Esquematizar una lista de datos en una hoja de cálculo

Si tiene una hacer una lista, incluir en una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Lista de esquema

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles.

1.   Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres adecuados.

2.  El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.

3.  El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.

4. Nivel 3 contiene las filas de detalles (sólo están visibles las filas de detalles de 11 a 13).

5.  Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema más y menos.

¿Qué desea hacer?

Crear un esquema de filas

Crear un esquema de columnas

Mostrar u ocultar datos de esquemas

Personalizar un esquema con estilos

Copiar datos esquematizados

Ocultar o quitar un esquema

Crear un informe de resumen con un gráfico

Crear un esquema de filas

  1. Asegúrese de que cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y que el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Ordenar las columnas que forman los grupos.

    Para obtener más información sobre ordenación, consulte Ordenar datos en un rango o tabla.

  4. Insertar filas de resumen.

    Para aplicar un esquema de datos por filas, debe tener filas de resumen que contienen fórmulas que hacen referencia a las celdas de detalles de ese grupo. Haga lo siguiente:

    Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal   

    • Use el comando Subtotal que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para obtener más información, consulte Insertar los subtotales en una lista de datos en una hoja.

      Insertar sus propias filas de resumen   

    • Inserte sus propias filas de resumen, con las fórmulas, inmediatamente encima o debajo de cada grupo de filas de detalles.

  5. Especifique si la fila de resumen se encuentra ubicada encima o debajo de las filas de detalle.

    Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen

    1. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Esquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    2. Para especificar una fila de resumen por encima de la fila de detalles, desactive la casilla Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, seleccione la casilla Filas resumen debajo del detalle.

  6. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Aplicar un esquema a los datos automáticamente

    1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.

    2. En la pestaña Datos, em el grupo Esquema, haz clic en la flecha junto a Grupo y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    Aplicar un esquema a los datos manualmente

      Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.

    1. Aplique un esquema al grupo externo.

      Cómo aplicar un esquema al grupo externo

      1. Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, además de todos los datos de detalles relacionados.

        Por ejemplo, en los datos siguientes, la fila 6 contiene el subtotal para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene el subtotal para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene el total general. Para agrupar todos los datos de detalles para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

       

      A

      B

      C

      1

      Región

      Mes

      Ventas

      2

      Este

      Marzo

      9.647 $

      3

      Este

      Marzo

      4.101 $

      4

      Este

      Marzo

      7.115 $

      5

      Este

      Marzo

      2.957 $

      6

      Este

      Total de marzo

      23.820 $

      7

      Este

      Abril

      4.257 $

      8

      Este

      Abril

      1.829 $

      9

      Este

      Abril

      6.550 $

      10

      Este

      Total de abril

      12.636 $

      11

      Total del este

      36.456 $

        No incluya la fila de resumen 11 en la selección.

      1. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    2. Opcionalmente, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

      Cómo aplicar un esquema al grupo externo

      1. Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen.

        En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9.

       

      A

      B

      C

      1

      Región

      Mes

      Ventas

      2

      Este

      Marzo

      9.647 $

      3

      Este

      Marzo

      4.101 $

      4

      Este

      Marzo

      7.115 $

      5

      Este

      Marzo

      2.957 $

      6

      Este

      Total de marzo

      23.820 $

      7

      Este

      Abril

      4.257 $

      8

      Este

      Abril

      1.829 $

      9

      Este

      Abril

      6.550 $

      10

      Este

      Total de abril

      12.636 $

      11

      Total del este

      36.456 $

        No incluya la fila de resumen del grupo en la selección.

      1. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    3. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

    4. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

      Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en el cuadro Signo o en el cuadro Signo - del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

        Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.

Volver al principio

Crear un esquema de columnas

  1. Asegúrese de que cada fila tiene una etiqueta en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Ordenar las filas que componen los grupos.

    Para obtener más información sobre ordenación, consulte Ordenar datos en un rango o tabla.

  4. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle.

    Nota   Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo.

  5. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle.

    Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen

    1. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Esquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    2. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.

  6. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Aplicar un esquema a los datos automáticamente

    1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.

    2. En la pestaña Datos, em el grupo Esquema, haz clic en la flecha junto a Grupo y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    Aplicar un esquema a los datos manualmente

      Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

    1. Aplique un esquema al grupo externo.

      Cómo aplicar un esquema al grupo externo

      1. Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.

        En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B a I.

       

      A

      B

      C

      D

      E

      F

      G

      H

      I

      J

      1

      Regn

      ene

      Feb

      Mar

      T1

      Abr

      May

      Jun

      T2

      M1

      2

      Este

      371

      504

      880

      1.755

      186

      653

      2:29

      1.068

      2.823

      3

      Oeste

      192

      185

      143

      520

      773

      4,19

      365

      1.557

      2.077

      4

      Norte

      447

      469

      4:29

      1.345

      5, 7, 9

      180

      367

      1.126

      2.471

      5

      Sur

      281

      511

      410

      1.202

      1:24

      75,0

      2:00

      1.074

      2.276

        No incluya la columna de resumen J en la selección.

      1. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    2. Opcionalmente, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

      Cómo aplicar un esquema grupo interno anidado

      1. Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen.

        En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

       

      A

      B

      C

      D

      E

      F

      G

      H

      I

      J

      1

      Regn

      ene

      Feb

      Mar

      T1

      Abr

      May

      Jun

      T2

      M1

      2

      Este

      371

      504

      880

      1.755

      186

      653

      2:29

      1.068

      2.823

      3

      Oeste

      192

      185

      143

      520

      773

      4,19

      365

      1.557

      2.077

      4

      Norte

      447

      469

      4:29

      1.345

      5, 7, 9

      180

      367

      1.126

      2.471

      5

      Sur

      281

      511

      410

      1.202

      1:24

      75,0

      2:00

      1.074

      2.276

        No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

      1. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.

        Imagen de cinta de opciones de Outlook

        Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

    3. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

    4. Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

      Imagen de cinta de opciones de Outlook

    5. Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en cuadro Signo o en cuadro Signo - del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

        Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, después, haga clic en Mostrar columnas.

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Mostrar u ocultar datos de esquemas

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos , haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Opciones de Excel, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

  2. Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

    Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo   

    • Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en más del grupo.

    • Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en menos del grupo.

      Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado   

    • En los símbolos de esquema uno dos tres, haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.

      Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en tres.

      Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema   

    • Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema uno dos tres. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en tres.

    • Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en uno.

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Personalizar un esquema con estilos

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Excel usa estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.

Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen   

  1. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente   

  1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.

  2. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  3. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

  4. Haga clic en Aplicar estilos.

Nota   Asimismo, puede usar los formatos automáticos para dar formato a los datos esquematizados.

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Copiar datos esquematizados

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Opciones de Excel, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

  2. Utilice los símbolos de esquema uno dos tres, menos y más para ocultar los datos de detalle que no desee copiar.

    Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

  3. Seleccione el rango de filas de resumen.

  4. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a.

    Imagen de cinta de opciones de Excel

  5. Haga clic en Ir a Especial.

  6. Haga clic en Solo celdas visibles.

  7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

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Ocultar o quitar un esquema

Nota   No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema.

Ocultar un esquema

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, seleccione Opciones de Excel, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquemasi se aplica un esquema.

  2. Mostrar todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema. uno dos tres

  3. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel, seleccione la categoría Avanzadas y, a continuación, haga clic en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquemasi se aplica un esquema.

Quitar un esquema

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.

  2. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en la flecha de Desagrupar y en Borrar esquema.

    Imagen de cinta de opciones de Outlook

  3. Si las filas o columnas aún se encuentran ocultas, arrastre el puntero por los encabezados de las filas o columnas contiguas a la oculta, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato del grupo Celdas de la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o Mostrar columnas.

      Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

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Crear un informe de resumen con un gráfico

Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompañados de un gráfico de los mismos. En general, puede hacer lo siguiente:

  1. Crear un informe de resumen

    1. Aplicar un esquema a los datos.

      Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas.

    2. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos para mostrar solo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

      Lista esquematizada que muestra solo las filas de totales

  2. Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

  3. Representar en un gráfico el informe de resumen

    1. Seleccione los datos de resumen que desea representar.

      Por ejemplo, para representar únicamente los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.

    2. Cree el gráfico.

      Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

      Gráfico creado a partir de datos de subtotales

      Nota   Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

      Para obtener más información, Consulte Crear un gráfico y Mostrar oculta datos de la hoja de cálculo en un gráfico.

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Se aplica a: Excel 2007



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