Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

Cuando necesite mover temporalmente o permanentemente algunos de sus datos de Access a un sitio de SharePoint, puede exportarlos al sitio desde la base de datos de Access. Al exportar datos, Access crea una copia de la tabla o del objeto de base de datos de consulta seleccionados y almacena la copia como una lista. Es importante recordar que la lista exportada no reflejará los cambios realizados en la tabla o en la consulta de origen después de la exportación.

En este artículo

Situaciones habituales en las que exportar datos a un sitio de SharePoint

Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

¿Qué más debo saber acerca de cómo exportar?

Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access

Situaciones habituales en las que exportar datos a un sitio de SharePoint

Puede exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint por varios motivos, entre ellos:

  • Acaba de empezar a utilizar Windows SharePoint Services y se da cuenta de que sería más fácil para todos los usuarios si algunas de las tablas de la base de datos también existieran como listas de SharePoint. Si desea compartir datos con su equipo, trabajar con listas de SharePoint puede ser más sencillo que trabajar dentro de una base de datos. Los usuarios principales también pueden encontrar mucho más fácil examinar y editar listas. Además, puede beneficiarse de varias características de SharePoint, como recibir una notificación cuando se modifique una lista, asignar y coordinar tareas asociadas a una lista y trabajar sin conexión.

  • Desea compartir datos entre Access y un sitio de SharePoint de forma continua, pero los datos están almacenados actualmente en Access. Para ver y editar los datos más recientes, ya sea mediante Access o desde el sitio de SharePoint, debe exportar los datos como una lista y, a continuación, establecer un vínculo a la lista desde la base de datos de Access.

  • Usa consultas en una base de datos de Access para generar informes de estado diarios o semanales y desea publicar los resultados en uno de sus sitios a intervalos regulares.

Este tema presenta los pasos para exportar datos a SharePoint como una lista. Para obtener ayuda sobre cómo vincular a una lista de SharePoint desde Access, vea Importar o vincular datos a una lista de SharePoint.

Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

La manera más sencilla de exportar datos a un sitio de SharePoint es ejecutar el asistente Exportar: Sitio de SharePoint. Después de ejecutar el asistente, puede guardar la configuración (la información que facilitó al ejecutar el asistente) como una especificación de exportación. A continuación, puede volver a ejecutar la exportación sin tener que proporcionar de nuevo los datos. En esta sección se explican los pasos para preparar la exportación, exportar los datos y guardar la configuración como una especificación.

Preparar la operación

  1. Busque la base de datos que contiene la tabla o consulta que desea exportar.

    Cuando exporta una consulta, las filas y columnas de los resultados de la consulta se exportan como columnas y elementos de lista. No puede exportar un formulario o informe a SharePoint.

    Nota: Solo puede exportar un objeto a la vez.

  2. Identifique el sitio de SharePoint donde desea crear la lista.

    Una dirección de sitio válida comienza por http:// o https://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servidor. Por ejemplo, la siguiente es una dirección válida:

    https://contoso/equipodeanalisis

  3. Asegúrese de tener los permisos necesarios para crear una lista en el sitio de SharePoint. Si no está seguro acerca de los permisos, póngase en contacto con el administrador del servidor.

    La exportación crea una nueva lista con el mismo nombre que el objeto de origen de Access. Si el sitio de SharePoint ya tiene una lista con ese nombre, se le solicitará que especifique un nombre diferente para la nueva lista.

    Nota: No puede sobrescribir ni anexar datos a una lista existente.

  4. Revise los campos de la tabla o la consulta de origen.

    En la tabla siguiente se explica cómo se exportan determinados elementos y si necesita realizar acciones adicionales en casos específicos.

    Elemento

    Resolución

    Campos y registros

    Se exportan todos los campos y registros en la tabla o consulta, incluidos los campos ocultos en la hoja de datos. La configuración de filtro se omite durante la exportación.

    Datos adjuntos

    Si el objeto de origen tiene más de una columna de datos adjuntos, debe dejar solo una y quitar el resto. Esto se debe a que una lista de SharePoint puede admitir solo una columna de datos adjuntos. Si el objeto de origen contiene más de una columna de este tipo, Access muestra un mensaje solicitándole que quite todas las columnas de datos adjuntos salvo una antes de iniciar la operación. Para solucionar este problema, puede copiar las columnas de datos adjuntos adicionales a otros objetos de Access y, a continuación, volver a exportarlos a otras listas de SharePoint.

    Campos de búsqueda con uno o varios valores

    Los valores para mostrar en los campos de búsqueda de valor único se exportan como campos de opción de menú desplegable en la lista de SharePoint. Si el campo de origen admite varios valores, se crea un campo de opción que permite selecciones múltiples en la lista de SharePoint.

    Nota: Un campo de opción de una lista de SharePoint solo puede constar de una columna. Si el campo de búsqueda de origen contiene varias columnas, los valores de todas las columnas se combinarán en una sola columna.

    Campos de consulta calculados

    Los resultados de las columnas calculadas se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. La expresión que proporciona el resultado no se copia.

    Campos de Objeto OLE

    Los campos de Objeto OLE se omiten durante la exportación.

  5. Si la base de datos de Access de origen ya no está abierta, ábrala y, a continuación, realice la siguiente serie de pasos.

Exportar los datos

  1. La ubicación del asistente Exportar: Sitio de SharePoint es ligeramente diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su versión de Access:

    • Si está usando Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en el botón Más para mostrar una lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Lista SharePoint.

    • Si está usando Access 2007, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista SharePoint.

  2. Se abrirá el asistente de exportación Exportar: Sitio de SharePoint.

    Especifique un sitio de SharePoint para exportar la tabla o consulta de Access.

  3. En el cuadro Especifique un sitio de SharePoint, escriba la dirección del sitio de destino.

  4. En el cuadro Especifique un nombre para la nueva lista, escriba un nombre para la nueva lista.

    Si el objeto de origen en la base de datos ya tiene el mismo nombre que una lista en el sitio de SharePoint, especifique un nombre diferente.

  5. Si lo desea, escriba una descripción para la nueva lista en el cuadro Descripción y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar.

  6. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de exportación.

  7. Access crea una lista en el sitio de SharePoint y, a continuación, muestra el estado de la operación en la última página del asistente. Al finalizar la exportación, puede cerrar al asistente o guardar los pasos de la exportación como una especificación.

    Además, durante esta operación, SharePoint selecciona el tipo de datos adecuados para cada columna según el campo de origen correspondiente. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services y los de Access entre sí al exportar datos y qué configuraciones de campo se exportan para cada tipo de datos, vea la sección Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access que aparece más adelante en este artículo.

¿Qué más debo saber acerca de cómo exportar?

Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access

La tabla siguiente muestra cómo identifica Access el tipo de datos de las columnas en la lista exportada al exportar una tabla o una consulta.

Tipo de datos de Access

Tipo de datos de Windows SharePoint Services

Configuración predeterminada de la propiedad de campo

Notas

Texto

Una línea de texto

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Número máximo de caracteres    Refleja la configuración de Tamaño de campo en Access.

Valor predeterminado    Refleja la configuración de Valor predeterminado en Access, si no es una expresión. En caso contrario, se queda en blanco.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Memo/Texto largo

Varias líneas de texto

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Número de líneas para mostrar    Cinco

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Número

Número

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Mínimo    En blanco.

Máximo    En blanco.

La tabla siguiente muestra cómo la propiedad Número de posiciones decimales está establecida según la configuración Posiciones decimales en Access.

Configuración de Access    

Configuración de Windows SharePoint Services    

Automático

Automático

0-5

0-5

6-15

5

Valor predeterminado    Refleja la configuración de Valor predeterminado en Access, si no es una expresión. En caso contrario, se queda en blanco.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Mostrar como porcentaje    Sí, si la propiedad Formato está establecida como Porcentaje.

Fecha/Hora

Fecha u hora

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Formato de fecha y hora    Establecidos como Solo fecha si la propiedad Formato está establecida como Fecha corta. En caso contrario, se establece como Fecha y hora.

Tipo de calendario    Establecido como Hijri si la opción Usar calendario Hijri está activada. En caso contrario, se establece como Gregoriano.

La tabla siguiente muestra cómo la propiedad Valor predeterminado está establecida según la configuración Valor predeterminado en Access.

Configuración de Access    

Configuración de Windows SharePoint Services    

= Fecha()

Fecha actual

Campo establecido como una fecha específica

Campo establecido como una fecha específica

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Moneda

Moneda

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Mínimo    En blanco.

Máximo    En blanco.

La tabla siguiente muestra cómo la propiedad Número de posiciones decimales está establecida según la configuración Posiciones decimales en Access.

Configuración de Access    

Configuración de Windows SharePoint Services    

Automático

Automático

0-5

0-5

6-15

5

Valor predeterminado    Refleja la configuración de Valor predeterminado en Access, si no es una expresión. En caso contrario, se queda en blanco.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Tipo de moneda    Refleja la configuración de Formato en Access.

Autonumeración

Número

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Mínimo    En blanco.

Máximo    En blanco.

Número de posiciones decimales    Automático.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Autonumeración donde la propiedad Tamaño de campo está establecida como Id. de replicación

Una línea de texto

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Número máximo de caracteres    38.

Valor predeterminado    En blanco.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Sí/No

Sí/No

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Valor predeterminado    Refleja la configuración de Valor predeterminado en Access, si no es una expresión. En caso contrario, se queda en blanco.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Objeto OLE

El campo no se exporta.

Hipervínculo

Hipervínculo

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Dar formato a la dirección URL como    Hipervínculo.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Dato adjunto

Dato adjunto

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

Campos multivalor

Opción

Nombre de columna    Refleja la configuración de Nombre de campo en Access.

Descripción    Refleja la configuración de Descripción en Access.

Obligatorio    Refleja la configuración de Obligatorio en Access.

Agregar a la vista predeterminada    Sí.

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