Eliminar un buzón inactivo en Office 365

Un buzón inactivo se usa para conservar el correo electrónico de un antiguo empleado después de que este se va de la organización. Cuando ya no necesite conservar el contenido de un buzón inactivo, puede quitar su retención para eliminarlo de forma permanente. Además, es posible que varias retenciones se coloquen en un buzón inactivo. Por ejemplo, un buzón inactivo puede colocarse en retención de litigios y una o varias retenciones locales. Además, una directiva de retención de Office 365 (creada en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365) puede aplicarse al buzón inactivo. Tiene que quitar todas las retenciones y directivas de retención de Office 365 de un buzón inactivo para poder eliminarlo. Una vez quitadas, el buzón inactivo se marca para su eliminación y se elimina de forma permanente después de procesarse.

Importante: Hemos aplazado la fecha límite del 1 de julio de 2017 para crear nuevas retenciones locales para hacer que un buzón esté inactivo. Pero, a partir de finales de este año o principios del siguiente, ya no podrá crear retenciones locales en Exchange Online. A partir de ese momento, solo se podrán usar retenciones por juicio y directivas de retención de Office 365 para crear un buzón inactivo. Sin embargo, los buzones inactivos existentes que están en una retención local seguirán siendo compatibles y podrá seguir administrando las retenciones locales en buzones inactivos. Esto incluye el cambio de la duración de una retención local y la eliminación permanente de un buzón inactivo mediante la eliminación de la retención local.

Consulte la sección Más información para ver una descripción de lo que sucede una vez que se quitan las retenciones de un buzón inactivo.

Antes de empezar

  • Tiene que usar Exchange Online PowerShell para quitar una retención de litigios de un buzón inactivo. No puede usar el Centro de administración de Exchange (EAC). Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Conectar a Exchange Online PowerShell. Puede usar Exchange Online PowerShell o el EAC para quitar una conservación local de un buzón inactivo.

  • Puede copiar el contenido de un buzón inactivo a otro buzón antes de quitar la retención y eliminar un buzón inactivo. Para obtener información detallada, consulte Restaurar un buzón inactivo en Office 365.

  • Si quita la retención o directiva de retención de Office 365 de un buzón inactivo y ha expirado el período de retención de buzones eliminados temporalmente para el buzón, este se elimina permanentemente. Una vez eliminado, no se puede recuperar. Antes de quitar la retención, asegúrese de que ya no necesita el contenido del buzón. Si desea volver a activar un buzón inactivo, puede recuperarlo. Para obtener información detallada, consulte Restaurar un buzón inactivo en Office 365.

  • Para obtener más información sobre buzones inactivos, consulte Buzones inactivos en Office 365.

Paso 1: identificar las retenciones en un buzón inactivo

Como se mencionó anteriormente, se pueden colocar en un buzón inactivo una retención por juicio, retenciones locales o directivas de retención de Office 365. El primer paso es identificar las retenciones de un buzón inactivo.

Ejecute el siguiente comando para mostrar la información de la retención de todos los buzones inactivos en su organización.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

El valor True para la propiedad LitigationHoldEnabled indica que el buzón inactivo está en retención de litigios. Si una retención local se coloca en un buzón inactivo, el GUID de la retención se muestra como el valor de la propiedad InPlaceHolds. Por ejemplo, los siguientes resultados para dos buzones inactivos muestran que una retención de litigios se coloca en Ann Beebe y dos retenciones locales se colocan en Pilar Pinilla.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491, ba6f4ba25b62490aaaa253eea27426ab}

Sugerencia: Si muchas retenciones locales se colocan en un buzón inactivo, no se mostrarán todos los GUID de retenciones locales. Puede ejecutar el siguiente comando para mostrar todos los GUID de retenciones locales:Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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Paso 2: Quitar una retención de un buzón inactivo

Tras identificar el tipo de retención que está colocada en el buzón inactivo (y si hay varias retenciones), el siguiente paso es quitar las retenciones del buzón. Como se mencionó anteriormente, tiene que quitar todas las retenciones para eliminar de forma permanente un buzón inactivo.

Quitar una retención de litigios

Como se mencionó anteriormente, tiene que usar Windows PowerShell para quitar una retención de litigios de un buzón inactivo. No puede usar el EAC. Ejecute el siguiente comando para quitar una retención de litigios.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Sugerencia: La mejor manera de identificar un buzón inactivo es usando el valor Nombre distintivo o GUID de Exchange. El uso de uno de estos valores ayuda a impedir que se especifique accidentalmente el buzón equivocado.

Quitar retenciones locales

Hay dos maneras de quitar una retención local de un buzón inactivo:

  • Eliminar el objeto de retención local      Si el buzón inactivo que quiere eliminar de forma permanente es el único buzón de origen para una retención local, simplemente puede eliminar el objeto de retención local.

    Nota: Tiene que deshabilitar la retención antes de poder eliminar un objeto de retención local. Si intenta eliminar un objeto de retención local que tiene habilitada la retención, recibirá un mensaje de error.

  • Quitar el buzón inactivo como buzón de origen de una retención local      Si quiere conservar otros buzones de origen para una retención local, puede quitar el buzón inactivo de la lista de buzones de origen y mantener el objeto de retención local.

Usar el EAC para eliminar una retención local

  1. Si conoce el nombre de la retención local que quiere eliminar, puede ir al siguiente paso. De lo contrario, ejecute el siguiente comando para obtener el nombre de la retención local que se coloca en el buzón inactivo que quiere eliminar de forma permanente. Use el GUID de retención local que obtuvo en Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento > eDiscovery y conservación local.

  3. Seleccione la conservación local que quiera eliminar y haga clic en Editar Icono Editar .

  4. En la página de propiedades eDiscovery y retención local, haga clic en Retención local, desactive la casilla Usar el contenido que coincida con la consulta de búsqueda en los buzones seleccionados y, a continuación, haga clic en Guardar.

  5. En la página eDiscovery y retención local, seleccione Retención local de nuevo y haga clic en Eliminar Icono Eliminar .

  6. En la advertencia, haga clic en para eliminar la conservación local.

Use Exchange Online PowerShell para eliminar una conservación local.

  1. Cree una variable que contenga las propiedades de la retención local que quiera eliminar. Use el GUID de retención local que obtuvo en Step 1.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Deshabilite la retención en la retención local.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name –InPlaceHoldEnabled $false
  3. Elimine la retención local.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

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Use el EAC para quitar un buzón inactivo de una conservación local.

  1. Si conoce el nombre de la retención local que está colocada en el buzón inactivo, puede ir al siguiente paso. De lo contrario, ejecute el siguiente comando para obtener el nombre de la retención local colocada en el buzón. Use el GUID de retención local que obtuvo en Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento > eDiscovery y conservación local.

  3. Seleccione la retención local que está colocada en el buzón inactivo y haga clic en Editar Icono Editar .

  4. En la página de propiedades eDiscovery y conservación local, haga clic en Orígenes.

  5. En la lista de buzones de origen, haga clic en el nombre del buzón inactivo que quiere quitar y después haga clic en Quitar Icono Quitar .

  6. Haga clic en Guardar para guardar el cambio. Se muestra un mensaje que indica que la operación se completó correctamente.

  7. Repita los pasos 1 a 6 para quitar otras retenciones locales colocadas en el buzón inactivo.

Use el Exchange Online PowerShell para quitar un buzón inactivo de una conservación local.

Si la conservación local contiene un gran número de buzones de origen, es posible que el buzón local no aparezca en la página Orígenes en el EAC. Hasta 3.000 buzones se muestran en la página Orígenes cuando edita una conservación local. Si un buzón inactivo no parece en la página Orígenes, puede usar Exchange Online PowerShell para quitarlo de la conservación local.

  1. Cree una variable que contenga las propiedades de la retención local colocada en el buzón inactivo. Use el GUID de retención local que obtuvo en Step 1.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
  2. Compruebe que el buzón inactivo aparezca como un buzón de origen para la retención local.

    $InPlaceHold.Sources

    Nota: La propiedad Sources de la retención local identifica los buzones de origen por sus propiedades LegacyExchangeDN. Como esta propiedad identifica exclusivamente los buzones inactivos, el uso de la propiedad Sources de la retención local ayuda a impedir que se elimine el buzón equivocado. También ayuda a evitar problemas si dos buzones tienen el mismo alias o dirección SMTP.

  3. Quite el buzón inactivo de la lista de buzones de origen en la variable. Asegúrese de usar la propiedad LegacyExchangeDN del buzón inactivo devuelto por el comando en el paso anterior.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    Por ejemplo, el siguiente comando quita el buzón inactivo para Pilar Pinilla.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
  4. Compruebe que el buzón inactivo se quita de la lista de buzones de origen en la variable.

    $InPlaceHold.Sources
  5. Modifique la retención local con la lista actualizada de buzones de origen, que no incluye el buzón inactivo.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
  6. Compruebe que el buzón inactivo se quita de la lista de buzones de origen para la retención local.

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

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Más información

  • Un buzón inactivo es un tipo de buzón eliminado temporalmente.      En Exchange Online, un buzón eliminado temporalmente es un buzón que se ha eliminado, pero se puede recuperar en un período de retención específico. El período de retención de buzón eliminado temporalmente en Exchange Online es 30 días. Esto significa que el buzón se puede recuperar en un plazo de 30 días después de eliminarse temporalmente. Transcurrido este periodo, un buzón eliminado temporalmente se marca para su eliminación permanente y no puede recuperarse.

  • ¿Qué ocurre después de quitar la retención en un buzón inactivo?      El buzón de correo se considera como otros buzones eliminados temporalmente y se marca para eliminación permanente una vez que expire el período de retención de 30 días del buzón eliminado temporalmente. Este período de retención empieza en la fecha en que el buzón se volvió inactivo por primera vez. Esta fecha se conoce como la fecha de eliminación temporal, que es la fecha cuando la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente se eliminó o cuando el buzón de Exchange Online se eliminó con el cmdlet Remove-Mailbox. La fecha de eliminación temporal no es la fecha en que se quita la retención.

  • ¿Un buzón inactivo se elimina de forma permanente inmediatamente después de quitar la retención?      Si la fecha de eliminación temporal para un buzón inactivo es más de 30 días, el buzón no se eliminará permanentemente en cuanto se quite la retención. El buzón se marcará para su eliminación permanente y se eliminará la próxima vez que se procese.

  • ¿Cómo afecta a los buzones inactivos el período de retención de buzones eliminados temporalmente?    Si la fecha de eliminación temporal para un buzón inactivo es más de 30 días antes de la fecha en que se ha quitado la retención, el buzón se marca para su eliminación permanente. Pero si un buzón inactivo tiene una fecha de eliminación temporal en los últimos 30 días y se quita la retención, es posible recuperar el buzón hasta que expire el período de retención de buzones eliminados temporalmente. Para obtener información detallada, consulte Eliminar o restaurar buzones en Exchange Online. Una vez que expire el período de retención de buzones eliminados temporalmente, debe seguir los procedimientos para recuperar un buzón inactivo. Para obtener información detallada, consulte Recuperar un buzón inactivo Office 365.

  • ¿Cómo mostrar información sobre un buzón inactivo después de quitar la retención?      Una vez que se haya quitado una retención y que el buzón inactivo se haya revertido a un buzón eliminado temporalmente, no se devolverá mediante el parámetro InactiveMailboxOnly con el cmdlet Get-Mailbox. Pero puede mostrar información sobre el buzón mediante el comando Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Por ejemplo:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
    Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox
    
    Name                   : pilarp
    Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
    LitigationHoldEnabled  : False
    InPlaceHolds           : {}
    WhenSoftDeleted        : 10/30/2014 1:19:04 AM
    IsInactiveMailbox      : False

    Observe la propiedad WhenSoftDeleted que identifica la fecha de eliminación temporal, que en este ejemplo es el 30 de octubre de 2014. Si este buzón eliminado temporalmente era anteriormente un buzón inactivo para el que se quitó la retención, se eliminará permanentemente 30 días después del valor de la propiedad WhenSoftDeleted. En este caso, el buzón se elimina permanentemente después del 30 de noviembre de 2014.

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