Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services

En este artículo se describen escenarios en los que las organizaciones pueden utilizar Microsoft Office InfoPath y InfoPath Forms Services para mejorar los procesos empresariales, como informes de reclamación de seguros o de reembolso de gastos.

Los escenarios y las empresas que se describen en este artículo son ficticios y se proporcionan únicamente con fines ilustrativos. Para aprender cómo se han utilizado InfoPath y InfoPath Forms Services en entornos empresariales reales, puede consultar casos prácticos reales. Encontrará vínculos con más información sobre los casos prácticos en la sección Vea también.

En este artículo

Escenario 1: Informes de gastos

Escenario 2: Reclamación de seguros

Escenario 3: Solicitudes de permiso

Escenario 4: Administración de inventario

Escenario 5: investigación de mercado

Escenario 1: informes de gastos

Parte un formulario de informe de gastos Respuestas referencia de Corporation, un equipamiento informático nacional y el proveedor de servicios de TI, vende equipos, hardware de red y contratos de servicio de TI.

Muchos grupos de A. Datum Corporation  (incluidos los consultores de marketing, ventas y soporte técnico ) experimentan e informan de los gastos relacionados con el trabajo.

Los profesionales de TI en respuestas referencia Corporation desea utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services para simplificar el proceso de la empresa de informes de gastos. En particular, que quieren para evitar errores de entrada de datos y elimine la necesidad de personal administrativo volver a escribir los datos de los informes de gastos en otra base de datos distinta. Respuestas referencia de Corporation también desea proporcionar a los empleados con una manera de ver los Estados de los informes de gastos en línea.

Antes de InfoPath

Aunque A. Datum Corporation utilizaba un libro de Microsoft Office Excel para generar informes de gastos, los empleados aún utilizaban un proceso manual para enviar los informes de gastos. Por ejemplo, una empleada escribió sus gastos en un libro de Excel y, a continuación, lo imprimió. Después adjuntó una lista de distribución de papel al informe impreso y, a continuación, envió el informe a su director a través del correo interno de la compañía.

Tras aprobar el informe, el administrador comprobó su nombre de la lista de distribución y, a continuación, lo envió al departamento de contabilidad a través del correo entre oficinas. Si el jefe de contabilidad aprobaba el informe, se emitían los cheques de reembolso. Para las oficinas regionales, podían pasar semanas entre el momento en que se enviaba el informe inicial y cuando el empleado recibía su cheque de reembolso.

Después de InfoPath

Como resultado de cambiar de un proceso basado en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath y InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation ha reducido el tiempo y el dinero invertido en procesar los informes de gastos de los empleados. Ahora los empleados pueden rellenar sus formularios en línea y enviarlos electrónicamente a sus jefes. Una vez que éstos comprueban los informes, pueden enviarlos electrónicamente al departamento de contabilidad para su aprobación y reembolso final.

Entre las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath se incluyen:

  • Conveniencia en línea    Los empleados que tienen InfoPath instalado en sus equipos pueden usar InfoPath para rellenar y enviar un formulario de informe de gastos. Los empleados que no tienen InfoPath instalado en sus equipos pueden rellenar y enviar sus informes de gastos utilizando un explorador Web.

  • Soporte sin conexión    Si los empleados rellenan un formulario de informe de gastos en InfoPath, pueden guardarlo sin terminar en sus equipos, trabajar luego con él sin conexión y una vez completado enviarlo a la red corporativa cuando vuelvan a conectarse. Esto es especialmente útil para los empleados con acceso intermitente o limitado a los recursos de red, como los empleados que viajan frecuentemente.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los empleados usan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estandarizada de categorías de gastos, más que tener que recordar y escribir manualmente una categoría de gastos en el formulario.

  • Eficacia     Los empleados pueden ver el estado del proceso de aprobación al ver una página en el sitio de Microsoft Windows SharePoint Services.

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Escenario 2: reclamaciones de seguros

Parte de un formulario de reclamación de seguros Seguros Humongous es una empresa de gran tamaño y multinacional que vende productos de seguros barco, automóviles y los propietarios de inicio. Estos productos vendidos a los consumidores y clientes corporativos.

Humongous Insurance tiene una gran plantilla móvil de más de 10.000 personas, que incluye personal de ventas, agentes de reclamaciones, abogados, personal de TI, personal de Recursos Humanos y personal de finanzas.

Seguros Humongous desea utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services para permitir que los clientes, agentes de seguros y negocios relacionados usar formularios en línea para procesar sus reclamaciones de seguros.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, los empleados de Humongous Insurance utilizaban un proceso de reclamaciones manual basado en papel. Tras entrevistar a un cliente, un agente de seguros rellena un formulario de reclamación a mano y, a continuación, lo envía por fax a un agente de reclamaciones. Cuando el agente de reclamaciones revise la información, es probable que tenga que llamar al agente para clarificar algún punto, dependiendo de la calidad de impresión del fax.

Después de InfoPath

El cambio de un proceso de reclamaciones basado en papel a InfoPath y InfoPath Forms Services ha permitido a Humongous Insurance conectar en línea a los clientes, agentes y personal de reclamaciones.

Por ejemplo, ahora es posible para un cliente seguros Humongous presentar una reclamación por Internet rellenando un formulario habilitadas para el explorador. El cliente puede ir al sitio Web de seguros Humongous, establecer su cuenta, inicie sesión y presentar una solicitud. Después de que el cliente envía el formulario, se envía a la asesor en un mensaje de correo electrónico y se envía una copia del mensaje de correo electrónico al agente. El dispositivo de ajuste devuelve el formulario al agente si se necesita más información. El sistema automatizado procesamiento costos reducidos, acorta el tiempo que se tarda en procesar reclamaciones y mayor satisfacción general del cliente.

Entre las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath se incluyen:

  • Comodidad    Además de enviar reclamaciones por teléfono, los clientes pueden enviar reclamaciones rellenando un formulario en el Web. Esto permite a los clientes enviar los formularios según se desee, no sólo durante las horas comerciales estándar.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los clientes o agentes usan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de tipos de reclamaciones, más que tener que buscar y escribir manualmente un tipo de reclamación en el formulario.

  • Eficacia    Además, el uso de un flujo de trabajo de aprobación integrado permite al agente o encargado de la reclamación ver rápidamente el estado de las otras partes implicadas en la reclamación. Aunque el personal de Humongous Insurance utilizaba anteriormente un flujo de trabajo claramente definido, sus procesos estaban basados en papel. Por lo tanto, los agentes y encargados de reclamaciones no podían determinar rápidamente el estado de la reclamación sin hacer una llamada telefónica. Ahora, un agente, por ejemplo, puede comprobar la página de estado del flujo de trabajo en el sitio de SharePoint donde se almacena el formulario para ver si el encargado de la reclamación finalizó el proceso de aprobación.

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Escenario 3: permitir aplicaciones

Parte de un formulario de una aplicación de permiso El departamento de creación inspecciones es una agencia de 100 personas del gobierno para la ciudad de Springfield ciudad.

Esta agencia es responsable de revisar las solicitudes para permisos enviados por los contratistas de electricidad y, a continuación, para aprobar o denegar esas solicitudes.

El departamento de creación inspecciones desea los contratista puedan rellenar solicitudes de permiso en un explorador Web, para que el proceso de permiso sea más fácil y conveniente.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, el departamento de inspecciones de edificios utilizaba un proceso de aplicaciones manual basado en papel que producía entradas de datos redundantes. Los contratistas rellenaban los formularios de papel en la oficina gubernamental. Los empleados enviaban entonces los formularios escritos a mano a una recepcionista que escribía los datos en un sistema de base de datos. Una vez incorporados los datos, las entradas resultantes se comparaban con el formulario de papel para garantizar la precisión del proceso. Si se encontraban datos no válidos o ininteligibles, el formulario se devolvía al contratista por correo, junto con un segundo formulario que contenía instrucciones para corregir las entradas no válidas.

Una vez que el contratista enviaba un formulario revisado, las actualizaciones se escribían en la base de datos y se comprobaba la precisión de las nuevas entradas contra los formularios original y secundario. Una vez que los datos se consideraban válidos, comenzaba el proceso de aprobación. Durante la fase de aprobación, un inspector aprobaba o denegaba la solicitud de permiso en función de diversos criterios. Una vez completado el flujo de trabajo de aprobación, se notificaba al contratista la decisión por correo.

Después de InfoPath

Al pasar de un proceso de permisos basado en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath y InfoPath Forms Services, el departamento de inspecciones de edificios puede conectar en línea a los contratistas, empleados e inspectores.

Por ejemplo, cuando un contratista envía una aplicación de permiso en el sitio Web del departamento de inspección de edificios, los datos del formulario se envían a una base de datos que se encuentra en la red de dicho departamento. Una vez enviada la aplicación, aparece automáticamente una nueva solicitud de permiso en un sitio de SharePoint, donde el agente de recepción comprueba la información de la integridad y firma digitalmente el formulario de la aplicación para confirmar la recepción.

Entre las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath se incluyen:

  • Conveniencia en línea    Los contratistas ya no tienen que viajar a la oficina gubernamental para solicitar un permiso. Ahora pueden enviar sus solicitudes de permiso a través del Web, rellenando un formulario habilitado para explorador en un explorador, como Firefox, Safari o Internet Explorer.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario de permisos está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los contratistas usan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de categorías cuando seleccionan el tipo de formulario de permiso buscado, más que tener que buscar y escribir manualmente el tipo de permiso en el formulario.

  • Mejor experiencia de usuario    Una vez enviados los datos, aparece un nuevo formulario de solicitud de permiso automáticamente en el sitio de la intranet del departamento de inspecciones de edificios. Cuando un empleado abre un formulario, ve los datos de la aplicación de permiso y de la compañía del contratista en el formulario.

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Escenario 4: administración del inventario

Parte de un formulario de inventario Wide World Importers es una empresa internacional basada en Baltimore, MD. La compañía importa ropa, artesanía y consumibles con un énfasis particular en mercancías Norte de África.

Wide World Importers compra más 70 proveedores ubicados en 12 países o regiones. Dado que llevan a cabo estos proveedores de inventario es bastante dinámica y temporada, Wide World Importers desea diseñar plantillas de formulario de InfoPath que les permitirán a sus proveedores sobre inventario de consulta de forma fácil y eficaz.

Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers utilizaba un proceso de aplicaciones manual basado en papel que producía entradas de datos redundantes. Los compradores enviaban encuestas por correo Global Express Guaranteed a los proveedores de todo el mundo. Los proveedores enviarían de vuelta por correo o por fax los formularios de encuestas completados. Ocasionalmente, telefonearían a los importadores de Wide World con sus respuestas. En casos raros, el personal de ventas recopiló los resultados de la encuesta de los proveedores en persona. En general, podían pasar meses antes de que los importadores de Wide World recibieran los resultados de la encuesta final.

Casi todas las encuestas produjeron la entrada de datos redundantes. Las encuestas de papel las incluyó en una base de datos una secretaria de Wide World Importers. Los registros de la base de datos resultante se compararon con el formulario de papel para garantizar la precisión. En el caso de cualquier información no válida o ininteligible, se realizaba una entrevista de seguimiento con el proveedor por teléfono. Si eso no era posible, se enviaba una solicitud de aclaración por correo o fax. Una vez que Wide World Importers recibían la información corregida, se finalizaban los datos.

Después de InfoPath

En lugar de enviar las encuestas a World Wide Importers por correo, los proveedores enviaban ahora las encuestas rellenando formularios habilitados para explorador en el Web. Los datos que los proveedores indicaban en los formularios se completaba inmediatamente. Como resultado de cambiar a InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers disfruta ahora de las siguientes ventajas:

  • Conveniencia en línea    Con el sistema basado en InfoPath, los proveedores pueden completar las encuestas utilizando un explorador. Los proveedores ya no tienen que enviar de vuelta por correo o fax las encuestas a Wide World Importers.

  • Líneas de tiempo    En el anterior sistema basado en papel, había a menudo un importante retardo en el momento en que los proveedores de tiempo rellenaron la encuesta hasta el momento en que sus respuestas se indicaban en la base de datos de Wide World Importer. Con una plantilla de formulario habilitada para el explorador de InfoPath, los datos que incluyen los proveedores en los formularios se llenan inmediatamente en la base de datos del inventario.

  • Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los proveedores usan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de categorías cuando seleccionan un tipo de producto, más que tener que buscar y escribir manualmente el tipo de producto en el formulario.

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Escenario 5: investigación de mercado

Parte de un formulario de estudios de mercado Proseware, Inc. es una empresa de software basada en Canadá que desarrolla productos para el sector de publicación de impresión.

Proseware, Inc. está iniciando el ciclo de desarrollo de la próxima versión de su producto insignia. El equipo de desarrollo decide utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services para ayudarle con actividades de investigación de mercado. Durante las reuniones con los clientes, el equipo de desarrollo va a utilizar una plantilla de formulario para recopilar y registrar los comentarios de los clientes. El propósito del formulario es mantener un registro de todas las interacciones con los clientes para comprender mejor las necesidades de los clientes y para ayudar a garantizar que los datos que se recopilan se pueden descubrir y reutilizar fácilmente.

La plantilla de formulario presentarán datos directamente a una base de datos, que permite a los empleados a recuperar y analizar los datos recopilados de múltiples reuniones. Proseware, Inc. desea store completado formularios en una biblioteca en un sitio de SharePoint.

Antes de InfoPath

Aunque los miembros del equipo de desarrollo solían utilizar Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel para tomar notas cuando recopilaban los comentarios de los clientes y socios, analizar y divulgar los datos produjo a menudo la entrada de datos redundantes. Los integrantes del equipo podrían escribir notas en un formulario libre y la información relacionada tendía a dispersarse entre los documentos. Cuando los miembros del equipo querían incorporar la información que habían recopilado en inspecciones técnicas, empleaban mucho tiempo en buscar los documentos no estándar para encontrar lo que necesitaban.

Después de InfoPath

El cambio a un proceso de colección de datos estándar que usa InfoPath y InfoPath Forms Services permite al equipo de desarrollo de Proseware, Inc. reducir el tiempo y el dinero empleado en recopilar, analizar y dispersar los datos internamente.

Al reunirse con los clientes existentes y futuros, los miembros del equipo de desarrollo usan ahora un formulario de InfoPath para recopilar los datos acerca de las necesidades e ideas de los clientes. El equipo utiliza una biblioteca de un sitio de SharePoint para almacenar y compartir los formularios. Desde esta biblioteca, los miembros de los equipos pueden rellenar los nuevos formularios de datos de clientes, revisar los datos de los formularios existentes, exportar los datos de los formularios completados en Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007, o combinar los datos de varios formularios en uno solo.

Entre las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath se incluyen:

  • Información coherente    La plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar una organización coherente y una formalización de la información. Los datos que aparecen en listas en el formulario proceden de listas de SharePoint y archivos .xml estándar. Por ejemplo, las entradas de la lista Tipo de negocio vienen directamente de un esquema XML predefinido que se utiliza a través de Proseware, Inc. para estandarizar el intercambio de datos empresariales entre los diversos sistemas.

  • Integración con los sistemas existentes    Cuando se envía un formulario, éste se almacena automáticamente en una biblioteca de un sitio de SharePoint. Los datos de cada formulario aparecen fuera del mismo, en columnas en la biblioteca. Ello hace más sencillo a los miembros del equipo encontrar y clasificar los datos de formulario de la biblioteca, sin tener que abrir cada formulario individualmente.

  • Múltiples vistas    En el formulario de datos del cliente incluye vistas que diferentes necesidades, incluidas las vistas independientes para el registro de información del cliente, resultados de grupo, metodología de investigación y recursos adicionales. El formulario también incluye una vista de impresión dedicada que resume los datos de las otras vistas en un formato adecuado para impresión.

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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