Establecer y administrar la lista de las partes interesadas del proyecto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Por Jane Suchan, PMP

Así que ¿qué es un participante de proyecto?     Hay muchas definiciones y varían desde un origen de para origen y empresa. Todo sugerir que los participantes son personas o grupos que tienen un interés personal en el resultado de un proyecto. Administración de las partes interesadas es sinónimo de administración de la relación: el objetivo es obtener y mantener el compromiso a su proyecto.

En este documento, las partes interesadas son individuos o grupos de la organización que tienen un interés en o se verán afectados por el resultado del proyecto. Pero antes de iniciar el ejercicio de establecer y administrar la lista de participantes, asegúrese de que la definición de un participante se alinea con el de su organización.

¿Por qué es importante administrar las partes interesadas?

Como queremos pensar en caso contrario, tenemos orientará el hecho de que no todos será 100 por cien entusiastas sobre el proyecto. Las partes interesadas que tenga que obtenga información sobre las nuevas herramientas o procesos, ceder el control o, en algunos casos extremos, perder su trabajo. La carga es el jefe de proyecto y los patrocinadores para facilitar el preocupaciones de los participantes y, a continuación, es poco probable que podrá realizar todas las personas feliz, todo el tiempo. Algunos tendrán que corregirse de manera que no pueden sabotear sus esfuerzos.

Razones de descripción le ayudará a solucionar problemas y evitar comportamientos negativos y tácticas, como por ejemplo:

  • Es necesario que se retrase entradas o las aprobaciones.

  • Iniciar un proyecto competencia.

  • Reasignar recursos con otros proyectos.

  • Participar en politicking de la sala de espera de minar el proyecto.

Las ventajas de la administración eficaz de los participantes son:

  • Reducir proyecto tiempo de ciclo manteniendo puedan abrumado ni en la política.

  • Optimizar el proceso de aprobación.

  • Para ayudarle a asegurarse de que los recursos del proyecto están disponibles y permanecen que tiene el foco.

  • Mantener el flujo de información.

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Desarrollar una lista de participantes

Anteriormente en el proyecto, trabajar con su patrocinador del proyecto para crear una lista de todas las partes interesadas posibles. Según cómo se definen esta función y el impacto que tendrá el proyecto en la organización, esta lista puede ser larga.

La lista de participantes es una herramienta para el jefe de proyecto y una tecla de entrada para el plan de comunicaciones del proyecto. En función de la evaluación de la lista, puede planear una estrategia de comunicaciones seguras. Y no es necesario compartir los detalles de la lista más allá del patrocinador del proyecto.

Con la mayoría de los proyectos vienen y política, por lo que espere llegar en algunos aguas murky al evaluar el los participantes.

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Evaluar la lista de participantes

Determinar qué entiende de cada participante y clasificar ellos por nivel de influencia. Algunos tendrán la potencia para mantener un proyecto en el futuro. Esto puede incluir los jefes de patrocinador o jefe de proyecto. Debido a sus posiciones y roles de toma de decisiones, desea supervisar a las partes interesadas de cerca. Otros pueden ser personas que pueden funcionar aunque no pueden extraer el complemento en un proyecto, entre bastidores minar y posiblemente incluso finalizarlo.

Otro nivel de las partes interesadas son aquellos que se live con el producto, a veces diariamente. Este grupo proporciona la entrada en el formulario de requisitos empresariales que deben cumplirse. Tienen el máximo partido a ganar si el proyecto es correcto, porque afectará a ellos directamente. Aunque a menudo no pueden directamente ni indirectamente finalizar un proyecto, sin embargo, son fundamentales para su éxito. Si no se cumplen sus necesidades o dudas, pasará rápidamente puedan sus aliados mayores a su problema más importante.

Otra forma de organizar a las partes interesadas es agruparlos por nivel de participación y responsabilidad. Un solo grupo podría ser conocidas implicado en el proyecto y realizar el trabajo, otra podría atención en algún momento y todavía otro podría ser participantes que no se efectúen conocidas pero deben recibir información sobre el proyecto.

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Usar RACI para clasificar los participantes

Encargado, responsable, consultado e informado (RACI) es una herramienta de diseño profesional para asignar y designar las partes interesadas por nivel de participación del proyecto y responsabilidad. Es una manera útil para clasificar a los participantes de modo que se puede planear la estrategia de comunicaciones más eficaz para cada persona o grupo. Estas partes interesadas se definen como sigue:

  • Responsable    Esta persona es responsable de completar una tarea.

  • Responsable    Esta persona llamará a cuenta, si la tarea no se ha completado y puede administrar a la persona responsable de completar la tarea. Los jefes de proyecto a menudo tienen este rol.

  • Consultado    Aunque no responsable o responsable de finalización, esta persona consulta sobre aspectos de la tarea.

  • Informados    Titular de este rol pasivo se mantiene informado pero no es responsable o responsables de las tareas.

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Un poco de prevención...

Administración de proyectos es todo sobre la administración de las expectativas. Llevar el tiempo en los proyectos para que funcione con su patrocinador para identificar y evaluar a los participantes. No olvide actualizar la lista durante toda la vida del proyecto. Debe saber quiénes son de los participantes y sus intereses para administrarlos de forma eficaz. Se guardar dificultades a largo plazo y asegúrese de que su proyecto es correcta.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia en administrar iniciativas de negocios de empresa y desarrollar metodologías de administración de proyectos. Jane reside en Seattle, Washington.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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