Exportar contenido de exhibición de documentos electrónicos y crear informes

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Exporte contenido desde un caso cuando esté listo para entregarlo a una autoridad o desee trabajar en él con otro programa legal. También puede crear informes para identificar el contenido y cualquier problema de indización de búsqueda con el informe. La exportación incluye un archivo de carga basado en el estándar de modelo de referencia de detección electrónica.

Antes de exportar contenido, el caso debe tener orígenes de contenido, como sitios Web y los buzones y las consultas. Además, el equipo que utilice para exportar contenido tiene que cumplir con los siguientes requisitos del sistema:

  • versión de 32 bits o de 64 bits de Windows 7 y versiones posteriores

  • Microsoft .NET Framework 4.5

  • Uno de los siguientes exploradores:

    • Internet Explorer 10 y versiones posteriores

    • Mozilla Firefox o Google Chrome, con el complemento de ClickOnce instalado

Al exportar contenido o crear un informe, la exhibición de documentos electrónicos Download Manager está instalado, que se exporta el contenido de SharePoint y Exchange e informa de que el equipo local. Al descargar una exportación de exhibición de documentos electrónicos, los usuarios deben iniciar sesión en SharePoint con la misma cuenta que se ha iniciado sesión en su equipo cliente. Si recibe una advertencia que le pregunta si desea ejecutar el Administrador de descargar o no, acepte la advertencia y continuar.

Exportar contenido de exhibición de documentos electrónicos

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y, a continuación, en el caso en el que desea exportar contenido.

  2. En la sección Buscar y exportar, en Consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desea exportar. En la página de consulta, puede ver el tamaño y el contenido que se va a incluir en la exportación.

  3. En la parte inferior de la página de consulta, haga clic en Exportación.

  4. Escriba un nombre para la exportación. De manera predeterminada, la exportación recibe el mismo nombre que la consulta en la que se basa pero lo puede cambiar.

  5. En la sección Opciones de la página que se abre, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

  6. Para quitar contenido de Exchange duplicado, como mensajes de correo electrónico duplicados, seleccione quitar contenido de Exchange duplicado.

  7. Para incluir versiones de documentos, en el caso de que su organización realice un seguimiento de versiones, active la casilla Incluir versiones para documentos de SharePoint.

  8. Para incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocible, active la casilla Incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido.

  9. Haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Descargar resultados.

  11. Si está exportando contenido por primera vez en un equipo, se le pedirá que instale el administrador de descargas de detección. Haga clic en .

  12. Cuando haya terminado de exportar, haga clic en Cerrar.

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Crear informes acerca de contenido exportado

Los informes identifican el contenido de Exchange y SharePoint, su ubicación y otra información, así como los errores, como el contenido no exportado como resultado de los problemas de indización de búsqueda. Los informes se crean en formato de valores separados por comas, que se puede abrir en Excel o importar en muchos tipos de programas.

En Microsoft Excel, puede examinar aún más el contenido ordenando y filtrando las columnas. Por ejemplo, podría ver únicamente las diapositivas de PowerPoint u ordenar por autor o dirección web.

  1. Si su caso no está ya abierto, en un centro de exhibición de documentos electrónicos, haga clic en Casos y, a continuación, en el caso en el que desea exportar contenido.

  2. En la sección Buscar y exportar, en Consultas, haga clic en el nombre de la consulta que desea exportar.

  3. En la parte inferior de la página de consulta, haga clic en Exportar.

  4. En la página que aparece, en la sección Opciones, seleccione cualquiera de las siguientes. La configuración no afectará al propio informe pero este mostrará la manera en que la configuración afectaría a la consulta:

  5. Para quitar contenido de Exchange duplicado, como mensajes de correo electrónico duplicados, seleccione quitar contenido de Exchange duplicado.

  6. Para incluir versiones de documentos, en el caso de que su organización realice un seguimiento de versiones, active la casilla Incluir versiones para documentos de SharePoint. Si su contenido exportado contiene muchas bibliotecas que realizan seguimiento de versiones, y muchos de sus autores usan el control de versiones, esto podría aumentar el tamaño del archivo de la exportación.

  7. Para incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocible, active la casilla Incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido.

  8. En la página que aparece, haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Descargar informe.

  10. Si está exportando contenido por primera vez en un equipo, se le pedirá que instale el administrador de descargas de detección. Haga clic en .

  11. Cuando haya terminando de exportar el informe, haga clic en Cerrar.

    Los siguientes informes (archivos CSV de Excel) se descargan en el equipo en una carpeta denominada informes.

    • Errores de índice de Exchange    Contiene una lista de mensaje de correo electrónico que no se han indizada para la búsqueda. El número de elementos que aparecen en este informe es igual al número de elementos sin indizar que se descargan con los resultados de búsqueda seleccionado la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido cuando se exportan los resultados de búsqueda. Si no ha habido errores de índice o si no ha seleccionado la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido, este informe estará vacío.

    • Resultados de Exchange    Contiene una lista de cada mensaje de correo electrónico, devuelta como resultado de la búsqueda. Este informe especifica la línea de asunto, el destinatario del mensaje y remitente, las fechas en que se envió y recibió el mensaje y el tamaño del mensaje.

    • Exportar errores    Este informe muestra los errores que ocurrieron durante el proceso de exportación.

    • Errores de índice de SharePoint

    • Resultados de SharePoint    Contiene una lista de cada SharePoint devuelven los elementos como un resultado de búsqueda. Este informe contiene información como el tipo de documento, el autor del documento, el documento URL, la dirección URL y el nombre del sitio donde se encuentra el documento y la fecha de última modificación del documento.

    Nota: Si no selecciona la opción de incluir elementos que están cifrados o que tienen un formato no reconocido al exportar los resultados de búsqueda o descargar solo los informes, se descargan los informes de errores de índice pero no tienen todas las entradas. Esto no significa que no hay los errores de indización. Sólo significa que no indizados elementos no se han incluido en la solicitud para descargar los informes.

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Obtenga más información sobre exhibición de documentos electrónicos

Para obtener más información sobre casos de exhibición de documentos electrónicos, consulte los siguientes artículos:

Escenario: Exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 y Exchange Server 2013

Configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos

Agregar contenido a un caso de exhibición de documentos electrónicos y poner orígenes en conservación.

Búsqueda y uso de palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos

Extensiones de nombre de archivo rastreadas y tipos de archivo redistribuidos de forma predeterminada en SharePoint Server 2013

Información general sobre las propiedades rastreadas y administradas en SharePoint Server 2013

Crear e iniciar consultas de exhibición de documentos electrónicos

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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