Especificar cómo se muestran los datos mediante el uso de formatos personalizados

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Tiene los datos en un campo aparecen en un formato específico aplicando formatos personalizados. Personalizar formato solo cambiar cómo los datos se muestran y no afecta a cómo se almacenan los datos en una base de datos de Microsoft Access o cómo los usuarios pueden escribir o modificar datos.

Aplicar un formato personalizado es una opción cuando se trabaja con tipos de datos que no tienen una opción de formato de acceso predefinida o si un formato predefinido no satisfacen sus necesidades. Puede aplicar formatos personalizados especificando conjuntos de caracteres literales y marcadores de posición a un campo. Al aplicar un formato a un campo de tabla, ese mismo formato se aplica automáticamente a cualquier control de formulario o informe que se enlazan (vínculos) a ese campo de tabla.

En este artículo se describe los tipos de caracteres literales y marcadores de posición que puede utilizar con tipos de datos específicos y se muestra cómo aplicar el formato.

¿Qué desea hacer?

Más información sobre los formatos personalizados

Especificar un formato para los tipos de datos número y moneda

Especificar un formato para los tipos de datos texto y Memo

Especificar un formato de datos de fecha y hora tipo

Más información sobre opciones de formato

Más información sobre los formatos personalizados

Cuando se crea un formato personalizado, escriba varios caracteres en la propiedad formato de un campo de tabla. Los caracteres constan de marcadores de posición (como 0 y #), colores, caracteres literales y separadores (como puntos y comas).

Además, puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivos, negativos y cero (0) con nulo (no definido). Si elige crear un formato para cada tipo de valor, debe colocar primero el formato para valores positivos, el formato para valores negativos, el formato de los valores cero y el formato de null valores último. Además, debe separar cada formato con un punto y coma.

Ejemplo de formatos personalizados   

#, ###. ##;(#,###.##) [Rojo]; 0.000,00; " No definido"

Esta cadena tiene cuatro formatos personalizados y muestra la siguiente:

  • Los valores positivos, con dos posiciones decimales.

  • Los valores negativos, con dos posiciones decimales, entre paréntesis y en color rojo.

  • Los valores iguales a cero, como el número 0, siempre con dos posiciones decimales.

  • Valores nulos como la palabra "No definido".

Las cuatro secciones en la cadena se separados por punto y coma (;).

La siguiente describe cada sección:

  • Signo de número (#) es un marcador de posición de dígitos. Si el formato no encuentra ningún valor, Access muestra un espacio en blanco. Si desea mostrar ceros en lugar de espacios en blanco (por ejemplo, para mostrar 1234 como 1234.00), use el número 0 como marcador de posición.

  • De forma predeterminada, la primera sección contiene valores positivos. Si desea usar un formato con valores mayores o más posiciones decimales, puede agregar más marcadores de posición para el valor decimal, como #, ###. ###. Por ejemplo, 1234.5678 se muestra como 1.234,568. Observe que este formato usa la coma como miles separador y el punto como separador decimal.

    Si los valores decimales en el registro superan el número de caracteres de marcador de posición en el formato personalizado, Access redondea los valores y muestra solo el número de valores especificado por el formato. Por ejemplo, si el campo contiene 3.456,789, pero el formato especifica dos posiciones decimales, Access redondea el valor decimal a, 79.

  • De forma predeterminada, la segunda sección muestra solo los valores negativos. Si los datos no contienen valores negativos, Access deja el campo en blanco. Ejemplo de formato anterior rodea los valores negativos con caracteres literales, paréntesis de apertura y cierre. También se utiliza la declaración de color [rojo] para mostrar los valores negativos en rojo.

  • De forma predeterminada, en la tercera sección define el formato de todos los valores cero (0). En este caso, cuando el campo contiene un valor de cero, se muestra 0.000,00. Para mostrar texto en lugar de un número, puede usar "Cero" (entre comillas dobles) en su lugar.

  • De forma predeterminada, la cuarta sección define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En este caso, los usuarios ven la palabra "No definido". También puede usar otro texto, como "Null" o "***". Tenga en cuenta que adyacente caracteres con comillas dobles hace que el formato tratar esos caracteres como literales y mostrarlas tal como se escribieron.

Nota: Recuerde que no es necesario utilizar las cuatro secciones. Por ejemplo, si el campo de tabla acepta valores nulos, puede omitir la cuarta sección.

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Especificar un formato para los tipos de datos número y moneda

Si no especifica un formato personalizado para valores numéricos y de moneda, Access muestra números en el formato de número General y las divisas en el formato de moneda.

Para crear un formato personalizado, utilice los caracteres de formato que se muestra en la tabla siguiente. También puede especificar un color en el que desea que el número o moneda.

Carácter

Descripción

#

Se usa para mostrar un dígito. Cada aparición del carácter representa una posición numérica. Si no hay ningún valor para una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, puede usarse como marcador de posición.

Por ejemplo, si aplica el formato ### y escriba un valor de 45 en el campo, 45 se muestra. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda de miles separador.

0

Use este carácter para mostrar un dígito. Cada aparición del carácter representa una posición numérica. Si no hay ningún valor para una posición, Access muestra un cero (0).

Separadores de miles y de decimales

Se usa para indicar dónde debe colocar Access miles y separadores decimales. Access utiliza los separadores que se definen para la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea cambiar la configuración regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos.

espacios en blanco, + - $ ()

Use estos caracteres para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -) y símbolos financieros (¥ £ $) en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

!

Se utiliza para forzar la alineación a la izquierda de todos los valores. Cuando fuerza la alineación a la izquierda, no puede usar el # y marcadores de posición de dígitos 0, pero puede usar los marcadores de posición para los caracteres de texto. Para obtener más información acerca de los marcadores de posición, vea Personalizar formatos de texto y Memo tipos de datos.

*

Se usa para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, , es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numéricos alineados a la derecha y rellena con espacios en blanco el área situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato y, en ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Por ejemplo, el formato £##*~,00 representa un importe monetario como £45~~~~~,15. El número de tildes (~) mostradas en el campo depende del número de espacios en blanco en el campo de tabla.

%

Se usa como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final.

E+, E-

–o–

e+, e-

Se usa para mostrar los valores con la notación científica (exponencial).

Use esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Use E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos y E- o e- para mostrarlos como exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posición con otros caracteres.

Suponga, por ejemplo, que aplica el formato 0,000E+00 a un campo numérico y después escribe 612345 en el campo. Access mostrará el valor como 6,123E05. Primero, redondea el número de posiciones decimales a tres (el número de ceros a la derecha o a la izquierda del separador decimal). A continuación, calcula el exponente del número de dígitos que aparecen a la derecha (o a la izquierda, según la configuración de idioma) del separador decimal del valor original. En este caso, el valor original insertaría "612345" (cinco dígitos) a la derecha de la coma decimal. Por ese motivo, Access muestra 6,123E+05, y el valor resultante es el equivalente de 6,123 x 105.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

[color]

Se usa para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Para aplicar un formato personalizado a los tipos de datos número o moneda, haga lo siguiente:

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo al que desee aplicar formato y, en la pestaña General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato.

  3. Escriba los caracteres que correspondan al formato que necesite.

  4. Presione CTRL+G para guardar.

Después de aplicar un formato personalizado a un campo, puede probar el formato siguiendo uno o todos los elementos siguientes:

  • Escriba los valores sin miles separadores o separadores decimales y vea cómo el formato trata los datos. ¿Coloca el formato los separadores en los lugares correctos?

  • Escriba los valores que sean mayores o menores de previsto (con y sin separadores) y vea cómo se comporta el formato. ¿Agrega el formato, ya sea espacios en blanco no deseados o iniciales o finales ceros?

  • Escriba un cero o un valor nulo en un formato pensado para valores positivos o negativos y vea si le gusta el resultado.

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Especificar un formato para los tipos de datos texto y Memo

No admite formatos predefinidos para los tipos de datos texto y Memo. El tipo de datos de texto admite sólo formatos personalizados, el tipo de datos Memo acepta personalizadas y formato de texto enriquecido.

Normalmente, los formatos personalizados se aplican a los tipos de datos texto y Memo para facilitar la lectura de la tabla de datos. Por ejemplo, si utiliza un formulario Web para recopilar números de tarjeta de crédito y almacena esos números sin espacios en blanco, puede usar un formato personalizado para agregar los espacios correspondientes para facilitar la lectura de los números de tarjeta de crédito.

Formatos personalizados para los tipos de datos texto y Memo permiten solo dos secciones de formato en una cadena. La primera sección de una cadena de formato controla la apariencia del texto y, a continuación, en la segunda sección muestra valores vacíos o cadenas de longitud cero. Si no especifica un formato, alinea a la izquierda de acceso a todo el texto en las hojas de datos.

La siguiente tabla se enumera y explica los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos que tienen los tipos de datos texto y Memo.

Carácter

Descripción

@

Se usa para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición, estos aparecerán como espacios en blanco.

Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales.

&

Se usa para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición, estos no mostrarán nada.

Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, solo se mostrará el texto alineado a la izquierda.

!

Use este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato.

<

Use este carácter para convertir todo el texto a minúsculas. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

>

Use este carácter para convertir todo el texto a mayúsculas. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

*

Cuando se usa, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno , es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

Espacio en blanco, + - $ ()

Use espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), coloque estos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

[color]

Use este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

Nota: Al especificar un formato, Access rellena los marcadores de posición con los datos del campo subyacente.

Para aplicar un formato personalizado, haga lo siguiente:

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo al que desee aplicar formato y, en la pestaña General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato.

  3. Escriba el formato.

    Tipo de formato personalizado que puede especificar depende del tipo de datos que seleccione para el campo.

  4. Presione CTRL+G para guardar.

Puede probar el formato personalizado en cualquiera de las siguientes maneras:

  • Escriba valores en mayúsculas o minúsculas y vea cómo el formato trata los datos. ¿Los resultados sentido?

  • Escriba los valores que sean mayores o menores de previsto (con y sin separadores) y vea cómo se comporta el formato. ¿Agrega el formato, ya sea espacios en blanco no deseados o iniciales o finales espacios ni caracteres inesperados?

  • Escriba una cadena de longitud cero o un valor nulo y vea si le gusta el resultado.

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Especificar un formato de datos de fecha y hora tipo

Si no especifica un formato predefinido o personalizado, Access aplica el formato de fecha General: m/dd/aaaa h: nn: ss A.M./P.M..

Formatos personalizados para los campos de fecha y hora contienen dos secciones: uno para la fecha y otro para el tiempo, y las secciones se separan con un punto y coma. Por ejemplo, se puede volver a crear el formato de fecha General como sigue: m/dd/aaaa; mm: ss.

Carácter

Descripción

Separador de fecha

Se usa para controlar dónde debe colocar Access el separador de días, meses y años. Access utiliza el separador definido en la configuración regional de Windows. Para obtener información sobre esta configuración, vea cambiar la configuración regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos.

c

Se usa para mostrar el formato de fecha general.

d o dd

Use este formato para mostrar el día del mes con uno o dos dígitos. Para un dígito, use un solo marcador de posición. Para dos dígitos, use dos marcadores de posición.

ddd

Use este formato para mostrar el día de la semana abreviado a tres letras.

Por ejemplo, lunes aparece como lun.

dddd

Use este formato para mostrar el nombre completo de los días de la semana.

ddddd

Use este formato para mostrar el formato de fecha corta.

dddddd

Use este formato para mostrar el formato de fecha larga.

w

Use este formato para mostrar el número del día dentro de la semana.

Por ejemplo, lunes aparece como 2.

m o mm

Use este formato para mostrar el mes como un número de uno o dos dígitos.

mmm

Use este formato para mostrar el nombre del mes abreviado a tres letras.

Por ejemplo, octubre aparece como oct.

mmmm

Use este formato para mostrar el nombre completo de los meses.

q

Use este formato para mostrar el número del trimestre en curso del calendario (1-4).

Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre.

y

Use este formato para mostrar el día del año, del 1 al 366.

aa

Use este formato para mostrar los dos últimos dígitos del año.

Nota: Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dígitos del año.

aaaa

Use este formato para mostrar todos los dígitos de un año comprendido en el intervalo 0100-9999.

Separador de hora

Se usa para controlar dónde debe colocar Access el separador de horas, minutos y segundos. Access utiliza el separador definido en la configuración regional de Windows. .

h o hh

Use este formato para mostrar la hora con uno o dos dígitos.

n o nn

Use este formato para mostrar los minutos con uno o dos dígitos.

s o ss

Use este formato para mostrar los segundos con uno o dos dígitos.

ttttt

Use este formato para mostrar el formato de hora larga.

a.m./p.m.

Use este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access usa el reloj del sistema del equipo para definir el valor.

A/P o a/p

Use este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access usa el reloj del sistema del equipo para definir el valor.

a.m.p.m.

Se usa para mostrar valores de un reloj de 12 horas. Access usa los indicadores de mañana y tarde especificados en la configuración regional de Windows.

Espacio en blanco, + - $ ()

Use espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), incluya esos símbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.

*

Se usa para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno, es decir, un carácter usado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.

"Texto literal"

Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.

[color]

Use este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.

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Más información sobre opciones de formato

Si desea que un campo en una hoja de datos, formulario o informe para mostrar un valor determinado, mientras que el campo almacena un valor diferente, cree un campo de búsqueda. Para obtener más información acerca de los campos de búsqueda, lea personalizar cómo se muestran los datos mediante la creación de un campo de búsqueda. Para controlar el formato en el que se introducen datos, lea crear una máscara de entrada para escribir el campo o controlar valores en una específica. Para obtener información sobre cómo agregar formato a un campo de texto enriquecido, lea Insertar o agregar un campo de texto enriquecido.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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