Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Obtenga información sobre las reglas de combinación de correspondencia y explore cómo su organización puede usar las diferentes reglas. Al crear una carta o un correo electrónico para todos sus clientes, si quiere que la carta tenga un contenido distinto según los valores de campos específicos del origen de datos, puede configurar una regla.

Por ejemplo, imagine que creó una carta sobre un evento próximo que se celebrará en tres ubicaciones geográficas distintas del mundo. Creó la carta con la opción Iniciar combinación de correspondencia de la pestaña Correspondencia de Word; pero, después de revisar el documento, se dio cuenta no solo de que hay contenido repetitivo, sino que es necesario cambiar parte del contenido según la ubicación del evento. En ese caso, puede usar Reglas del grupo Escribir e insertar campos para adaptarse a una amplia variedad de condiciones.

Usar reglas

Agregar reglas a un documento para combinar correspondencia permite que el proceso del flujo de trabajo sea más eficiente y flexible. Si usa reglas, no tendrá que generar varios documentos y, además, podrá configurar contenido que se pueda cambiar rápidamente.

Puede agregar reglas al configurar la combinación de correspondencia.

  1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas.

    En Word, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos

  2. Seleccione una regla disponible.

    En Word, la lista desplegable Reglas de los campos a la que se obtiene acceso en el grupo Escribir e insertar de la pestaña Correspondencia

No podrá obtener acceso a las reglas hasta que inicie el proceso de combinación de correspondencia. Para obtener información sobre cómo configurar un campo, en el cuadro de diálogo de la regla seleccionada, haga clic en el icono ? También puede buscar el nombre del campo en la Ayuda de Word.

Sugerencia: Para cambiar entre mostrar y ocultar los códigos de campo, presione ALT+F9.

Campo

Descripción

Ejemplo y método

Ask

Use esta opción para repetir una solicitud de la misma información en más de una ubicación de un documento. La respuesta a la solicitud aparecerá en el documento combinado.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Preguntar verá la casilla Preguntar una vez. Active la casilla si quiere que la solicitud solo se ejecute al principio de la combinación de correspondencia final. O bien, si quiere que la solicitud aparezca por cada registro, desactive la casilla (la configuración predeterminada).

Para obtener más información, vea Campo Preguntar.

Se planeó una fiesta de jubilación para un empleado que dedicó años a vender productos fabricados por su organización. Se envía una invitación por correo electrónico a los usuarios internos y externos a la organización para preguntar si asistirán.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Preguntar, en el cuadro Marcador, escriba Invitación.

En el cuadro Solicitud, escriba ¿Quiere asistir a la fiesta de jubilación?

En el cuadro Texto predeterminado del marcador, escriba .

Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Rellenar

Use el campo Rellenar cuando quiera formular una pregunta. El campo Rellenar puede aparecer varias veces en un documento (es parecido al campo Preguntar).

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Rellenar verá la casilla Preguntar una vez. Active la casilla si quiere que la respuesta se aplique en todos los registros combinados. También puede desactivar la casilla (la configuración predeterminada) si quiere que se pregunte por cada registro.

Para obtener más información, vea Campo Rellenar.

Su organización patrocina un evento de pruebas de salud. Se envía a cada empleado un formulario de registro confidencial. En ese formulario se pide información (edad, altura, peso) que es necesario proporcionar.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Rellenar, en el cuadro Preguntar, escriba ¿Qué edad tiene?

Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Si… Entonces… Sino…

Se usa para definir una condición que es necesario que se cumpla. Si se cumple la condición definida, es necesario proporcionar información específica. Pero, si no se cumple la condición definida, se proporciona información distinta.

Para obtener más información, vea Campo Si.

Mantiene una amplia base de datos de miembros para una organización benéfica. Los miembros recibirán diferentes anuncios sobre los próximos eventos de recolecta de fondos según su ubicación geográfica.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Si, en la lista desplegable Nombre del campo, seleccione el nombre de columna Ubicación en el origen de datos (normalmente, una hoja de cálculo de Excel).

En la lista desplegable Comparación, seleccione Igual a.

En el cuadro Comparar con, escriba Sudamérica. Después, en el cuadro Insertar este texto, escriba el contenido que se insertará si se cumple la comparación. Y, si no se cumple la comparación, se agregará el contenido especificado en el cuadro Si no, insertar este otro.

Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Combinar registro n.º

Se usa para capturar el número de registro actual en el origen de datos que se incluirá en el documento combinado. El número refleja cualquier ordenación o filtrado que se aplicó en el origen de datos antes de la combinación.

Para obtener más información, vea Campo MergeRec.

Use un campo MergeRec junto a un campo Fecha de impresión para crear números de factura únicos.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas y, después, Combinar registro n.º.

Combinar secuencia n.º

Use esta opción para obtener el número de registros del documento combinado.

Para obtener más información, vea Campo MergeSeq.

Combinó un lote de cartas y en el último registro de un lote de circulares se muestra el número total de cartas. Puede usar este total para calcular los gastos de envío.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas y, después, Combinar secuencia n.º.

Próximo registro

Se usa para insertar el siguiente registro de datos en el documento actual sin abrir un documento nuevo.

Para obtener más información, vea Campo siguiente.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas y, después, Próximo registro.

Próximo registro si

Se usa para comparar dos valores. Una coincidencia entre el contenido del campo de datos y el valor determina si el registro siguiente tiene que combinarse en el documento actual o en un nuevo documento.

Para obtener más información, vea Campo NextIf.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, seleccione Reglas y, después, Próximo registro si.

En la lista Nombre de campo, seleccione el nombre del campo de combinación (por ejemplo, Ciudad).

En la lista Comparación, seleccione el operador que quiera usar. Por ejemplo, para restringir la operación a los destinatarios de una ciudad específica, seleccione Igual a.

En el cuadro Comparado con, escriba el valor que quiera usar. Por ejemplo, para realizar la combinación solo con los destinatarios de Tokio, escriba Tokio.

Asignar marcador

Se usa para asociar un nombre de marcador con un valor específico. Un marcador se puede colocar en varias ubicaciones de un documento. Al insertar un marcador en un documento, se mostrará el valor vinculado a ese marcador.

Para obtener más información, vea Establecer campo.

Su organización está preparando la publicación del resumen de un trabajo medioambiental que se realizará en un área específica. Los jefes de proyecto tienen un título de proyecto preliminar, pero recibieron la advertencia de que puede cambiar. La mejor opción en este caso es agregar un marcador, ya que, si el título cambia, solo tendrá que cambiar el marcador, no todas las referencias al título.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Establecer en el cuadro Marcador, escriba Nombre del proyecto.

En el bloque Valor, escriba Descontaminación del valle de Big Frog.

Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Saltar registro si

Se usa para comparar el contenido de un campo de datos con un valor y, si la comparación es verdadera, se omite la inclusión del registro de datos actual.

Para obtener más información, vea Campo SkipIf.

Es el propietario de una tienda de ropa y se da cuenta de que tiene un exceso de existencias de una camiseta específica, pero no con la talla más usada. Por lo tanto, cuando se prepare para enviar un prospecto de ventas, excluirá los clientes que tengan una talla determinada.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Saltar registro si, en la lista desplegable Nombre de campo, seleccione el nombre de columna Talla en el origen de datos (normalmente, una hoja de cálculo de Excel).

En la lista desplegable Comparación, seleccione Igual a.

En el cuadro Comparar con, escriba XL. Cuando termine, haga clic en Aceptar. Cualquier cliente que use una camiseta de la talla XL no recibirá el prospecto de ventas.

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