Elegir cómo almacenar y administrar registros

Centro de registros

El contenido de toda la empresa se puede enviar a un centro de registros y luego dirigirse a la ubicación adecuada donde obtiene los permisos y directivas pertinentes, como la expiración y la auditoría.

Los metadatos (la información sobre los datos) desempeñan un papel clave en la administración de la información y su posterior recuperación. Características como los tipos de contenido, el organizador de contenido y las carpetas virtuales contribuyen al uso de los metadatos.

Las características de un centro de registros son:

• Identificador de documento    Se puede asignar un identificador único a cada documento, que se incluye con el documento incluso cuando este se archiva. Esto permite que se pueda hacer referencia fácilmente a los registros por identificador, independientemente de la ubicación a la que se traslade el documento.

• Retención con varias etapas    Las directivas de retención pueden tener varias etapas, que le permitirán especificar todo el ciclo de vida de un documento como una directiva (por ejemplo, revisar los contratos cada año y eliminarlos tras siete años).

• Informes de auditoría por elemento    Puede generar un informe de auditoría personalizado sobre un registro individual.

• Planes de archivos jerárquicos    Puede crear estructuras de carpetas jerárquicas con muchos niveles y administrar la retención en cada carpeta de la jerarquía (o heredarla de las carpetas principales).

• Informe de plan de archivos    Puede generar informes de estado que muestren el número de elementos de cada etapa del plan de archivos, junto con un resumen de las directivas de retención de cada nodo del plan. Taxonomía y tipos de contenido centralizados: el archivo consumirá taxonomías y tipos de contenido de toda la empresa, lo que garantiza la coherencia y la transferencia del contexto entre los espacios de colaboración y el archivo. En artículos futuros hablaremos mucho más sobre nuestras inversiones en taxonomía para la versión 2010.

• Taxonomía y tipos de contenido centralizados    El archivo consumirá taxonomías y tipos de contenido de toda la empresa, lo que garantiza la coherencia y la transferencia del contexto entre los espacios de colaboración y el archivo. En artículos futuros hablaremos mucho más sobre nuestras inversiones en taxonomía para la versión 2010.

• Organizador de contenido    El enrutador de registros puede usar los metadatos para redirigir los documentos entrantes a la ubicación adecuada del plan de archivos jerárquico. Por ejemplo, le permite aplicar automáticamente reglas al contenido que se envía, por ejemplo "Si un Acuerdo de compra se etiqueta con las palabras Proyecto Alfa, enviar a la subcarpeta Contratos de Alfa y aplicar la directiva de retención de esta carpeta al elemento".

• Carpetas virtuales    : el plan de archivos es una forma excelente de administrar un repositorio, pero a menudo no es lo que desea usar para navegar y encontrar el contenido que busca. El centro de registros de SharePoint 2010 usa una nueva característica denominada "navegación basada en metadatos", que permite exponer metadatos clave como carpetas virtuales.

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Administración de registros en su ubicación

Todos los sitios se pueden habilitar para la administración de registros en su ubicación y configurar como un sistema de administración de registros. En este tipo de sistema, a diferencia del centro de registros, puede almacenar registros junto con documentos activos en un espacio de colaboración.

La administración de registros en su ubicación le permite controlar el contenido en espacios de colaboración. Esto permite que ciertos documentos de SharePoint (o blogs, wikis, páginas web y elementos de lista) se declaren como registros. El sistema puede impedir que dichos registros se eliminen o modifiquen, si la definición de su empresa sobre lo que constituye un registro así lo exige.

Puede usar las características Auditoría, Retención, Expiración, Informes, Flujos de trabajo de registros, Exhibición de documentos electrónicos y Retención legal en un espacio de colaboración al intentar equilibrar el valor de SharePoint para los usuarios finales con la necesidad de gobierno de la información.

Los registros se pueden declarar manualmente, como parte de un proceso más amplio en un flujo de trabajo o como parte programada de la retención de un documento, por ejemplo, tras dos años. La clave es que, al declarar un registro, el contenido no se traslada a un archivo, sino que permanece en su ubicación original para que los usuarios finales puedan encontrarlo e interactuar con él.

Algunas ventajas adicionales del uso de un sistema de administración de registros en su ubicación son:

• Los registros pueden existir y pueden administrarse en varios sitios.

• Con el control de versiones habilitado, el mantenimiento de las versiones de los registros es automático.

• La búsqueda puede hacerse tanto en registros como en documentos activos al mismo tiempo.

• El control es más amplio con respecto a lo que representa un registro en la organización y quién puede crear un registro.

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Aspectos a tener en cuenta al planear una solución

Cuando se plantee la cuestión de la administración de registros en un centro de registros independiente o en el mismo sitio de colaboración en el que se crearon los documentos, tenga en cuenta las preguntas siguientes:

• ¿El gobierno del sitio de colaboración es adecuado para administrar registros?

• ¿Su sector está sometido a requisitos reglamentarios que obligan a separar los registros de los documentos activos?

• ¿Se debe confiar en el administrador de un sitio de colaboración para que administre un sitio que contiene registros?

• Puede que desee almacenar los registros en un sitio que usa un acceso más restringido que el sitio de colaboración o en un sitio cuya copia de seguridad se hace siguiendo una programación distinta.

• ¿Durante cuánto tiempo se usará el sitio de colaboración? Si hay que conservar los registros durante un período más largo que la duración del proyecto, elegir una estrategia de administración de registros en su ubicación significa que tendrá que mantener el sitio de colaboración incluso después de que se deje de usar.

• ¿Los integrantes del proyecto necesitarán acceso frecuente a los documentos tras convertirse en registros? Si usa un enfoque de administración de registros en su ubicación, los integrantes del proyecto podrán tener acceso a los documentos de la misma manera, independientemente de si están activos o son registros.

• ¿Los administradores de registros de su organización solo se encargan de los registros o también de toda la información, independientemente de si está activa o es un registro? Si los administradores de registros solo se encargan de los registros oficiales, puede resultarles más fácil tener un centro de registros independiente.

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