Excel Services IV: Permitir que los usuarios especifiquen datos

Información general

Imagen conceptual acerca de cómo escribir datos en Excel Services

Permita que los usuarios escriban datos en determinadas celdas cuando use Excel Services para publicar una hoja de cálculo de Excel 2007 en su sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Permitir que los usuarios realicen cálculos en Excel Services.

Este curso incluye:

  • Una lección autoguiada.

  • Una pequeña prueba al final de la lección; la prueba no está puntuada.

  • Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.

En este momento, ya debería tener los conocimientos básicos para trabajar con Excel Services. De lo contrario, debería realizar el curso Excel Services I: Aspectos generales.

Requisitos de software:

  • Un sitio de SharePoint basado en SharePoint Server 2007 Enterprise.

  • Excel Services configurado con SharePoint Server 2007 Enterprise.

  • Excel 2007 instalado en el equipo; está incluido en los siguientes conjuntos de aplicaciones: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 u Office Ultimate 2007.

    Permita a los usuarios escribir datos en las celdas seleccionadas cuando usa Excel Services para publicar una hoja de cálculo de Excel 2007 en su sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

    Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.

Permitir que los usuarios realicen cálculos en Excel Services

Persona pensando cómo permitir que los usuarios cambien valores en Excel Services.

¿Qué debe hacer si desea que los usuarios cambien valores en Excel Services?

Como se explica en los dos primeros cursos de esta serie, publicar libros en Excel Services es una forma excelente de evitar que los usuarios escriban directamente en los libros.

Pero, ¿qué ocurre si desea que los usuarios puedan escribir datos en Excel Services? Por ejemplo, en la imagen, desea que los vendedores de Adventure Works escriban algunos números en ciertas celdas para obtener los precios totales para sus clientes. Esta calculadora funciona de la misma manera que otras calculadoras en línea, como una calculadora de hipotecas en la que puede escribir algunos números y averiguar el pago mensual de la hipoteca.

Paso 1: Comprobar los nombres de celda

Haga clic en una celda y, a continuación, mire el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas para ver si la celda tiene un nombre.

1. Para ver si la celda B4 tiene un nombre, haga clic en la celda B4.

2. A continuación, mire el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas. Si aparece la dirección de la celda (B4), significa que la celda no tiene nombre.

Supongamos que desea que los usuarios escriban valores para la celda B4 (precio) y para la celda B5 (cantidad de unidades que se venderán) en el sitio de SharePoint. Para ello, Excel Services requiere que asigne un nombre a estas celdas. ¿Por qué? Como aprenderá a continuación, en lugar de escribir directamente en estas celdas, los usuarios escribirán los valores en un panel especial junto a la hoja de cálculo. Los nombres de las celdas B4 y B5 permitirán a los usuarios saber qué hacer y en qué lugar del panel escribir los datos.

En primer lugar, asegúrese de que estas celdas no contengan nombres. En Excel, primero haga clic en la celda B4 y después en la celda B5. A continuación, busque los nombres en el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas. En la imagen, en el Cuadro de nombres, se observa únicamente la dirección de la celda B4, por lo que es necesario asignar un nombre a la celda.

Paso 2: Asignar nombres a las celdas para Excel Services

Para asignar un nombre a la celda, haga clic en la celda, escriba el nombre en el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas y, a continuación, presione ENTRAR.

1. Para asignar un nombre a la celda B4, haga clic en la celda.

2. A continuación, escriba el nombre en el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas y presione ENTRAR.

Con el punto de inserción aún en la celda B4, haga clic en el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas y escriba un nombre para la celda B4, como por ejemplo: "Especificar_precio_aquí". Dado que no puede usar espacios en un nombre de celda, el carácter de subrayado corresponde a un espacio. Después de escribir el nombre, presione ENTRAR.

Al final del curso, en la tarjeta de referencia rápida, podrá obtener más información acerca de cómo asignar un nombre a las celdas.

Paso 3: Permitir la entrada de datos en Excel Services

[Untitled] Agregar celdas como Parámetros para usarlas en Excel Services

Ejemplo animado de cómo crear un panel de entrada de datos en Excel Services.

A continuación, aprenderá a permitir que los usuarios escriban valores para las celdas B4 y B5 en Excel Services.

En Excel, use el cuadro de diálogo Opciones de Excel Services para designar las celdas con nombre como parámetros que los usuarios utilizarán para especificar los valores en el panel de entrada de datos en Excel Services. Después, publique el libro en Excel Services.

Cuando el libro se abre en Excel Services, los usuarios verán el panel Parámetros a la derecha, donde escribirán los valores.

Haga clic en Reproducir para aprender a usar celdas con nombre como parámetros en Excel Services.

Descripción de la animación:

En Excel, el cursor hace clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, elige Publicary hace clic en Excel Services.

El cursor hace clic en la ficha Parámetros, hace clic en Agregar, después hace clic en las casillas junto a Especificar_cantidad_de_unidades y Especificar_precio_aquí y finalmente hace clic en Aceptar dos veces.

El cursor hace clic en Guardar y se escribe la dirección URL de la biblioteca de documentos de SharePoint, sin incluir "Forms/AllItems.aspx” en la dirección URL. Finalmente el cursor vuelve a hacer clic en Guardar.

Paso 4: Escribir valores en Excel Services

[Untitled] Escribir valores en los cuadros en el panel Parámetros en el sitio de SharePoint

Ejemplo animado de cómo escribir valores en Excel Services.

Cuando los usuarios abren el libro en Excel Services, aparece el panel Parámetros a la derecha y se muestran los cuadros de entrada de datos y los nombres de celda, que indican cuáles son los pasos a seguir: escribir la cantidad de unidades cuyo precio desean calcular en el cuadro Especificar_cantidad_de_unidades y escribir el precio por unidad en el cuadro Especificar_precio_aquí.

Después de hacer clic en Aplicar, en el libro junto al panel se observará si el cliente obtiene un descuento y cuál es el precio total. Tenga en cuenta que el nuevo precio total se calcula en el sitio de SharePoint, no en el equipo local del usuario.

Los cambios realizados en los números del libro son sólo temporales. Cuando un usuario cierra el libro, los valores cambiados no se guardan con el libro. La próxima vez que alguien abra el libro, no verá los cambios realizados por el último usuario.

Haga clic en Reproducir encima de la imagen para ver cómo se pueden escribir valores en Excel Services.

Descripción de la animación:

En la biblioteca de documentos de SharePoint, el cursor hace clic en Ver en el Explorador web junto al nombre de archivo. Se abre el libro en Excel Services.

En el panel Parámetros junto al libro, se escribe un valor en el cuadro Especificar_cantidad_de_unidades y otro en el cuadro Especificar_precio_aquí. El cursor hace clic en Aplicar y aparecen los nuevos valores en el libro.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

No se pueden escribir valores en una hoja de cálculo en Excel Services.

Verdadero.

Correcto. En Excel Services, no puede escribir valores en el libro, pero puede escribir valores en el panel Parámetros junto al libro.

Falso.

No, la afirmación es correcta. En Excel Services, no puede escribir valores en el libro, pero puede escribir valores en el panel Parámetros junto al libro.

Puede usar "Especificar el precio aquí" como nombre de celda.

Verdadero.

El nombre parece adecuado, pero la afirmación no es correcta. Los nombres de celdas no pueden tener espacios. A este nombre le falta el carácter de subrayado (_) entre cada palabra.

Falso.

Correcto. El nombre es adecuado, pero falta el carácter de subrayado (_) entre cada palabra.

El próximo usuario que escriba valores en Excel Services verá los últimos valores especificados.

Verdadero.

Incorrecto. Los datos especificados no se guardan al cerrar la hoja de cálculo en Excel Services. El próximo usuario no podrá ver lo que hizo el anterior.

Falso.

Perfecto. Los datos especificados no se guardan al cerrar la hoja de cálculo en Excel Services. El próximo usuario no podrá ver lo que hizo el anterior.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también los artículos sobre:

Asignar un nombre a las celdas

Primero, compruebe si las celdas ya tienen un nombre. Haga clic en la celda en la que desea que los usuarios escriban valores y, a continuación, diríjase al Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas. Si observa una dirección de celda, por ejemplo B4, significa que la celda no tiene nombre.

Si ve un nombre, pero no considera que el nombre es adecuado para indicar a los usuarios lo que deben realizar en el panel Parámetros en Excel Services, elimine el nombre y, a continuación, asígnele un nombre nuevo.

Para eliminar un nombre, haga clic en la celda, a continuación, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea eliminar. Haga clic en Eliminary, a continuación, haga clic en Cerrar.

Para asignar nombre a una celda, haga clic en la celda correspondiente. Después, haga clic en el Cuadro de nombres en la Barra de fórmulas. Escriba un nombre. Tenga en cuenta que no debe dejar espacios entre las palabras del nombre. Use un carácter de subrayado (_) en lugar del espacio. A continuación, presione ENTRAR.

En la parte superior de la página, encontrará más información acerca de cómo asignar un nombre a las celdas.

No todas las celdas pueden usarse como Parámetros

  • El parámetro debe ser una sola celda y no puede ser un rango.

  • La celda no debe contener una fórmula.

  • La celda no puede estar dentro de una tabla dinámica, una tabla o un gráfico.

Guardar un libro en el sitio de SharePoint con un panel Parámetros

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, elija Publicar y después haga clic en Excel Services.

  2. Haga clic en el botón Opciones de Excel Services. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel Services, haga clic en la ficha Parámetros. Haga clic en el botón Agregar y active las casillas junto a las celdas con nombre que desea usar en el panel Parámetros. Haga clic en Aceptar dos veces.

  3. Escriba la dirección URL de la biblioteca de documentos en el cuadro Nombre de archivo (no incluya "Forms/AllItems.aspx" al final de la dirección URL) y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Escriba un nombre para el libro (o acepte el nombre existente) y vuelva a hacer clic en Guardar.

    El libro se abre en su sitio de SharePoint si ha activado la casilla Abrir en Excel Services en el cuadro de diálogo Guardar como. De lo contrario, deberá abrir la biblioteca de documentos para ver el archivo.

  5. Para que los usuarios sepan dónde están los datos, haga clic en la flecha abajo en el archivo, elija Enviar ay, a continuación, haga clic en Enviar un vínculo por correo electrónico. Cuando los usuarios hacen clic en el vínculo del correo electrónico, el libro se abrirá directamente en un exploradores web en Excel Services.

Se aplica a: Excel 2007, SharePoint Server 2007



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