Enviar automáticamente a alguien una copia de los mensajes enviados

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En Microsoft Outlook, puede especificar que para todos los mensajes que envíe, se envía una copia automática (Cc) a otras personas o listas de distribución.

Un escenario en el que es útil esta regla es cuando todos los miembros de un equipo son responsables de responder a mensajes de correo entrantes, como un centro de soporte técnico. Cuando un miembro del equipo responde a un mensaje, el resto del equipo recibe automáticamente una copia de la respuesta, mantener todos informados sobre las comunicaciones salientes.

En primer lugar, necesitará crear un regla para enviar automáticamente una copia carbón (Cc) todos los mensajes de correo electrónico que envíe.

Esta regla en particular se denomina una regla de cliente. Una regla de cliente sólo se ejecuta en el equipo en el que se crea y ejecuta solo si está ejecutando Outlook. Si desea enviar un mensaje de correo electrónico con su cuenta de correo electrónico en un equipo diferente, la regla no se ejecuta desde el equipo hasta que se ha creado en el equipo. Debe crear esta regla misma en cada equipo desde el que se va a utilizar.

Crear la regla

  1. En correo, en la ficha Inicio, en el grupo mover, haga clic en reglas > Administrar reglas y alertas.

    Cuadro de diálogo Reglas y alertas

    Aparece el cuadro de diálogo reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

    Seleccione nueva regla

  3. En el Asistente para reglas, en iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que envío.

    Seleccione Aplicar regla a los mensajes que envíe

  4. Haga clic en siguiente y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. Aparecerá un mensaje de confirmación que notifica que esta regla se aplicará a todos los mensajes que envíe. Haga clic en .

    Mensaje de confirmación

  6. En paso 1: seleccione una o varias acciones, active la casilla de verificación enviar el mensaje a personas o grupo público.

    Seleccione una o varias acciones

  7. En paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en personas o grupo público.

  8. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, haga clic en un nombre o grupo y, a continuación, haga clic en para. Repita este paso hasta que se incluyen todos los nombres o los grupos a los que desea agregar en el cuadro para.

  9. Haga clic en Aceptar.

  10. En el Asistente para reglas, haga clic en siguiente y, a continuación, haga clic en siguiente.

  11. En paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre que reconocerá para esta regla.

    Nombre de la nueva regla

  12. En paso 2: configurar las opciones de regla, active la casilla de verificación Activar esta regla.

  13. Haga clic en Finalizar.

  14. Verá un mensaje que indica que la regla se ejecutará cuando se compruebe su correo electrónico en Outlook. Haga clic en Aceptar.

Ahora cada vez que envíe un mensaje, ya sea un nuevo mensaje, una respuesta o un mensaje que desea reenviar, las personas o grupos que ha especificado en la regla se agregará automáticamente como destinatarios Cc. No verá los nombres de las personas o grupos en la línea Cc como redactar el mensaje, pero los destinatarios del mensaje verán estos nombres.

Volver al principio

Desactivar la regla

Para evitar enviar automáticamente una copia, debe desactivar la regla.

  1. En correo, en la ficha Inicio, haga clic en reglas > Administrar reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, en regla, desactive la casilla de verificación para la regla que creó anteriormente.

  3. Haga clic en Aceptar.

Ahora puede enviar un mensaje sin la regla Cc automática que se envía una copia a otras personas o listas de distribución. La regla permanece desactivado hasta que regrese al cuadro de diálogo reglas y alertas y volver a activar la regla.

Sugerencia: Para que desactivar esta regla en cada mensaje una forma rápida, vea la sección siguiente, "Utilizar una categoría para desactivar el Cc automática en cada mensaje".

Utilizar una categoría para desactivar el Cc automática en cada mensaje

Si desea que la flexibilidad para desactivar la nueva regla de Cc automática basándose en un solo mensaje sin ir al cuadro de diálogo reglas y alertas, puede usar la característica de categoría en Outlook, junto con la regla.

Editar la regla que creó anteriormente de modo que si agrega una categoría especificada en el mensaje, la regla Cc no enviar una copia a cualquier persona automáticamente.

  1. En correo, en la ficha Inicio, haga clic en reglas > Administrar reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en la regla que creó anteriormente y, a continuación, haga clic en Cambiar regla.

    Cambiar la regla

  3. Haga clic en Editar configuración de regla.

    Editar configuración de regla

  4. Haga clic en siguiente en los dos primeros pasos del Asistente para reglas hasta que vea ¿hay excepciones?

  5. En paso 1: seleccionar excepciones (si es necesario), active la casilla de verificación excepto si asigna a la categoría.

    Seleccione las excepciones

  6. En paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en categoría.

  7. En el cuadro de diálogo Categorías de Color, haga clic en nuevo.

    Cuadro de diálogo de Categorías de color

  8. En el cuadro de diálogo Agregar nueva categoría, en el cuadro nombre, escriba Sin automática Cc.

    Agregar nueva categoría

    También puede asignar un método abreviado de teclado que se pueden usar para aplicar rápidamente esta categoría a un mensaje. Para ello, haga clic en una opción en la lista Tecla de método abreviado.

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo Agregar nueva categoría y Categorías de Color.

  10. Haga clic en Finalizar.

  11. Verá un mensaje que indica que la regla es una regla solo de cliente. Haga clic en Aceptar.

Cuando desea enviar un mensaje y desactivar la regla Cc automática para un mensaje, aplique la categoría al mensaje.

  1. Al redactar un mensaje nuevo, o responder o reenviar un mensaje, en la pestaña Opciones, haga clic en Más opciones.

    Más opciones

  2. En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en categorías y, a continuación, haga clic en Sin automática Cc.

Sugerencia: Use el método abreviado de teclado de categoría si ha especificado cuando creó la categoría especial.

Al enviar el mensaje, la regla Cc automática no enviará automáticamente una copia para todos los usuarios.

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En primer lugar, necesitará crear un regla para enviar automáticamente una copia carbón (Cc) todos los mensajes de correo electrónico que envíe.

Esta regla en particular se denomina una regla de cliente. Una regla de cliente sólo se ejecuta en el equipo en el que se crea y ejecuta solo si está ejecutando Outlook. Si desea enviar un mensaje de correo electrónico con su cuenta de correo electrónico en un equipo diferente, la regla no se ejecuta desde el equipo hasta que se ha creado en el equipo. Debe crear esta regla misma en cada equipo desde el que se va a utilizar.

Crear la regla

  1. En correo, en el menú Herramientas, haga clic en reglas y alertas.

    Menú Herramientas

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

    Cuadro de diálogo Reglas y alertas

  3. En el cuadro de diálogo Asistente para reglas, en iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar mensajes después de enviar y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Haga clic en Siguiente.

    Aparecerá una confirmación de que se le informa de que esta regla se aplicará a todos los mensajes que envíe. Haga clic en .

  5. En paso 1: seleccione una o varias acciones, active la casilla de verificación Cc del mensaje a los usuarios o lista de distribución.

    Cuadro de diálogo Asistente para reglas

  6. En paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en personas o lista de distribución.

  7. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, haga clic en una nombre o lista de distribución y, a continuación, haga clic en para. Repita este paso hasta que se incluyen todos los nombres o las listas de distribución que desee agregar en el cuadro para.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. En el cuadro de diálogo Asistente para reglas, haga clic en siguiente.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. En paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre que reconocerá para esta regla.

    Cuadro de diálogo Asistente para reglas

  12. Haga clic en Finalizar.

Ahora cada vez que envíe un mensaje, ya sea un nuevo mensaje, una respuesta o un mensaje que desea reenviar, las personas o listas de distribución que ha especificado en la regla se agregará automáticamente como destinatarios Cc. No verá los nombres de las personas o listas de distribución en la línea Cc como redactar el mensaje, pero los destinatarios del mensaje verán estos nombres.

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Desactivar la regla

Para evitar enviar automáticamente una copia, debe desactivar la regla.

  1. En correo, en el menú Herramientas, haga clic en reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, en regla, desactive la casilla de verificación para la regla que creó anteriormente.

  3. Haga clic en Aceptar.

    Ahora puede enviar un mensaje sin la regla Cc automática que se envía una copia a otras personas o listas de distribución. La regla permanece desactivado hasta que regrese al cuadro de diálogo reglas y alertas y volver a activar la regla.

Sugerencia: Para que desactivar esta regla en cada mensaje una forma rápida, vea la sección siguiente, "Utilizar una categoría para desactivar el Cc automática en cada mensaje".

Utilizar una categoría para desactivar el Cc automática en cada mensaje

Si desea que la flexibilidad para desactivar la nueva regla de Cc automática basándose en un solo mensaje sin ir al cuadro de diálogo reglas y alertas, puede usar la característica de categoría en Office Outlook 2007 junto con la regla.

Editar la regla que creó anteriormente de modo que si agrega una categoría especificada en el mensaje, la regla Cc no enviar una copia a cualquier persona automáticamente.

  1. En correo, en el menú Herramientas, haga clic en reglas y alertas.

  2. En la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en la regla que creó anteriormente, haga clic en Cambiar regla y, a continuación, haga clic en Editar configuración de regla.

    Cuadro de diálogo Reglas y alertas

  3. Haga clic en siguiente en los dos primeros pasos del Asistente para reglas hasta que vea ¿hay excepciones?

  4. En paso 1: seleccionar excepciones (si es necesario), active la casilla de verificación excepto si asigna a la categoría.

  5. En paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic en categoría.

  6. En el cuadro de diálogo Categorías de Color, haga clic en nuevo.

    Cuadro de diálogo Agregar nueva categoría

  7. En el cuadro de diálogo Agregar nueva categoría, en el cuadro nombre, escriba sin automática Cc.

    También puede asignar un método abreviado de teclado que se pueden usar para aplicar rápidamente esta categoría a un mensaje. Para ello, haga clic en una opción en la lista Tecla de método abreviado.

  8. Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo Agregar nueva categoría y Categorías de Color.

  9. Haga clic en Finalizar.

Cuando desea enviar un mensaje y desactivar la regla Cc automática para un mensaje, aplique la categoría al mensaje.

  1. Al redactar un mensaje nuevo, o responder o reenviar un mensaje, en la ficha mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en el selector de cuadro de diálogo de Opciones de mensaje Imagen del botón .

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de mensaje, haga clic en categorías y, a continuación, haga clic en sin automática Cc.

Sugerencia: Use el método abreviado de teclado de categoría si ha especificado cuando creó la categoría especial.

Al enviar el mensaje, la regla Cc automática no enviará automáticamente una copia para todos los usuarios.

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