Encontrar una sala de conferencias

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando crea una convocatoria de reunión, es habitual y conveniente incluir la ubicación de la reunión o el evento. Puede usar la Libreta de direcciones para encontrar una sala de conferencias.

Nota: Esta característica requiere que utilice una cuenta de Microsoft Exchange Server 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no usa Microsoft Exchange. Para más información sobre cuentas de Microsoft Exchange y cómo determinar la versión de Exchange a la que se conecta su cuenta, consulte los vínculos de la sección Vea también.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y después haga clic en Convocatoria de reunión.

    Método abreviado de teclado. Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción de la reunión o el evento.

  3. Para abrir la libreta de direcciones para ver qué salones están disponibles, junto al cuadro ubicación, haga clic en salas. Botón Salas en una convocatoria de reunión

    Si no puede ver el botón Salas, puede deberse a que:

    • Tiene abierta una cita en lugar de una convocatoria de reunión.

    • Hizo clic en Nuevo en la barra de herramientas en lugar de abrir una convocatoria de reunión en el menú Archivo. De forma predeterminada, cuando está en el Calendario, si hace clic en Nuevo en el menú Archivo se abre una cita.

      En ambos casos, el botón Salas no se muestra hasta que agregue al menos una persona. Ello hace que la cita se convierta en una convocatoria de reunión. Para cambiar una cita a una convocatoria de reunión, en la ficha Cita, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

  4. Complete la convocatoria de reunión y envíela.

    ¿Cómo?

    1. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, haga clic en el horario de inicio y finalización de la reunión. Si la convocatoria es para un evento que durará todo el día, active la casilla Todo el día.

      Un evento de todo el día es aquel que dura 24 horas, de medianoche a medianoche.

      Nota: De forma predeterminada, se usa la configuración de zona horaria actual de su sistema para programar las reuniones. Si desea programar reuniones con una zona horaria alternativa, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

    2. Escriba cualquier información que desee compartir con los destinatarios, adjunte archivos o cree un sitio de área de reuniones.

      Para obtener más información sobre las áreas de reuniones, vea Introducción a las áreas de reuniones.

    3. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación.

      El Asistente para programación ayuda a encontrar el mejor horario para la reunión.

    4. Haga clic en Agregar asistentes.

    5. En el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos en el cuadro Buscar, escriba el nombre de una persona o recurso que desea invitar a la reunión y haga clic en Ir.

    6. Seleccione el nombre de la lista de resultados. Haga clic en Necesario, Opcional o Recurso y luego haga clic en Aceptar.

      Los asistentes necesarios y opcionales aparecen en el cuadro Para de la ficha Reunión, mientras que los recursos aparecen en el cuadro Ubicación.

      El Asistente para programación muestra la cuadrícula de disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión.

      Cuadrícula de disponibilidad

      El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, definida como la hora en la que la mayoría de los asistentes estarán disponibles. La mejor hora para la reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquier sugerencia de horario, haga clic en la hora sugerida del panel Horas sugeridas. También puede elegir la hora manualmente en la cuadrícula de disponibilidad.

      Panel Horas sugeridas

    7. Si desea que la reunión sea periódica, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione la frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Cuando agrega un patrón de periodicidad a la convocatoria de reunión, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

    8. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.

    9. Haga clic en Enviar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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