Exportar datos XML desde Excel 2016

Tras importar datos XML, asignar los datos a las celdas de la hoja de cálculo y efectuar cambios en los datos, con frecuencia se quiere exportar o guardar los datos en un archivo XML.

Importante: Cuando se crean asignaciones XML y se exportan datos de Excel a archivos de datos XML, existe un límite en el número de filas que se puede exportar. Al exportar a XML desde Excel se guardarán 65.536 filas como máximo. Si el archivo tiene más de 65.536 filas, tendrá que realizar una de las siguientes acciones:

  • Exportar los datos con el formato de archivo .xlsx.

  • Guardar el archivo como hoja de cálculo XML ( .xml), con lo que se pierden las asignaciones.

  • Eliminar todas las filas después de la 65.536 y exportar de nuevo para mantener las asignaciones pero perder los datos del final del archivo.

Exportar datos XML de una hoja de cálculo con no más de 65.536 filas

  1. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Exportar.

    Si no se muestra la pestaña Programador, vea Mostrar la pestaña Programador.

  2. Si aparece un cuadro de diálogo pequeño Exportar XML, haga clic en la asignación XML que quiere usar y luego en Aceptar.

    Este cuadro de diálogo solo aparece si no se selecciona ninguna tabla XML y el libro tiene más de una asignación XML.

  3. En el cuadro de diálogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.

  4. Haga clic en Exportar.

    Nota: Si la hoja de cálculo tiene encabezados o etiquetas diferentes a los nombres de los elementos XML de la asignación XML, Excel usará los nombres de los elementos XML al exportar o guardar datos XML de la hoja de cálculo.

Exportar datos XML de una hoja de cálculo con más de 65.536 filas

  1. Reste 65.537 del número total de filas del archivo.

    Esto le da un número x de filas.

  2. Elimine x filas del principio de la hoja de cálculo de Excel.

  3. Exporte la hoja de cálculo como archivo de datos XML.

  4. Haga clic en Cerrar y vuelva a abrir la hoja de cálculo de Excel.

  5. Elimine todo lo que sigue al total x y exporte como archivo de datos XML.

    Con este procedimiento obtendrá el resto de las filas. Ahora tendrá dos archivos de exportación XML, que se pueden combinar para crear un duplicado de la hoja de cálculo original.

Guardar datos XML de celdas asignadas en un archivo de datos XML

Para compatibilidad con la funcionalidad XML en versiones anteriores, tal vez quiera guardar el archivo en un archivo de datos XML ( .xml) en lugar de usar el comando Exportar.

  1. Presione Ctrl+S para guardar el archivo.

    Con este paso asegura que los cambios hechos en su libro no se perderán cuando el libro se guarde como archivo de datos XML.

  2. Haga clic en Archivo y en Guardar como, y seleccione la ubicación en la que quiere guardar el archivo.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.

  4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Datos XML y luego en Guardar.

  5. Si recibe un mensaje que indica que guardar el archivo como datos XML puede provocar la pérdida de características, haga clic en Continuar.

  6. Si aparece un cuadro de diálogo pequeño Exportar XML, haga clic en la asignación XML que quiere usar y luego en Aceptar.

    Este cuadro de diálogo solo aparece si no se selecciona ninguna tabla XML y el libro tiene más de una asignación XML.

  7. En el cuadro de diálogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.

  8. Haga clic en Exportar

Nota: Si la hoja de cálculo tiene encabezados o etiquetas diferentes a los nombres de los elementos XML de la asignación XML, Excel usará los nombres de los elementos XML al exportar o guardar datos XML de la hoja de cálculo.

Problemas comunes al exportar datos XML

Al exportar datos XML, es posible que aparezcan mensajes como los que se muestran a continuación.

La asignación XML se pueden exportar pero algunos elementos necesarios no están asignados

Puede haber varias razones para este mensaje:

  • La asignación XML asociada a esta tabla XML tiene uno o varios elementos necesarios que no están asignados a la tabla XML.

    La lista jerárquica de elementos en el panel de tareas Origen XML indica los elementos necesarios colocando un asterisco rojo en la esquina superior derecha del icono a la izquierda de cada elemento. Para asignar un elemento necesario, arrástrelo a la ubicación de la hoja de cálculo en la que quiere que aparezca.

  • El elemento es una estructura recursiva.

    Un ejemplo común de estructura recursiva es una jerarquía de empleados y jefes en la que los mismos elementos XML se anidan en varios niveles. Aunque es posible que tenga asignados todos los elementos en el panel de tareas Origen XML, Excel no es compatible con las estructuras recursivas con más de un nivel de profundidad y, por tanto, no puede asignar todos los elementos.

  • La tabla XML incluye contenido mixto.

    El contenido mixto se produce cuando un elemento tiene un elemento secundario y texto simple fuera de un elemento secundario. Un caso común es aquel en el que se usan etiquetas de formato (como las etiquetas de negrita) para marcar datos dentro de un elemento. Aunque el elemento secundario (si Excel lo admite) puede verse, el contenido del texto se perderá al importar los datos y no estará disponible cuando los datos se exporten y, por lo tanto, no admite la edición bidireccional.

Las asignaciones XML del libro no se pueden exportar

Una asignación XML no se puede exportar si la relación del elemento asignado con otros elementos no se puede conservar. Es posible que esta relación no se pueda conservar por los siguientes motivos:

  • La definición del esquema de un elemento asignado se encuentra dentro de una secuencia con los siguientes atributos:

    • El atributo maxoccurs no es igual a 1.

    • La secuencia tiene más de un elemento secundario directo definido o tiene otro compositor como elemento secundario directo.

  • Se asignan elementos del mismo nivel que no se repiten pero que tienen un mismo elemento principal de repetición a diferentes tablas XML.

  • Se asignan varios elementos de repetición a la misma tabla XML y la repetición no está definida por un elemento antecesor.

  • Se asignan elementos secundarios de diferentes elementos principales a la misma tabla XML.

Además, la asignación XML no se puede exportar si tiene una de las siguientes construcciones de esquema XML:

  • Lista de listas    Una lista de elementos tiene una segunda lista de elementos.

  • Datos no normalizados    Una tabla XML tiene un elemento definido en el esquema para que tenga lugar una sola vez (el atributo maxoccurs se establece en 1). Cuando se agrega un elemento de este tipo a una tabla XML, Excel rellena la columna de la tabla con varias instancias del elemento.

  • Opción    Un elemento asignado forma parte de una construcción de esquema de <opción>.

Excel no puede guardar el libro porque no tiene rangos asignados

Excel no puede guardar el libro en el archivo de datos XML a menos que se creen uno o varios rangos asignados.

Si agregó una asignación XML al libro, siga estos pasos para asignar elementos XML a la hoja de cálculo:

  1. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Origen.

    Comandos XML en la pestaña Desarrollador

    Si no se muestra la pestaña Programador, vea Mostrar la pestaña Programador.

  2. En el panel de tareas Origen XML, seleccione los elementos que quiere asignar a la hoja de cálculo.

    Para seleccionar elementos no adyacentes, haga clic en un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada elemento.

  3. Arrastre los elementos seleccionados a la ubicación de la hoja de cálculo en la que quiere que aparezcan.

Si no agregó una asignación XML al libro, o si sus datos no se encuentran en una tabla XML, guarde el libro en el formato de archivo Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).

Mostrar la pestaña Programador

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y después haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones.

  3. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

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