Establecer una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios o documentos

Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Cuando un usuario cree un archivo nuevo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede crear una plantilla de Microsoft Word 2010. Cuando un usuario cree un archivo nuevo en esa biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.

Si quiere especificar opciones de configuración adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o una declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.

¿Qué desea hacer?

Aprender sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos

Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Editar la plantilla de archivo predeterminada

Especificar una plantilla de archivo personalizada

Aprender sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Cuando un usuario cree un archivo nuevo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede crear una plantilla de Microsoft Word 2010. Cuando un usuario cree un archivo nuevo en esa biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.

Si quiere especificar opciones de configuración adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o una declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.

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Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre en una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con las tecnologías SharePoint   Para que un usuario cree un archivo mediante el comando Nuevo en una biblioteca de documentos, se debe crear la plantilla de archivo en un programa compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010. Cuando cree un archivo nuevo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML compatible con SharePoint 2010, como Microsoft InfoPath 2010.

Archivos de otros programas   Para la mayoría de los programas restantes, puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca, pero en lugar de crear el archivo directamente desde la biblioteca de documentos, se crea en el programa y luego se agrega a la biblioteca.

Archivos de programas bloqueados   Por razones de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como .exe, están bloqueados y no pueden almacenarse en una biblioteca.

Encontrará más información sobre los tipos de archivo bloqueados en la sección Vea también.

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Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo son las bibliotecas de formularios y las de documentos.

Bibliotecas de documentos   Las bibliotecas de documentos se usan para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, entre los que se incluyen documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. A menudo constituyen la ubicación más común en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con miembros de equipo y compartirlos con otros compañeros de la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como un repositorio de archivos de uso general. O también puede usar una biblioteca de documentos para un fin específico; por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para planear materiales, nuevos lanzamientos y publicaciones.

Bibliotecas de formularios   Las bibliotecas de formularios permiten compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información, de manera sencilla. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informes de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien crea un informe de gastos, abre la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellena el formulario, los datos del informe de gastos (y solamente los datos) se guardan en un archivo XML de la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es más sencillo que otros sistemas procesen cada informe de gastos por separado, que se combinen los datos o que se exporten para seguir procesándolos y analizándolos.

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Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el Explorador de Windows para ver la carpeta Formularios que contiene la plantilla de archivo para la biblioteca.

Contenido de la carpeta Formularios en una biblioteca de documentos

De manera predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, llamada plantilla.dotx, pero puede cambiar este archivo si lo necesita. Para especificar una plantilla diferente, primero necesita crearla en un programa compatible con SharePoint 2010, como Office Word 2010, y después guardarla en la carpeta Formularios de una biblioteca. Luego, desde la biblioteca, se especifica la dirección de la plantilla personalizada.

De manera predeterminada, una biblioteca de formularios incluye un archivo de marcador de posición, llamado plantilla.xml, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario creada por el usuario.

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Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office InfoPath 2010. Pueden existir otras ventajas derivadas del uso de un programa de diseño de formularios. Por ejemplo, cuando se usa Office InfoPath 2010, se puede hacer lo siguiente:

  • Crear la plantilla y la biblioteca de formularios directamente desde InfoPath.

  • Editar y volver a publicar convenientemente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

  • Combinar los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para más procesamiento.

  • Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de manera predeterminada en el programa de edición de formularios compatible con SharePoint 2010 en el equipo cliente del usuario. Si no hay ningún programa compatible instalado, puede abrirse el formulario en el explorador, si está diseñado para ello. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador se abra siempre en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la opción Abrir documentos en el explorador de la configuración avanzada de la biblioteca.

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Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos

SI se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usará las plantillas que se especifiquen en los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si quiere personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido.

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Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

Nota    La configuración de una plantilla para una biblioteca de formularios o documentos requiere de permiso de control total.

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Haga clic en Acciones del sitio, luego en Ver todo el contenido del sitio y luego en Crear.

    Nota    La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  3. En Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos o Biblioteca de formularios.

  4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.

    El nombre, que se muestra en la parte superior de la página de la biblioteca, pasa a formar parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

  5. En el cuadro Descripción, escriba una descripción sobre el propósito de la biblioteca. La descripción es opcional.

    La descripción se muestra en la parte superior de la página de la biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si va a habilitar la biblioteca para recibir contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a su descripción, para que los usuarios puedan encontrarla con facilidad.

  6. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que la opción esté seleccionada en la sección Navegación.

  7. En la sección Historial de versiones del documento, haga clic en si desea que se cree una versión, o una copia de seguridad, de un archivo cada vez que el archivo se proteja en la biblioteca.

  8. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Especifique el tipo de archivo que se utilizará como plantilla para los archivos nuevos de la biblioteca de documentos. De manera predeterminada, están disponibles los siguientes tipos de archivo:

    • Ninguna

    • Documento de Microsoft Word 97-2003

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel 97-2003

    • Presentación de Microsoft PowerPoint 97-2003

    • Documento de Microsoft Word

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel

    • Presentación de Microsoft PowerPoint

    • Bloc de notas de Microsoft OneNote 2010

    • Página web de Microsoft SharePoint Designer

    • Página básica

    • Página de elementos web

      Biblioteca de formularios    Seleccione la plantilla de formulario que desea especificar como tipo de formulario para todos los formularios de la biblioteca.

  9. Haga clic en Crear.

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Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Existen dos maneras de cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint 2010, puede editar dicha plantilla.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, sino que puede copiar un archivo de plantilla nuevo en la carpeta Formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

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Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiere editar la plantilla predeterminada.

  2. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido o haga clic en Acciones del sitio, luego en Ver todo el contenido del sitio y luego, en la sección de bibliotecas correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota    La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  3. En la cinta, en la sección Herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y luego, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca.

  4. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  5. En la sección Plantilla de documento, en el cuadro Dirección URL de la plantilla, haga clic en Editar plantilla. Se da una de las siguientes situaciones:

    Biblioteca de documentos   La plantilla se abre en una aplicación compatible con SharePoint 2010 que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, se abre Office Word 2010 si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o se abre Office Excel 2010 si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    Biblioteca de formularios   La plantilla se abre ya sea en un programa compatible con SharePoint 2010, un programa de diseño de formularios basado en XML, como Microsoft Office InfoPath 2010, o un editor XML.

    Nota    Si los usuarios de su sitio ya rellenaron formularios basados en la plantilla original, plantéese cómo pueden afectar a esos formularios los cambios que se realicen en la plantilla. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben completar obligatoriamente puede hacer que aparezcan errores en los formularios originales que se completaron antes de que se agregara el campo.

  6. Aplique los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Cierre el programa si ya no lo necesita, o cambie a su sitio.

  7. Dependiendo de cuál sea su programa de diseño de formularios, probablemente necesite volver a publicar la plantilla en la biblioteca en el sitio desde el programa.

  8. En la parte inferior de la página de configuración avanzada de la biblioteca de formularios o documentos del sitio, haga clic en Aceptar.

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Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint 2010. Apunte esta ubicación y luego cambie a SharePoint 2010.

  2. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiera especificar una plantilla personalizada.

  3. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido o haga clic en Acciones del sitio , luego en Ver todo el contenido del sitio y luego, en la sección de bibliotecas correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota    La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  4. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca y, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con el Explorador.

  5. En el Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  6. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  7. Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.

  8. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  9. Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.

  10. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca.

  11. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  12. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos   Escriba la dirección de su plantilla personalizada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama MarcaDeAgua.dotx y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de documentos Documentos compartidos, debe escribir lo siguiente:

    Documentos compartidos/Formularios/MarcaDeAgua.dotx

    Biblioteca de formularios   Escriba la dirección de la plantilla personalizada que quiera usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama pedidos.xml y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de formularios Compras, debe escribir lo siguiente:

    Compras/Formularios/pedidos.xsn

    Nota    Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, puede que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido , justo encima de la sección Plantillas de documentos . Si está seleccionado, debe modificar la plantilla del tipo de contenido.

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Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010



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