Eliminar uno o varios registros de una base de datos

La eliminación de datos obsoletos o inexactos puede hacer que su base de datos de Access sea más rápida y fácil de usar. Por ejemplo, si mueve datos del calendario o trimestre fiscal anterior a un conjunto de tablas de archivo en otra base de datos, puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y ayudar a que funcione más rápido. Si elimina datos inexactos o duplicados puede reducir costos empresariales.

Este artículo explica cómo eliminar datos de una base de datos de Access. También explica cómo eliminar datos de campos individuales, un proceso relativamente sencillo, y cómo eliminar registros completos, un proceso que puede ser mucho más complejo.

Nota: Para comprender y usar la información en este artículo, primero debe comprender los conceptos de las claves principales y externas. Para obtener información básica sobre claves principales y externas, consulte el artículo Conceptos básicos del diseño de base de datos.

En este artículo

Acerca de la eliminación de datos

Eliminar los datos en un campo

Eliminar los datos en una lista

Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Eliminar registros relacionados de una base de datos mediante una consulta de eliminación

Acerca de la eliminación de datos

Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Puede eliminar datos de puntos de datos individuales de un registro, registros completos de una tabla y también tablas completas.

Elimine valores individuales cuando desea que algunos o todos los puntos de datos en registro estén en blanco pero desea mantener el propio registro (la fila) en su lugar de la tabla. Eliminar un valor de datos es relativamente fácil, seleccione el elemento o todos los datos en el campo y pulse la tecla Suprimir.

Cuando elimina un registro completo, quita todos los datos en cada campo, así como el valor de clave que hace que el registro único. Este proceso quita toda la fila de la tabla. Puede eliminar manualmente los registros individuales o puede crear consultas de eliminación para quitar grandes cantidades de registros a la vez.

Si los registros que desea eliminar no están relacionados con otros datos de la base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Puede seleccionar una fila completa y pulsar la tecla Suprimir o bien puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están relacionados con otros datos y si residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, debe realizar algunos pasos adicionales, ya que de forma predeterminada Access no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que cuando elimina un registro completo no puede deshacer la eliminación. Por este motivo, debería realizar siempre una copia de la base de datos antes de eliminar datos.

Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar registros completos, pero debe recordar que cuando elimina una tabla completa puede alterar la funcionalidad de algunas bases de datos si quita incorrectamente la tabla y esta alteración podría llegar a afectar a todas. Asimismo, se pierden todos los datos en la tabla eliminada permanentemente. Por estos motivos, debería realizar siempre una copia de la base de datos antes de eliminar una tabla.

Por último, puede eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de base de datos relacional. Si tiene poca experiencia en el uso de Access o de bases de datos relacionales en general, consulte Conceptos básicos del diseño de base de datos.

Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo eliminar datos de campos individuales, registros completos y tablas completas. Cada sección proporciona la información de fondo que necesita para completar una tarea determinada.

Eliminar los datos en un campo

Puede eliminar los datos de campos individuales cuando tiene tablas o consultas que se abren en la vista Hoja de datos Imagen del botón y cuando tiene formularios de entrada de datos abiertas en las vistas Formulario Imagen del botón y Diseño Imagen del botón .

Eliminar datos de una hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que quiere utilizar. Al hacerlo se abrirá la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione los datos que quiera eliminar.

    Puede resaltar parte o todos los datos o simplemente colocar el cursor en el campo.

  3. Si selecciona todos los datos en el campo, pulse la tecla Suprimir.

    o bien

    En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar.

    o bien

    Si coloca el cursor en el campo, pulse la tecla Suprimir o Retroceso según sea necesario.

Eliminar datos de un formulario

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en el formulario que quiera usar. Esto abre el formulario en la vista Formulario.

    o bien

    En el Panel de navegación, seleccione el formulario que desea usar y en la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y después en vista Presentación.

  2. Seleccione los datos que quiera eliminar.

    Puede resaltar parte o todos los datos o simplemente colocar el cursor en el campo.

  3. Si selecciona todos los datos en el campo, pulse la tecla Suprimir.

    o bien

    En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar.

    o bien

    Si coloca el cursor en el campo, pulse la tecla Suprimir o Retroceso según sea necesario.

    Notas: Access podría mostrar un mensaje de error y evitar que se eliminen datos. Varios factores pueden detener la eliminación:

    • Por defecto, no puede eliminar datos de algunos tipos de consultas    Por ejemplo, no puede modificar los datos devueltos por una consulta de tabla de referencias cruzadas y no puede editar o quitar campos calculados, es decir, los valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que no residen en una tabla. Si el formulario se basa en una consulta en la que no se pueden eliminar los datos, no podrá eliminar datos del formulario.

    • No tiene los permisos necesarios para eliminar datos    Póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de base de datos.

    • El campo no acepta valores en blanco o nulos    Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y después cambie la propiedad de tabla Obligatorio de a No.

    • Intenta eliminar información de una lista    En una hoja de datos para un formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca una flecha hacia abajo en un extremo, como ocurre en este caso: Lista de búsqueda en blanco . Para obtener información acerca de cómo eliminar los valores de una lista, consulte la siguiente sección de este artículo.

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Eliminar los datos en una lista

Puede eliminar datos de dos tipos de listas: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de valores predefinidos, valores que usted o el diseñador de base de datos escribieron manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar los valores de otra tabla o consulta y esos valores devueltos rellenan la lista.

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En cambio, los datos en una lista de búsqueda se encuentran en una o más tablas. Para quitar los datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.

Eliminar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales y estos varían dependiendo de si la consulta para las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla o de otra consulta. Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique esa tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. Después, abra la tabla de origen y modifique los datos de ese campo.

Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en otra consulta, debe abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo desde el que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de esa tabla.

Los procedimientos siguientes explican cómo eliminar los datos en una lista de valores y una lista de búsqueda.

Quitar datos de una lista de valores

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contiene la lista de valores.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña Búsqueda y después busque la propiedad Origen de la fila.

    De forma predeterminada, las comillas se encuentran alrededor de los elementos de una lista de valores y el punto y coma separa cada elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Elimine elementos de la lista según sea necesario. Recuerde que debe eliminar las comillas que se encuentran alrededor de cada elemento eliminado. Además, no debe dejar un punto y coma inicial ni pares de punto y coma juntos (;;) y si quita el último elemento de la lista, debe eliminar el punto y coma final.

    Nota: Si elimina un elemento de una lista de valores y los registros de la tabla usan ese elemento eliminado, dicho elemento seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un almacén en la ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie estos valores.

Quitar datos de una lista de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione la lista de búsqueda.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la pestaña Búsqueda y busque las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

    La propiedad Tipo de origen de la fila debería mostrar Tabla/consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla o a otra consulta.

    Nota: Las consultas de campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECT.

    Normalmente (pero no siempre) una consulta de selección usa esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta]. [ nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas, SELECT y FROM. La primera cláusula hace referencia a una tabla y a un campo en dicha tabla. Sin embargo, la segunda cláusula sólo hace referencia a la tabla. Un punto que debe recordar: La cláusula FROM siempre le indicará el nombre de la tabla de origen o consulta. Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o una consulta, aunque siempre contienen el nombre de al menos un campo. No obstante, todas las cláusulas FROM deben referirse a una tabla o consulta.

  4. Siga uno de estos pasos:

    • Si la consulta en el campo Búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en Botón Generador Siguiente) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del Diseñador de consultas y después continúe con el paso 5.

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y después continúe con el paso 5.

  5. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de datos.

  6. Busque el campo que contiene los datos que se usan en la lista de búsqueda y después edite los datos según sea necesario.

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Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Al eliminar registros completos de una base de datos, se eliminan los datos en cada campo y también el valor de clave, que hace que el registro único. Si el registro no está relacionado con los demás registros (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla en la base de datos), puede eliminar el registro seleccionándolo y pulsando la tecla Suprimir. Si quiere eliminar un gran número de registros no relacionados (más de los que desea eliminar manualmente), puede usar una consulta de eliminación para eliminarlos. Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo realizar ambas tareas.

Eliminar un registro no relacionado manualmente

  1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contiene los datos que desea eliminar.

  2. Busque el registro (la fila) que desea eliminar y después haga clic en el botón Seleccionar todo, el cuadrado que se encuentra en el extremo izquierdo o derecho del registro. Puede seleccionar filas individuales o hacer clic y arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas o pulsar la tecla Control y hacer clic para seleccionar varias filas no contiguas.

    Access coloca un borde alrededor del registro completo (toda la fila) o un bloque de registros seleccionados.

  3. Pulse SUPRIMIR.

    o bien

    En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar.

    o bien

    Haga clic con el botón derecho en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar registro.

    Si no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, coloque el cursor en un campo del registro. Después, en el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha abajo situada junto a Eliminar y después en Eliminar registro.

    Nota: En este punto, puede que Access muestre un mensaje de error que indica que no puede eliminar el registro porque está relacionado con otros datos. Si ve este mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la sección Eliminar registros relacionados de una base de datos mediante una consulta de eliminación que podrá encontrar más adelante en este artículo.

  4. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, haga clic en .

Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación

Cuando use una consulta de eliminación para quitar los datos, seguirá el mismo proceso para los registros relacionados y no relacionados: primero tiene que crear una consulta de selección, después debe asegurarse de que devuelva solo los registros que desea eliminar y por último deberá convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación. La información de fondo y los pasos de la siguiente sección explican cómo eliminar registros no relacionados.

Eliminar registros relacionados de una base de datos mediante una consulta de eliminación

El proceso de eliminación de registros relacionados sigue estos pasos generales.

  • Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas afectadas y después realice una copia de la base de datos.

  • Cambie la relación entre las tablas involucradas en la eliminación. En concreto, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados. Esto permite la eliminación en cascada en todas las tablas afectadas y quitar todos los datos relacionados.

  • Cree una consulta de selección y después agregue criterios según sea necesario hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

  • Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y después utilícela para eliminar los datos.

Consulte Crear y ejecutar una consulta de eliminación para obtener una explicación completa de este proceso.

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