Facilitar el uso de una base de datos personalizando y controlando el panel de exploración

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Personalice y controle el contenido y la organización del panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso de una base de datos. La navegación personalizada contribuye a aumentar la eficacia porque permite agrupar, resaltar u ocultar objetos. En este artículo se contemplan las distintas formas de personalizar y controlar el panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso facilitando a los usuarios la búsqueda solo de aquellos objetos de la base de datos que necesiten usar.

En este artículo no se documentan las características de seguridad de base de datos, como cifrar la base de datos con una contraseña. Para más información, consulte la sección Vea también.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Personalizar el panel de navegación

Controlar el panel de navegación usando una macro

Deshabilitar la vista de diseño de un elemento

Ocultar un objeto de base de datos

Información general

El panel de navegación situado a un lado de la pantalla, ofrece una interfaz de los objetos de la base de datos y proporciona varias características que ayudan a personalizar la experiencia del usuario.

Panel de navegación Northwind 2007

En el panel de navegación, los elementos se organizan en grupos. Para elegir cómo se agrupan, debe especificar una categoría, como Tipo de objeto o Fecha de creación. En la ilustración anterior se muestra el grupo Todos los objetos de Access de la categoría Tipo de objeto con algunos de los grupos de tipo de objeto (como Tablas y Consultas) cerrados.

Categorías y grupos personalizados

También puede crear categorías personalizadas y grupos personalizados dentro de esas categorías. En los grupos personalizados, puede crear accesos directos que apunten a los objetos de la base de datos.

Por ejemplo, suponga que tiene muchos informes en la base de datos que ejecuta con distinta frecuencia (por ejemplo, diariamente o trimestralmente). Puede crear una categoría Informes y, después, crear los grupos Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Trimestralmente y Anualmente. Tras ello, en cada grupo puede crear accesos directos a los informes correspondientes.

Puede crear varios accesos directos a un objeto de la base de datos, cada uno de ellos en un grupo personalizado diferente.

Mostrar u ocultar categorías y grupos

Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de navegación para mostrar u ocultar algunas de las categorías y grupos en el panel de navegación.

También puede usar acciones de macro para controlar la visualización de las categorías del panel de navegación como una base de datos se abre en Access. Estas acciones están disponibles en Microsoft Office Access 2007:

  • DefinirCategoríasMostradas    Use esta acción para mostrar u ocultar una categoría. Puede mostrar u ocultar solo una categoría cada vez que use esta acción. Sin embargo, puede usar esta acción varias veces en una macro para mostrar u ocultar categorías individuales según sea necesario.

  • BloquearPanelDeExploración    Use esta acción para bloquear el panel de navegación. Esto sirve para impedir que los usuarios agreguen, muevan o eliminen elementos por accidente en el panel de navegación.

    El bloqueo del panel de navegación no evita que los usuarios copien los objetos de la base de datos en el portapapeles.

Desplazarse a una categoría o grupo automáticamente al abrirse la base de datos

Puede usar la acción de macro DesplazarseA para desplazarse a una categoría o grupo. Si usa esta acción en la macro autoejecutable, puede desplazarse automáticamente a una categoría o grupo cuando se abra la base de datos.

Deshabilitar la vista Diseño

Los elementos que se muestran en las categorías o grupos personalizados son en realidad accesos directos que apuntan a objetos de la base de datos.

Los accesos directos del panel de navegación tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño que se puede configurar. Haga clic con el botón secundario en el acceso directo, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) en Propiedades de tabla en el menú contextual y, después, active la casilla Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Si esta propiedad está habilitada, el acceso directo no se podrá usar para abrir el objeto de destino correspondiente en la vista Diseño o la vista Presentación. Por ejemplo, si habilita esta propiedad en un acceso directo a un formulario, los usuarios no podrán usar dicho acceso directo para cambiar el diseño o la presentación del formulario.

Ocultar objetos de la base de datos

Las categorías y grupos integrados en el panel de navegación no muestran accesos directos, sino objetos de base de datos reales. Entre estos grupos se incluyen los siguientes:

  • Todos los grupos de cualquier categoría integrada.

  • El grupo Objetos sin asignar de cualquier categoría personalizada.

Los objetos de la base de datos carecen de la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Puede ocultar los objetos de la base de datos para evitar que se altere el diseño y, después, proporcionar accesos directos a ellos en las categorías y grupos personalizados.

Antes de empezar

Combinando estas características, puede controlar de forma eficaz la organización del panel de navegación para mejorar las posibilidades de uso. Sin embargo, estas características no impedirán que un usuario malintencionado realice cambios de diseño no deseados en la base de datos, ni tampoco el acceso no autorizado a los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:

Las características se pueden omitir.   

  • Si usa una macro para controlar y bloquear el panel de navegación, no olvide que los usuarios pueden deshabilitar la macro al inicio manteniendo presionada la tecla MAYÚS.

  • Los accesos directos del panel de navegación tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño, pero no los objetos de la base de datos. Puede ocultar las categorías y grupos que contienen objetos de base de datos, puede ocultar incluso los objetos en sí, pero los usuarios pueden mostrarlos.

Centrarse en el usuario.   

  • Cuando planee y diseñe el sistema de navegación de una base de datos, trabaje con las personas que la vayan a usar. Si esto no es posible, centre el proceso de diseño en las necesidades de estos usuarios.

  • En función de los recursos, considere la posibilidad de usar grupos de enfoque para el planeamiento y realizar pruebas de uso durante el diseño.

Seguridad no es el objetivo.   

  • El objetivo de implementar estas características para controlar el panel de navegación debe ser mejorar las posibilidades de uso de una base de datos. Estas características no están pensadas para proteger una base de datos.

  • Para más información sobre las formas de proteger una base de datos, consulte la sección Vea también.

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Personalizar el panel de navegación

Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de navegación para personalizar el panel de navegación.

Cuadro de diálogo Opciones de navegación

El proceso se compone de los siguientes pasos:

  1. Crear una categoría personalizada. Access proporciona uno previamente creada categoría personalizada: personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoría y agregar o quitar grupos según sus necesidades. También puede crear nuevas categorías personalizadas.

  2. Crear un grupo personalizado. Después de crear una categoría, cree uno o más grupos personalizados para la nueva categoría.

  3. Asignar objetos al grupo personalizado con accesos directos. En el panel de exploración, arrastre o copie y pegue los objetos de base de datos que desea asignar al grupo personalizado. Arrastre o copie los objetos de un grupo especial de la nueva categoría denominada Objetos no asignados, que Access crea cuando se crea una categoría personalizada.

    • Cuando se agrega un objeto de base de datos del grupo Objetos sin asignar al grupo personalizado, Access crea un acceso directo a dicho objeto. El objeto en sí no se mueve ni se copia.

    • Si elimina un acceso directo en un grupo personalizado o le cambia el nombre, esos cambios no afectan al propio objeto, sino únicamente al acceso directo.

    • Puede crear todos los accesos directos a un objeto de base de datos que desee. Cada grupo debe tener solo un acceso directo a un objeto de base de datos determinado.

  4. Mostrar u ocultar grupos u objetos en una categoría personalizada. Tras rellenar los grupos o el grupo personalizado, puede ocultar el grupo Objetos no asignados y todos los demás grupos que no desea mostrar. También puede ocultar objetos individuales.

    También puede usar la acción de macro DefinirCategoríasMostradas para mostrar u ocultar una categoría. Mediante una macro, puede mostrar u ocultar categorías independientemente de la configuración en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información, vea la sección Control usando una macro en el panel de navegación.

Crear una categoría personalizada

  1. Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En la lista Categorías del cuadro de diálogo Opciones de navegación, haga clic en Agregar elemento.

    Aparece una nueva categoría en la lista. En esta ilustración se muestra una nueva categoría personalizada:

    Una nueva categoría personalizada en el panel de navegación

  3. Dé un nombre a la nueva categoría y, a continuación, presione ENTRAR.

    Sugerencia: Intente que el nombre tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Después de crearlo, observe que el título de la lista de la derecha cambia para reflejar dicho nombre. Por ejemplo, si el nombre de la nueva categoría es Mi panel de control, el título que se ve en la lista de la derecha es Grupos de "Mi panel de control". Observe también que en la lista figura un grupo denominado Objetos sin asignar. Access crea este grupo de forma predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos que se usan para llenar el grupo personalizado.

    Después de crear la categoría personalizada, debe crear uno o varios grupos para ella. Puede crear todos los grupos que necesite. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de navegación y lleve a cabo los pasos siguientes.

Crear un grupo personalizado

  1. En la lista grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, Mi panel de control puede contener tres grupos: formularios de entrada de datos, informes y consultas. Las necesidades de los usuarios o sus propias preferencias deben determinar los grupos que agregue.

  2. Deje activada la casilla situada junto a Objetos sin asignar y, después, haga clic en Aceptar.

    Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de navegación y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de navegación, pero aún no podrá ver el nuevo grupo.

  3. Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo grupo e incluir objetos en él.

Si solo tiene intención de agregar un elemento a un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el elemento, seleccione Agregar al grupo en el menú contextual y haga clic en Nuevo grupo.

Asignar objetos al grupo personalizado con accesos directos

  1. Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de navegación y, en la sección superior del menú, haga clic en la nueva categoría.

    El grupo o los grupos que creó para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos sin asignar.

  2. Arrastre elementos del grupo Objetos sin asignar a un grupo personalizado.

    Para mover varios elementos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en ellos y, después, arrástrelos a un grupo personalizado.

Mostrar u ocultar grupos y objetos de una categoría personalizada

Es posible ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos o todos los objetos de un grupo. Recuerde los siguientes puntos:

  • Access ofrece dos formas de ocultar elementos. Puede usar los comandos que se proporcionan en el panel de navegación para ocultar un acceso directo de un grupo, o bien puede establecer la propiedad Oculto de un objeto de base de datos para ocultar los accesos directos al objeto en todos los grupos y categorías de la base de datos abierta, incluidas las categorías y grupos integrados.

  • Puede hacer completamente invisibles los objetos y grupos ocultos o puede mostrarlos en el panel de navegación como iconos atenuados no disponibles. Para ello, se activa o desactiva la casilla Mostrar objetos ocultos del cuadro de diálogo Opciones de navegación. Esa casilla se usa también cuando es necesario mostrar o restaurar un grupo o un objeto.

Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea.

Ocultar un grupo en una categoría

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar.

    También puede ocultar un grupo mediante el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Abrir el cuadro de diálogo (consulte los pasos de la sección siguiente si no sabe cómo) y, en la lista grupos de "categoría", desactive la casilla de verificación situada junto al grupo que desee ocultar.

Restaurar un grupo oculto en una categoría

  1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

  2. En la lista Categorías, seleccione la categoría que contenga el grupo oculto.

  3. En la lista grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.

  4. Haga clic en Aceptar.

Ocultar un acceso directo o un objeto solo en su grupo

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo o el objeto y, después, haga clic en Ocultar en este grupo.

    Nota: Este comando no está disponible para los objetos del grupo Objetos sin asignar de una categoría personalizada.

Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías

  1. Haga clic con el botón secundario en el objeto que quiera ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla en el menú contextual.

    Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre de objeto y Access agrega el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario denominado pedidos, el título del cuadro de diálogo muestra las Propiedades de pedidos. La figura siguiente muestra el cuadro de diálogo.

    El cuadro de diálogo Propiedades de un objeto de base de datos en Access

  2. Active la casilla de verificación Oculto.

  3. Haga clic en Aceptar.

Restaurar o mostrar un objeto oculto

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

  2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.

  3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de navegación.

    En el panel se muestra un icono atenuado por cada objeto oculto.

  4. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Si ocultó un acceso directo en un grupo, haga clic con el botón secundario en él y haga clic en Mostrar en este grupo.

    • Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla y, después, desactive la casilla Oculto.

Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados

Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo, según lo vayan haciendo la demanda de los usuarios y la empresa. Puede agregar o quitar los accesos directos en un grupo en cualquier momento.

Quitar un acceso directo de un grupo personalizado

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que quiera quitar y haga clic en Quitar.

Restaurar un acceso directo en un grupo personalizado

  1. Si el grupo Objetos sin asignar está oculto, muéstrelo.

    Mostrar el grupo objetos no asignados

    1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

    2. En el panel grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos no asignados.

  2. Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto que desee del grupo Objetos sin asignar en el grupo personalizado.

Cambiar el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee cambiar de nombre y, después, haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.

  2. Escriba el nuevo nombre del acceso directo y presione ENTRAR.

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Controlar el panel de navegación con una macro

Para controlar el panel de navegación usando una macro, puede crear una macro que se ejecuta cuando se abre la base de datos y, a continuación, agregar acciones a la macro.

Se puede mostrar u ocultar determinadas categorías y puede bloquear el panel de navegación para evitar que otros usuarios por accidente, mover o eliminar los accesos directos, objetos, grupos o categorías. También puede ir a una categoría o grupo para que se muestre la categoría o grupo cuando se abra la base de datos.

Como alternativa, puede ocultar el panel de navegación para la duración de una sesión de base de datos.

Usar acciones de macro para controlar lo que se muestra en el panel de navegación

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón MóduloMódulo de clase y luego haga clic en Macro.

    Nota: Si la base de datos ya tiene una macro denominada autoexec, no es necesario crear una nueva macro. Agregue las acciones de macro que se describe en este procedimiento para la macro autoexec existente.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la cuadrícula de diseño de la macro, en acción, haga clic en la flecha situada en la primera celda vacía.

  4. En la lista, seleccione DefinirCategoríasMostradas.

  5. Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha en el cuadro categoría y, a continuación, haga clic en el nombre de la categoría que desea mostrar u ocultar.

  6. Justo encima de los argumentos de la categoría, haga clic en la flecha en el cuadro Mostrar y elija una configuración. Elija si desea que la categoría para mostrar en el panel de navegación. Seleccione No si no desea que la categoría para mostrar en el panel de navegación.

  7. Repita los pasos 3 a 6 para cada categoría que desee controlar con la macro.

  8. En la cuadrícula de diseño de la macro, en acción, haga clic en la flecha situada en la primera celda vacía.

  9. En la lista, seleccione BloquearPanelDeExploración.

  10. Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, elija un valor para el argumento de bloqueo. Elija para bloquear el panel de navegación.

  11. Presione CTRL+S para guardar la macro. Nombre de la macro autoexec para indicar a Access que se debe ejecutar la macro cuando se abra la base de datos.

Usar una acción de macro para desplazarse a una categoría o grupo

Puede usar esta acción de macro en cualquier momento, no solo cuando se abra la base de datos.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón MóduloMódulo de clase y luego haga clic en Macro.

    Nota: Si la base de datos ya tiene una macro denominada autoexec, no es necesario crear una nueva macro. Agregue las acciones de macro que se describe en este procedimiento para la macro autoexec existente.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la cuadrícula de diseño de la macro, en acción, haga clic en la flecha situada en la primera celda vacía.

  4. En la lista, seleccione DesplazarseA.

  5. Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha en el cuadro categoría y, a continuación, haga clic en el nombre de la categoría que desee para ir a.

  6. Si desea desplazarse a un grupo específico de la categoría, haga clic en la flecha del cuadro Grupo y, después, en el nombre del grupo al que quiera ir.

  7. Presione CTRL+S para guardar la macro. Nombre de la macro autoexec para indicar a Access que se debe ejecutar la macro cuando se abra la base de datos.

Usar una acción de macro para ocultar el panel de navegación

Si prefiere crear su propio sistema de navegación, puede ocultar el panel de navegación con la acción de macro EjecutarComando y el argumento Ocultarventana. Ejecutar esta acción de macro con este argumento, oculta el panel de navegación para la duración de la sesión de base de datos actual.

  1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha que aparece bajo el botón MóduloMódulo de clase y luego haga clic en Macro.

    Nota: Si la base de datos ya tiene una macro denominada autoexec, no es necesario crear una nueva macro. Agregue las acciones de macro que se describe en este procedimiento para la macro autoexec existente.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la cuadrícula de diseño de la macro, en acción, haga clic en la flecha situada en la primera celda vacía.

  4. En la lista, seleccione EjecutarComando.

  5. Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha en el cuadro comando y, a continuación, haga clic en Ocultarventana.

  6. Presione CTRL+S para guardar la macro. Nombre de la macro autoexec para indicar a Access que se debe ejecutar la macro cuando se abra la base de datos.

También puede activar la visualización del panel de navegación o desactivar mediante la casilla de verificación Mostrar panel de navegación en el cuadro de diálogo Opciones de Access. Si usa la acción de macro EjecutarComando con el argumento Ocultarventana , le ocultar el panel de navegación si la casilla de verificación Mostrar panel de navegación está activada o desactivada.

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Deshabilitar la vista Diseño de un elemento

En el panel de navegación, puede establecer la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño de un acceso directo para controlar si los usuarios pueden usar dicho acceso directo para abrir el objeto de destino en la vista Diseño o la vista Presentación.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el acceso directo para el que quiera deshabilitar la vista Diseño y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla.

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades de nombre de objeto, active la casilla de verificación de los métodos abreviados de deshabilitar la vista de diseño.

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Ocultar un objeto de base de datos

  1. Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (si es una tabla) Propiedades de tabla.

    Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre de objeto y Access agrega el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario denominado pedidos, el título del cuadro de diálogo muestra las Propiedades de pedidos. La figura siguiente muestra el cuadro de diálogo.

    El cuadro de diálogo Propiedades de un objeto de base de datos en Access

  2. Active la casilla de verificación Oculto.

  3. Haga clic en Aceptar.

Restaurar o mostrar un objeto oculto

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el menú de la parte superior del panel de navegación y haga clic en Opciones de navegación en el menú contextual.

  2. Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.

  3. Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de navegación. En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos.

  4. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Si ocultó un acceso directo o un objeto en un grupo, haga clic con el botón secundario en el objeto y, después, haga clic en Mostrar en este grupo.

    • Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, después, desactive la casilla Oculto.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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