Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Enviar un correo electrónico cuando se ha agregado un elemento de lista en algunas versiones de SharePoint requiere varios pasos que encontrará detallados a continuación. Sin embargo, si usa la versión más reciente de SharePoint, puede agregar un flujo directamente desde la lista. Una Microsoft Flow plantilla para enviar un correo electrónico cuando se agrega un elemento de lista incluye los pasos básicos necesarios para que pueda comenzar rápidamente.

Enviar correo desde el flujo de trabajo

Enviar un mensaje de correo electrónico básico desde un flujo de trabajo

Seleccionar dinámicamente los usuarios o grupos que recibirán el mensaje

Incluir información sobre el elemento actual

Incluir un hipervínculo estático

Incluir un hipervínculo en el elemento actual

Incluir una imagen

Identificar opciones que no se admiten

Enviar un mensaje de correo electrónico básico desde un flujo de trabajo

Elemento nuevo desencadenante de flujo de trabajo para enviar mensajes de correo electrónico

Mediante la acción Enviar un correo electrónico, el Diseñador de flujo de trabajo, puede configurar el flujo de trabajo personalizado para enviar mensajes de correo electrónico para usted o para cualquier otro usuario o grupo especificado. Los campos disponibles para los mensajes de correo electrónico son Para, CC, Asunto y Cuerpo. Estos campos pueden contener texto estático y texto generado dinámicamente desde búsquedas de flujo de trabajo.

Puede usar la acción Enviar un correo electrónico para generar múltiples tipos de mensajes, incluidas las notificaciones cuando el flujo de trabajo alcance fases especificadas o realice determinadas acciones (incluido el inicio y la detención generales del flujo de trabajo) y recordatorios acerca de tareas no completadas a la fecha de vencimiento.

Nota: Se debe configurar en el servidor el correo electrónico de salida para que su flujo de trabajo pueda enviar mensajes de correo electrónico. Si no está seguro sobre la configuración actual de correo electrónico en el servidor, póngase en contacto con el administrador del servidor. En la sección Ver también encontrará vínculos a más información sobre los ajustes del correo electrónico de salida.

En este ejemplo, configurará el flujo de trabajo para que le envíe una notificación por correo electrónico cada vez que comienza la ejecución de un nuevo elemento. Use la versión de SharePoint Designer que coincida con su versión de SharePoint Server. Por ejemplo, para SharePoint Server 2010 use SharePoint Designer 2010. Para todas las versiones posteriores a SharePoint Server 2010, incluidas SharePoint Server 2016 y SharePoint Online, use SharePoint Designer 2013. Puede descargar SharePoint Designer 2013 desde el Microsoft Download Center y encontrará más información al respecto en la sección Vea también.

Abra SharePoint Designer 2013 y conéctese a un sitio de SharePoint

SharePoint Designer 2013 se instala como aplicación de Office 2013. Para abrir SharePoint Designer 2013 y conectarse a un sitio de SharePoint, siga estos pasos:

  1. Abra SharePoint Designer 2013 seleccionándolo en el menú Inicio. Haga clic en el icono de Inicio, haga clic en Todos los programas, haga clic en Microsoft Office 2013y, a continuación, haga clic en SharePoint Designer 2013.

  2. Haga clic en Abrir sitio en la página de inicio de SharePoint Designer 2013.

  3. Escriba el sitio de SharePoint al que desea conectarse. Por ejemplo, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Haga clic en Abrir para abrir el sitio.

  5. Si se le solicita, escriba las credenciales. (Si no está integrada la seguridad con el equipo en el que ha iniciado sesión, a continuación se le solicita que escriba sus credenciales). Asegúrese de usar credenciales con acceso al sitio de SharePoint.

Cree un flujo de trabajo Lista basado en la plataforma de flujo de trabajo de SharePoint

  1. Haga clic en el Nodo de flujo de trabajo en el panel de navegación.

  2. Haga clic en la lista desplegable Flujo de trabajo en la sección nuevo de la pestaña FLUJOS DE TRABAJO.

  3. Seleccione la lista que desea asociar con el nuevo flujo de trabajo.

  4. En el cuadro de diálogo Crear flujos de trabajo de lista, escriba un nombre y una descripción para el flujo de trabajo y asegúrese de que el tipo de plataforma seleccionado es flujo de trabajo de SharePoint 2013.

Haga clic en Aceptar para crear el flujo de trabajo.

Ahora que se ha creado el flujo de trabajo, puede agregar acciones, condiciones, fases, pasos y bucles para crear su flujo de trabajo. Estos componentes de flujo de trabajo están disponibles en la cinta de opciones de SharePoint Designer 2013.

Nota: Si no ve Flujo de trabajo de SharePoint 2013 como un tipo de plataforma disponible, esto significa que el Administrador de flujos de trabajo no está configurado para trabajar con la granja de SharePoint. Consulte Configurar el Administrador de flujos de trabajo para trabajar con el entorno de SharePoint Server 2013.

Encontrará más información acerca de la lista de acciones de flujo de trabajo en la sección Vea también.

Cree la acción para enviar el correo electrónico 

  1. Haga clic en Accionesy, a continuación, haga clic en Enviar un correo electrónico

  2. En la acción, haga clic en estos usuarios

  3. En el cuadro de diálogo Definir el mensaje de correo electrónico, seleccione usuarios de los usuarios y grupos existentes o escriba su dirección de correo electrónico en el cuadro Para

    Notas: 

    • Para enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico externo. debe ser capaz de recuperar información desde el servidor de correo electrónico correspondiente.

    • La dirección Para de un mensaje puede ser una dirección específica y estática (por ejemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin o junmin@northwindtraders.com) o una búsqueda de flujo de trabajo para información variable. Para obtener más información sobre el uso de búsquedas en flujos de trabajo para que se envíen mensajes a direcciones de correo electrónico dinámicamente desde el flujo de trabajo en lugar de utilizar direcciones estáticas, consulte la sección Seleccionar dinámicamente los usuarios o grupos que recibirán el mensaje.

    • La dirección del remitente del mensaje será siempre la dirección de correo electrónico del administrador del servidor, a menos que el administrador del servidor cambie la dirección del remitente para la aplicación Web actual o para todas las aplicaciones Web. Para obtener más información, lea Configurar el correo electrónico saliente para una aplicación web específica.

  4. En el cuadro Asunto, escriba un asunto para el mensaje o haga clic en Mostrar datos vinculados Imagen del botón para definir una búsqueda de flujo de trabajo para el texto que desee aquí

    Nota: Debe escribir algo en el cuadro Asunto para que el flujo de trabajo lo rellene correctamente.

  5. En el cuadro grande bajo el cuadro Asunto, escriba o pegue el texto del cuerpo del mensaje

  6. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione Acción > Ir a una fase

  8. Seleccione Final de flujo de trabajo

  9. Haga clic en Publicar

En las secciones siguientes se detallan opciones más avanzadas para modificar el contenido del correo electrónico.

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Seleccionar dinámicamente los usuarios o grupos que recibirán el mensaje

Si usted proporciona direcciones estáticas en los campos Para y CC del mensaje, siempre que desee modificar posteriormente los destinatarios, deberá abrir el flujo de trabajo en el Diseñador de flujos de trabajo y realizar los cambios de forma manual. Si las direcciones cambian con frecuencia, es preferible usar búsquedas de flujo de trabajo en los campos Para y Cc. Las búsquedas pueden hacer referencia a las direcciones procedentes de un campo en el elemento actual, de un campo en un elemento de otra lista o biblioteca, o de variables de flujos de trabajo.

Usar una lista personalizada para almacenar direcciones de destinatarios

Si los destinatarios cambian periódicamente, pero no lo bastante a menudo para especificarlo en un formulario de inicio cada vez que se inicie el flujo de trabajo, puede crear una lista personalizada de destinatarios que contenga un elemento de lista para cada flujo de trabajo al que hace referencia, y a continuación crear columnas en las que puede almacenar las direcciones que cada correo electrónico a las que se enviarán mensajes de cada flujo de trabajo. Cuando cambian los destinatarios de los mensajes de cualquier flujo de trabajo, todo lo que debe hacer es cambiar las direcciones en el campo correspondiente en el elemento de lista de destinatarios para ese flujo de trabajo.

Importante: Las columnas para almacenar direcciones para mensajes de correo electrónico de flujo de trabajo pueden una línea de texto, múltiples líneas de texto, o columnas de tipo Persona o Grupo. Si usa una columna Persona o Grupo, únicamente se podrá hacer referencia a una entrada de cada campo para que el flujo de trabajo obtenga las direcciones de correo electrónico. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar No en Permitir selecciones múltiples. Si desea usar este tipo de columna para especificar múltiples destinatarios, puede crear un grupo de SharePoint con las personas a las que desea que el flujo de trabajo envíe el correo electrónico y especificar el grupo en el campo. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar Personas y Grupos en Permitir la selección de. Encuentre más información para crear y añadir columnas en la sección Vea también.

Nota: Al crear grupos de SharePoint, asegúrese de que cada grupo tiene al menos permisos de lectura para el sitio y que, en el área Configuración del grupo de la página de grupo nuevo, en Quién puede ver la pertenencia del grupo, se ha seleccionado Todos.

Para usar una búsqueda de flujo de trabajo para una lista de destinatarios personalizada:

  1. En el explorador, cree una lista personalizada denominada a Destinatarios con las siguientes tres columnas:

    • Cambie el nombre predeterminado de la columna Título a Nombre del flujo de trabajo. Deje el resto de opciones tal como están. Encontrará un vínculo para obtener más información acerca de cómo cambiar columnas de una lista o biblioteca en la sección Vea también.

    • Agregue una columna Persona o Grupo denominada Para. En esta columna, permita la selección de personas y grupos, pero no permita las selecciones múltiples. Deje el resto de opciones tal como están. Encontrará un vínculo para obtener más información acerca de cómo crear columnas de una lista o biblioteca en la sección Vea también.

    • Agregue una columna de línea única de texto denominada CC. Deje el resto de opciones tal como están.

  2. En la lista de destinatarios, cree un nuevo elemento y, a continuación, haga lo siguiente:

    • En el campo Nombre de flujo de trabajo, escriba Revisión de documento, que es el nombre del flujo de trabajo en el ejemplo que se usa aquí.

    • En el campo Para, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar Personas y Grupos, seleccione una única persona o grupo para enviar los mensajes.

    • En el campo Cc, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a los que se enviarán copias, separando las direcciones mediante punto y coma.

  3. Cree un nuevo flujo de trabajo

  4. Haga clic en Accionesy, a continuación, haga clic en Enviar un correo electrónico.

  5. En la Acción, haga clic en estos usuarios.

  6. En el cuadro de diálogo Definir el mensaje de correo electrónico, al final del cuadro Para, seleccione Libreta de direcciones Imagen del botón .

  7. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios en la lista O seleccionar usuarios y grupos existentes, haga clic en Búsqueda de un usuario en flujo de trabajo... y, a continuación, haga clic en Agregar.

  8. En el cuadro de diálogo Búsqueda de Persona o Grupo, seleccione las opciones siguientes:

    • Origen de datos: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo de origen: Para o el campo que contiene la dirección que desea en la línea Para.

    • Campo devuelto como: Nombre de inicio de sesión; esto definirá el formato de campo «Para» en el correo electrónico

    • Campo: Destinatarios: Nombre del flujo de trabajo

    • Valor: Escriba Revisión de documento o el nombre del flujo de trabajo actual.

      Esta búsqueda dice: "En la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo Para donde el nombre del flujo de trabajo es igual a Revisión de documento".

      La mitad superior del cuadro de diálogo especifica la lista y la columna; la mitad inferior del cuadro de diálogo especifica la fila.

  9. En el cuadro de diálogo Búsqueda de Persona o Grupo, haga clic en Aceptar.

  10. En el mensaje sobre garantizar búsquedas únicas, haga clic en Aceptar.

  11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

  12. En el cuadro de diálogo Definir el mensaje de correo electrónico, al final del cuadro CC, seleccione Libreta de direcciones Imagen del botón .

  13. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios en la lista O seleccionar usuarios y grupos existentes, haga clic en Búsqueda de un usuario en flujo de trabajo... y, a continuación, haga clic en Agregar.

  14. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione las opciones siguientes:

    • Origen de datos: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo de origen: CC o el campo que contiene la dirección que desea en la línea CC.

    • Campo devuelto como: Nombre de inicio de sesión; esto definirá el formato de campo «Para» en el correo electrónico

    • Campo: Destinatarios: Nombre del flujo de trabajo

    • Valor: Escriba Revisión de documento o el nombre del flujo de trabajo actual.

      Esta búsqueda dice: "En la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo CC donde el nombre del flujo de trabajo es igual a Revisión de documento".

  15. Haga clic en Aceptar, haga de nuevo clic en Aceptar en el mensaje de advertencia y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

Ahora, cuando el flujo de trabajo envía este mensaje de correo electrónico, lo hace a las direcciones indicadas en los campos Para y CC del elemento Revisión de Documento en la lista personalizada de destinatarios. Para cambiar los destinatarios, simplemente haga los cambios que desee en el elemento de la lista.

Un flujo de trabajo puede enviar múltiples mensajes de correo electrónico y se puede hacer que no todos los mensajes se envíen a los mismos destinatarios. Para almacenar otras direcciones para que este flujo de trabajo envíe mensajes adicionales, puede agregar columnas a la lista a fin de almacenar las otras direcciones. En este caso, puede nombrar las columnas como «Primer mensaje para», «Segundo mensaje para», etcétera.

Como alternativa, puede diseñar la lista de manera que cree un único elemento para cada mensaje enviado por el flujo de trabajo, en lugar de un único elemento para cada flujo de trabajo. En este caso, asegúrese de que el nombre que se usa para identificar cada mensaje es único, de modo que las búsquedas para recuperar las direcciones devuelvan el valor único deseado.

Usar el formulario de inicio del flujo de trabajo para especificar destinatarios

Si desea especificar manualmente los destinatarios cada vez que se inicie un flujo de trabajo, puede personalizar el formulario de inicio del flujo de trabajo para recopilar las direcciones de la persona que inicia el flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede simplemente usar las direcciones escritas directamente o copiarlas a campos del elemento actual, donde seguirán estando disponibles como referencia una vez completada la instancia actual del flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está configurada para que también inicie automáticamente, puede especificar las direcciones de forma predeterminada en el formulario de inicio para cuando se produce un inicio automático.

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Incluir información sobre el elemento actual

Hasta el momento, el texto de cuerpo del mensaje de ejemplo es estático: Cada vez que el flujo de trabajo, cree una instancia del mensaje, el texto será exactamente igual.

Sin embargo, puede ser útil incluir texto que cambia en relación con el elemento que se está ejecutando actualmente en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede ser útil incluir el título del documento que necesita revisión en el cuerpo del mensaje. Para incluir este tipo de información dinámica, use una búsqueda de flujo de trabajo. Las búsquedas recuperan datos de diferentes orígenes de datos, como listas, bibliotecas y datos de flujo de trabajo.

Para agregar el título del documento al texto del mensaje:

  1. Escriba o pegue el texto estático en el que desee que aparezca la información de la búsqueda.

  2. Coloque el punto de inserción donde desee que se sitúe la búsqueda.

    Sugerencia: Una vez insertada la búsqueda, no puede ser arrastrada a otra ubicación. (Sin embargo, es posible «reubicar» una búsqueda arrastrando el texto que la rodea). De forma similar, no es posible cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que incluya una búsqueda.

  3. Haga clic en Agregar o cambiar búsqueda.

  4. En el cuadro de diálogo Búsquedade cadena, seleccione Elemento actual en el cuadro Origen de datos y Nombre en el cuadro Campo de origen.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. La búsqueda insertada aparecerá en el cuerpo del mensaje.

  7. Haga clic en Publicar para publicar el flujo de trabajo.

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo y se genera el mensaje, la búsqueda se reemplaza por el título del documento.

Insertar título 5

Incluir el título del documento es útil, pero puede resultar todavía más útil incluir un hipervínculo que lleve directamente al propio documento. Para ello, incluya una búsqueda en el hipervínculo.

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Incluir un hipervínculo estático

Puede incluir un hipervínculo estático, que siempre enlace a la misma dirección o ubicación, en el cuerpo del mensaje de correo electrónico de flujo de trabajo mediante el botón Editar hipervínculo situado en la esquina superior derecha del panel de la herramienta de formato en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico.

  1. Escriba o pegue el texto estático en el que desee que aparezca el enlace de la búsqueda.

  2. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo.

  3. En el cuadro de diálogo Editar hipervínculo, escriba la dirección del sitio web.

  4. Haga clic en Aceptar.

    El hipervínculo insertado aparecerá en el cuerpo del mensaje.

Nota: Los programas de correo electrónico basados en texto no se podrán reproducir el hipervínculo.

Para aprender a usar una búsqueda de flujo de trabajo para crear un vínculo dinámico que apunte a direcciones variables en función del elemento en el que se está ejecutando actualmente en el flujo de trabajo, vea la sección siguiente, Incluir un hipervínculo en el elemento actual.

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Incluir un hipervínculo en el elemento actual

En la sección anterior, Incluir un hipervínculo estático, la dirección del hipervínculo del ejemplo no incluye ninguna información variable: Cada vez que el flujo de trabajo envía el mensaje de correo electrónico, el hipervínculo apunta a la misma página.

Sin embargo, mediante una búsqueda de flujo de trabajo, puede crear un vínculo dinámico que utilice la información sobre el elemento actual para decidir a qué dirección URL debe apuntar.

Si el elemento actual es un documento en una biblioteca de documentos

En el ejemplo de notificación de inicio de flujo de trabajo, es recomendable que proporcione un vínculo al propio documento nuevo:

  1. Escriba o pegue el texto estático en el que desee que aparezca el enlace de la búsqueda.

  2. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo.

  3. En el cuadro de diálogo Editar hipervínculo, haga clic en la función (fx).

    Sugerencia: Una vez insertada la búsqueda, no puede ser arrastrada a otra ubicación. (Sin embargo, es posible «reubicar» una búsqueda arrastrando el texto que la rodea). De forma similar, no es posible cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que incluya una búsqueda.

  4. En el cuadro de diálogo Búsqueda por cadena, seleccione Elemento actual en el cuadro Origende datos.

  5. En el cuadro Campo de origen, seleccione URL absoluta codificada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Insertar hipervínculo para elemento actual 1 Insertar hipervínculo para elemento actual 2 Insertar hipervínculo para elemento actual 3

Cuando el destinatario del mensaje haga clic en el vínculo, se abrirá el documento para verlo o editarlo.

Si el elemento actual es un elemento de lista

Al crear un vínculo a un elemento de lista, por ejemplo, un anuncio o un evento de calendario, puede decidir si el vínculo abrirá el formulario de presentación (DispForm.aspx) o el formulario de edición (EditForm.aspx) del elemento de lista.

Para crear un vínculo que abre el elemento de lista:

  1. En el explorador, vaya a la lista en la que desee crear este flujo de trabajo

  2. Abra el elemento de lista para cualquier documento existente en la biblioteca mediante Ver elemento si desea abrir el formulario de visualización o Editar elemento si desea que el vínculo abra el formulario de edición.

  3. Copie la dirección en la barra de direcciones desde http: o https: hasta el primer signo igual (=)

    Insertar hipervínculo para elemento de lista 1

  4. El texto ?ID= es un parámetro de la cadena de consulta que indica a la página que muestre el formulario para el elemento en la lista actual que contenga el ID de la lista que sigue al signo igual (=), que en este ejemplo será el ID de la lista del elemento actual, según es identificado por la búsqueda del flujo de trabajo.

    Nota: Si el elemento actual es una tarea creada por una de las tres acciones de tarea del flujo de trabajo, y si desea que el vínculo abra el formulario de tarea personalizado (en lugar del formulario de visualización o edición para la lista de tareas) consulte la sección posterior Si el elemento actual es un formulario de tarea personalizado. Para tareas no creadas por una acción de tarea del flujo de trabajo y para mostrar los formularios de visualización incluso de tareas creadas por una de las acciones de tarea de flujo de trabajo, únicamente necesita el procedimiento actual.

  5. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, escriba o copie el texto estático en el que quiere que aparezca el vínculo (Por ejemplo: para ver el elemento de lista, haga clic aquí).

  6. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo

  7. En Editar hipervínculo seleccione Generador de cadenas para el campo dirección

  8. En el cuadro de diálogo Generador de cadenas, copie la dirección.

  9. Coloque el punto de inserción justo después del signo igual (=) y, a continuación, haga clic en Agregar o cambiar búsqueda.

  10. En el cuadro de diálogo Búsqueda por cadena, seleccione Elemento actual en el cuadro Origen e ID en el cuadro Campo desde origen.

    Insertar hipervínculo para elemento de lista 3

  11. Haga clic en Aceptar.

    La cadena final en el Generador de cadenas debería empezar por http:// o https:// y terminar por [%Current Item:ID%] Insertar hipervínculo para elemento de lista 4

    Importante: Si bien la búsqueda de ID del elemento actual es útil para construir vínculos al elemento de lista actual, las búsquedas siguientes pueden arrojar errores en la ruta, por lo que no se recomienda incluirlas en vínculos de mensajes de correo electrónico: Ruta, URL correspondiente del servidor, URL de origen y ruta de la URL.

  12. Seleccione Aceptar dos veces

Los vínculos se mostrarán en texto azul subrayado en el mensaje de correo electrónico.

Insertar hipervínculo para elemento de lista 5

Si tiene previsto usar el vínculo más de una vez, pase a la sección siguiente.

Guardar la dirección de un elemento de lista como variable de flujo de trabajo

Puede almacenar la dirección URL del formulario de visualización o del formulario de edición de un elemento de lista en una variable de flujo de trabajo para poder usarla en múltiples ubicaciones del mismo flujo de trabajo.

  1. En la ventana del Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en Accionesy, a continuación, haga clic en Extraer subcadena de índice de cadena

    Variable 1

  2. En el escenario, haga clic en cadena y haga clic en el botón de puntos suspensivos [...]

  3. En el cuadro de diálogo Generador de cadenas, pegue la parte de texto estático de la dirección URL (pero no la búsqueda para el ID del elemento actual)

    Variable 2

  4. Coloque el punto de inserción después del signo igual (=) y, a continuación, haga clic en Agregar o cambiar búsqueda

  5. En el cuadro de diálogo Búsqueda por cadena, seleccione Elemento actual en el cuadro Origen de datos e ID en el cuadro Campo desde origen

    Variable 3

  6. Haga clic en Aceptar

    La búsqueda se agrega al texto del cuadro de diálogo

    Variable 4

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Generador de cadenas

  8. Haga clic en 0 en Comenzar en 0 y sustitúyalo por 1

    Nota: Cuando Comenzando en tiene un valor superior a 1, se eliminarán los caracteres de la cadena final.

  9. Seleccione Variable: subcadena o Variable: subcadena1 en Salida a variable: subcadena

  10. En la lista, haga clic en Crear una variable y, a continuación, en el cuadro de diálogo Editar variable, escriba un nombre para la nueva variable

  11. Asegúrese de que el Tipo esté seleccionado en Cadena y, a continuación, haga clic en Aceptar Variable 5

  12. Haga clic debajo de la acción que acaba de crear y añada la acción Enviar un correo electrónico a las Acciones y, a continuación, haga clic en estos usuarios en la acción. Variable 6

  13. Para usar la nueva variable en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, escriba o pegue el texto en el que desee que aparezca el vínculo en el cuerpo del mensaje. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo en el menú de formato. Haga clic en el botón de [fx] o haga clic en el botón de puntos suspensivos [...] y, a continuación, haga clic en Agregar o cambiar búsqueda

  14. En el cuadro de diálogo Búsqueda por cadena en el cuadro de diálogo Origen dedatos, seleccione Variables y parámetros de flujos de trabajo

  15. En la lista Campodesde origen, seleccione Variable: nombre de la variable y, a continuación, haga clic en Aceptar y Aceptar en el cuadro siguiente

    Variable 7 Definir pantalla de mensaje de correo electrónico después de insertar variable

Ahora puede insertar esta variable en cualquier lugar que desee del flujo de trabajo actual.

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Incluir una imagen

Puede incluir un gráfico en el mensaje creando una variable y usando la etiqueta de imagen HTML <img/> para vincular a una imagen que está almacenado como archivo JPEG (.jpg) y se ha subido a una biblioteca de imágenes en su sitio.

  1. En la ventana del Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en Acciones y, a continuación, haga clic en Establecer variable de flujo de trabajo.

  2. Haga clic en Variable de flujo de trabajo y seleccione Crear nueva variable...

  3. En el cuadro de diálogo Editar Variable, escriba un nombre para la nueva variable y asegúrese de que el Tipo esté seleccionado en Cadena y a continuación haga clic en Aceptar.

  4. Haga clic en valor y haga clic en el botón de puntos suspensivos [...] en la ventana del Generador de cadenas, escriba o pegue la dirección URL del archivo de imagen JPEG en formato de etiqueta HTML - <img src ="URL"/> Generador de cadenas para imagen

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. La acción insertada aparecerá así. Variable de configuración para insertar una imagen

  7. Haga clic debajo de la acción que acaba de crear y añada la acción Enviar un correo electrónico a las Acciones y, a continuación, haga clic en Estos usuarios en la acción. Insertar acción Enviar un correo electrónico

  8. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, haga clic en Añadir o modificar búsqueda.

  9. En el cuadro de diálogo Búsqueda por cadena en el cuadro de diálogo Origen de datos, seleccione Variables y parámetros de flujos de trabajo.

  10. En la lista Campo desde origen, seleccione Variable: Nombre de Variable y seleccione Aceptar. Cadena de correo electrónico en flujo de trabajo de imagen Cuerpo del mensaje de correo electrónico de flujo de trabajo con imagen

  11. Seleccione de nuevo Aceptar para cerrar la ventana Definir el mensaje de correo electrónico y publicar el flujo de trabajo.

 Cuando se envíe el mensaje, la imagen del archivo JPEG aparecerá en lugar de la etiqueta del vínculo.

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Identificar opciones que no se admiten

Las siguientes opciones no son compatibles con la versión actual de la acción Enviar un correo electrónico:

  • Especificar una dirección en la línea De. (Los mensajes de correo electrónico enviados por el flujo de trabajo siempre mostrarán la dirección de correo especificada por el administrador del servidor en la línea De. Solo el administrador del servidor puede cambiarlo y solo se puede cambiar para todas las notificaciones en la aplicación Web actual, no para cada flujo de trabajo).

  • Use una hoja de estilos en cascada (CSS) incrustada para dar formato al contenido del mensaje. Puede dar formato al texto usando el atributo estilo, pero la <style> etiqueta y las clases CSS no son compatibles.

  • Con una búsqueda de flujo de trabajo en los cuadros Para o CC que haga referencia a una columna de tipo Persona o Grupo que contenga múltiples valores.

  • Especificar un destinatario CCO para un mensaje

  • Incluir otro archivo con un mensaje como adjunto.

  • Incrustar archivos de imagen o de gráfico en un mensaje. En su lugar, Incluir una imagen.

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Vea también

SharePoint 2013 paso a paso: Configuración de correo electrónico saliente

Introducción a SharePoint Designer

Configurar el correo electrónico saliente para una aplicación web específica

Configurar el Administrador de flujos de trabajo para trabajar con el entorno de SharePoint Server 2013

Referencia rápida de acciones de flujo de trabajo

Crear una lista en SharePoint

Crear una columna en una lista o una biblioteca de SharePoint

Modificar una columna en una lista o una biblioteca

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS en SharePoint Online, SharePoint 2016 y SharePoint 2013

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS en SharePoint 2010

Sugerencias para la solución de problemas 

La siguiente lista de preguntas puede ayudar a determinar la causa de problemas en la creación de un flujo de trabajo:

  1. ¿Puede crear otro tipo de flujo de trabajo en la misma lista? Por ejemplo, trate de crear un flujo de trabajo de aprobación

  2. ¿Puede crear el mismo flujo de trabajo:

    • ...en una lista diferente en el mismo sitio?

    • ...en un sitio diferente en la misma colección de sitios?

    • ...en un sitio diferente en la misma aplicación Web?

    • ...en una aplicación Web diferente?

    • ...iniciando sesión con una cuenta diferente?

    • ...desde un equipo diferente?

 Sugerencias avanzadas para la solución de problemas

Si ninguna de las sugerencias de solución de problemas básicos le ayudan a determinar la causa de un problema en el flujo de trabajo, siga estos pasos:

  1. Asegúrese de que tiene los permisos requeridos a nivel de sitio y de flujo de trabajo. Vaya a Configuración del sitio > Permisos del sitio > Comprobar permisos / Ajustes de lista > Permisos para esta lista y verifique que los resultados de Comprobar permisos coincidan con:

    1. Permisos mínimos para diseñar un flujo de trabajo (guardar y publicar):

      1. en el sitio SharePoint: Diseño

      2. en la SharePoint lista: Editar

    2. Permisos mínimos para iniciar un flujo de trabajo:

      1. en el sitio SharePoint: Vista de solo lectura

      2. en la SharePoint lista: Colaborar

  2. Compruebe que la configuración de correo electrónico saliente incluye el Exchange servidor correcto.

    1. Abra una ventana de símbolo de sistema como administrador.

    2. Ejecute nslookup <Exchange dirección del servidor>. Por ejemplo: nslooup exch.contoso.com

    3. Debería ver la dirección IP resuelta del Exchange servidor en el resultado. Si no es así, póngase en contacto con su Exchange administrador y solicite Exchange el nombre de dominio completo correcto (FDQN).

  3. Envíe un correo electrónico a la misma persona con la función SendEmailde la clase SPUtility con SharePoint Management Shell siguiendo los pasos siguientes.

    1. Abra SharePoint Management Shell como administrador. (Haga clic derecho en SharePoint Management Shell > Ejecutar como administrador)

    2. Use el script siguiente: Si el script responde con True y el usuario recibe un correo electrónico de SharePoint, SMTP está configurado correctamente en SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Envíe un correo electrónico para el mismo usuario desde el SharePoint servidor con la funcionalidad SMTP. Siga los pasos de Use Telnet para probar la comunicación SMTP.

Nota: De forma predeterminada, SharePoint no crea entradas del registro para los correos electrónicos salientes. SharePoint nunca envía correo electrónico directamente. Los mensajes de correo electrónico se envían a través del servidor SMTP (Exchange) configurado en Administración central. Siga los pasos anteriores para solucionar problemas en este tipo de flujo de trabajo.

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