Establecer una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios o documentos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para dicha biblioteca. Cuando alguien cree un nuevo archivo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Microsoft Office Word 2010. Cuando alguien crea un nuevo archivo en dicha biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.

Si quiere especificar parámetros adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o un declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.

¿Qué desea hacer?

Obtenga más información sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Tipos de archivos que puede o no puede almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

¿Dónde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Usar tipos de contenido para configurar documentos o plantillas de biblioteca de formularios

Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Editar la plantilla de archivo predeterminada

Especificar una plantilla de archivo personalizada

Aprender sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para dicha biblioteca. Cuando alguien cree un nuevo archivo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abrirá en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Microsoft Office Word 2010. Cuando alguien crea un nuevo archivo en dicha biblioteca de documentos, la plantilla se abrirá en Word.

Si quiere especificar parámetros adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o un declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.

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Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre en una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con las tecnologías de SharePoint    Para que un usuario crear un archivo mediante el comando de nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse desde un programa compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office Word 2010. Cuando se crea un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML a la que es compatible con SharePoint 2010, como Microsoft InfoPath 2010.

Otros archivos de programa    Para otros programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Pero, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y, a continuación, agregarlo a la biblioteca.

Archivos de programas bloqueados    Por motivos de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como .exe, están bloqueados no pueden almacenarse en una biblioteca.

En la sección Vea también encontrará más información sobre tipos de archivo bloqueados.

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Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo son las bibliotecas de formularios y las de documentos.

Bibliotecas de documentos    Usar una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferente, incluidos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos suele ser la ubicación más comunes de un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartir con otros colegas en toda la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como un repositorio de archivos para fines generales. O puede usar una biblioteca de documentos para una finalidad concreta, por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para la planificación de materiales, las versiones de noticias y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios proporciona un modo sencillo de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como la plantilla de archivo de forma predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que un usuario crea un informe de gastos, abra la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando un usuario rellene el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardan como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportar para procesamiento y análisis.

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Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el Explorador de Windows para ver los formularioscarpeta que contiene la plantilla de archivo para la biblioteca.

Contenido de la carpeta Formularios en una biblioteca de documentos

De manera predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, llamada plantilla.dotx, pero puede cambiar este archivo si lo necesita. Para especificar una plantilla diferente, necesita primero crearla en un programa que sea compatible con SharePoint 2010, como Office Word 2010 y, a continuación, guardarla en la carpeta Formularios de una biblioteca. Luego, desde la biblioteca, debe especificar la dirección de la plantilla personalizada.

De manera predeterminada, una biblioteca de formularios trae un archivo de marcador de posición, llamado plantilla.xml, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario creada por el usuario.

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Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft Office InfoPath 2010. Pueden existir otras ventajas derivadas del uso de un programa de diseño de formularios. Por ejemplo, cuando se usa Office InfoPath 2010, puede realizar lo siguiente:

  • Crear la plantilla y la biblioteca de formularios directamente desde InfoPath.

  • Editar y volver a publicar convenientemente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

  • Combinar los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para más procesamiento.

  • Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de manera predeterminada en el programa de edición de formularios que es compatible con SharePoint 2010 en el equipo cliente del usuario. Si no existe ningún programa compatible instalado, el formulario, si está diseñado para abrirse en el explorador, puede abrirse allí. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abra allí. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en el parámetro Abrir documentos en el explorador en las configuraciones avanzadas de la biblioteca.

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Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos

SI se habilitan diversos tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos, la biblioteca usa las plantillas que se especifican en los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si quiere personalizar las plantillas para la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido.

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Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

Nota:  La configuración de una plantilla para una biblioteca de formularios o documentos requiere de permiso de control total.

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear.

    Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

  3. En Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos o Biblioteca de formularios.

  4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.

    El nombre, que se muestra en la parte superior de la biblioteca, pasa a forma parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

  5. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la función de la biblioteca. La descripción es opcional.

    La descripción se muestra en la parte superior de la página de biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si tiene previsto habilitar la biblioteca para la recepción de contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a la descripción, para que los usuarios la encuentren con facilidad.

  6. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que esté seleccionado en la sección Navegación.

  7. En la sección Historial de versiones del documento, haga clic en si quiere que se cree una versión, o una copia de seguridad, de un archivo cada vez que se proteja en la biblioteca.

  8. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Especificar el tipo de archivo que se utilizará como una plantilla para los nuevos archivos en la biblioteca de documentos. Los siguientes tipos de archivo están disponibles de forma predeterminada:

    • Ninguno

    • Documento de Microsoft Word 97-2003

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel 97-2003

    • Presentación de Microsoft PowerPoint 97-2003

    • Documento de Microsoft Word

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel

    • Presentación de Microsoft PowerPoint

    • Bloc de notas de Microsoft OneNote 2010

    • Página web de Microsoft SharePoint Designer

    • Página básica

    • Página de elementos web

      Biblioteca de formularios    Seleccione la plantilla de formulario que desea especificar como tipo de formulario en la biblioteca de formularios.

  9. Haga clic en Crear.

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Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Existen dos maneras de cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint 2010, puede editar dicha plantilla.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, sino que puede copiar un archivo de plantilla nuevo en la carpeta Formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

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Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiere editar la plantilla predeterminada.

  2. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio y en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

  3. En la cinta, en la sección Herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y luego, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca.

  4. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  5. En la sección Plantilla de documento, en el cuadro Dirección URL de la plantilla, haga clic en Modificar plantilla. Se da una de las siguientes situaciones:

    Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint 2010 y que está asociado con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Office Word 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel de Office 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    Biblioteca de formularios    La plantilla abre ya sea en un programa compatible con SharePoint 2010, alguno un programa de diseño de formularios basado en XML, como Microsoft Office InfoPath 2010 o un editor XML.

    Nota: Si ya se han rellenado en el sitio formularios basados en la plantilla original, considere cómo podrían afectarles los cambios de la plantilla. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar puede ocasionar que aparezcan errores en los formularios originales que se rellenaran antes de agregar el campo.

  6. Aplique los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Cierre el programa si ya no lo necesita, o cambie a su sitio.

  7. Dependiendo de cuál sea su programa de diseño de formularios, probablemente necesite volver a publicar la plantilla en la biblioteca en el sitio desde el programa.

  8. En el sitio, en la parte inferior de la página Configuraciones avanzadas de la biblioteca de formularios o Configuraciones avanzadas de la biblioteca de documentos, haga clic en Aceptar.

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Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Cree y guarde su plantilla personalizada en un programa que sea compatible con SharePoint 2010. Tome nota de esta ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint 2010.

  2. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiera especificar una plantilla personalizada.

  3. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio y en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio y la manera de navegar por él. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

  4. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Biblioteca y, a continuación, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con el Explorador.

  5. En el Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  6. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  7. Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.

  8. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  9. Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.

  10. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de biblioteca.

  11. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  12. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Marcadeagua.doc y agregarlo a la carpeta de formularios de los Documentos compartidos, biblioteca de documentos escriba lo siguiente:

    Documents/Forms/Watermark.dotx

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina pedidos.XML y agregarlo a la carpeta formularios de la biblioteca de formularios de compras, escribiría lo siguiente:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    Nota:  Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, puede que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido, justo encima de la sección Plantillas de documentos. Si está seleccionado, debe modificar la plantilla del tipo de contenido.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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