Enviar avisos de que está fuera de la oficina con cuentas POP3, IMAP y Outlook.com

Nota: Si usa una cuenta de Microsoft Exchange Server en Microsoft Outlook 2010, use la característica Respuestas automáticas. Consulte Responder automáticamente a los mensajes (antiguamente el Asistente para fuera de oficina). Este artículo se refiere a otros tipos de cuenta de correo electrónico, como Outlook.com (antiguamente Hotmail), POP3 e IMAP.

¿Cómo puedo saber si estoy usando una cuenta de Microsoft Exchange Server?

Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Configuración de la cuenta. En la ficha Correo electrónico, la lista de cuentas indica el tipo de cada cuenta. Si no aparece Microsoft Exchange, quiere decir que no está usando una cuenta de Exchange Server.

Ejemplo de una cuenta de Exchange en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta

Puede configurar Outlook 2010 para que responda automáticamente a algunos o a todos los usuarios que le envíen mensajes de correo electrónico.

Puede combinar una plantilla de correo electrónico de Outlook con reglas de Outlook para reproducir las funciones de la característica Respuestas automáticas disponible solo para las cuentas de Exchange Server.

Importante:  Esta funcionalidad está disponible en Outlook 2010 a partir de Microsoft Office 2010 Service Pack 1.

Paso 1: Crear una plantilla de mensaje

  1. En el grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo correo electrónico.

  2. En el cuerpo del mensaje, escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática.

  3. En la ventana del mensaje, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook (*.oft).

  5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Paso 2: Crear una regla para responder automáticamente los nuevos mensajes de correo electrónico

Siga alguno de estos procedimientos:

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haga clic en Reglas y luego haga clic en Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

  3. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar reglas a mensajes que recibo y, a continuación, en Siguiente.

  4. En ¿Qué condiciones desea comprobar?, seleccione los criterios deseados y, a continuación, haga clic en Siguiente. En la mayoría de los casos, no será necesario seleccionar ningún elemento.

  5. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, active la casilla de verificación responder usando una plantilla determinada.

  6. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en una plantilla determinada.

  7. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla de respuesta, en el cuadro Buscar en, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

  8. Seleccione la plantilla que creó en la sección anterior o una que haya creado o descargado, y a continuación, haga clic en Abrir.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. Active las casillas de todas las excepciones a la regla de respuesta automática. No se suele agregar ninguna excepción.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla de respuesta automática y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Importante: Para que el Asistente para reglas responda automáticamente, Outlook debe estar ejecutándose y debe estar configurado de manera que compruebe periódicamente si hay nuevos mensajes.

La regla de responder usando una plantilla determinada del Asistente para reglas envía la respuesta automática una sola vez a cada remitente durante una sesión. Se entiende que una sesión es cada vez que se inicia Outlook hasta que el usuario sale de la aplicación. Esta regla evita que Outlook envíe respuestas repetitivas a un único remitente del que recibe varios mensajes. Durante una sesión, Outlook realiza un seguimiento de la lista de usuarios que han recibido una respuesta. Si sale de Outlook y lo reinicia, se considera que se ha iniciado una nueva sesión y se vuelve a iniciar la lista de los remitentes que han recibido respuestas automáticas.

Sugerencia: Considere la posibilidad de crear avisos de tareas o tareas pendientes de Outlook para que le recuerden que debe desactivar esta regla cuando desee dejar de enviar respuestas automáticas.

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Desactivar las respuestas automáticas

Para desactivar la regla que envía respuestas automáticas, haga lo siguiente:

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haga clic en Reglas y luego haga clic en Administrar reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, en Regla, desactive la casilla de la regla que desea desactivar.

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Vea también

Enviar avisos de Fuera de la oficina automáticamente con una cuenta de Exchange

Enviar respuestas automáticas cuando se está ausente

Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Novedades de Microsoft Outlook 2010

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