Cuando trabaja con datos en Power Pivot, es posible que de vez en cuando tenga que actualizar los datos del origen, volver a calcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos presentados en una tabla dinámica estén actualizados.
En este tema se explica la diferencia entre actualizar datos y volver a calcularlos, se proporciona información general sobre cómo se activa el recálculo y se describen las opciones para controlar el recálculo.
Descripción de la actualización de datos frente a la actualización
Power Pivot usa la actualización de datos y el recálculo:
Actualización de datos significa obtener datos actualizados de orígenes de datos externos. Power Pivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos, pero los datos se pueden actualizar manualmente desde la ventana Power Pivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint.
Volver a calcular significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Dado que el recálculo de una fórmula incurre en un costo de rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas con cada cálculo.
Importante: No debería guardar ni publicar el libro hasta que se hayan recalculado las fórmulas que contiene.
Actualización manual frente a actualización automática
De forma predeterminada, Power Pivot actualiza automáticamente según sea necesario a la vez que optimiza el tiempo necesario para el procesamiento. Aunque el recálculo puede llevar tiempo, es una tarea importante, porque durante el nuevo cálculo, se comprueban las dependencias de columna y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que solía funcionar. Sin embargo, puede optar por renunciar a la validación y actualizar solo los cálculos manualmente, especialmente si está trabajando con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar los intervalos de actualizaciones.
Los modos manual y automático tienen ventajas; sin embargo, le recomendamos encarecidamente que use el modo de recálculo automático. Este modo mantiene sincronizados los metadatos del Power Pivot y evita los problemas causados por la eliminación de datos, cambios en los nombres o tipos de datos, o la falta de dependencias.
Usar el recálculo automático
Al usar el modo de recálculo automático, cualquier cambio en los datos que provocaría el resultado de cualquier fórmula que se cambie desencadenará el recálculo de toda la columna que contiene una fórmula. Los cambios siguientes siempre requieren el recálculo de las fórmulas:
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Se han actualizado los valores de un origen de datos externo.
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La definición de la fórmula ha cambiado.
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Se han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.
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Se han agregado, modificado o eliminado relaciones entre tablas.
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Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.
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Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro, por lo que se deben actualizar las columnas o cálculos que dependen de ese cálculo.
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Las filas se han insertado o eliminado.
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Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro podría haberse aplicado en una fórmula o como parte de una tabla dinámica o un gráfico dinámico.
Usar el recálculo manual
Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las fórmulas hasta que esté listo. El modo manual es particularmente útil en estas situaciones:
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Está diseñando una fórmula usando una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas usadas en la fórmula antes de validarla.
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Sabe que algunos datos del libro han cambiado, pero está trabajando con una columna diferente que no ha cambiado, por lo que desea posponer un nuevo cálculo.
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Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea aplazar el recálculo hasta que esté seguro de que se han realizado todos los cambios necesarios.
Tenga en cuenta que, siempre y cuando el libro esté establecido en modo de cálculo manual, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 no realiza ninguna validación o comprobación de fórmulas, con los siguientes resultados:
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Las nuevas fórmulas que agregue al libro se marcarán como que contienen un error.
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No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.
Para configurar el libro para volver a calcularlo manualmente
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En Power Pivot, haga clic en Diseño> Cálculos> Opciones de cálculo> modo de cálculo manual.
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Para volver a calcular todas las tablas, haga clic en Opciones de cálculo> Calcular ahora.
Las fórmulas del libro se comprueban si hay errores y las tablas se actualizan con los resultados, si procede. Dependiendo de la cantidad de datos y el número de cálculos, el libro puede dejar de responder durante algún tiempo.
Importante: Antes de publicar el libro, siempre debe volver a cambiar el modo de cálculo a automático. Esto ayudará a evitar problemas al diseñar fórmulas.
Solución de problemas de actualización
Dependencias
Cuando una columna depende de otra columna y el contenido de esa otra columna cambia de cualquier manera, es posible que deba volver a calcular todas las columnas relacionadas. Siempre que se realicen cambios en el libro de Power Pivot, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 realiza un análisis de los datos de Power Pivot existentes para determinar si es necesario volver a calcular el cálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla, Ventas, que está relacionada con las tablas , Product y ProductCategory; y las fórmulas de la tabla Sales dependen de ambas tablas. Cualquier cambio en las tablas Product o ProductCategory hará que se vuelvan a calcular todas las columnas calculadas de la tabla Sales . Esto tiene sentido si considera que es posible que tenga fórmulas que resuman las ventas por categoría o por producto. Por lo tanto, para asegurarse de que los resultados son correctos; es necesario volver a calcular las fórmulas basadas en los datos.
Power Pivot siempre realiza un nuevo cálculo completo para una tabla, porque una actualización completa es más eficaz que comprobar los valores cambiados. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden incluir cambios importantes como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numérico de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, los cambios aparentemente banales, como cambiar el nombre de una columna, también podrían desencadenar un recálculo. Esto se debe a que los nombres de las columnas se usan como identificadores en las fórmulas.
En algunos casos, Power Pivot pueden determinar que las columnas se pueden excluir del recálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Color del producto] de la tabla Productos y la columna que se modifica es [Cantidad] en la tabla Ventas , no es necesario volver a calcular la fórmula aunque las tablas Ventas y Productos estén relacionadas. Sin embargo, si tiene fórmulas que dependen de Ventas[Cantidad], es necesario volver a calcular.
Secuencia de recálculo de columnas dependientes
Las dependencias se calculan antes de cualquier nuevo cálculo. Si hay varias columnas que dependen entre sí, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Así se asegura de que las columnas se procesan en el orden correcto a la velocidad máxima.
Transacciones
Las operaciones que vuelven a calcular o actualizar datos tienen lugar como una transacción. Esto significa que, si se produce un error en alguna parte de la operación de actualización, las operaciones restantes se revertirán. Esto garantiza que los datos no se dejen en un estado parcialmente procesado. No puede administrar las transacciones como lo hace en una base de datos relacional ni crear puntos de control.
Actualización de funciones volátiles
Algunas funciones como AHORA, ALEATORIO o HOY no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o el filtrado normalmente no hará que dichas funciones se vuelvan a evaluar si se usan en una columna calculada. Los resultados de estas funciones solo se vuelven a calcular cuando se vuelve a calcular toda la columna. Entre estas situaciones se incluye una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles como AHORA, ALEATORIO o HOY siempre se recalcularán si la función se usa en la definición de un campo calculado.
