Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

En este artículo se describe escenarios en los que las organizaciones pueden utilizar Microsoft Office InfoPath y InfoPath Forms Services para mejorar los procesos empresariales, como gastosadministre o informes de Reclamación de seguros.

Los escenarios y las compañías que se describen en este artículo son ficticios y se proporcionan solo con fines ilustrativos. Para obtener información sobre cómo se han utilizado InfoPath y InfoPath Forms Services en entornos de empresa real, puede hacer referencia a prácticos reales. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre casos prácticos.

En este artículo

Escenario 1: Informes de gastos

Escenario 2: Reclamación de seguros

Escenario 3: Solicitudes de permiso

Escenario 4: Administración de inventario

Escenario 5: investigación de mercado

Escenario 1: Informes de gastos

Parte un formulario de informe de gastos Respuestas referencia de Corporation, un equipamiento informático nacional y el proveedor de servicios de TI, vende equipos, hardware de red y contratos de servicio de TI.

Muchos grupos de respuestas referencia corporación, como marketing, ventas y asesores de soporte técnico: provocar y gastos relacionados con el trabajo de informes.

Los profesionales de TI en respuestas referencia Corporation desea utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services para simplificar el proceso de la empresa de informes de gastos. En particular, que quieren para evitar errores de entrada de datos y elimine la necesidad de personal administrativo volver a escribir los datos de los informes de gastos en otra base de datos distinta. Respuestas referencia de Corporation también desea proporcionar a los empleados una forma de ver los Estados de los informes de gastos en línea.

Antes de InfoPath

Aunque A. referencia Corporation utiliza un libro de Microsoft Office Excel para generar informes de gastos, empleados seguirá usan un proceso manual para enviar informes de gastos. Por ejemplo, un empleado había escrito los gastos en un libro de Excel y, a continuación, imprima el libro. Adjunta una lista de distribución de papel para el informe impreso y envía el informe mediante el correo a su jefe.

Después de aprobar el informe, el Administrador de comprobar su nombre en la lista de distribución y, a continuación, envía el informe al departamento de contabilidad mediante el correo. Si el jefe de contabilidad aprueba el informe, han recibido cheques de reembolso. Para las oficinas regionales, podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el informe inicial y cuando el empleado recibido su cheque de reembolso.

Después de InfoPath

Como resultado de cambiar de un proceso basado en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services, respuestas referencia Corporation ha reducido el tiempo y dinero que gastar gastos de empleado de procesamiento de informes. Empleados ahora pueden rellenar los formularios en línea y enviarlas electrónicamente a sus administradores. Después de que los administradores de aprobación los informes, que se pueda enrutar electrónicamente al departamento de contabilidad de aprobación final y reembolso.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

  • Comodidad en línea    Empleados que tengan InfoPath instalado en sus equipos pueden utilizar InfoPath para rellenar y enviar un informe de gastos. Empleados que no tengan instalado InfoPath en sus equipos pueden rellenar y enviar sus informes de gastos mediante un explorador Web.

  • Soporte técnico sin conexión    Si los empleados a rellenar un formulario de informe de gastos en InfoPath, pueden guardar sus formularios parcialmente completados en su equipo, trabajar en el formulario sin conexión y, a continuación, enviar el formulario completado a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Esto es especialmente útil para los empleados que tienen acceso intermitente o limitado a recursos de red o a Internet, como los empleados que viajan con frecuencia.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, empleados use un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista de categorías de gastos, estándar en lugar de tener recordar y escribir manualmente una categoría de gastos en el formulario.

  • Eficiencia     Los empleados, pueden ver el estado del proceso de aprobación viendo una página en el sitio de Microsoft Windows SharePoint Services.

Volver al principio

Escenario 2: Reclamación de seguros

Parte de un formulario de reclamación de seguros Seguros Humongous es una empresa de gran tamaño y multinacional que vende productos de seguros barco, automóvil y los propietarios de inicio. Estos productos vendidos a los consumidores y clientes corporativos.

Notificaciones de seguros Humongous tiene un gran volumen y móvil Personal de más de 10.000 personas, que incluye personas de ventas, ajuste, abogados, el personal de TI, personal de recursos humanos y finanzas personal.

Seguros Humongous desea utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services para permitir que los clientes, agentes de seguros y negocios relacionados usar formularios en línea para procesar sus reclamaciones de seguros.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, los empleados de seguros Humongous utilizan un proceso de reclamaciones manual basado en papel. Tras entrevistar a un cliente, un agente ' d rellenar un formulario de reclamación a mano y, a continuación, el formulario de reclamación a un asesor de fax. Cuando el dispositivo de ajuste revisado la información, a menudo necesarias para llamar al agente aclaraciones, dependiendo de la calidad de impresión de fax.

Después de InfoPath

Cambiar de un proceso de reclamaciones basadas en papel para InfoPath y InfoPath Forms Services ha permitido Humongous seguros conectar clientes, agentes y asesores en línea.

Por ejemplo, ahora es posible para un cliente seguros Humongous presentar una reclamación por Internet al rellenar un formulario habilitadas para el explorador. El cliente puede ir al sitio Web de seguros Humongous, establecer su cuenta, inicie sesión y presentar una solicitud. Después de que el cliente envía el formulario, se envía a la asesor en un mensaje de correo electrónico y se envía una copia del mensaje de correo electrónico al agente. El dispositivo de ajuste devuelve el formulario al agente si se necesita más información. El sistema automatizado procesamiento costos reducidos, acorta el tiempo que se tarda en procesar reclamaciones y mayor satisfacción general del cliente.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

  • Comodidad    Además de enviar notificaciones por teléfono, los clientes pueden enviar notificaciones por rellenar un formulario en la Web. Esto permite a los clientes enviar formularios en su comodidad, no solo durante el horario estándar.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, clientes o agentes de usar un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de los tipos de notificación, en lugar de tener que buscar y especificar manualmente un tipo de notificación en el formulario.

  • Eficiencia    Además, el uso de un flujo de trabajo de aprobación integrada permite el agente o asesor ver rápidamente el estado de las otras partes trabajando en la notificación. Aunque el personal de seguros Humongous previamente utiliza un flujo de trabajo claramente definida, sus procesos estaban basados en papel. Por lo tanto, agentes y asesores podrían no determinar rápidamente el estado de la reclamación sin realizar una llamada de teléfono. Ahora, un agente, por ejemplo, puede comprobar la página de estado del flujo de trabajo en el sitio de SharePoint donde está almacenado el formulario para ver si el dispositivo de ajuste ha finalizado el proceso de aprobación.

Volver al principio

Escenario 3: Solicitudes de permiso

Parte de un formulario de una aplicación de permiso El departamento de creación inspecciones es una agencia de 100 personas del gobierno para la ciudad de Springfield ciudad.

Esta agencia es responsable de revisar las solicitudes de permisos que se han enviado por los contratista electricidad y, a continuación, para aprobar o rechazar las solicitudes.

El departamento de creación inspecciones desea los contratista puedan rellenar solicitudes de permiso en un explorador Web, para que el proceso de permiso sea más fácil y conveniente.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, el departamento de creación inspecciones utiliza un proceso de aplicación manual basado en papel que ha generado la entrada de datos redundantes. Los contratista rellenan formularios en papel en la oficina de administración pública. Empleados envían los formularios manuscritos a una recepción que introdujo los datos en un sistema de base de datos. Se introducen los datos, se comparan los movimientos resultantes al formulario de papel para garantizar su precisión. Si se encontraron datos no válidos o ininteligibles, el formulario se devolvió al contratista por correo, junto con un segundo formulario que contiene las instrucciones para corregir las entradas no válidas.

Después de que el contratista había enviado un formulario revisado, las actualizaciones, a continuación, se escribieron en la base de datos y las nuevas entradas se han revisado precisión frente a los formularios originales y la segunda. Después de que los datos se consideran válidos, comenzó el proceso de aprobación. Durante la fase de aprobación, un inspector apruebe o rechace la solicitud de permiso basándose en diversos criterios. Después de que se completó el flujo de trabajo de aprobación, se le notifiquen contratista la decisión por correo.

Después de InfoPath

Moviendo de un proceso de permiso basados en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services, es posible conectar los contratista, empleados e inspectores en línea los controles del departamento de creación.

Por ejemplo, cuando un contratista envía una solicitud de permiso en el sitio Web del departamento de creación inspecciones, los datos del formulario se envían a una base de datos que se encuentra en el departamento de creación inspecciones de red. Después de la solicitud, una nueva solicitud de permiso aparece automáticamente en un sitio de SharePoint, donde el agente receptor comprueba la información de integridad y firma digitalmente el formulario de solicitud para confirmar la recepción.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

  • Comodidad en línea    Los contratista no tengan que ir a la oficina del gobierno para solicitar un permiso. Los contratista ahora pueden enviar su solicitud de permiso a través de la Web, por rellenar un formulario habilitadas para el explorador en un explorador, como Firefox, Safari o Internet Explorer.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario de autorización está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los contratista use un cuadro de lista desplegable para elegir en una lista de categorías estándar cuando seleccione el tipo de permiso que solicite, en lugar de tener buscar e introducir manualmente el tipo de permiso en el formulario.

  • Mejor experiencia de usuario    Después de enviaron los datos, un nuevo formulario de solicitud de permiso aparece automáticamente en el sitio de la intranet de inspecciones de departamento de creación. Cuando un empleado abre un formulario, ve los datos de la compañía del contratista y permitir que los datos de aplicación en el formulario.

Volver al principio

Escenario 4: Administración de inventario

Parte de un formulario de inventario Wide World Importers es una empresa internacional basada en Baltimore, MD. La compañía importa ropa, artesanía y consumibles con un énfasis particular en mercancías Norte de África.

Wide World Importers compra más 70 proveedores ubicados en 12 países o regiones. Dado que llevan a cabo estos proveedores de inventario es bastante dinámica y temporada, Wide World Importers desea diseñar plantillas de formulario de InfoPath que les permitirán a sus proveedores sobre inventario de consulta de forma fácil y eficaz.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers utiliza un proceso de encuesta manual, basado en papel que ha generado la entrada de datos redundantes. Los compradores envían encuestas por correo Express Global garantiza a proveedores extranjeros. Proveedores ¿correo atrás encuesta completa de formularios o fax de ellos. En ocasiones, podrían teléfono Wide World Importers con sus respuestas. En algunas ocasiones, el personal de ventas recopilado resultados de la encuesta los proveedores en persona. En general, podrían pasar meses antes de Importadores mundiales recibir resultados de la encuesta final.

Casi cada encuesta ha generado la entrada de datos redundantes. Encuestas de papel se escribieron en una base de datos un Secretario en Wide World Importers. Los registros de base de datos resultante se comparan con la forma de papel para garantizar su precisión. En caso de cualquier información ininteligible o no es válido, se realizó una entrevista de seguimiento con el proveedor por teléfono. Si no era posible, una solicitud de aclaraciones fue enviada por correo o fax. Después de Importadores mundiales recibido corregir información, los datos ha finalizado.

Después de InfoPath

En lugar de enviar encuestas a World Wide Importers por correo, los proveedores ahora enviar las encuestas rellenando formularios habilitados para explorador en la Web. Los datos que escriben proveedores en los formularios se rellenan inmediatamente en una base de datos de inventario. Como resultado de cambiar a InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers ahora cuenta con las siguientes ventajas:

  • Comodidad en línea    Con el sistema de InfoPath, proveedores pueden completar encuestas mediante un explorador. Ya no tienen proveedores por correo o fax las encuestas a Wide World Importers.

  • Oportunidad    En el sistema anterior, basado en papel, a menudo había un retraso significativo de la hora de proveedores de rellenan la encuesta a la vez que sus respuestas se especificaron en la base de datos de gran importador de Word. Como resultado, a menudo estaban caducadas estimaciones del inventario. Con una plantilla de formulario habilitadas para el Explorador de InfoPath, los datos que escriben proveedores en los formularios se rellenan inmediatamente a la base de datos de inventario.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, proveedores use un cuadro de lista desplegable para elegir en una lista de categorías estándar cuando selecciona un tipo de producto, en lugar de tener que buscar y especificar manualmente un tipo de producto en el formulario.

Volver al principio

Escenario 5: investigación de mercado

Parte de un formulario de estudios de mercado Proseware, Inc. es una empresa de software basada en Canadá que desarrolla productos para el sector de publicación de impresión.

Proseware, Inc. está iniciando el ciclo de desarrollo de la próxima versión de su producto principal. El equipo de desarrollo decide usar InfoPath y InfoPath Forms Services para ayudar a las actividades de investigación de mercado. Durante las reuniones con los clientes, el equipo de desarrollo planea usar una plantilla de formulario para recopilar y registrar los comentarios de los clientes. El propósito del formulario es mantener un registro de todas las interacciones con los clientes a comprender mejor las necesidades de los clientes y para ayudar a asegurar que los datos que se recopilan están fácilmente detectable y reutilizable.

La plantilla de formulario enviar datos directamente a una base de datos, que permite a los empleados a recuperar y analizar los datos recopilados de múltiples reuniones. Proseware, Inc. desea store completado formularios en una biblioteca en un sitio de SharePoint.

Antes de InfoPath

Aunque los miembros del equipo de desarrollo usan para usar Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel para tomar notas cuando reunió comentarios de clientes y socios, analizar y difundir esos datos a menudo ha generado la entrada de datos redundantes. Los miembros del equipo escribiría notas de forma libre y relacionada tendida a obtener distribuidos entre documentos y dentro de la información. Cuando los miembros del equipo deseaban incorporar la información que había guardado en especificaciones técnicas, dedica mucho tiempo buscando entre los documentos no estándares para encontrar lo que necesitan.

Después de InfoPath

Cambiar a un proceso de recopilación de datos estándar que utiliza InfoPath y InfoPath Forms Services permite que el equipo de desarrollo de Proseware, Inc. reducir el tiempo y el dinero invertido recopilar, analizar y divulgar datos internamente.

Reunirse con los clientes existentes y potenciales, los miembros del equipo de desarrollo de usar un formulario de InfoPath para recopilar datos sobre las necesidades de los clientes e ideas. El equipo usa una biblioteca en un sitio de SharePoint para almacenar y compartir formularios. Desde esta biblioteca, los miembros del equipo pueden rellenar formularios de datos de cliente nuevo, revisar los datos en los formularios existentes, exportar datos de formularios completados a Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007 o combinar los datos de varios formularios en un formulario.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

  • Información coherente    La plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar una organización coherente y formalización de la información. Los datos que aparecen en las listas en el formulario proceden de listas de SharePoint estándares y archivos .xml. Por ejemplo, las entradas en la lista tipo de empresa proceden directamente desde un esquema XML predefinido que se utiliza en Proseware, Inc. normalizar el intercambio de datos profesionales entre los distintos sistemas.

  • Integración con sistemas existentes    Cuando envía un formulario, se almacena automáticamente en una biblioteca en un sitio de SharePoint. Datos desde dentro de cada formulario aparecen fuera del formulario en columnas en la biblioteca. Esto facilita a los miembros del equipo buscar y ordenar los datos del formulario en la biblioteca, sin tener que abrir cada formulario individualmente.

  • Múltiples vistas    En el formulario de datos del cliente incluye vistas que diferentes necesidades, incluidas las vistas independientes para el registro de información del cliente, resultados de grupo, metodología de investigación y recursos adicionales. El formulario también incluye una vista de impresión dedicada que resume los datos de las otras vistas en un formato adecuado para impresión.

Volver al principio

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×