Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Tiene varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas al mismo tiempo, o en más de una hoja de cálculo a la vez. Los datos que especifique pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a los datos de varias formas. Y hay varias opciones que puede ajustar para facilitar la entrada de datos por usted.

En este tema no se explica cómo usar un formulario de datos para escribir datos en la hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios de datos, vea Agregar, editar, buscar o eliminar filas mediante un formulario de datos.

Importante: Si no puede introducir o modificar datos en una hoja de cálculo, puede que esté protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja de cálculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos, pero no puede escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, no debe desproteger la hoja salvo que la persona que la creó le conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo, haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. Si se estableció una contraseña de protección al aplicar la protección de la hoja, primero debe escribirla para desproteger la hoja.

¿Qué desea hacer?

Introducir texto o un número en una celda

Introducir un número con una coma decimal fija

Introducir una fecha o una hora en una celda

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez

Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Introducir texto o un número en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba los números o el texto que desee especificar y, a continuación, presione ENTRAR o TAB.

    Para introducir datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

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Introducir un número con una coma decimal fija

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Opciones de Excel.

  2. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal.

  3. En el cuadro posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha de la coma decimal o un número negativo para los dígitos situados a la izquierda del separador decimal.
    Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro posiciones decimales y después escribe 2834 en una celda, el valor aparecerá como 2,834. Si escribe -3 en el cuadro posiciones decimales y después escribe 283, el valor será 283000.

  4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado.

    Esto no afectará a los datos que haya indicado en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales.

    Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.

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Introducir una fecha o una hora en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

    • Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5-Sep-2002.

    • Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

      Para introducir la fecha y hora actual, presione CTRL+MAYÚS +; (punto y coma).

  • Para introducir una fecha u hora que permanezcan actualizada cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones hoy y ahora .

  • Cuando escriba una fecha o una hora en una celda, este aparecerá en el predeterminado de fecha u hora formato para el equipo o en el formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha y hora en el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma (Panel de Control). Si se han cambiado esta configuración en el equipo, se muestran las fechas y horas de los libros que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas según esos valores.

  • Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS + # o CTRL+MAYÚS + @.

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Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

  1. Seleccione las celdas en las que desee escribir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

    Para seleccionar

    Haga esto

    Una sola celda

    Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

    Un rango de celdas

    Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

    También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

    Un rango de celdas grande

    Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

    Todas las celdas de una hoja de cálculo

    Haga clic en el botón Seleccionar todo.

    Botón Seleccionar todo

    Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.

    Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.

    Celdas o rangos de celdas no adyacentes

    Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

    También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.

    Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

    Una fila o columna completa

    Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

    Encabezados de hojas de cálculo

    1. Encabezado de fila

    2. Encabezado de columna

    También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

    Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.

    Filas o columnas adyacentes

    Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

    Filas o columnas no adyacentes

    Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.

    La primera o la última celda de una fila o columna

    Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

    La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

    Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

    Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

    Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

    Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

    Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

    Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

    Más o menos celdas que la selección activa

    Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

    Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  2. En la celda activa, escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.

    También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno Controlador de relleno para rellenar datos en celdas de la hoja de cálculo de forma automática.

    Para obtener más información, vea el artículo Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo.

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Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez

Haciendo que haya varias hojas de cálculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea editar. A continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las fichas de otras hojas de cálculo en la que desea sincronizar los datos.

    Botones para desplazarse por las hojas

    Nota: Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desee, haga clic en la ficha botones para buscar la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en su pestaña de desplazamiento. Si aún no puede encontrar las fichas de hoja de cálculo que desea, es posible que tenga que maximizar la ventana de documento.

  2. En la hoja de cálculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos.

    Para seleccionar

    Haga esto

    Una sola celda

    Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

    Un rango de celdas

    Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

    También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

    Un rango de celdas grande

    Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

    Todas las celdas de una hoja de cálculo

    Haga clic en el botón Seleccionar todo.

    Botón Seleccionar todo

    Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.

    Nota: Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.

    Celdas o rangos de celdas no adyacentes

    Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

    También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.

    Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

    Una fila o columna completa

    Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

    Encabezados de hojas de cálculo

    1. Encabezado de fila

    2. Encabezado de columna

    También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

    Nota: Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.

    Filas o columnas adyacentes

    Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

    Filas o columnas no adyacentes

    Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.

    La primera o la última celda de una fila o columna

    Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

    La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

    Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

    Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

    Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

    Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

    Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

    Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

    Más o menos celdas que la selección activa

    Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

    Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  3. En la celda activa, escriba los nuevos datos o editar los datos existentes y, a continuación, presione ENTRAR o TAB para mover la selección a la celda siguiente.

  4. Repita el paso anterior hasta que haya terminado de especificar o modificar datos.

  • Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas.

  • Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos.

    1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

    2. Vaya a la nueva ventana y haga clic en una hoja de cálculo que desee ver.

    3. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

    4. En la ficha vista, en el grupo ventana, haga clic en Organizar todo y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
      Para ver las hojas de cálculo del libro activo solo, seleccione la casilla de verificación ventanas del libro activo.

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Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas.

Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR

Al presionar TAB para introducir datos en varias celdas de una fila y, a continuación, presione ENTRAR al final de esa fila, de forma predeterminada, se mueve la selección hasta el comienzo de la siguiente fila.

Presionar ENTRAR mueve la selección una celda hacia abajo y presionar la tecla TAB, mueve la selección una celda a la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero puede especificar una dirección diferente de la tecla ENTRAR. Este cambio afecta a la hoja de cálculo, cualquier otras hojas de cálculo abiertas, todos los libros abiertos y todos los libros nuevos.

  1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Opciones de Excel.

  2. En la categoría Avanzadas, en Editar, active la casilla de verificación Después de presionar Entrar, mover selección y, a continuación, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Cambiar el ancho de una columna

En ocasiones, una celda puede verse #. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no pueden mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, suponga que una celda con el formato de fecha "mm/dd/aaaa" contiene 31/12/2007. Sin embargo, la columna solo es lo suficientemente ancha para mostrar seis caracteres. La celda mostrará ###. Para ver todo el contenido de la celda con el formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

  1. Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

    El grupo Celdas de la pestaña Inicio

  3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:

    • Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

    • Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desee en el cuadro ancho de columna.

Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

Ajustar el texto en una celda

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

  1. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

    Imagen de la cinta de Excel

    Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en vez de ello, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si una vez realizado el ajuste no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Cambiar el formato de un número

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas.

Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato.

  1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo número, seleccione General y, a continuación, haga clic en el formato que desee.

    Imagen de la cinta de Excel

    Sugerencia: Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más y, a continuación, en el formato que desee utilizar de la lista Categoría.

Dar formato a un número como texto

A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

  1. Seleccione una celda vacía.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo número, seleccione General y, a continuación, haga clic en texto.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. Escriba los números que desee en la celda con formato.

    Nota: Los números que ha especificado antes de aplicar el formato de texto a la necesidad de celdas introducirse en las celdas con formato. Para escribir rápidamente los números como texto, seleccione cada celda, presione F2 y, a continuación, presione ENTRAR.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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