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Enviar correo electrónico a los miembros de un grupo de SharePoint

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El equipo o el sitio Windows SharePoint Services 3.0 podrían tener su propia lista de distribución de correo electrónico, lo que se conoce como un grupo de SharePoint. Se trata de una lista que incluye las direcciones de correo de los miembros del grupo.

En este artículo

Información general

Obtener más información acerca de su grupo de SharePoint

Enviar correo electrónico a un grupo de SharePoint

Información general

Enviar correo electrónico a un grupo de SharePoint es similar a enviar un mensaje de correo estándar un colega o un grupo. Primero se necesita la dirección de correo electrónico del grupo, para que se pueda incluir en el cuadro Para o CC del mensaje.

Por ejemplo, un departamento podría tener su propio grupo de SharePoint. Puede enviar correo acerca de los proyectos a la dirección del grupo, en lugar de buscar y agregar cada miembro de forma individual al mensaje.

En función de cómo se configure el grupo de SharePoint, es posible que pueda agregar contenido al sitio enviando correo electrónico al grupo. Un grupo de SharePoint puede contener las direcciones de correo electrónico de algunas listas y bibliotecas del sitio, de forma que cuando envíe correo al grupo, el contenido también se agregue al sitio.

Por ejemplo, el departamento de préstamos de una compañía puede tener su propio grupo de SharePoint. Este grupo está configurado de modo que sus mensajes y respuestas se agreguen al panel de discusión. En lugar de buscar en la Bandeja de entrada los mensajes más recientes sobre instrucciones, puede examinar el panel de discusión en el sitio Windows SharePoint Services 3.0.

El departamento podría tener su propio calendario que almacene las convocatorias de reunión que se envíen en el correo electrónico, además de los elementos que las personas agreguen directamente al calendario en el sitio.

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Averiguar más acerca de un grupo de SharePoint

En la mayor parte de las situaciones, puede encontrar la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint en la libreta de direcciones de la aplicación de correo electrónico. Si la libreta no aparece, pregunte al administrador o al propietario del sitio. Cuando haya obtenido la dirección, puede agregarla a la lista de contactos personales de la aplicación de correo electrónico, para que pueda encontrarla fácilmente más adelante.

Si el grupo se configuró al configurar el sitio, de forma predeterminada incluye dos listas que aceptan correo electrónico:

  • La lista de discusión de grupo predeterminado es donde se archivan los mensajes de correo electrónico. Su dirección predeterminada es grupo.discusiones, por ejemplo, marketing.discusiones.

  • La lista predeterminada Calendario es donde se almacenan las convocatorias de reunión y otros elementos de calendario. Su dirección predeterminada es grupo.calendario, por ejemplo, marketing.calendario.

Si el grupo de SharePoint se configuró después de crearse el sitio, el administrador puede agregar las direcciones de las listas o bibliotecas a la lista de correo electrónico, si las listas o bibliotecas están configuradas para recibirlo.

Si las listas forman parte del grupo de SharePoint, no es necesario saber su dirección de correo. Al enviar mensajes y respuestas a la dirección del grupo, se almacenan automáticamente en el sitio. Por ejemplo, los mensajes y respuestas se almacenan como elementos de discusión y las convocatorias de reunión se agregan al calendario del grupo.

El propietario del grupo o el administrador pueden haber especificado que no se archive ningún elemento en el sitio Windows SharePoint Services 3.0. O bien, pueden haber configurado listas o bibliotecas adicionales, como bibliotecas de documentos, para recibir contenido cuando alguien envíe correo electrónico al grupo de SharePoint.

Para obtener más información acerca de a qué listas o grupos de SharePoint puede enviar correo electrónico, consulte con el propietario del sitio o al administrador.

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Enviar correo electrónico a un grupo de SharePoint

  1. En su aplicación de correo electrónico, prepare el elemento que desea enviar de algunas de las siguientes formas:

    • Para enviar un elemento de discusión o para publicar un elemento en un blog del equipo (blog), incluya el contenido en el cuerpo del mensaje.

    • Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita desde su aplicación de correo electrónico o calendario.

    • Para enviar una imagen, un formulario o un documento, agregue ese elemento al mensaje en forma de datos adjuntos.

    • Para enviar un mensaje o una respuesta de correo electrónico estándar, incluya el contenido en el cuerpo del mensaje igual que se hace en cualquier mensaje de correo electrónico.

  1. En el cuadro Para o CC, agregue la dirección del grupo de SharePoint.

    En la mayor parte de los casos, la dirección aparece en la libreta de direcciones. Si no es así, pídala al administrador.

  2. Envíe el mensaje. En la mayor parte de las aplicaciones de correo electrónico debe hacer clic en Enviar para enviar el mensaje.

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