Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Access proporciona varias maneras de copiar un objeto como, por ejemplo, una tabla o un formulario de una base de datos a otra. Copiar y pegar un objeto es mucho más fácil, pero exportar un objeto le ofrece más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición y los datos de la tabla o exportar solo la definición de esta (es decir, una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.

Información general

Puede exportar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo de una base de datos de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia de este en la base de datos de destino.

Los objetos de base de datos se exportan cuando es necesario realizar una de las siguientes tareas:

  • Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como método rápido para crear otra tabla.

  • Copiar el diseño y la distribución de un formulario o informe a otra base de datos como una forma rápida de crear otro formulario o informe.

  • Copiar la versión más reciente de una tabla o un formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello, se puede crear una especificación de exportación la primera vez que se exporte el objeto y, después, usar la especificación para repetir la operación posteriormente.

Tenga en cuenta que exportar un objeto a otra base de datos apenas difiere de abrir una segunda base de datos e importar el objeto desde la primera. Las dos diferencias principales entre la importación y la exportación de objetos entre bases de datos de Access son las siguientes:

  • Se pueden importar varios objetos en una sola operación, pero no se pueden exportar varios objetos en una sola operación. Si quiere exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y después realizar una operación de importación desde dentro de esa base de datos.

  • Además de los objetos de base de datos, se pueden importar las relaciones entre las tablas, además de las especificaciones de importación y exportación, barras de menús y barras de herramientas. También se puede importar una consulta como una tabla. La exportación no ofrece estas opciones.

¿Busca información sobre cómo importar objetos en una base de datos de Access? Vea Importar objetos de base de datos a la base de datos actual de Access.

Prepararse para la operación de exportación

  1. Abra la base de datos de origen si aún no está abierta. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. Si el archivo tiene el formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o una macro. No puede exportar formularios, informes ni módulos desde un archivo MDE o ACCDE.

    Nota: Si la base de datos es de solo lectura o no tiene permisos para realizar cambios en la base de datos, puede completar la operación de exportación, pero no puede guardar la especificación de exportación.

  2. Identifique el objeto que desea exportar. Si esta es la primera vez que va a exportar datos a una base de datos de Access, recuerde lo siguiente:

    Elemento

    Descripción

    Un solo objeto por operación

    Solo puede exportar un objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita la operación de exportación para cada objeto o realice una operación de importación desde dentro de la base de datos de destino.

    Tabla nueva

    Cada operación de exportación crea un nuevo objeto en la base de datos de destino. Si ya existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir sobrescribir el objeto existente o especificar otro nombre para el nuevo objeto.

    Nota: Una operación de exportación no puede agregar registros a una tabla existente. Para agregar registros, considere la posibilidad de crear una consulta de datos anexados. Para obtener más información, vea Agregar registros a una tabla con una consulta de datos anexados.

    Exportar una tabla vinculada

    Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de exportación creará una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada se vincula a la tabla de origen original.

    Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la base de datos Ventas que está vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nóminas, la operación de exportación creará una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada se vincula directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nóminas.

    Exportación parcial

    No puede exportar una parte de un objeto o solo unos cuantos registros seleccionados.

    Relaciones

    Dado que solo puede exportar una tabla a la vez, la operación de exportación no copia relaciones. Si desea importar varias tablas y sus relaciones, abra la base de datos de destino e importe los objetos.

    Definición de la tabla

    Puede exportar una tabla entera o solo la definición de la tabla. Al exportar la definición, se creará una copia en blanco de la tabla en la base de datos de destino.

    Origen de registros

    Al exportar una consulta, un formulario o un informe, no se exportan automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Deberá exportarlos o, en caso contrario, la consulta, el formulario o el informe no funcionará.

    Campos de búsqueda

    Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, deberá exportar la tabla o consulta relacionada si desea que el campo de destino muestre los valores de búsqueda. Si no exporta la tabla o consulta relacionada, el campo de destino mostrará solo los identificadores de búsqueda.

    Subformularios y subinformes

    Al exportar un formulario o informe, los subformularios y subinformes que se incluye en el formulario o informe no se exportan automáticamente. Tiene que exportar cada subformulario o subinforme y su origen de registros subyacente por separado.

  3. Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También puede ser un archivo MDE o ACCDE. Asegúrese de que no es de solo lectura y de que tiene permisos para modificarlo.

    Notas: 

    • Si no puede abrir la base de datos, puede que otro usuario tenga la base de datos abierta en modo exclusivo. Normalmente, tendrá que buscar ese usuario y solicitar que cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo normal (multiusuario).

    • Si la base de datos está protegida por contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cada vez que ejecute el Asistente para exportación o la especificación guardada.

    • Si desea exportar el objeto a una nueva base de datos, deberá crear una base de datos en blanco (que no contiene tablas, formularios ni informes) antes de iniciar la operación de exportación.

  4. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, deberá decidir si desea sobrescribir la versión existente o especificar otro nombre para el nuevo objeto.

    Ya está listo para iniciar la operación de exportación. Vaya a la siguiente serie de pasos.

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Access. Tenga en cuenta si usa Access 2007, haga clic en Más en el grupo Exportar y, a continuación, haga clic en Base de datos de Access.

    Sugerencia: También puede iniciar el proceso de exportación haciendo clic con el botón derecho en el objeto en el panel de navegación y después clic en Exportar > Access.

  2. Access abrirá el cuadro de diálogo Exportar - Base de datos de Access.

  3. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Exportar - Base de datos de Access, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del nuevo objeto si no desea sobrescribir uno existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.

  5. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar la definición y los datos de la tabla o solo la definición.

  6. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Si ya existe un objeto con el mismo nombre en la base de datos de destino, se le preguntará si desea sobrescribir o especificar otro nombre. Haga clic en para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifique un nombre que no esté en uso en la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Access exporta los objetos. Si se ha producido un error, Access mostrará un mensaje de error. En caso contrario, se mostrará la pantalla final del asistente, y podrá usar esa pantalla si desea crear una especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.

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