Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Dispone de varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas a la vez, o en más de una hoja de cálculo simultáneamente. Los datos que introduzca pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a estos datos de varias maneras. Además, puede ajustar varias opciones de configuración para que le resulte más fácil introducirlos.

En este tema no se explica cómo usar un formulario de datos para escribir datos en la hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios de datos, vea Agregar, editar, buscar o eliminar filas mediante un formulario de datos.

Importante: Si no puede introducir o modificar datos en una hoja de cálculo, puede que esté protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja de cálculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos, pero no puede escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, no debe desproteger la hoja salvo que la persona que la creó le conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo, haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. Si se estableció una contraseña de protección al aplicar la protección de la hoja, primero debe escribirla para desproteger la hoja.

¿Qué desea hacer?

Introducir texto o un número en una celda

Escriba un número con una coma decimal fija

Introducir una fecha o una hora en una celda

Introducir los mismos datos en varias celdas al mismo tiempo

Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo al mismo tiempo

Ajustar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR

Cambiar el ancho de una columna

Ajustar texto en una celda

Cambiar el formato de un número.

Dar formato a un número como texto

Introducir texto o un número en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba los números o el texto que desee especificar y, a continuación, presione ENTRAR o TAB.

    Para introducir datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

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Introducir un número con una coma decimal fija

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal.

  3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha del separador de decimales o un número negativo para los situados a la izquierda del separador.

    Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe –3 en el cuadro Posiciones decimales y, después, 283, el valor será 283000.

  4. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado.

    Nota    No afecta a los datos que haya escrito en las celdas antes de seleccionar la opción número fijo de decimales.

    Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.

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Introducir una fecha o una hora en una celda

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

  2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

    • Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5-Sep-2002.

    • Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

      Para introducir la fecha y hora actual, presione CTRL+MAYÚS +; (punto y coma).

Nota: 

  • Para introducir una fecha u hora que permanezcan actualizada cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede usar las funciones hoy y ahora .

  • Cuando escriba una fecha o una hora en una celda, aparece en el predeterminado de fecha u hora formato para el equipo o en el formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha y hora en el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma (Panel de Control). Si se han cambiado esta configuración en el equipo, se muestran las fechas y horas de los libros que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas según esos valores.

  • Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS + # o CTRL+MAYÚS + @.

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Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

  1. Seleccione las celdas en las que desee escribir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

Para seleccionar

Haga esto

Una sola celda

Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

Un rango de celdas grande

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.

Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.

Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Hoja de cálculo con los encabezados de fila y columna

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna

También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  1. En la celda activa, escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.

    También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno Controlador de relleno para rellenar datos en celdas de la hoja de cálculo de forma automática.

    Para obtener más información, vea el artículo Rellenar datos automáticamente en celdas de la hoja de cálculo.

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Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez

Haciendo que haya varias hojas de cálculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea editar. A continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las fichas de otras hojas de cálculo en la que desea sincronizar los datos.

    Botones para desplazarse por las hojas

    Nota: Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desea, haga clic en los botones de desplazamiento por las pestañas para buscar la hoja y, después, haga clic en la pestaña correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestañas de la hoja de cálculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del documento.

  2. En la hoja de cálculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos.

Para seleccionar

Haga esto

Una sola celda

Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.

Un rango de celdas grande

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.

Celdas o rangos de celdas no adyacentes

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8.

Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o columna completa

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Hoja de cálculo con los encabezados de fila y columna

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna

También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

  1. En la celda activa, escriba los nuevos datos o editar los datos existentes y, a continuación, presione ENTRAR o TAB para mover la selección a la celda siguiente.

    Los cambios se aplican a todas las hojas de cálculo seleccionadas.

  2. Repita el paso anterior hasta que finalice de introducir o modificar datos.

Nota: 

  • Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas.

  • Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos.

    1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

    2. Cambie a la nueva ventana y, después, haga clic en la hoja de cálculo que desee ver.

    3. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

    4. En el grupo Ventana de la pestaña Vista, haga clic en Organizar todo y, después, en la opción que desee.

    5. Para ver hojas de cálculo únicamente en el libro activo, en el cuadro de diálogo Organizar ventanas, active la casilla Ventanas del libro activo.

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Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas.

Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR

Al presionar TAB para introducir datos en varias celdas de una fila y, a continuación, presione ENTRAR al final de esa fila, de forma predeterminada, se mueve la selección hasta el principio de la siguiente fila.

Presionar ENTRAR mueve la selección una celda hacia abajo y presionar la tecla TAB, mueve la selección una celda a la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero puede especificar una dirección diferente de la tecla ENTRAR. Este cambio afecta a la hoja de cálculo, cualquier otras hojas de cálculo abiertas, todos los libros abiertos y todos los libros nuevos.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

  2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Cambiar el ancho de una columna

En ocasiones, puede que una celda muestre #####. Esto puede suceder cuando la celda contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, imagine que una celda con el formato de fecha "dd/mm/aaaa" contiene 31/12/2007. Sin embargo, el ancho de la columna únicamente puede mostrar seis caracteres. La celda mostrará #####. Para ver el contenido íntegro de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

  1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

    Imagen de la cinta de Excel

  3. En Tamaño de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

    • Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

Ajustar el texto en una celda

Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

  1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

    Imagen de la cinta de Excel

    Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en vez de ello, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si una vez realizado el ajuste no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Sugerencia: Para obtener más información sobre cómo ajustar el texto, vea el artículo ajustar el texto en una celda.

Cambiar el formato de un número

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas.

Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato.

  1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en el formato que desee.

    Lista de formatos de números en el grupo Número de la pestaña Inicio

    Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más y, a continuación, en el formato que desee utilizar de la lista Categoría.

Dar formato a un número como texto

A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

  1. Seleccione una celda vacía.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después, en Texto.

    Lista de formatos de números en el grupo Número de la pestaña Inicio

  3. Escriba los números que desee en la celda con formato.

    Nota: Los números que ha especificado antes de aplicar el formato de texto a las celdas debe introducirse nuevamente en las celdas con formato. Para escribir rápidamente los números como texto, seleccione cada celda, presione F2 y, a continuación, presione ENTRAR.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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