Enviar notificaciones de correo electrónico y mostrar las sugerencias de directiva de directivas DLP

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede utilizar una directiva de (DLP) la prevención de pérdida de datos para identificar, controlar y proteger la información confidencial de Office 365. Quiere que los usuarios de su organización que trabajan con información confidencial a estar al día con las directivas de DLP, pero no desea que les impide innecesariamente terminen su trabajo. Esto es donde pueden ayudar a notificaciones de correo electrónico y sugerencias de directiva.

La barra de mensajes muestra sugerencia de directiva en Excel 2016

Una sugerencia de directiva es una notificación o advertencia que aparece cuando alguien está trabajando con el contenido que está en conflicto con una directiva DLP: por ejemplo, de contenido como un libro de Excel en un sitio de OneDrive para la Empresa que contiene la información de identificación personal (PII) y se comparte con un usuario externo.

Puede usar las notificaciones de correo electrónico y las sugerencias de directiva para aumentar el conocimiento y ayudar a educar a sus usuarios sobre las directivas de su organización. También puede darles a los usuarios la opción de invalidar la directiva, de modo que no queden bloqueados si tienen una necesidad de negocio válida o si la directiva detecta un falso positivo.

En el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, cuando se crea una directiva DLP, puede configurar las notificaciones de usuario para:

  • Enviar una notificación de correo electrónico a las personas que elija que describe el problema.

  • Mostrar una sugerencia de directiva para el contenido que está en conflicto con la directiva DLP:

    • Para el correo electrónico en Outlook en la Web y Outlook 2013 y versiones posteriores, aparece la sugerencia de directiva en la parte superior de un mensaje por encima de los destinatarios mientras se crean el mensaje.

    • Para los documentos de un sitio de cuenta o SharePoint OnlineOneDrive para la Empresa, la sugerencia de directiva viene indicada por un icono de advertencia que aparece en el elemento. Para obtener más información, puede seleccionar un elemento y, a continuación, elija información Icono del panel de información en la esquina superior derecha de la página para abrir el panel de detalles.

    • Para Excel 2016, PowerPoint 2016 y Word 2016 documentos almacenados en un sitio de OneDrive para la Empresa o SharePoint Online que se incluye en la directiva DLP, aparece la sugerencia de directiva en la barra de mensajes y la vista Backstage (menúarchivo > información ).

Agregar las notificaciones de usuario a una directiva DLP

Cuando se crea una directiva DLP, notificaciones de correo electrónico y sugerencias de directiva forman parte de la sección notificaciones de usuario.

  1. Vaya a https://protection.office.com.

  2. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa. Ahora ya está en la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365.

  3. En la Centro de cumplimiento y seguridad > barra de navegación izquierda > prevención de pérdida de datos > Directiva > + crear una directiva.

    Crear un botón de directiva

  4. Elija la plantilla de directiva DLP que protege los tipos de información confidencial que necesita > siguiente.

    Para empezar con una plantilla vacía, elija personalizado > directiva personalizada > siguiente.

  5. Asigne un nombre a la directiva > siguiente.

  6. Para elegir las ubicaciones que desea que la directiva DLP proteger, siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione todas las ubicaciones en Office 365 > siguiente.

    • Elija Permitirme elegir ubicaciones específicas > siguiente.

      Para incluir o excluir una ubicación completa como todo el correo de Exchange o todas las cuentas de OneDrive, cambiar el estado de esa ubicación.

      Para incluir cuentas de OneDrive o sitios de SharePoint solo específicos, cambie el estado a y, a continuación, haga clic en los vínculos en incluir elegir cuentas o sitios específicos.

  7. Elija Usar configuración avanzada >siguiente.

  8. Elija + nueva regla.

  9. En el editor de reglas, en notificaciones de usuario, cambie el estado de.

    Sección de notificaciones de usuario del editor de regla

Opciones para configurar las notificaciones de correo electrónico

Para cada regla en una directiva DLP, puede:

  • Enviar la notificación a las personas que elija. Estas personas pueden ser el propietario del contenido, la persona que modificó por última vez el contenido, el propietario del sitio donde se almacena el contenido o un usuario específico.

  • Personalizar el texto que se incluye en la notificación mediante HTML o símbolos. Vea la sección siguiente para obtener más información.

Notas: 

  • Se pueden enviar notificaciones de correo electrónico sólo a los destinatarios, no grupos o listas de distribución.

  • Tenga en cuenta que solo el contenido nuevo desencadenará una notificación por correo electrónico. La edición de contenido existente desencadenará las sugerencias de directiva, pero no una notificación por correo electrónico.

Opciones de notificación de correo electrónico

Notificación de correo electrónico predeterminada

Notificaciones de tienen una línea de asunto que comienza con la acción realizada, por ejemplo, "Notificación", "Mensaje bloqueado" para correo electrónico o "Acceso bloqueado" para documentos. Si la notificación es acerca de un documento, el cuerpo del mensaje de notificación incluye un vínculo que lleva al sitio donde el documento está almacenado y abrirá la sugerencia de directiva para el documento, donde puede resolver los problemas (consulte la sección siguiente acerca de las sugerencias de directiva). Si la notificación es acerca de un mensaje, la notificación incluye como un archivo adjunto en el mensaje que coincide con una directiva DLP.

Mensaje de notificación

De forma predeterminada, las notificaciones muestran texto similar al siguiente para un elemento de un sitio. El texto de notificación se configura por separado para cada regla, por lo que el texto que se muestra es diferente en función de qué regla coincida.

Si la regla de directiva DLP hace esto...

A continuación, la notificación de predeterminado de SharePoint o OneDrive para documentos empresariales dice esto...

A continuación, la notificación de forma predeterminada para mensajes de Outlook dice esto...

Envía una notificación, pero no permite la invalidación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización.

Los conflictos de mensaje de correo electrónico con una directiva de su organización.

Bloquea el acceso, envía una notificación y permite la invalidación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización. Si no se resuelve este conflicto, puede bloquearse el acceso a este archivo.

Los conflictos de mensaje de correo electrónico con una directiva de su organización. No se ha entregado el mensaje a todos los destinatarios.

Bloquea el acceso y envía una notificación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización. El acceso a este elemento está bloqueado para todos excepto para su propietario, para el último usuario que lo modificó y para el administrador de la colección de sitios primaria.

Los conflictos de mensaje de correo electrónico con una directiva de su organización. No se ha entregado el mensaje a todos los destinatarios.

Notificación de correo electrónico personalizado

Puede crear una notificación de correo electrónico personalizado en lugar de enviar la notificación de correo electrónico predeterminado a los usuarios finales o los administradores. La notificación de correo electrónico personalizado es compatible con HTML y tiene un límite de 5.000 caracteres. Puede utilizar HTML para incluir imágenes, formato y otras marcas en la notificación.

También puede usar los siguientes símbolos para ayudar a personalizar la notificación de correo electrónico. Estos tokens son variables que se reemplazan por información específica en la notificación que se envía.

Token

Descripción

%% AppliedActions %%

Las acciones que se aplican al contenido.

%% ContentURL %%

La dirección URL del documento en el sitio de SharePoint Online o OneDrive para la empresa.

%% MatchedConditions %%

Las condiciones que se hayan coincide con el contenido. Use este token para informar de posibles problemas con el contenido.

Mensaje de notificación que muestra donde aparecen los tokens

Opciones para configurar sugerencias de directiva

Para cada regla de una directiva DLP, puede configurar sugerencias de directiva para:

  • Simplemente notificar a la persona que el contenido está en conflicto con una directiva DLP, de modo que pueda tomar medidas para resolver el conflicto. Puede usar el texto predeterminado (consulte las tablas siguientes) o escribir el texto personalizado sobre directivas específicas de su organización.

  • Permitir que la persona invalide la directiva DLP. Opcionalmente, puede:

    • Requerir la persona que introduzca una justificación comercial para reemplazar la directiva. Esta información está conectada y puede ver en los informes DLP en la sección informes de la Centro de cumplimiento y seguridad.

    • Permitir que la persona informe de un falso positivo e invalide la directiva DLP. Esta información también se registra en los informes, de modo que puede usar falsos positivos para ajustar las reglas.

Opciones de sugerencia de directiva

Por ejemplo, es posible que tenga una directiva DLP aplica a los sitios de OneDrive para la Empresa que detecta la información de identificación personal (PII) y esta directiva tiene tres reglas:

  1. Primera regla: Si se detectan menos de cinco instancias de información confidencial en un documento y el documento se comparte con personas que pertenecen a la organización, la acción Enviar una notificación muestra una sugerencia de directiva. Para obtener sugerencias de directiva, no se necesitan opciones de invalidación porque esta regla simplemente está avisando a las personas y no está bloqueando el acceso.

  2. Segunda regla: Si se detectan más de cinco instancias de información confidencial en un documento y el documento se comparte con personas que pertenecen a la organización, la acción Bloquear el acceso al contenido restringe los permisos para el archivo y la acción Enviar una notificación permite a los usuarios invalidar las acciones de esta regla proporcionando una justificación del negocio. A veces, la actividad de su organización requiere que los usuarios internos compartan datos de PII y no desea que la directiva DLP bloquee este trabajo.

  3. Tercera regla: Si se detectan más de cinco instancias de información confidencial en un documento y el documento se comparte con personas externas a la organización, la acción Bloquear el acceso al contenido restringe los permisos para el archivo y la acción Enviar una notificación no permite a los usuarios invalidar las acciones de esta regla porque la información se comparte con el exterior. Bajo ninguna circunstancia las personas de su organización pueden compartir datos de PII fuera de la organización.

Estos son algunos puntos clave para comprender el uso de una sugerencia de directiva para invalidar una regla:

  • La opción para invalidar es por regla e invalida todas las acciones de la regla (excepto el envío de una notificación, que no se puede invalidar).

  • Es posible que el contenido coincida con varias reglas en una directiva DLP, pero se mostrará la sugerencia de directiva de la regla más restrictiva de mayor prioridad. Por ejemplo, una sugerencia de directiva de una regla que bloquea el acceso al contenido se mostrará por encima de una sugerencia de directiva de una regla que simplemente envía una notificación. Esto impide que las personas vean una cascada de sugerencias de directiva.

  • Si las sugerencias de directiva en la regla más restrictiva permite que los usuarios invaliden la regla, la invalidación de esta regla invalida también otras reglas que coinciden con el contenido.

Sugerencias de directiva en sitios de OneDrive para la Empresa y SharePoint Online

Cuando un documento en un sitio de OneDrive para la Empresa o SharePoint Online coincide con una regla en una directiva DLP y esa regla usa las sugerencias de directiva, las sugerencias de directiva mostrar iconos especiales en el documento:

  1. Si la regla envía una notificación sobre el archivo, aparece el icono de advertencia.

  2. Si la regla bloquea el acceso al documento, aparece el icono de bloqueado.

Iconos de sugerencia de directiva en documentos en una cuenta de OneDrive

Para tomar medidas en un documento, puede seleccionar un elemento > elija información Icono del panel de información en la esquina superior derecha de la página para abrir el panel de detalles > sugerencia de directiva de vista.

La sugerencia de directiva enumera los problemas con el contenido y, si las sugerencias de directiva están configuradas con estas opciones, puede elegir Resolver y luego Invalidar la sugerencia de directiva o Informar de un falso positivo.

Sugerencia de directiva de información panel que muestra

Sugerencia de directiva con la opción de invalidar

Las directivas DLP se sincronizan con los sitios y el contenido se evalúa con estas periódicamente y de forma asincrónica, por lo que puede haber un breve retraso entre el momento en que se crea la directiva DLP y el momento en que se empiezan a ver sugerencias de directiva. Puede haber un retraso similar desde el momento en que se invalida o resuelve una sugerencia de directiva hasta cuando desaparece el icono en el documento en el sitio.

Texto predeterminado para las sugerencias de directiva en los sitios

De forma predeterminada, las sugerencias de directiva muestran texto similar al siguiente para un elemento de un sitio. El texto de notificación se configura por separado para cada regla, por lo que el texto que se muestra es diferente en función de qué regla coincida.

Si la regla de directiva DLP hace esto...

La sugerencia de directiva predeterminada indica lo siguiente...

Envía una notificación, pero no permite la invalidación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización.

Bloquea el acceso, envía una notificación y permite la invalidación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización. Si no se resuelve este conflicto, puede bloquearse el acceso a este archivo.

Bloquea el acceso y envía una notificación

Este elemento está en conflicto con una directiva de la organización. El acceso a este elemento está bloqueado para todos excepto para su propietario, para el último usuario que lo modificó y para el administrador de la colección de sitios primaria.

Texto personalizado para obtener sugerencias de directiva en los sitios

Puede personalizar el texto de las sugerencias de directiva independientemente de la notificación de correo electrónico. A diferencia de texto personalizado para las notificaciones de correo electrónico (vea arriba sección), texto personalizado para obtener sugerencias de directiva no acepta HTML o símbolos. En su lugar, texto personalizado para obtener sugerencias de directiva es texto sin formato solo con un límite de 256 caracteres.

Sugerencias de directiva en Outlook en la Web y Outlook 2013 y versiones posteriores

Cuando redacte un nuevo correo electrónico en Outlook en la Web y Outlook 2013 más adelante, verá una sugerencia de directiva si agrega contenido que coincida con una regla de una directiva DLP y sugerencias de directiva utiliza esa regla. Mientras se crean el mensaje, aparece la sugerencia de directiva en la parte superior del mensaje, encima de los destinatarios.

Sugerencia de directiva en la parte superior de un mensaje que se compone

Directiva de sugerencias de trabajo si la información confidencial aparece en el cuerpo del mensaje, línea de asunto o incluso un archivo adjunto al mensaje, como se muestra aquí.

Sugerencia de directiva que muestra que un archivo adjunto está en conflicto con una directiva DLP

Si las sugerencias de directiva se haya configurado para permitir ignorar, puede elegir Mostrar detalles > Reemplazar > especifique una justificación comercial o un falso positivo de informe > Reemplazar.

Sugerencia de directiva en mensaje expandida para mostrar la opción Reemplazar

Cuadro de diálogo de sugerencia de directiva donde puede anular la sugerencia de directiva

Tenga en cuenta que al agregar información confidencial a un correo electrónico, puede haber latencia entre cuando se agrega la información confidencial y cuando aparezca la sugerencia de directiva.

Sugerencias de directiva en el centro de administración de Exchange frente a la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365

Sugerencias de directiva pueden trabajar con las directivas de DLP y reglas de flujo de correo que creó en el centro de administración de Exchange o con las directivas DLP creadas en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365, pero no en ambos. Esto es porque estas directivas se almacenan en ubicaciones distintas, pero pueden dibujar sugerencias de directiva solo desde una única ubicación.

Si ha configurado las sugerencias de directiva en el centro de administración de Exchange, no aparecerán las sugerencias de directiva que se configura en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 a los usuarios de Outlook en la Web y Outlook 2013 y posteriores hasta que desactive las sugerencias en el centro de administración de Exchange. Esto garantiza que las reglas de transporte de Exchange actuales continuarán funcionando hasta que usted decide cambiar a la Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365.

Observe que mientras pueden dibujar sugerencias de directiva solo desde una única ubicación, notificaciones de correo electrónico enviado siempre, incluso si está usando directivas DLP en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 y el centro de administración de Exchange.

Texto predeterminado de las sugerencias de directiva en correo electrónico

De forma predeterminada, las sugerencias de directiva mostrarán texto similar al siguiente para el correo electrónico.

Si la regla de directiva DLP hace esto...

La sugerencia de directiva predeterminada indica lo siguiente...

Envía una notificación, pero no permite la invalidación

El correo electrónico está en conflicto con una directiva de su organización.

Bloquea el acceso, envía una notificación y permite la invalidación

El correo electrónico está en conflicto con una directiva de su organización.

Bloquea el acceso y envía una notificación

El correo electrónico está en conflicto con una directiva de su organización.

Sugerencias de directiva en Excel 2016, PowerPoint 2016 y Word 2016

Cuando las personas trabajan con contenido confidencial en las versiones de escritorio de Excel 2016, PowerPoint 2016 y Word 2016, las sugerencias de directiva pueden notificar a ellos en tiempo real que el contenido está en conflicto con una directiva DLP. Esto requiere:

  • Se encuentra el documento de Office en un sitio de OneDrive para la Empresa oSharePoint Online.

  • El sitio se incluye en una directiva DLP que está configurada para usar sugerencias de directiva.

Estos programas de escritorio Office 2016 sincronizarán automáticamente las directivas de DLP directamente desde Office 365 y, a continuación, examine los documentos para asegurarse de que no entran en conflicto con las directivas DLP y mostrar sugerencias de directiva en tiempo real.

En función de cómo se configuran las sugerencias de directiva en la directiva DLP, los usuarios pueden optar por simplemente ignorar la sugerencia de directiva, invalidar la directiva con o sin una justificación del negocio o informar de un falso positivo.

Las sugerencias de directiva aparecen en la barra de mensajes.

La barra de mensajes muestra sugerencia de directiva en Excel 2016

Y las sugerencias de directiva también aparecen en la vista Backstage (en la pestaña Archivo).

Backstage muestra una sugerencia de directiva en Excel 2016

Si las sugerencias de directiva en la directiva DLP se configuran con estas opciones, puede elegir Resolver para Invalidar una sugerencia de directiva o Informar de un falso positivo.

Opciones de la sugerencia de directiva en Backstage en Excel 2016

En cada uno de estos programas de escritorio Office 2016 personas pueden optar por desactivar las sugerencias de directiva. Si desactiva el, sugerencias de directiva son notificaciones simples no aparecerá en la vista de la barra de mensajes o Backstage (en la pestaña archivo ). Sin embargo, seguirán apareciendo sugerencias de directiva sobre bloqueo y reemplazar y aún recibirán la notificación de correo electrónico. Además, la desactivación de las sugerencias de directiva no excluir el documento de las directivas DLP que se han aplicado a él.

Texto predeterminado de las sugerencias de directiva en Excel 2016, PowerPoint 2016 y Word 2016

De forma predeterminada, las sugerencias de directiva muestran texto similar para lo siguiente en la barra de mensajes y vista Backstage de un documento abierto. El texto de notificación se configura por separado para cada regla, por lo que el texto que se muestra es diferente en función de qué regla coincida.

Si la regla de directiva DLP hace esto...

La sugerencia de directiva predeterminada indica lo siguiente...

Envía una notificación, pero no permite la invalidación

Este archivo está en conflicto con una directiva de su organización. Vaya al menú archivo para obtener más información.

Bloquea el acceso, envía una notificación y permite la invalidación

Este archivo está en conflicto con una directiva de su organización. Si no resolver este conflicto, puede bloquearse el acceso a este archivo. Vaya al menú archivo para obtener más información.

Bloquea el acceso y envía una notificación

Este archivo está en conflicto con una directiva de su organización. Si no resolver este conflicto, puede bloquearse el acceso a este archivo. Vaya al menú archivo para obtener más información.

Sugerencias de texto personalizado para la directiva de Excel 2016, PowerPoint 2016 y Word 2016

Puede personalizar el texto de las sugerencias de directiva independientemente de la notificación de correo electrónico. A diferencia de texto personalizado para las notificaciones de correo electrónico (vea arriba sección), texto personalizado para obtener sugerencias de directiva no acepta HTML o símbolos. En su lugar, texto personalizado para obtener sugerencias de directiva es texto sin formato solo con un límite de 256 caracteres.

Más información

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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