Enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico

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Puede agregar un secundario enviar la conexión de datos a la plantilla de formulario que permite a los usuarios enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Puede usar valores estáticos, valores basados en los datos en el formulario, o una fórmula para especificar las direcciones de correo electrónico que se envía el formulario, la línea de asunto del mensaje de correo electrónico y el nombre del formulario. También puede especificar si desea que el formulario que aparezca en el cuerpo del mensaje de correo electrónico o como un archivo adjunto al mensaje.

Si configura la plantilla de formulario para incluir el formulario como datos adjuntos al mensaje de correo electrónico, también puede adjuntar la plantilla de formulario al mensaje de correo electrónico. Incluir el formulario y la plantilla de formulario como datos adjuntos al mensaje de correo electrónico, puede ayudar a asegurar que los destinatarios de correo electrónico pueden abrir el formulario en Microsoft Office InfoPath, incluso si no tiene la plantilla de formulario en caché en sus equipos. Para los destinatarios puedan abrir los datos adjuntos, debe tener instalado InfoPath en sus equipos.

Cuando los usuarios enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico, InfoPath crea un mensaje de correo electrónico con los datos del formulario y envía el mensaje a los destinatarios de correo electrónico que especificó al crear la conexión de datos. Si las personas que reciben los formularios completados usan Microsoft Office Outlook 2007, puede agregar una carpeta a su Bandeja de entrada que contenga todos los formularios de InfoPath que reciban y configurarla para mostrar los datos en los formularios en columnas en Outlook.

Después de agregar la conexión de datos de envío, configure la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus datos del formulario. Como resultado, cuando los usuarios abran el formulario, InfoPath agrega automáticamente un botón Enviar a la barra de herramientas estándar y un comando Enviar al menú archivo. También puede personalizar las opciones de envío para la plantilla de formulario de las siguientes maneras:

  • Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas estándar y el comando Enviar en el menú archivo.

  • Cambiar el método abreviado de teclado para el botón Enviar de la barra de herramientas estándar y el comando Enviar en el menú archivo.

  • Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen sus formularios.

  • Especifique si desea dejar abierto el formulario, cierre el formulario o abrir otro formulario en blanco después de que el usuario envíe el formulario.

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Agregar una conexión de datos de envío

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.

  3. Haga clic en enviar datos del formulario a un único destino y, a continuación, en la lista, haga clic en correo electrónico.

  4. Haga clic en Agregar.

  5. En el Asistente para la conexión de datos, en los cuadros correspondientes, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, el asunto que desea que aparezca en el mensaje de correo electrónico y texto de introducción que desee y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Sugerencia: También puede especificar un campo o utilizar una fórmula para crear el valor de cada cuadro, excepto el cuadro Introducción.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

    2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, siga uno de estos procedimientos:

      • Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desea usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Sugerencia: Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro de fórmula en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones.

      • Para insertar un valor u operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro fórmula.

    Operación

    Símbolo

    Agregar

    +

    Restar

    -

    Multiplicar

    *

    Dividir

    /

    • Nota: Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después de ella, InfoPath puede interpretar "/" como un separador de pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.

    • Para comprobar la fórmula para la sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

      En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las fórmulas.

  6. En la siguiente página del asistente, siga uno de estos procedimientos:

    1. Para mostrar el formulario en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar únicamente la vista activa del formulario sin datos adjuntos.

    2. Para enviar los datos del formulario como datos adjuntos al mensaje de correo electrónico, haga clic en enviar los datos del formulario como datos adjuntos, active la casilla de verificación adjuntar la plantilla de formulario para asegurar que los usuarios puedan abrir el formulario y, a continuación, escriba un nombre para el formulario en el nombre del archivo adjunto cuadro. También puede especificar un campo o utilizar una fórmula para asegurarse de que cada nombre del formulario es único.

      ¿Cómo?

      1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

      2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, siga uno de estos procedimientos:

        • Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        • Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desea usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, a continuación, haga clic en Aceptar.

          Sugerencia: Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro de fórmula en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las funciones.

        • Para insertar un valor u operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro fórmula.

      Operación

      Símbolo

      Agregar

      +

      Restar

      -

      Multiplicar

      *

      Dividir

      /

      • Nota: Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después de ella, InfoPath puede interpretar "/" como un separador de pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.

      • Para comprobar la fórmula para la sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

        En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de las fórmulas.

      Nota: Las personas que reciben los datos del formulario como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico tenga instalado InfoPath en sus equipos para abrir el archivo adjunto.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.

  9. Compruebe que la información es correcta en la sección de Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    1. Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas estándar y el comando Enviar que aparece en el menú archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro título de la Enviar Opciones de cuadro de diálogo.

      Sugerencia: Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y el comando, escriba una y comercial (&) antes del carácter que desea utilizar como un método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+B como método abreviado de teclado para el botón Enviar y el comando, escriba Su & bmit.

  10. Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar o el botón Enviar en la barra de herramientas estándar cuando rellenen el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón Enviar.

    1. De forma predeterminada, cuando los usuarios envían un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje para indicar si el formulario se envió correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Avanzadas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco después de que el usuario envía un formulario completado, haga clic en la opción que desee en la lista después de enviar.

      • Para crear un mensaje personalizado para indicar si el formulario se envió correctamente, seleccione la casilla de verificación usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros de éxito y de error.

        Sugerencia: Use un mensaje en el cuadro de error para informar a los usuarios qué hacer si no puede enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que los usuarios, guarde el formulario y ponerse en contacto para obtener más instrucciones.

      • Si no desea mostrar un mensaje cuando el usuario envía un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes de error y éxito.

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