistente le ayudará a agrupar los registros por intervalos estándar, como meses o trimestres.

En este artículo

Información general

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante el Asistente para consultas de referencias cruzadas

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista SQL

Usar rangos o intervalos para los encabezados

Solicitar un parámetro para limitar los encabezados de fila

Reemplazar valores Null por ceros

Sugerencias para consultas de tabla de referencias cruzadas

Nota: Las consultas de tabla de referencias cruzadas no están disponibles en aplicaciones web de Access y están parcialmente admitidas en una base de datos: no las puede usar ningún objeto web.

Información general

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección. Cuando ejecuta una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos con una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos.

La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas le resultará más fácil de leer que una consulta de selección sencilla que muestre los mismos datos, como se muestra en la siguiente ilustración.

Una consulta de selección y una consulta de tabla de referencias cruzadas con los mismos datos

1. En esta consulta de selección, los datos de resumen están agrupados verticalmente por empleado y categoría.

2. Una consulta de tabla de referencias cruzadas puede mostrar los mismos datos, pero los agrupa tanto horizontal como verticalmente para que la hoja de datos pueda ser más compacta y más fácil de leer.

Cuando cree una consulta de tabla de referencias cruzadas, deberá especificar los campos que contienen los encabezados de fila, el campo que contiene los encabezados de columna y el campo que contiene los valores que se van a resumir. Solo puede usar un campo cuando especifique los encabezados de columna y los valores que se van a resumir, y tres campos como máximo cuando especifique los encabezados de fila.

Puede usar también una expresión para generar los encabezados de fila, los encabezados de columna y los valores que se van a resumir. Para obtener más información, vea Funciones de agregado de SQL.

Diagrama de una consulta de tabla de referencias cruzadas

1. Las columnas (hasta tres) de este lado contienen los encabezados de fila. Los nombres de los campos que se usan como encabezados de fila aparecen en la fila superior de estas columnas.

2. Aquí se muestran los encabezados de fila. El número de filas de la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas puede aumentar rápidamente si se usan varios campos de encabezado de fila, ya que se muestra cada combinación de encabezados de fila.

3. Las columnas de este lado contienen los encabezados de columna y los valores de resumen. Tenga en cuenta que el nombre del campo de encabezado de columna no aparece en la hoja de datos.

4. Aquí se muestran los valores de resumen.

Métodos para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas

Usar el Asistente para consultas de referencias cruzadas    El Asistente para consultas de referencias cruzadas suele ser la forma más rápida y sencilla de crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Realiza casi todo el trabajo, pero hay algunas opciones que el asistente no ofrece.

El asistente ofrece estas ventajas:

  • Es fácil de usar. Para utilizarlo, inicie al asistente y responda a una serie de preguntas guiadas.

  • Puede agrupar automáticamente fechas en intervalos. Si usa un campo que contiene datos de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente también le permite agrupar las fechas por intervalos, como meses o trimestres.

    Sugerencia: Si desea usar valores de un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, pero desea agrupar las fechas por intervalos que no proporciona el asistente, como el año fiscal o un bienio, no use el asistente para crear la consulta. En su lugar, cree la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño y use una expresión para crear los intervalos.

  • Puede usarse como punto de partida. Puede usar el asistente para crear la consulta básica de tabla de referencias cruzadas que desee y, después, puede ajustar el diseño de la consulta en la vista Diseño.

Sin embargo, al usar el asistente, no podrá:

  • Usar más de una tabla o de una consulta como un origen de registros.

  • Usar una expresión para crear campos.

  • Agregar un mensaje de solicitud de parámetros.

  • Especificar una lista de valores fijos para usarlos como encabezados de columna.

    En el último paso del asistente, puede elegir si desea modificar la consulta en la vista Diseño. Esto le permite agregar elementos de diseño de consulta que no admite el asistente, como orígenes de registros adicionales.

Trabajar en la vista Diseño    La vista Diseño le permite tener más control sobre el diseño de la consulta. Es compatible con características que no están disponibles en el asistente.

Considere la posibilidad de usar la vista Diseño para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas si desea:

  • Tener más control sobre el proceso. El asistente toma algunas decisiones por usted.

  • Usar más de una tabla o de una consulta como un origen de registros.

  • Agregar un mensaje de solicitud de parámetros a la consulta.

  • Usar expresiones como campos en la consulta.

  • Especificar una lista de valores fijos para usarlos como encabezados de columna.

  • Practicar con la cuadrícula de diseño.

Escribir una consulta en la vista SQL    Puede escribir una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista SQL, si lo prefiere. Sin embargo, no puede especificar los tipos de datos de parámetro con la vista SQL. Si desea usar un parámetro en la consulta de tabla de referencias cruzadas, debe modificar la consulta en la vista Diseño para especificar el tipo de datos del parámetro.

Sugerencia: Recuerde que puede usar más de un método para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Puede usar el asistente para crear la consulta y, a continuación, usar la vista Diseño para modificar su diseño.

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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante el Asistente para consultas de referencias cruzadas

Para usar el Asistente para consultas de referencias cruzadas, es necesario que use una sola tabla o consulta como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que desee. Para obtener más información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección Vea también.

En este ejemplo crearemos una consulta de tabla de referencias cruzadas con la tabla Productos de la base de datos de ejemplo de Northwind. Queremos mostrar un recuento del número de productos en cada categoría de todos los proveedores.

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas. Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Asistente para consultas.

    El grupo Consultas de la cinta de opciones de Access incluye dos opciones: Asistente para consultas y Diseño de consulta
  2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas y en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para consultas de referencias cruzadas.

  3. En la primera página del asistente, elija la tabla o consulta que desee usar para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Para realizar este ejemplo, seleccione la tabla Productos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    En el Asistente para consultas de referencias cruzadas, seleccione una tabla o una consulta.
  4. En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de fila. Puede seleccionar hasta tres campos para los orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos encabezados de fila use, más fácil será de leer la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas. Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden predeterminado en el que se ordenarán los resultados.

    Para este ejemplo, seleccione Id. del proveedor.valor y, a continuación, haga clic en el botón con el símbolo >. Observe que Access muestra el nombre del campo en la parte izquierda de la vista previa de la consulta de ejemplo en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Siguiente para continuar.

    Seleccione un campo para mostrarlo como encabezados de fila en el Asistente para consultas de referencias cruzadas.
  5. En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desea usar como encabezados de columna. En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo, puede ser preferible usar un campo que solo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que usar un campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).

    Si el campo que usa para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos, por ejemplo meses o trimestres.

    Para este ejemplo, seleccione Categoría y observe que Access muestra nombres de ejemplo de categorías en la parte superior de la vista previa de la consulta de ejemplo en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Siguiente para continuar.

    Seleccione un campo para mostrarlo como encabezados de fila en el Asistente para consultas de referencias cruzadas.
  6. Si elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, en la siguiente página del asistente se le pedirá que especifique el intervalo por el que desea agrupar las fechas. Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente se saltará esta página.

  7. En la siguiente página, elija un campo y una función para calcular valores de resumen. El tipo de datos del campo que seleccione determinará qué funciones están disponibles.

    En la misma página, active o desactive la casilla Sí, incluir sumas de filas para incluir o excluir las sumas de fila.

    Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que usa el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los sexos.

    Para este ejemplo, seleccione ID en el cuadro Campos y Recuento en el cuadro Funciones para que Access cuente el número de productos en cada intersección de proveedor y categoría. Deje seleccionada la casilla Sí, incluir sumas de filas. Access creará una columna con el número total de productos de cada proveedor. Haga clic en Siguiente para continuar.

    Seleccione un campo y una función para calcular en el Asistente para consultas de referencias cruzadas.
  8. En la última página del asistente, escriba un nombre para la consulta y, después, especifique si desea ver los resultados o modificar el diseño de la consulta.

    Puede cambiar la función que se usa para producir sumas de filas si edita la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

  9. Si ha realizado este ejemplo paso a paso con la tabla Productos de la base de datos de Northwind, la consulta de tabla de referencias cruzadas mostrará la lista de nombres de proveedores como filas, los nombres de las categorías de productos como columnas y el recuento de la cantidad de productos en cada intersección.

    Una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Hoja de datos con categorías de productos y proveedores.

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Al usar la vista Diseño para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas, puede usar todos los orígenes de registros (tablas y consultas) que desee. Sin embargo, puede hacer que el diseño sea sencillo si primero crea una consulta de selección que devuelva todos los datos que desee y, después, usa dicha consulta como el único origen de registros para la consulta de tabla de referencias cruzadas. Para obtener más información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección Vea también.

Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño, se usan las filas Total y Tabla de referencias cruzadas de la cuadrícula de diseño para especificar qué valores de campo se convertirán en encabezados de columna, cuáles se convertirán en encabezados de fila y para qué campo se debe proporcionar la suma, promedio, recuento u otro cálculo.

Partes de una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño

1. La configuración de estas filas determina si el campo es un encabezado de fila, un encabezado de columna o un valor de resumen.

2. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de fila.

3. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de columna.

4. Esta configuración produce los valores de resumen.

Crear la consulta

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta. Nota: Si usa Access 2007, haga clic en Crear > Otros > Diseño de consulta.

    El grupo Consultas de la cinta de opciones de Access incluye dos opciones: Asistente para consultas y Diseño de consulta
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada tabla o consulta que desee usar como origen de registros.

    Si utiliza más de un origen de registros, asegúrese de que las tablas o consultas se combinan por campos que tengan en común. Para obtener más información acerca de la combinación de tablas y consultas, consulte la sección Vea también.

  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  4. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

  5. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en cada campo que desee usar como origen de encabezados de fila. Puede seleccionar hasta tres campos para los encabezados de fila.

  6. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas de cada campo de encabezado de fila, seleccione Encabezado de fila.

    Puede especificar una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados de dicho campo. También puede usar la fila Ordenar para especificar un criterio de ordenación para un campo.

  7. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar como origen de encabezados de columna. Para los encabezados de columna, solo puede seleccionar un campo.

  8. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de encabezado de columna, seleccione Encabezado de columna.

    Puede escribir una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados del campo de encabezado de columna. Sin embargo, el uso de una expresión de criterios con el campo de encabezado de columna no limita el número de columnas que devuelve la consulta de tabla de referencias cruzadas. En su lugar, limita qué columnas contienen datos. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de encabezado de columna con tres valores posibles: rojo, verde y azul. Si aplica el criterio ='azul' al campo de encabezado de columna, la consulta seguirá mostrando una columna para rojo y otra para verde, pero solo la columna de azul contendrá datos.

    Si desea limitar los valores que se muestran como encabezados de columna, puede especificar una lista de valores fijos mediante la propiedad Encabezados de columna de la consulta. Para obtener más información, consulte la siguiente sección.

  9. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para calcular valores de resumen. Solo puede seleccionar un campo para valores de resumen.

  10. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Total del campo de valores de resumen, seleccione una función de agregado que se usará para calcular los valores.

  11. En la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de valores de resumen, seleccione Valor.

    No se pueden especificar criterios para un campo de valores de resumen ni ordenar por dicho campo.

  12. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Especificar valores fijos para encabezados de columna

Si desea especificar valores fijos para los encabezados de columna, puede establecer la propiedad Encabezados de columna de la consulta.

  1. Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

  2. Si la hoja de propiedades no está visible, presione F4 para mostrarla.

  3. En la hoja de propiedades, justo encima de la pestaña General, asegúrese de que el Tipo de selección es Propiedades de la consulta. Si no lo es, haga clic en un lugar vacío del espacio situado encima de la cuadrícula de diseño de la consulta.

  4. En la hoja de propiedades, en la pestaña General, en la propiedad Encabezados de columna, especifique la lista de valores separados por comas que desee usar como encabezados de columna.

    Algunos caracteres (como la mayoría de los signos de puntuación) no están permitidos en los encabezados de columna. Si usa estos caracteres en la lista de valores, Access sustituye cada uno de ellos por el carácter de subrayado (_).

Sintaxis de SQL para una consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas se expresa en SQL como una instrucción TRANSFORM. Una instrucción TRANSFORM consta de la siguiente sintaxis:

TRANSFORM función_de_agregado
instrucción_de_selección
PIVOT campo_dinámico [IN (valor1[, valor2[, ...]])]

La instrucción TRANSFORM consta de las siguientes partes:

Parte

Descripción

función_de_agregado

Una función de agregado de SQL que funciona en los datos seleccionados.

instrucción_de_selección

Una instrucción SELECT.

campo_dinámico

El campo o expresión que quiere usar para crear encabezados de columna en el conjunto de resultados de la consulta.

valor1, valor2

Valores fijos que se usan para crear encabezados de columna.

La vista SQL no limita el número de tablas o consultas que puede usar como origen de registros para una consulta de tabla de referencias cruzadas. Sin embargo, puede hacer que el diseño sea sencillo si crea una consulta de selección que devuelva todos los datos que desee usar en la consulta de tabla de referencias cruzadas y, después, usa dicha consulta de selección como el origen de registros. Para obtener más información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección Vea también.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

  2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, luego, haga clic en Vista SQL.

  4. En la pestaña Objeto SQL, escriba o pegue la siguiente instrucción SQL:

    TRANSFORM 
    SELECT
    FROM
    GROUP BY
    PIVOT
    ;
  5. En la primera línea, después TRANSFORM, escriba una expresión para calcular valores de resumen, por ejemplo, Suma([Cantidad]).

    Si usa más de una tabla o más de una consulta como origen de registros, incluya el nombre de la tabla o la consulta como parte del nombre de cada campo. Por ejemplo, Suma([Gastos].[Cantidad]).

  6. En la segunda línea, después de SELECT, escriba una lista de campos o de expresiones de campo que desea usar para los encabezados de fila. Separe los elementos de lista con comas. Por ejemplo, [Presupuesto].[Id_departamento],[Gastos].[Tipo].

  7. En la tercera línea, después de FROM, escriba una lista de las tablas o consultas que va a usar como origen de registros. Por ejemplo, Presupuesto, Gastos.

  8. En la cuarta línea, después de GROUP BY, escriba la misma lista de campos que ha usado en la cláusula SELECT, en el paso 6.

  9. En la quinta línea, después de PIVOT, escriba un nombre de campo o una expresión que desee usar para encabezados de columna. Por ejemplo, PIVOT [Presupuesto].[Año].

Para agregar un criterio de ordenación a una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista SQL, use una cláusula ORDER BY.

  1. Inserte una línea entre la cláusula GROUP BY y la cláusula PIVOT.

  2. En la nueva línea, escriba ORDER BY seguido de un espacio.

  3. Escriba el nombre del campo o la expresión que quiera ordenar. Por ejemplo, ORDER BY [Gastos].[Clase_gastos].

    De forma predeterminada, una cláusula ORDER BY ordena los valores en orden ascendente. Si desea ordenarlos en orden descendente, escriba DESC después del nombre del campo o de la expresión.

  4. Si desea ordenar un campo adicional o una expresión, escriba una coma y, después, escriba el nombre del campo adicional o la expresión. La ordenación se realiza en el orden en que aparecen los campos o expresiones en la cláusula ORDER BY.

  • Al final de la cláusula PIVOT en la vista SQL de la consulta de tabla de referencias cruzadas, escriba IN seguido de una lista de valores delimitados con paréntesis y separados por comas para usarlos como encabezados de columna. Por ejemplo, IN (2007, 2008, 2009 y 2010) genera cuatro encabezados de columna: 2007, 2008, 2009 y 2010.

Si especifica un valor fijo que no corresponde a un valor de campo del campo PIVOT, ese valor fijo se convierte en un encabezado de columna en una columna vacía.

  1. Inserte una nueva línea después de la cláusula FROM en la vista SQL de la consulta de tabla de referencias cruzadas.

  2. Escriba WHERE seguido de un criterio de campo.

    Si quiere usar criterios adicionales, puede usar los operadores AND y OR para ampliar la cláusula WHERE. También puede usar paréntesis para agrupar criterios en grupos lógicos.

En ocasiones, en lugar de usar todos los valores de un campo para los encabezados de fila o columna, desea agrupar los valores de un campo en intervalos y, después, usar dichos intervalos para los encabezados de fila o columna. Por ejemplo, suponga que usa un campo “Edad” para los encabezados de columna. En lugar de usar una columna para cada edad, puede ser preferible usar columnas que representen intervalos de edad.

Puede usar la función IIF en una expresión para crear intervalos para los encabezados de fila o columna.

Sugerencia: Si desea crear intervalos con un campo de fecha y hora, considere la posibilidad de usar el Asistente para consultas de referencias cruzadas. El asistente le permite agrupar las fechas por intervalos de Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Si ninguno de estos intervalos es de su agrado, debe crear la consulta en la vista Diseño y, después, usar la técnica descrita en esta sección para crear los intervalos que desea.

  1. Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Campo, haga clic con el botón secundario en una columna vacía y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.

  3. En el cuadro Zoom, escriba un alias de campo seguido de dos puntos (:).

  4. Escriba IIf().

  5. Entre los paréntesis que siguen a IIf, escriba una expresión de comparación que defina el primer intervalo de valores del campo.

    Por ejemplo, suponga que va a crear intervalos para un campo Edad y desea que cada intervalo sea de veinte años. La expresión de comparación del primer intervalo es [Edad]<21.

  6. Escriba una coma detrás de la expresión de comparación y, después, escriba un nombre para el intervalo entre comillas. El nombre que proporcione será el encabezado de tabla de referencias cruzadas para los valores comprendidos en el intervalo.

    Por ejemplo, detrás de [Edad]<21, escriba una coma y, después, escriba "0-20 años".

  7. Escriba una coma detrás del nombre del intervalo (fuera de las comillas) y, después, realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Para crear otro intervalo, escriba IIf() y, después, repita los pasos 5, 6 y 7.

    • Para el último intervalo, escriba solo un nombre para el intervalo.

      Por ejemplo, una expresión IIf anidada completa que separa un campo Edad en intervalos de veinte años puede tener el siguiente aspecto (se han agregado saltos de línea para facilitar la legibilidad):

      IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))

      Nota: Cuando Access evalúa la expresión, se interrumpe en cuanto una de las instrucciones IIf se evalúa como True. No es necesario especificar el extremo inferior de cada intervalo, ya que cualquier valor por debajo del extremo inferior de un intervalo determinado ya se habría evaluado como True.

  8. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Total, seleccione Agrupar por.

  9. En la fila Tabla de referencias cruzadas, especifique si se deben usar los intervalos como encabezados de fila o encabezados de columna. Recuerde que puede especificar entre uno y tres encabezados de fila, y un encabezado de columna.

Puede que desee que la consulta de tabla de referencias cruzadas solicite información cuando se ejecute. Por ejemplo, suponga que usa varios encabezados de fila, uno de los cuales es País o región. En lugar de mostrar siempre los datos de cada país o región, puede que desee que la consulta solicite un nombre y, después, se muestren los datos en función de la información del usuario.

Puede agregar un mensaje de solicitud de parámetros a cualquier campo de encabezado de fila.

Nota: También puede agregar un mensaje de solicitud de parámetros a un campo de encabezado de columna, pero esto no limitará las columnas que aparecen.

  1. Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

  2. En la fila Criterios del campo de encabezado de fila para el que desee solicitar información al usuario, escriba el texto de la pregunta entre corchetes. El texto aparecerá como un mensaje al ejecutar la consulta.

    Por ejemplo, si escribe [¿Qué país o región?] en la fila Criterios, cuando se ejecute la consulta, aparecerá un cuadro de diálogo con la pregunta "¿Qué país o región?", un cuadro para especificar la información y un botón Aceptar.

    Sugerencia: Si desea que el parámetro sea flexible, concatene la expresión con caracteres comodín mediante el operador Como. Por ejemplo, en lugar de usar [¿Qué país o región?] como criterio, puede usar Como [¿Qué país o región?]&"*" para que el parámetro coincida con un intervalo de datos mayor. El uso de Como no cambia la apariencia del mensaje de solicitud de parámetros.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.

  4. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetros, especifique el mismo mensaje de solicitud de parámetros que usó en la fila Criterios. Incluya los corchetes, pero no incluya caracteres comodín concatenados ni el operador Como.

  5. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos del parámetro. El tipo de datos debe coincidir con el tipo de datos del campo de encabezado de fila.

Si el campo que usa para calcular valores de resumen en la consulta de tabla de referencias cruzadas contiene valores Null, estos valores se omitirán en cualquier función de agregado que use. En algunas funciones de agregado, los resultados pueden verse afectados. Por ejemplo, para calcular un promedio, se suman todos los valores y se divide el resultado entre el número de valores. Pero si el campo contiene valores Null, estos no se cuentan como parte del número de valores.

En algunos casos, es posible que prefiera reemplazar los valores Null por ceros con el fin de que los valores se cuenten durante los cálculos de agregado. Puede usar la función Nz para reemplazar los valores Null por ceros.

Sintaxis de Nz

Nz ( variant [, valueifnull])

La sintaxis de la función Nz consta de los siguientes argumentos:

Argumento

Descripción

variant

Necesario. Variable de tipo de datosVariant.

valueifnull

Opcional (a menos que se use en una consulta). Tipo de datos Variant que proporciona el valor que se va a devolver si el argumento variant es Null. Este argumento permite devolver un valor distinto de cero o una cadena de longitud cero.

Nota: Si usa la función Nz en una expresión de una consulta sin usar el argumento valorSiEsNulo, el resultado será una cadena de longitud cero en los campos que contengan valores nulos.

  1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en el campo Valor.

  2. En el menú contextual, haga clic en Zoom.

  3. En el cuadro Zoom, incluya el nombre del campo o la expresión entre paréntesis y, después, escriba Nz delante de los paréntesis.

  4. Escriba , 0 justo antes del paréntesis de la derecha.

    Por ejemplo, si usó Nz con un campo llamado "Horas perdidas" para convertir los valores Null en ceros, la expresión terminada tendría el siguiente aspecto:

Nz([Hours Lost], 0)

  • Simplifique    Las consultas de tabla de referencias cruzadas pueden ser difíciles de leer a medida que aumenta el número de combinaciones de filas. No use más encabezados de fila de los necesarios.

  • Construya la tabla de referencias cruzadas por pasos    No se limite al uso de tablas. Puede empezar por crear una consulta de totales y, después, usar dicha consulta como origen de registros de una consulta de tabla de referencias cruzadas.

  • Elija con cuidado el campo de encabezado de columna    Las hojas de datos de tabla de referencias cruzadas tienden a ser más fáciles de leer cuando el número de encabezados de columna es relativamente pequeño. Una vez identificados los campos que desea usar como encabezados, considere la posibilidad de usar el campo que tenga menos valores distintivos para producir encabezados de columna. Por ejemplo, si la consulta calcula un valor por edad y sexo, considere la posibilidad de usar el sexo para los encabezados de columna en lugar de la edad, ya que el sexo tiene menos valores posibles que la edad.

  • Usar una subconsulta en una cláusula WHERE    Puede usar una subconsulta como parte de una cláusula WHERE en una consulta de tabla de referencias cruzadas.

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Vea también

Crear una consulta de selección sencilla

Unir tablas y consultas

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