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Eliminar automáticamente los elementos RSS antiguos

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El volumen de contenido en algunas fuentes RSS puede ser muy alto. Cuando agrega más fuentes de RSS a Microsoft Office Outlook 2007, es posible que su buzón de Microsoft Exchange o Archivo de carpetas personales (.pst) está aumentando rápidamente en tamaño.

La característica Autoarchivar de Microsoft Outlook proporciona una manera automática para eliminar los elementos que sean anteriores a una fecha determinada. Muchas fuentes de RSS incluyen noticias u otra información de plazos. Normalmente, la necesidad de mantener los elementos antiguos no es tan importante como mantener los mensajes de correo electrónico.

Nota: Los procedimientos descritos en este artículo requieren el uso de la característica Autoarchivar. Autoarchivar no estén disponible si cualquiera de los perfiles de Outlook en el equipo incluye una cuenta de Exchange con la mensajería de administración de registros.

En este artí­culo

Más información acerca de Autoarchivar

Personalizar Autoarchivar para elementos RSS

Activar Autoarchivar

Especificar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta fuentes RSS

Archivar o eliminar de forma manual

Más información sobre Autoarchivar

La función Autoarchivar está activada de manera predeterminada y se ejecuta automáticamente a intervalos programados. La función archiva y, si se especifica así, elimina los elementos antiguos de todas las carpetas de Outlook. Se consideran elementos antiguos los que llegan a una antigüedad de archivado especificada.

De manera predeterminada, Outlook crea los archivos en la siguiente ubicación:

  • Windows Vista    

    Drive:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Si no ve la carpeta Local, podría estar oculta. Para obtener información sobre cómo mostrar las carpetas ocultas, consulte la Ayuda de Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003    

    unidad: \Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Si no ve la carpeta Configuración local, podría estar oculta. Para obtener información sobre cómo mostrar las carpetas ocultas, consulte la Ayuda de Windows.

Una vez que Outlook archive elementos, puede acceder a los elementos directamente desde las Carpetas archivadas en el panel de navegación de Outlook. Para ver las Carpetas archivadas en el panel de navegación, en el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas.

Cuando abra Archivar carpetas, verá que Outlook mantiene su estructura de carpetas existente. Si existe una carpeta principal por encima de la carpeta que desea archivar, la carpeta se crea en el archivo, pero dentro de la carpeta primaria sólo se archivan elementos que cumplen los criterios de la función Autoarchivar. Si desea volver a llevar los elementos archivados al buzón principal, puede importar todos los archivos archivados en las carpetas originales o en las carpetas que especifique. También puede mover o copiar elementos manualmente, así como arrastrarlos de una carpeta a otra.

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Personalizar Autoarchivar para los elementos RSS

Hay dos conjuntos de configuración de Autoarchivar, la configuración global y configuración de carpeta:

  • Configuración global    También denominada configuración predeterminada, la configuración global determina si debe ejecutarse Autoarchivar y lo que hace de forma predeterminada con los elementos de cualquier carpeta de Outlook excepto los contactos, que es excluir de Autoarchivar.

  • Configuración de carpeta    Esta configuración reemplaza los valores predeterminados, por lo que puede archivar carpetas individuales de manera diferente.

Si no especifica la configuración de Autoarchivar para una carpeta específica, la carpeta no se archiven. Configuración de Autoarchivar se aplica a solo en el buzón actual. Esto significa que si selecciona una carpeta en su cuenta de Exchange y, a continuación, establezca la configuración Global de Autoarchivar, la configuración se aplica solo a la cuenta de Exchange.

Nota: Los elementos del buzón, además de estar sujetos a la configuración de Autoarchivar, podrían verse afectados por directivas de conservación o de administración de registros de mensajería impuestas por la organización. Las directivas de conservación y de administración de registros de mensajería limitan la conservación de los elementos del usuario a un periodo de tiempo fijo, definido por la directiva de la organización. Estas directivas pueden tener prioridad sobre la configuración de Autoarchivar. La función Autoarchivar se elimina totalmente de todos los perfiles de Outlook del equipo si la administración de registros de mensajería está habilitada en alguna cuenta de Exchange de alguno de los perfiles de Outlook del equipo.

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Activar Autoarchivar

Aunque Autoarchivar está activada de forma predeterminada, puede desactivar y activar la característica cuando sea necesario. Autoarchivar debe estar activada en los procedimientos descritos en este artículo para trabajar.

Si desea usar Autoarchivar únicamente para las carpetas de Suministros RSS, es recomendable que modifique la configuración predeterminada de forma que Autoarchivar esté activada pero no emprenda ninguna acción, excepto en las carpetas determinadas que configure. De esta forma, se evita el archivado o la eliminación accidentales del contenido de carpetas que no se desea modificar.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. En la ficha Otros , haga clic en Autoarchivar.

    Configuración de Autoarchivar

  3. Active la casilla de verificación Ejecutar Autoarchivar cada n días.

  4. Escriba un número entre 1 y 60 en el cuadro para la frecuencia con la desea ejecutar Autoarchivar.

    Para utilizar eficazmente Autoarchivar con carpetas de fuentes RSS, le recomendamos que use un valor entre 1 y 7 días. No es el número de días que se conservan los elementos, pero ¿con qué frecuencia se ejecuta Autoarchivar. Con más frecuencia ejecutar Autoarchivar, más precisa los períodos de retención.

  5. En Durante la función Autoarchivar, desactive las casillas de verificación Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico) y Almacenar o eliminar elementos antiguos.

    La desactivación de estas casillas de verificación contribuye a evitar que se realicen acciones de la función Autoarchivar en carpetas que no se desea modificar. Más adelante en este artículo se describe la configuración de Autoarchivar carpeta por carpeta.

    Si ya utiliza Autoarchivar y en algunas de las carpetas utiliza la configuración global, no es necesario que cambie la configuración.

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Especificar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta de Suministros RSS

Debe especificar la configuración de Autoarchivar para cada carpeta fuentes RSS. Propiedades de Autoarchivar no son recursivas: propiedades no se heredan de su carpeta principal.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la carpeta fuentes RSS que desee especificar la configuración para y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

  2. Haga clic en la ficha Autoarchivar.

    Configuración de Autoarchivar para una carpeta de Suministros RSS

  3. Haga clic en Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración.

  4. En limpieza elementos anteriores a período n , donde n representa el valor numérico de 1 a 999 y período es igual a meses, días o semanas, escriba la longitud máxima de tiempo que desea que se conservarán los elementos RSS.

  5. Haga clic en Eliminar permanentemente los elementos antiguos.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Repita este procedimiento para cada carpeta de Suministros RSS que contenga elementos que desee eliminar automáticamente.

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Archivar o eliminar manualmente

  1. En el menú Archivo, haga clic en Archivar.

  2. Especifique si desea archivar todas las carpetas utilizando su configuración de Autoarchivar (es decir, la configuración predeterminada o configuración por carpeta especificada para carpetas individuales) o si desea archivar una determinada carpeta utilizando las opciones que especifique en Este cuadro de diálogo.

Nota: Para archivar en un archivo distinto del predeterminado, especifique un nombre de archivo diferente en el cuadro archivo de almacenamiento. Outlook crea automáticamente otro archivo de almacenamiento de elementos en la carpeta seleccionada.

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