Exportar contenido y crear informes en el Centro de exhibición de documentos electrónicos

Exporte contenido desde un caso cuando esté listo para entregarlo a una autoridad o desee trabajar en él con otro programa legal. También puede crear informes para identificar el contenido y cualquier problema de indización de búsqueda con el informe. La exportación incluye un archivo de carga basado en el estándar de modelo de referencia de detección electrónica.

Antes de exportar contenido, el caso debería tener orígenes de contenido, como sitios web, buzones de correo y consultas. Además, el equipo que se usa para exportar contenido debe cumplir los siguientes requisitos del sistema:

  • Versión de 32 bits o de 64 bits de Windows 7 y versiones posteriores

  • Microsoft .NET Framework 4.5

  • Uno de los siguientes exploradores compatibles:

    • Internet Explorer 10 y versiones posteriores

    • Mozilla Firefox o Google Chrome, con el complemento ClickOnce instalado

Al exportar contenido o crear un informe por primera vez, se instala el Administrador de descargas de la exhibición de documentos electrónicos, que exporta el contenido de SharePoint y Exchange e informes al equipo local. Al descargar una exportación de exhibición de documentos electrónicos, los usuarios deben iniciar sesión en SharePoint con la misma cuenta con la que estén conectados a su equipo cliente. Si recibe una advertencia que pregunta si desea ejecutar el Administrador de descargas o no, acepte la advertencia y continúe.

Exportar contenido de exhibición de documentos electrónicos

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y, a continuación, en el caso en el que desea exportar contenido.

  2. En la sección Buscar y exportar, en Consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desea exportar. En la página de consulta, puede ver el tamaño y el contenido que se va a incluir en la exportación.

  3. En la parte inferior de la página de consulta, haga clic en Exportación.

  4. Escriba un nombre para la exportación. De manera predeterminada, la exportación recibe el mismo nombre que la consulta en la que se basa pero lo puede cambiar.

  5. En la sección Opciones de la página que se abre, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

  6. Para quitar contenido duplicado de Exchange, como mensajes de correo electrónico duplicados, seleccione Quitar el contenido duplicado de Exchange.

  7. Para incluir versiones de documentos, en el caso de que su organización realice un seguimiento de versiones, active la casilla Incluir versiones para documentos de SharePoint.

  8. Para incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocible, active la casilla Incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido.

  9. Haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Descargar resultados.

  11. Si está exportando contenido por primera vez en un equipo, se le pedirá que instale el administrador de descargas de detección. Haga clic en .

  12. Cuando haya terminado de exportar, haga clic en Cerrar.

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Crear informes acerca de contenido exportado

Los informes identifican el contenido de Exchange y SharePoint, su ubicación y otra información, así como los errores, como el contenido no exportado como resultado de los problemas de indización de búsqueda. Los informes se crean en formato de valores separados por comas, que se puede abrir en Excel o importar en muchos tipos de programas.

En Microsoft Excel, puede examinar aún más el contenido ordenando y filtrando las columnas. Por ejemplo, podría ver únicamente las diapositivas de PowerPoint u ordenar por autor o dirección web.

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y, a continuación, en el caso en el que desea exportar contenido.

  2. En la sección Buscar y exportar, en Consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desea exportar.

  3. En la parte inferior de la página de consulta, haga clic en Exportar.

  4. En la página que aparece, en la sección Opciones, seleccione cualquiera de las siguientes. La configuración no afectará al propio informe pero este mostrará la manera en que la configuración afectaría a la consulta:

  5. Para quitar contenido duplicado de Exchange, como mensajes de correo electrónico duplicados, seleccione Quitar el contenido duplicado de Exchange.

  6. Para incluir versiones de documentos, en el caso de que su organización realice un seguimiento de versiones, active la casilla Incluir versiones para documentos de SharePoint. Si su contenido exportado contiene muchas bibliotecas que realizan seguimiento de versiones, y muchos de sus autores usan el control de versiones, esto podría aumentar el tamaño del archivo de la exportación.

  7. Para incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocible, active la casilla Incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido.

  8. En la página que aparece, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Descargar informe.

  10. Si está exportando contenido por primera vez en un equipo, se le pedirá que instale el administrador de descargas de detección. Haga clic en .

  11. Cuando haya terminando de exportar el informe, haga clic en Cerrar.

    Los siguientes informes (archivos CSV de Excel) se descargan en el equipo en una carpeta llamada Informes.

    • Errores de índice de Exchange    Contiene una lista de correos electrónicos que no se han indexado para búsquedas. El número de elementos mencionados en este informe es igual al número de elementos sin indexar que se descargan con los resultados de búsqueda que se seleccionaron con la opción Incluir elementos que están cifrados o tienen un formato no reconocido al exportar los resultados de búsqueda. Si no ha habido errores de índice o si no se seleccionó la opción Incluir elementos que están cifrados o tienen un formato no reconocido, este informe estará vacío.

    • Resultados de Exchange    Contiene una lista de cada mensaje de correo electrónico que se devuelve como resultado de una búsqueda. Este informe especifica la línea de asunto, el destinatario y remitente del mensaje, las fechas en las que se envió y recibió el mensaje, y su tamaño.

    • Errores de exportación    Este informe enumera todos los errores ocurridos durante el proceso de exportación.

    • Errores de índice de SharePoint

    • Resultados de SharePoint    Contiene una lista de todos los elementos de SharePoint devueltos como resultados de una búsqueda. Este informe contiene información como el tipo de documento, el autor del documento, la dirección URL del documento, la dirección URL y el nombre del sitio donde se encuentra el documento, y la última fecha de modificación del documento.

    Nota: Si no activa la opción Incluir elementos que están cifrados o tienen un formato no reconocido al exportar resultados de la búsqueda o simplemente descargar los informes, los informes de errores de índice se descargarán, pero no tendrán entradas. Esto no significa que no haya ningún error de indexación. Solo significa que los elementos no indexados no se incluyeron en la solicitud para descargar los informes.

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Obtenga más información sobre exhibición de documentos electrónicos

Para obtener más información sobre casos de exhibición de documentos electrónicos, consulte los siguientes artículos:

Escenario: Exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013

Configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos

Agregar contenido a un caso de exhibición de documentos electrónicos y poner orígenes en conservación.

Búsqueda y uso de palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos

Extensiones de nombre de archivo rastreadas y tipos de archivo redistribuidos de forma predeterminada en SharePoint Server 2013

Información general sobre las propiedades rastreadas y administradas en SharePoint Server 2013

Crear e iniciar consultas de exhibición de documentos electrónicos

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