Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario de una base de datos a otro. Copiar y pegar un objeto son más fácil, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de tabla y los datos de la tabla o exportar únicamente la definición de tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para usos futuros.

En este tema se explica cómo exportar un objeto con un asistente y, a continuación, cómo guardar los detalles de la operación como una especificación.

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Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Puede exportar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo de una base de datos de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia del objeto en la base de datos de destino.

Nota: No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar solo los registros o campos seleccionados en una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos.

Exportar objetos de base de datos cuando tenga que realizar cualquiera de las siguientes tareas:

  • Copiar la estructura de una tabla en otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva.

  • Copiar el diseño y el diseño de un formulario o informe a otra base de datos como una forma rápida de crear un nuevo formulario o informe.

  • Copiar la última versión de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello, puede crear una especificación de exportación la primera vez que exporta el objeto y, a continuación, usar la especificación de repetir la operación más adelante.

Nota que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre la importación y exportación de objetos entre bases de datos de Access son:

  • Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a continuación, realizar una operación de importación de base de datos.

  • Además de objetos de base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier importar y exportar especificaciones y barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una consulta como una tabla. Exportación no le ofrece estas opciones.

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Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

En esta sección se explica cómo prepararse para una operación de exportación, ejecute al Asistente para exportación y, a continuación, guarde y ejecute la especificación de exportación.

Prepararse para la exportación

  1. Si no está ya abierto, abra la base de datos de origen. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. Si el archivo está en formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o una macro. No puede exportar formularios, informes y módulos de un archivo MDE o ACCDE.

    Nota: Si la base de datos es de solo lectura, o no tiene permisos para realizar cambios en la base de datos, puede completar la operación de exportación, pero no puede guardar la especificación de exportación.

  2. Identificar el objeto que desea exportar. Si es la primera vez que va a exportar datos a una base de datos de Access, recuerde lo siguiente:

Elemento

Descripción

Un objeto por operación

Puede exportar un solo objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita la operación de exportación para cada objeto o realice una operación de importación de la base de datos de destino.

Nueva tabla

Cada operación de exportación, crea un nuevo objeto en la base de datos de destino. Si ya existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir sobrescribir el objeto existente o especifique un nombre diferente para el nuevo objeto.

Nota: Una operación de exportación no puede agregar registros a una tabla existente. Para agregar registros, considere la posibilidad de crear una consulta de datos anexados. Para obtener más información, vea el artículo crear una consulta de datos anexados.

Exportar una tabla vinculada

Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. Los vínculos de la tabla vinculada de nuevo a la tabla de origen original.

Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la base de datos de ventas está vinculado a la tabla empleados en la base de datos de nómina, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada vincula directamente a la tabla empleados en la base de datos de nóminas.

Exportar parcial

No puede exportar una parte de un objeto o unos pocos registros seleccionados.

Relaciones

Dado que solo puede exportar una tabla a la vez, la operación de exportación no copia las relaciones. Si desea importar varias tablas y sus relaciones, abra la base de datos de destino e importe los objetos.

Definición de tabla

Puede exportar una tabla completa o simplemente la tabla definición. Exportación de la definición, crea una copia en blanco de la tabla en la base de datos de destino.

Origen del registro

Exportar una consulta, formulario o informe no exporta automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Debe exportar los orígenes de registros subyacentes; en caso contrario, la consulta, formulario o informe no funcionarán.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe exportar la tabla o consulta relacionada si desea que el campo de destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no exportar la tabla o consulta relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

Subformularios y subinformes

Al exportar un formulario o informe, subformularios y subinformes incluidos en el formulario o informe no se exportan automáticamente. Tiene que exportar cada subformulario o subinforme y subyacente a su origen de registros por separado.

  1. Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También puede ser un archivo MDE o ACCDE. Asegúrese de que no es de solo lectura y que tiene permisos para modificarlo.

    Notas: 

    • Si no puede abrir la base de datos, otro usuario puede tener la base de datos abierta en modo exclusivo. Normalmente, debe buscar ese usuario y solicitar que cerrar y volver a abrir la base de datos en el modo normal (multiusuario).

    • Si la base de datos está protegido con contraseña, le pedirá que escriba la contraseña cada vez que ejecute el Asistente para exportación o la especificación guardada.

    • Si desea exportar el objeto a una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco (que no contiene las tablas, formularios o informes) antes de iniciar la operación de exportación. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en nuevo.

  2. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, debe decidir si desea sobrescribir la versión existente o especifique un nombre diferente para el nuevo objeto.

    Ya está listo para iniciar la operación de exportación. Vaya al siguiente conjunto de pasos.

Nota: Si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla en la base de datos de destino, debe usar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de exportación. Para obtener más información acerca de cómo crear una consulta de datos anexados, vea el artículo crear una consulta de datos anexados.

Ejecutar al Asistente para exportación

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en más y, a continuación, haga clic en Base de datos de Access. Imagen del botón

    Nota: Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando se abre una base de datos.

  2. En el cuadro nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del nuevo objeto si no desea sobrescribir un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.

  4. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar definición de la tabla y los datos o sólo la definición.

  5. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Si existe un objeto con el mismo nombre en la base de datos de destino, se le pedirá que desea sobrescribir o especifique un nombre diferente. Haga clic en para sobrescribir o haga clic en No para volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifique un nombre que no está en uso en la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Access exporta los objetos. Si se ha producido un error, Access muestra un mensaje de error. En caso contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.

Guardar la especificación de exportación

  1. Haga clic en Guardar los pasos de exportación para guardar los detalles de la operación para usos futuros. Guardar los detalles cuando necesite repetir la operación posteriormente sin tener que siga los pasos del Asistente cada vez.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.

  3. Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanalmente o mensualmente, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esta opción creará una tarea de Outlook que le permitirá ejecutar la especificación con un clic de botón.

  4. Haga clic en Guardar exportación.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Microsoft Office Outlook 2007. Siga los pasos restantes de este procedimiento para configurar la tarea de Outlook.

    • Si no seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, la operación está ahora completa. Abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación fue correcta.

  6. En la ventana de la tarea en Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como vencimiento y aviso.

    Para hacer que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad. Para obtener más información sobre la configuración de la tarea, consulte la Ayuda de Outlook.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

  8. En Access, abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación fue correcta.

Ejecutar la especificación de exportación

Realice los pasos siguientes para ejecutar la especificación de exportación desde la tarea de Outlook. Access no es necesario que se esté ejecutando.

  1. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de si desea ejecutar la exportación:

    • En el tiempo programado    Cuando Outlook muestra el cuadro de diálogo aviso para la tarea, haga clic en Abrir elemento.

    • En cualquier momento    Abra la tarea en Outlook haciendo clic en tareas en el panel de navegación de Outlook y, a continuación, haga clic en la tarea que desea ejecutar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportación Imagen del botón .

  3. Haga clic en Aceptar para realizar la operación.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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