Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

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Tiene varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas al mismo tiempo, o en más de una hoja de cálculo a la vez. Los datos que especifique pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a los datos de varias formas. Y hay varias opciones que puede ajustar para facilitar la entrada de datos por usted.

En este tema no se explica cómo usar un formulario de datos para escribir datos en la hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios de datos, vea Agregar, editar, buscar o eliminar filas mediante un formulario de datos.

Importante: Si no puede introducir o modificar datos en una hoja de cálculo, puede que esté protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja de cálculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos, pero no puede escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, no debe desproteger la hoja salvo que la persona que la creó le conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo, haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. Si se estableció una contraseña de protección al aplicar la protección de la hoja, primero debe escribirla para desproteger la hoja.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba los números o el texto que desee especificar y, a continuación, presione ENTRAR o TAB.

    Para introducir datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

    En Excel 2007 solo: haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

  2. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal.

  3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha del separador de decimales o un número negativo para los situados a la izquierda del separador.

    Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe –3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 283, el valor será 283000.

  4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado.

    Esto no afectará a los datos que haya indicado en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales.

    Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

    • Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5-Sep-2002.

    • Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

      Para introducir la hora y fecha actual, presione Ctrl+Mayús+; (punto y coma).

  • Para introducir una fecha o una hora que permanezcan actualizadas cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones HOY y AHORA.

  • Cuando introduce una fecha o una hora en una celda, aparecen en el formato de fecha u hora predeterminado de su PC o en el formato aplicado a la celda antes de que introdujera la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha u hora del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control, Reloj, idioma y región). Si se ha modificado esta configuración en su PC, las fechas y horas de sus libros que no se hayan formateado usando el comando Formato de celdas se muestran de acuerdo con esta configuración.

  • Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y presione Ctrl+Mayús+# o Ctrl+Mayús+@.

  1. Seleccione las celdas en las que desee introducir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

  2. En la celda activa, escriba los datos y presione Ctrl+Entrar.

    También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno Controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo.

    Para obtener más información, vea el artículo Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo.

Haciendo que haya varias hojas de cálculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea modificar. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas en las que desea sincronizar los datos.

    Botones para desplazarse por las hojas

    Nota: Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desea, haga clic en los botones de desplazamiento por las pestañas para buscar la hoja y, después, haga clic en la pestaña correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestañas de la hoja de cálculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del documento.

  2. En la hoja de cálculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos.

  3. En la celda activa, escriba nuevos datos o modifique los datos existentes y, después, presione Entrar o TAB para mover la selección a la siguiente celda.

    Los cambios se aplican a todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  4. Repita el paso anterior hasta que finalice de introducir o modificar datos.

  • Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas.

  • Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos.

    1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

    2. Vaya a la nueva ventana y haga clic en una hoja de cálculo que desee ver.

    3. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

    4. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

    5. Para ver hojas de cálculo únicamente en el libro activo, en el cuadro de diálogo Organizar ventanas, active la casilla Ventanas del libro activo.

Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas.

Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR

Si presiona TAB para introducir los datos en varias celdas de una fila y, después, Entrar al final de dicha fila, la selección se desplaza de manera predeterminada al inicio de la fila siguiente.

Al presionar Entrar, la selección se desplaza una celda hacia abajo, mientras que, al presionar TAB, la selección se desplaza una celda hacia la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puede especificar una dirección diferente para la tecla Entrar. Si cambia este parámetro, se verán afectados toda la hoja de cálculo, cualquier otra hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

    En Excel 2007 solo: haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

  2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Cambiar el ancho de una columna

En ocasiones, es posible que una celda muestre #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha, y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, suponga que una celda con el formato de fecha "mm/dd/aaaa" contiene 31/12/2015. Sin embargo, el ancho de la columna solo permite mostrar seis caracteres, por lo que la celda mostrará #####. Para ver todo el contenido de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

  1. Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

    Grupo Celdas de la pestaña Inicio

  3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:

    • Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

    • Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

Ajustar texto en una celda

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

  1. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

    Grupo Alineación de la pestaña Inicio

Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en vez de ello, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si una vez realizado el ajuste no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Para obtener más información sobre cómo ajustar el texto, vea el artículo Ajustar el texto en una celda.

Cambiar el formato de un número.

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas.

Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato en que se visualizan.

  1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en el formato que desee.

    Cuadro Formato de número de la pestaña Inicio

    Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más formatos de número y, después, en el formato que desee usar de la lista Categoría.

Dar formato a un número como texto

A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

  1. Seleccione una celda vacía.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en Texto.

    Cuadro Formato de número de la pestaña Inicio

  3. Escriba los números que desee en la celda con formato.

    Los números introducidos antes de aplicar el formato de texto a las celdas deben introducirse de nuevo en las celdas con formato. Para volver a introducir rápidamente los números como texto, seleccione todas las celdas y presione F2 y, después, Entrar.

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