Esquematizar una lista de datos en una hoja de cálculo

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema muestra datos de detalle para el nivel externo anterior, representado por un número inferior de los símbolos de esquema. Utilice un esquema para mostrar filas o columnas de resumen, o para revelar los datos de detalle para cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se muestra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Lista de esquema

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles.

1.   Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres adecuados.

2.  El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.

3.  El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.

4.  El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles).

5.  Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema más y menos.

¿Qué desea hacer?

Crear un esquema de filas

Crear un esquema de columnas

Mostrar u ocultar datos de esquemas

Personalizar un esquema con estilos

Copiar datos esquematizados

Ocultar o quitar un esquema

Crear un informe de resumen con un gráfico

Crear un esquema de filas

  1. Asegúrese de que cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Ordene las columnas que forman los grupos.

    Para obtener más información sobre la ordenación, vea Ordenar datos en un rango o tabla.

  4. Inserte las filas de resumen.

    Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal    

    • Utilice el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema para usted. Para obtener más información, vea Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo.

      Insertar sus propias filas de resumen     

    • Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle.

  5. Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de detalle.

    Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen

    1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    2. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle.

  6. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Aplicar un esquema a los datos automáticamente

    1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.

    2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    Aplicar un esquema a los datos manualmente

    Importante    Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.

    1. Aplique un esquema al grupo externo.

      Cómo aplicar un esquema al grupo externo

      1. Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.

        En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

       

      A

      B

      C

      1

      Región

      Mes

      Ventas

      2

      Este

      Marzo

      9.647 $

      3

      Este

      Marzo

      4.101 $

      4

      Este

      Marzo

      7.115 $

      5

      Este

      Marzo

      2.957 $

      6

      Este

      Total de marzo

      23.820 $

      7

      Este

      Abril

      4.257 $

      8

      Este

      Abril

      1.829 $

      9

      Este

      Abril

      6.550 $

      10

      Este

      Total de abril

      12.636 $

      11

      Total del este

      36.456 $

      Importante   No incluya la fila de resumen 11 de la selección.

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    2. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

      Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado

      1. Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen.

        En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9.

       

      A

      B

      C

      1

      Región

      Mes

      Ventas

      2

      Este

      Marzo

      9.647 $

      3

      Este

      Marzo

      4.101 $

      4

      Este

      Marzo

      7.115 $

      5

      Este

      Marzo

      2.957 $

      6

      Este

      Total de marzo

      23.820 $

      7

      Este

      Abril

      4.257 $

      8

      Este

      Abril

      1.829 $

      9

      Este

      Abril

      6.550 $

      10

      Este

      Total de abril

      12.636 $

      11

      Total del este

      36.456 $

      Importante   No incluya en la selección la fila resumen para dicho grupo.

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    3. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

    4. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.

      Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en cuadro Signo o en cuadro Signo - para el grupo y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.

      Importante   Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, arrastre por los números de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.

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Crear un esquema de columnas

  1. Asegúrese de que cada fila tiene una etiqueta en la primera columna, contiene hechos similares en cada fila y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Ordene las filas que forman los grupos.

    Para obtener más información sobre la ordenación, vea Ordenar datos en un rango o tabla.

  4. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle.

    Nota   Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo.

  5. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle.

    Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen

    1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    2. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.

  6. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Aplicar un esquema a los datos automáticamente

    1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.

    2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    Aplicar un esquema a los datos manualmente

    Importante    Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

    1. Aplique un esquema al grupo externo.

      Cómo aplicar un esquema al grupo externo

      1. Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.

        En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B a I.

       

      A

      B

      C

      D

      E

      F

      G

      H

      I

      J

      1

      Región

      ene

      Feb

      Mar

      T1

      Abr

      May

      Jun

      T2

      M1

      2

      Este

      371

      504

      880

      1.755

      186

      653

      229

      1.068

      2.823

      3

      Oeste

      192

      185

      143

      520

      773

      419

      365

      1.557

      2.077

      4

      Norte

      447

      469

      429

      1.345

      579

      180

      367

      1.126

      2.471

      5

      Sur

      281

      511

      410

      1.202

      124

      750

      200

      1.074

      2.276

      Importante   No incluya la columna resumida J en la selección.

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    2. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

      Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado

      1. Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen.

        En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

       

      A

      B

      C

      D

      E

      F

      G

      H

      I

      J

      1

      Región

      ene

      Feb

      Mar

      T1

      Abr

      May

      Jun

      T2

      M1

      2

      Este

      371

      504

      880

      1.755

      186

      653

      229

      1.068

      2.823

      3

      Oeste

      192

      185

      143

      520

      773

      419

      365

      1.557

      2.077

      4

      Norte

      447

      469

      429

      1.345

      579

      180

      367

      1.126

      2.471

      5

      Sur

      281

      511

      410

      1.202

      124

      750

      200

      1.074

      2.276

      Importante   No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    3. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

    4. Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    5. Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en cuadro Signo o en cuadro Signo - para el grupo y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.

      Importante   Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, arrastre por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas.

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Mostrar u ocultar datos de esquemas

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

  2. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

    Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo    

    • Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en más del grupo.

    • Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en menos del grupo.

      Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado    

    • En los símbolos de esquema uno dos tres, haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.

      Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en tres.

      Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema    

    • Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema uno dos tres. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en tres.

    • Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en uno.

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Personalizar un esquema con estilos

Para las filas del esquema, Microsoft Office Excel utiliza estilo como NivelFila_1 y NivelFila_2. Para las columnas del esquema, Excel utiliza estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas de resumen de los datos. Cambiando la forma en que están definidos estos estilos, puede aplicar distintos formatos de texto y celdas para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen    

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente    

  1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.

  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  3. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

  4. Haga clic en Aplicar estilos.

Nota   Asimismo, puede utilizar los formato automático para dar formato a los datos esquematizados.

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Copiar datos esquematizados

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

  2. Utilice los símbolos de esquema uno dos tres, menos y más para ocultar los datos de detalle que no desee copiar.

    Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

  3. Seleccione el rango de filas de resumen.

  4. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a.

    Imagen de cinta de opciones de Excel

  5. Haga clic en Ir a Especial.

  6. Haga clic en Sólo celdas visibles.

  7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

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Ocultar o quitar un esquema

Nota   No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema.

Ocultar un esquema

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

  2. Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema uno dos tres.

  3. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Quitar un esquema

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.

  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuación, en Borrar esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  3. Si las filas o columnas todavía están ocultas, arrastre los encabezados de filas o columnas visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato, en el grupo Celdas de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

    Importante   Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, arrastre los números de fila visibles o las letras de columna adyacentes a las columnas o filas ocultas. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

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Crear un informe de resumen con un gráfico

Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que sólo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente:

  1. Crear un informe de resumen

    1. Aplicar un esquema a los datos.

      Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas.

    2. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

      Lista esquematizada que muestra solo las filas de totales

  2. Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

  3. Representar en un gráfico el informe de resumen

    1. Seleccione los datos de resumen que desea representar.

      Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.

    2. Cree el gráfico.

      Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

      Gráfico creado a partir de datos de subtotales

      Nota   Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

      Para obtener más información, vea Crear un gráfico y Mostrar datos ocultos de una hoja de cálculo en un gráfico.

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Se aplica a: Excel 2007



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