Explicación de la configuración de Autoarchivar

Autoarchivar le permite administrar el espacio del buzón o del servidor de correo electrónico que está usando, ya que mueve elementos automáticamente a una ubicación de almacenamiento. Autoarchivar realiza una o ambas de las siguientes acciones, según las opciones:

  • Outlook mueve elementos de su ubicación original, generalmente una de las carpetas activas, a una carpeta de almacenamiento.

    ¿Adónde se mueven los elementos?

    El archivo de almacenamiento es un tipo de archivo de datos de Outlook (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, se crea el archivo de almacenamiento de forma automática. La ubicación donde se crea el archivo depende del sistema operativo que se ejecuta en el equipo.

    • Windows 7     C:\Users\nombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      No puedo encontrar las carpetas que se mencionan en este artículo

      Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para mostrar las carpetas ocultas en Windows, haga lo siguiente:

      • Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de control.

      • Haga clic en Opciones de carpeta.

        Para encontrar Opciones de carpeta, en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la ventana, escriba Opciones de carpeta. En el Panel de control para Windows XP, escriba Opciones de carpeta en el cuadro Dirección.

      • En la ficha Ver, en la lista Configuración avanzada, en Archivos y carpetas, dentro de Archivos y carpetas ocultos, seleccione Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos.

  • Se eliminan de forma permanente los elementos que han superado su período de antigüedad.

Nota: No se archivan los elementos que desea eliminar. No se pueden eliminar con Autoarchivar los elementos archivados. Una vez archivados, sólo pueden eliminarse de forma manual.

Para obtener más información acerca de la característica Autoarchivar, vea el artículo sobre el uso de Autoarchivar para realizar una copia de seguridad de elementos o eliminarlos.

Períodos de antigüedad de los elementos de Outlook

Cualquier elemento de Outlook que supera el período de antigüedad se incluye en el siguiente Autoarchivar, a menos que el elemento se haya marcado específicamente para exclusión. El período de antigüedad predeterminado para cada carpeta de Outlook es el siguiente:

Carpeta

Período de antigüedad

Bandeja de entrada y Borrador

6 meses

Elementos enviados y elementos eliminados

2 meses

Bandeja de salida

3 meses

Calendario

6 meses

Tareas

6 meses

Notas

6 meses

Diario

6 meses

Nota: Las carpetas que cree que contengan el mismo tipo de elementos que Bandeja de entrada, Calendario, Tareas, Notas o Diario tendrán el mismo período de antigüedad predeterminado de 6 meses; por ejemplo, una carpeta de correo que cree para informes de estado recibidos de un colega o una carpeta de contactos que cree para contactos personales.

Determinar la antigüedad de un elemento

Tipo de elemento

Cuándo comienza el período de antigüedad

Mensaje de correo electrónico

La fecha/hora recibida o cuando modificó y guardó el mensaje por última vez, lo que se haya producido más tarde. Marcar un mensaje como leído o no leído es un ejemplo de un cambio en el mensaje.

Cita, evento o reunión del calendario

Fecha en la que modificó y guardó el elemento por última vez, la que sea posterior. Los elementos periódicos no se archivan automáticamente.

Tarea

Fecha de finalización o fecha en la que modificó y guardó por última vez la tarea. Las tareas que no están marcadas como completadas no se autoarchivan. Las tareas asignadas a otros usuarios se archivan sólo si están marcadas como completadas.

Nota

Cuando se modificó y guardó la nota por última vez.

Entrada del Diario

Fecha de creación de la entrada del Diario o cuando se modificó o se guardó la entrada por última vez.

Contacto

Los contactos no se archivan de forma predeterminada. Sin embargo, puede archivarlos manualmente.

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Configuración y opciones de Autoarchivar

Vea las siguientes descripciones de los valores de configuración y las opciones que puede aplicar cuando personaliza Autoarchivar.

cuadro de diálogo Configuración de Autoarchivar

Ejecutar Autoarchivar cada n días    Elija la frecuencia con la que se ejecutará Autoarchivar. Es posible que, al archivar muchos elementos al mismo tiempo, se ralentice el rendimiento del equipo. Por lo tanto, es conveniente usar Autoarchivar de forma más frecuente para reducir el número de elementos procesados.

Para deshabilitar la característica Autoarchivar, desactive la casilla Ejecutar Autoarchivar cada n días.

Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute    Elija esta opción si desea que aparezca un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procese los elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic en No para cancelar esa sesión de autoarchivado.

Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico)    Esta opción está desactivada de forma predeterminada. Seleccione esta casilla de verificación para eliminar mensajes de correo electrónico cuando hayan superado su período de antigüedad.

Archivar o eliminar elementos antiguos    Elija esta opción si desea establecer o cambiar los valores de configuración a continuación. Si se desactiva esta casilla de verificación, se ejecuta Autoarchivar con la configuración predeterminada.

Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas    Seleccione esta casilla de verificación para que la carpeta Archivar aparezca junto con el resto de las carpetas de trabajo en el panel de navegación. Si no elige esta opción, puede abrir la carpeta de archivos —  haga clic en la pestaña Archivo y, en la ficha Abrir, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook.

Eliminar elementos anteriores a    Especifique cuándo desea archivar los elementos (días, semanas o meses). Puede configurar un período comprendido entre un día y 60 meses como máximo.

Mover elementos antiguos a    Seleccione esta casilla de verificación para archivar elementos antiguos en lugar de eliminarlos automáticamente. En el cuadro aparece la carpeta predeterminada. Para utilizar una carpeta diferente, escriba la ubicación de la carpeta en el cuadro o haga clic en Examinar. Al seleccionar esta opción, se elimina la selección de la opción Eliminar elementos permanentemente.

Eliminar elementos permanentemente    Esta opción elimina cualquier elemento caducado. No se mueven y no se guarda ninguna copia de archivo. Al seleccionar esta opción, se elimina la selección de la opción Mover elementos antiguos a.

Aplicar esta configuración a todas las carpetas   : esta opción aplica la configuración de Autoarchivar, incluyendo los cambios a todas las carpetas. Para especificar una configuración exclusiva para una o varias carpetas, no elija esta opción. En su lugar, haga clic con el botón secundario del mouse en la carpeta, haga clic en Propiedades y vaya a la ficha Autoarchivar para cambiar la configuración de cada carpeta que desea cambiar.

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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