Exportar los registros profesionales desde Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los datos de Business Contact Manager para Outlook se almacenan en SQL Server, en el formato de archivo .bcm, pero puede exportar en varios formatos. Por ejemplo, es posible que desee exportar información sobre la empresa para su uso en un programa de contabilidad integrado o para transferir los datos a otro equipo. Si lo desea, puede exportar las personalizaciones que haya realizado en su base de datos, con o sin los datos empresariales. El formato de archivo .bcmx solo se usa para personalizaciones.

En este artículo se describen las opciones disponibles para exportar datos profesionales. También se describen brevemente algunos de los motivos para hacerlo.

¿Qué desea hacer?

Saber cómo exportar datos

Exportar datos

Qué sucede al exportar personalizaciones

Exportar elementos de productos y servicios

Exportar un informe a Excel para realizar un análisis más exhaustivo

Saber cómo exportar datos

El proceso de exportación de Business Contact Manager para Outlook crea una copia de los datos seleccionados de la base de datos de Business Contact Manager actual y la guarda en un archivo, que más tarde se puede importar en otra base de datos. La exportación no quita los datos de la base de datos actual Limite los datos que exporta filtrándolos, o exporte todas las cuentas, los contactos profesionales, los elementos del historial de comunicaciones y las listas de Productos y servicios .

Puede exportar los datos profesionales en uno de los siguientes formatos de archivo:

  • Datos de Business Contact Manager (.bcm). Pueden ser todos los datos empresariales como Cuentas, Contactos profesionales, Oportunidades, Proyectos profesionales y su historial de comunicaciones. También se incluyen los elementos de productos y servicios, y todas las personalizaciones que haya realizado. El formato .bcm es la única opción que pueda exportar cuentas y contactos profesionales, así como todas las personalizaciones. Puede exportar datos en el formato de archivo .bcm si desea usar la información en otro equipo con Business Contact Manager para Outlook.

  • Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx). Este tipo de archivo incluye los campos definidos por el usuario, los formularios personalizados (o tipos de registro), los diseños y los informes. Use este formato si desea exportar solamente las personalizaciones que haya hecho en Business Contact Manager para Outlook. No se exporta ninguno de los datos profesionales. Puede elegir este formato de archivo para almacenar un diseño único que los nuevos empleados pueden usar para configurar rápidamente sus sistemas.

  • Valores separados por comas (.csv). Esta opción de exportación crea un archivo de valores separados por comas (archivo .csv) para almacenar los datos exportados. Muchos programas pueden leer los archivos .csv, entre otros Microsoft Excel. Puede elegir este formato de archivo si desea exportar solo los datos de Business Contact Manager para Outlook sin personalizaciones, o si desea ver los datos en otro programa que puede leer archivos .csv.

    Con todo, el formato .csv tiene limitaciones. Por ejemplo, si elige este formato de archivo solo se puede exportar un tipo de registro, como cuentas y registros basados en cuentas, o contactos profesionales y registros basados en contactos profesionales. Además, no se pueden exportar elementos del historial de comunicaciones en un archivo .csv.

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Exportar datos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Exportar a un archivo.

  4. Haga clic en el formato de archivo al que desea exportar los datos y, a continuación, haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones que se describen a continuación para el formato de archivo que haya elegido.

    Nota:  En Windows 7 y Windows Vista la ubicación predeterminada para el archivo de exportación es la carpeta Documentos. En Microsoft Windows XP, la ubicación predeterminada es la carpeta Mis documentos. Haga clic en Examinar si desea cambiar la ubicación.

Datos de Business Contact Manager (.bcm).    

  1. En el cuadro Archivo para exportar, escriba la ubicación y el nombre del archivo que se creará en el proceso de exportación.

  2. Seleccione el tipo de registros que desea exportar:

    • Cuentas y tipos de registro basados en cuentas. Incluye las cuentas y los registros basados en el tipo de registro de cuenta, por ejemplo tiendas.

    • Contactos profesionales y tipos de registro basados en contactos profesionales. Incluye los contactos profesionales y los registros basados en el tipo de registro de contacto profesional, por ejemplo clientes potenciales.

  3. Si desea filtro la lista de registros que se exportarán, haga clic en Filtro. Para obtener más información sobre el filtrado de registros, consulte Filtrar registros en Business Contact Manager

  4. En la sección Incluir de la página Seleccionar opciones de ubicación y exportación del archivo, haga clic en las opciones que desee:

    • Todos los elementos del historial. Incluye todo el historial de comunicaciones de los registros seleccionados, como oportunidades, registros de teléfono, citas, proyectos profesionales, archivos y mensajes de correo electrónico.

    • Excepto mensajes de correo electrónico. No se incluyen los mensajes de correo electrónico de los elementos del historial de comunicaciones para los registros seleccionados.

    • Productos. Incluye todos los Productos y servicios de la base de datos.

      Sugerencia: Si un elemento de producto o servicio se ha agregado a una oportunidad, y si el registro de la oportunidad se ha vinculado a una cuenta o un contacto profesional, el elemento de producto o servicio se incluye en los registros exportados. Use esta casilla si desea asegurarse de que se exporta toda la lista de productos y servicios de la empresa.

  5. Haga clic en Exportar y, a continuación, en cuando se le pregunte.

  6. Si se producen errores, puede hacer clic en Ver registro para revisarlos. En caso contrario, haga clic en Finalizar.

    Sugerencia: También puede exportar los registros en el formato de archivo .bcm desde un área de trabajo. Haga clic en la pestaña que muestra todos los registros que desea exportar, haga clic con el botón secundario en uno o varios registros y, a continuación, haga clic en Exportar. Finalice el asistente para exportar datos profesionales.

Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx).    

  1. Escriba la ubicación y el nombre del archivo que se creará en el proceso de exportación.

  2. Haga clic en Exportar y, a continuación, en cuando se le pregunte.

  3. Haga clic en Finalizar.

    Para obtener información sobre cómo se importan las personalizaciones en un archivo .bcmx, vea Cómo importar datos en Business Contact Manager

Valores separados por comas (.csv).    

  1. Escriba la ubicación y el nombre del archivo que se creará en el proceso de exportación.

  2. Haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Contactos profesionales y subtipos. Incluye los contactos profesionales y los registros basados en el tipo de registro de contacto profesional, por ejemplo clientes potenciales.

    • Cuentas y subtipos. Incluye las cuentas y los registros basados en el tipo de registro de cuenta, por ejemplo tiendas.

  3. Si desea filtrar la lista de registros que se exportarán, haga clic en Filtro. Para obtener más información sobre el filtrado de registros, consulte Filtrar registros en Business Contact Manager

  4. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en cuando se le solicite para exportar el archivo .csv.

  5. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.

Notas: 

  • Haga clic en Ver registro para ver los errores específicos o excepciones que se hayan producido. Si entre los mensajes hay problemas que se deben solucionar, soluciónelos en el archivo que desea exportar y, a continuación, vuelva a intentar exportar los datos.

  • No es aconsejable exportar datos profesionales entre distintas regiones del mundo porque algunas estructuras y tipos de datos no se pueden convertir.

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Qué sucede al exportar personalizaciones

Todos los informes, diseños de formulario, tipos de registro y campos definidos por el usuario personalizados que haya creado en los campos de Business Contact Manager para Outlook se guardarán en un archivo .bcmx si elige exportar todas las personalizaciones.

La mayoría de las personalizaciones sobrescribirán las configuraciones existentes en la base de datos de destino, pero hay algunas excepciones. Para obtener información sobre afectará la importación de personalizaciones de la base de datos, vea Importar datos en Business Contact Manager.

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Exportar elementos de productos y servicios

Puede exportar información sobre los elementos de productos y servicios junto con otros registros, pero no puede exportar solo listas de elementos de productos y servicios.

Si desea exportar solamente estos datos, debe crear un archivo .csv con los elementos de productos y servicios. El archivo debe tener al menos tres columnas, en orden:

  • Nombre del producto o servicio

  • Descripción

  • Precio unitario

También puede incluir las columnas Cantidad y Costo unitario, pero no son necesarias.

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Exportar un informe a Excel para realizar un análisis más exhaustivo

Puede exportar datos directamente desde cualquier informe a una hoja de cálculo de Excel para realizar un análisis más exhaustivo, guardar registros o archivarlos. Con Business Contact Manager para Outlook, puede generar y personalizar informes sobre ventas, productos y servicios, cuentas, contactos profesionales, clientes potenciales, oportunidades, proyectos profesionales, tareas de proyecto y actividades de marketing.

  1. En el panel de navegación, haga clic en Business Contact Manager.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes.

  3. Haga clic en uno de los siguientes tipos de informe y, a continuación, haga clic en el informe que desea abrir.

    • Cuentas

    • Los contactos profesionales

    • Clientes potenciales

    • Oportunidades

    • Clientes principales

    • Productos principales

    • Orígenes de referencia principales

    • Clientes inactivos

    • Marketing

    • Proyectos profesionales

    • Tareas de proyecto

      Para obtener información sobre cómo modificar un informe, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

  4. En el grupo Acciones, haga clic en Exportar a Excel. El informe se abre en Excel.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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