Exportar datos a un archivo de texto

Exportar datos a un archivo de texto

Este tema explica cómo exportar archivos de texto mediante el Asistente para exportación de Microsoft Access.

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¿Qué más debo saber acerca de cómo exportar?

Solucionar problemas de valores que faltan o valores incorrectos en un archivo de texto

Saber cómo exportar archivos de texto

Puede exportar datos desde Access en una gran variedad de formatos, incluidos Excel, Word y listas de SharePoint. Sin embargo, es posible que necesite exportar datos a un programa que usa un formato de archivo que Access no admite. En ese caso, si el programa de destino puede usar archivos de texto (.txt), puede exportar los datos en ese formato y abrir el archivo resultante con el segundo programa.

Puede exportar tablas, consultas, formularios e informes como archivos de texto. También puede exportar la parte que seleccione de una vista de hoja de datos. Al exportar tablas y consultas, tiene la opción de exportar todo el objeto o solo los datos sin ningún formato adicional.

Al final de la operación, Access crea un archivo de texto (*.txt). Si decide omitir el formato, tiene la opción de crear un archivo de texto delimitado o archivo de texto de longitud fija. Si elige exportar datos con formato, Access intenta aproximarse al diseño del objeto de origen.

El Asistente para exportación crea los siguientes tipos de archivos de texto:

  • Archivos delimitados      En un archivo delimitado, cada registro aparece en la misma línea y los campos están separados por un único carácter, denominado delimitador. Este puede ser cualquier carácter que no aparezca en los valores de campo, como la coma o el punto y coma.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Solo tiene la opción de crear un archivo delimitado cuando se exporta el contenido de una tabla o consulta sin formato. Un archivo delimitado contiene todos los registros y campos en el objeto subyacente. Las columnas ocultas y las filas filtradas se exportan junto con todos los otros datos.

  • Archivos de ancho fijo    En un archivo de ancho fijo, cada registro aparece en una línea separada y el ancho de cada campo sigue siendo uniforme en todos los registros. Es decir, la longitud del primer campo de cada registro podría tener siempre siete caracteres, la longitud del segundo campo de cada registro podría contar siempre con 12 caracteres, y así sucesivamente. Si los valores reales de un campo varían de un registro a otro, los valores que no alcancen el ancho requerido se rellenarán con espacios finales.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Solo tiene la opción de crear un archivo de ancho fijo cuando se exporta el contenido de una tabla o consulta sin formato. Un archivo de ancho fijo contiene todos los registros y campos en el objeto subyacente. Las columnas ocultas y las filas filtradas se exportan junto con todos los otros datos.

  • Archivos con formato    En un archivo con formato, los guiones (-) y los caracteres de barra vertical (|) se usan para organizar el contenido en una cuadrícula. Los registros aparecen como filas y los campos aparecen como columnas. Los nombres de campo aparecen en la primera fila.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Solo tiene la opción de crear un archivo con formato cuando elija exportar los datos en una tabla, consulta, formulario o informe junto con el formato. Un archivo con formato incluye solamente los registros y los campos que se incluyen en el objeto de origen o que se muestran en la vista actual. Las columnas ocultas y las filas filtradas no se exportan.

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Exportar datos a un archivo de texto

El proceso de exportación de datos como archivo de texto sigue estos pasos generales:

  • Abrir y revisar la base de datos de origen

  • Ejecutar el Asistente para exportación

  • Guardar la configuración de la exportación y revisar el archivo de texto

Los pasos que se describen en las siguientes secciones indican cómo se lleva a cabo cada tarea.

Abrir y revisar la base de datos de origen

  1. Abra la base de datos de origen en Access.

  2. En el Panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que quiere exportar. Puede exportar una tabla, consulta, formulario o informe.

    Nota: Puede exportar solo un objeto de la base de datos en una operación de exportación simple. Al exportar un formulario o una hoja de datos que contiene subformularios u hojas secundarias de datos, solo se exporta el formulario o la hoja de datos principal. Tendrá que repetir la operación de exportación para cada subformulario y hoja secundaria de datos que quiera ver en el archivo de texto. Por el contrario, al exportar un informe, los subformularios y subinformes que están incluidos en él se exportan junto con el informe principal.

  3. Revise los datos de origen para asegurarse de que no contienen valores o indicadores de error.

    Si los datos contienen errores, asegúrese de que se resuelven antes de exportar los datos. En caso contrario, los valores nulos aparecerán en el archivo de texto.

  4. Si el objeto de origen es una tabla o consulta, decida si desea exportar los datos con o sin el formato del objeto.

    Esta decisión afecta a tres aspectos del archivo resultante: el tipo de archivo de texto que crea el proceso, la cantidad de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. La siguiente tabla describe el resultado de la exportación de formato y de los datos sin formato.

    Exportación con formato

    Objeto de origen

    Tipo de archivo resultante

    Campos y registros

    Formato

    No

    Debe ser una tabla o consulta.

    Archivo delimitado o archivo de ancho fijo

    Se exportan todos los campos e informes del objeto subyacente.

    La configuración de la propiedad del formato se omite durante esta operación.

    Para los campos de búsqueda, se exportan solo los valores del identificador de la búsqueda.

    Puede ser una tabla, una consulta, un formulario o un informe.

    Archivo con formato

    Solo se exportan los campos y los registros que se muestran en el objeto de origen o la vista actual.

    El Asistente respeta la configuración de la propiedad de formato de cada columna.

    Se ignora el formato de texto enriquecido.

    Para campos de búsqueda, se exportan los valores de búsqueda.

    En el archivo de texto, se pueden truncar los hipervínculos.

  5. Para exportar solo una parte de una tabla, consulta o formulario, abra el objeto en la vista de hoja de datos y, a continuación, seleccione solo los registros que desee.

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Ejecute el Asistente para exportación

  1. En el panel de navegación de Access, haga clic con el botón derecho del objeto de origen, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Archivo de texto. También puede iniciar el asistente Exportar > Archivo de texto si resalta el objeto de origen en el Panel de navegación y, a continuación, en el grupo Exportar de la pestaña Datos externos, haga clic en Archivo de texto.

    Access abrirá el cuadro de diálogo Exportar > Archivo de texto.

    Seleccione las opciones de exportación en el cuadro de diálogo Exportar > Archivo de texto.

  2. En el cuadro de diálogo Exportar > Archivo de texto, acepte o cambie el nombre que Access sugiere para el archivo de texto.

  3. Si va a exportar una tabla o una consulta y desea exportar datos con formato y diseño, seleccione la casilla Exportar datos con formato y diseño. Si va a exportar un formulario o informe, la opción siempre está seleccionada, pero aparece atenuada.

    Nota: Si no activa la casilla primera, no podrá seleccionar la segunda o tercera casilla.

  4. Para ver el archivo de texto de destino cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

  5. Si el origen es una hoja de datos y ha seleccionado algunos registros en la hoja de datos abierta antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar la casilla Exportar solo los registros seleccionados. Sin embargo, si desea exportar todos los registros que se encuentran en la vista de hoja de datos, no seleccione la casilla.

    Nota: Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si ninguno de los registros en la hoja de datos de origen está seleccionado, o bien, si el origen no es una hoja de datos.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Si ya existe un archivo de texto que especifica en el paso 2, Access le pide que sobrescriba el archivo. Haga clic en para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar > Archivo de texto para especificar un nombre diferente.

    Importante: No puede anexar datos a un archivo de texto existente.

  8. Si va a exportar datos con formato y diseño, se le pedirá que elija la codificación que se va a usar para guardar el archivo. Acepte el valor predeterminado o seleccione la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Access exporta los datos y muestra el estado en la última página del asistente.

  9. Si elige exportar los datos sin formato ni diseño, el Asistente para exportación de texto se inicia y le pide que seleccione el tipo de archivo de texto que desea crear. Haga clic en Delimitados o Ancho fijo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    La opción que se realiza normalmente depende del sistema que funciona con los archivos exportados. Algunos programas trabajan con archivos delimitados y algunos funcionarán tanto con delimitados como de ancho fijo. Si los usuarios necesitan ver los datos, un archivo de ancho fijo puede ser mucho más fácil de leer que un archivo delimitado.

  10. Realice una de las secciones siguientes, en función de la selección realizada en el paso anterior:

    • Delimitado    

      • En Elegir el delimitador que separa los campos, seleccione o especifique el carácter que delimita los campos: pestaña, punto y coma, coma, espacio u otros.

      • Para incluir los nombres de campo en el archivo de texto, seleccione la casilla Incluir los nombres de campo en la primera fila.

      • En la lista Calificador de texto, seleccione el calificador de texto (el carácter que se usa para encerrar los valores de texto). Si los datos de origen incluyen campos multivalor y, a continuación, si ha elegido el punto y coma como carácter delimitador, es muy importante seleccionar un calificador de texto, porque la inclusión de la lista de valores en un par de comillas simples o dobles ayuda a mantener los valores de la lista de valores juntos.

    • Ancho fijo    

      • Revise y coloque las líneas verticales que separan los campos. Si es necesario, desplácese hacia la derecha para ver todos los campos.

  11. En la última página del asistente, puede editar el nombre del archivo y la ruta de acceso del archivo de texto o simplemente déjelo y haga clic en Siguiente.

  12. Haga clic en Finalizar. Access exporta los datos y muestra el estado de la operación de exportación en la última página del asistente.

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¿Qué más debo saber acerca de cómo exportar?

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Solucionar problemas de valores que faltan o valores incorrectos en un archivo de texto

En la tabla siguiente, se describen varias maneras de solucionar errores comunes.

Sugerencia: Si observa que solo faltan unos pocos valores, corríjalos en el archivo de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y repita la operación de exportación.

Problema

Descripción

Nombres de campo que faltan

En un archivo de ancho fijo, faltan los nombres de campo. Agregue manualmente al archivo de texto. En un archivo delimitado, los nombres de campo se incluyen si selecciona la casilla Incluir los nombres de campo en la primera fila en el asistente.

Presentación de los campos multivalor

De forma predeterminada, los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores separados por punto y coma (;) y encerrados en comillas dobles (""). Si establece como delimitador de campo el punto y coma, y si ha cambiado el calificador de texto a Ninguno, cada valor en la lista multivalor puede aparecer como perteneciente a un campo individual. Cambie la configuración del delimitador y ejecute de nuevo la operación de exportación o encierre manualmente entre comillas dobles los valores del campo multivalor del archivo de texto.

Faltan imágenes, objetos y datos adjuntos

No se exportan los elementos gráficos (logotipos, contenido de los campos objeto OLE y datos adjuntos que forman parte de los datos de origen).

Falta Graph

Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto de Graph.

Faltan expresiones

La expresión que se usa para calcular los valores no se exporta al archivo de texto. Solo se exportan los resultados de las expresiones. Agregue manualmente la fórmula al archivo de texto después de completar la operación de exportación.

Faltan subformularios y hojas secundarias de datos

Al exportar un formulario o una hoja de datos, solo se exporta el formulario u hoja de datos principal. Repita la operación de exportación para el subformulario y la hoja secundaria de datos que desee.

Los valores de 0 y 1 aparecen en los campos Sí/No

Al exportar datos a un archivo delimitado o de ancho fijo, los valores de los campos Sí/No aparecen como 1 (Verdadero o Sí) y 0 (Falso o No). En el archivo de texto, realice una operación de buscar y reemplazar para corregir los valores.

Valores nulos

Compruebe el archivo de origen para ver si el valor correspondiente aparece correctamente en el campo de origen. Si ve un valor de error o un valor no admitido, corrija el origen y, a continuación, vuelva a intentar exportar.

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