Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina de Outlook 2007

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede configurar Microsoft Office Outlook 2007 para enviar una respuesta automática a algunas o todas las personas que le envían mensajes de correo electrónico.

Importante: Parte del contenido de este artículo no se podrán aplicar a algunos idiomas.

Si tiene una cuenta de Exchange Server, puede usar el Asistente para fuera de oficina para configurar las respuestas automáticas. Vaya a Si tiene una cuenta de Exchange Server. (El comando Asistente para fuera de oficina sólo aparece en el menú Herramientas si está utilizando una cuenta de Microsoft Exchange Server.) Método alternativo para responder automáticamente a mensajes está disponible para todos los usuarios de Outlook. Vaya a Si tiene una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com. Si no está seguro de qué tipo de cuenta tiene, vaya a Cómo saber si tiene una cuenta de Exchange Server.

Nota: En las siguientes secciones, haga clic en los controles de expansión > para ver el contenido.

Si tiene una cuenta de Exchange Server

Es la manera más sencilla de ver si se usa una cuenta de Exchange Server abrir la carpeta Bandeja de entrada y, a continuación, vea si hay un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas. Si ve un botón de expandir Botón Expandir en la parte inferior del menú, haga clic en para que se muestran todos los comandos en el menú Herramientas.

Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

Si falta el comando, probablemente no usa una cuenta de Exchange Server y el Asistente para fuera de oficina no está disponible. Un método alternativo para responder automáticamente a mensajes está disponible. Vaya a Si está utilizando una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com.

Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

Si sabe que está utilizando una cuenta de Exchange Server, pero no aparece el comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas, te recomendamos que ponerse en contacto con un profesional de soporte técnico de Microsoft para obtener asistencia.

Si no está seguro de qué versión de Exchange Server usa su cuenta, puede averiguar qué versión de Exchange Server usa su cuenta.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

    Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

    Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. La ventana principal es la misma ventana que aparece al iniciar Outlook e incluye el archivo, Editar, Ver, vaya, Herramientas, acciones y menús de Ayuda. No hay ningún menú Herramientas de windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

    Si no aparece el comando Asistente para fuera de oficina, un método alternativo para responder automáticamente a mensajes está disponible para todos los usuarios de Outlook. Vaya a Si está utilizando una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com.

  2. Haga clic en Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina.

  3. Si lo desea, active la casilla Enviar sólo durante este intervalo de tiempo para programar cuándo desea que estén activas las respuestas de fuera de la oficina. Si no especifica ninguna hora de inicio y finalización, las respuestas automáticas se enviarán hasta que haga clic en No enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina.

  4. En la pestaña Dentro de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras está fuera de la oficina.

    Para enviar respuestas automáticas a usuarios de fuera de su organización, continúe con los pasos 4 y 5.

  5. En la pestaña Fuera de mi organización, active la casilla Responder automáticamente a usuarios que no pertenezcan a mi organización y escriba la respuesta que desea enviar mientras esté fuera de la oficina.

    Organización normalmente se define como su empresa e incluye personas que tienen una cuenta de Exchange Server en su sistema de correo electrónico.

    Cuando está activada la casilla de verificación Autorresponder a personas que no pertenezcan a mi organización, la ficha Fuera de mi organización muestra (activado) junto al nombre de la ficha.

  6. En la pestaña Fuera de mi organización, haga clic en Sólo a mis contactos o en A cualquier usuario que no pertenezca a mi organización para especificar a quién se enviará respuestas automáticas.

    Nota: El contacto debe existir en la carpeta Contactos de Exchange Server. Si el contacto solo existe en una carpeta que forma parte de un archivo de carpetas personales (.pst), el mensaje de respuesta automática no se enviará.

Si no está seguro de qué versión de Exchange Server usa su cuenta, puede averiguar qué versión de Exchange Server usa su cuenta.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

    Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

    Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

    Si no aparece el comando Asistente para fuera de oficina, un método alternativo para responder automáticamente a mensajes está disponible para todos los usuarios de Outlook. Vaya a Si está utilizando una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com.

  2. Haga clic en Actualmente estoy fuera de la oficina.

  3. En el cuadro Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente, escriba el mensaje que desee enviar a quienes le envíen mensajes mientras está fuera.

Si no va a comprobar los mensajes de correo electrónico mientras está fuera de la oficina, utilice el Asistente para fuera de oficina con reglas para administrar automáticamente los mensajes entrantes especificando qué acción debe realizar Outlook con ellos. Por ejemplo, puede crear reglas para mover o copiar mensajes a otras carpetas, eliminar mensajes, enviar respuestas personalizadas, etc. automáticamente.

Si crea reglas, es importante que comprenda cómo se aplican en Outlook:

  • Fuera de la oficina se aplican reglas solo cuando el comando Asistente para fuera de oficina está activado.

  • Las reglas se aplican en el orden en que aparecen, de arriba a abajo, en la lista de reglas.

  • Si selecciona más de una condición en el cuadro de diálogo Editar regla, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan todas las condiciones seleccionadas. Por ejemplo, si especifica Laura Saavedra como el remitente (condición) y "Reunión de marketing" (condición) en el cuadro Asunto, la regla sólo se aplicará a los mensajes que cumplan ambas condiciones.

  • Sin embargo, si establece varios criterios para una única condición, la regla se aplicará a todos los mensajes que cumplan al menos uno de los criterios para dicha condición. Por ejemplo, si especifica "Laura Saavedra;Carmen del Valle" en el cuadro De, la regla se aplicará a los mensajes de Laura Saavedra y de Carmen del Valle.

Para crear reglas del Asistente para fuera de oficina

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

    Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

    Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

  2. Haga clic en Reglas.

    Nota: Si está utilizando una cuenta de Exchange Server 2000 o Exchange Server 2003, haga clic en Agregar regla. Si no está seguro de qué versión de Exchange Server usa su cuenta, puede averiguar qué versión de Exchange Server usa su cuenta.

  3. En Cuando llegue un mensaje que cumpla las condiciones especifique las condiciones que el mensaje debe cumplir para que se aplique la regla.

  4. Si desea especificar más condiciones, haga clic en Avanzadas, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Si desea especificar que esta regla debe ser la última en aplicarse, active la casilla de verificación No procesar las reglas que siguen a ésta.

  6. En Ejecutar estas acciones, seleccione las acciones deseadas. Puede seleccionar más de una acción.

    Nota: Si especifica que se debe eliminar un mensaje, las reglas siguientes a la regla de eliminación en la lista de reglas del cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina no afectarán al mensaje.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

    Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

    Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

    Sugerencia: Puede ver las reglas del Asistente para fuera de oficina para todos los perfiles de Microsoft Outlook, seleccione la casilla de verificación Mostrar reglas para todos los perfiles.

  2. Para modificar las reglas, siga uno de los procedimientos siguientes:

    Cambiar una regla específica   

    1. Haga clic en Reglas, seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

      Nota: Si usa una cuenta de Exchange Server 2003 o Exchange Server 2000, primero seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

    2. Efectúe los cambios deseados en las condiciones y acciones de la regla.

    Cambiar el orden en que las reglas se aplican a los mensajes entrantes   

    1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desee subir o bajar en la lista.

    2. Haga clic en Subir o en Bajar.

    Eliminar una regla   

    1. En Estas reglas se aplicarán a los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en la regla que desea eliminar.

    2. Haga clic en Eliminar regla.

  1. Para activar o desactivar las reglas de fuera de la oficina, en el menú Herramientas, haga clic en Asistente para fuera de oficina.

    Comando Fuera de la oficina en el menú Herramientas

    Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

  2. Haga clic en el botón de reglas en la parte superior del cuadro de diálogo.

    Nota: Si usa una cuenta de Exchange Server 2003 o Exchange Server 2000, vaya al siguiente paso. No aparece ningún botón Reglas.

  3. En la columna Estado, active o desactive la casilla que hay junto a la regla que desee activar o desactivar.

Si aparece un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y, cuando hace clic en él, se muestra el siguiente cuadro de diálogo, esto significa que tiene una cuenta en Exchange 2007.

Nota: Aparece el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook. El menú Herramientas no está disponible en windows, donde crear o ver elementos, como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si aparece un comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas y, cuando hace clic en él, se muestra el siguiente cuadro de diálogo, esto significa que tiene una cuenta en Exchange Server 2003 o en una versión anterior.

Cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina

Si no hay ningún comando Asistente para fuera de oficina en el menú Herramientas, más probable es que no tiene una cuenta de Exchange Server. Sin embargo, puede aproximar la mayoría de comportamiento del Asistente para fuera de oficina usando reglas. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vaya a Si está utilizando una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com para obtener más información.

Parte superior de la página

Si tiene una cuenta POP3, IMAP o Outlook.com

Puede combinar una plantilla de correo electrónico de Outlook con reglas de Outlook para reproducir la funcionalidad del Asistente para fuera de oficina, que solo está disponible para usuarios de la cuenta de Exchange Server. Mediante esta combinación, puede usar su cuenta de correo electrónico para enviar respuestas automáticas a los mensajes entrantes.

Importante: Debe dejar el equipo encendido y ejecutando Outlook para que se envíen las respuestas automáticas.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje.

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Formato, haga clic en Texto sin formato.

  3. En el cuerpo del mensaje, escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática.

  4. En la ventana del mensaje, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y después en Guardar como.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook (*.oft).

  6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a continuación, haga clic en Guardar.

Vaya a paso 2: crear una regla para responder automáticamente a los nuevos mensajes de correo electrónico.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

  3. Bajo Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuación, en Siguiente.

  4. En ¿Qué condiciones desea comprobar?, active la casilla de verificación enviado a mí solamente y cualquier otro criterio que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Cuando vea un cuadro de diálogo que le informa de que esta regla se aplicará a todos los mensajes que reciba, haga clic en .

  6. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, active la casilla de verificación responder usando una plantilla determinada.

  7. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en una plantilla determinada.

  8. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla de respuesta, en el cuadro Buscar en, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

  9. Seleccione la plantilla que creó en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Abrir.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. De manera opcional, active las casillas de verificación para todas las excepciones a la regla de respuesta automática.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla de respuesta automática y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Sugerencia: Considere la posibilidad de crear avisos de tareas o tareas pendientes de Outlook para que le recuerden que debe desactivar esta regla cuando desee dejar de enviar respuestas automáticas.

La regla Responder usando una plantilla determinada en el Asistente para reglas envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante una única sesión. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un único remitente del que recibe varios mensajes. Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios a quienes ha respondido. Sin embargo, si salga de Outlook y, a continuación, reinícielo, la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas se restablece.

Importante: Para que el Asistente para reglas responda automáticamente, Outlook debe estar ejecutándose y debe estar configurado de manera que compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes.

Para desactivar la regla creada en el paso 2, haga lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  2. En la ficha Reglas de correo electrónico, en Nombre, desactive la casilla de la regla que desea desactivar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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