Ejemplo de flujo de trabajo: enviar un mensaje de notificación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para obtener la información más actualizada sobre la creación de las alertas de notificación, consulte crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS. Si está usando SharePoint Online listas, también puede usar flujos para crear las notificaciones por correo electrónico y otros canales. Para obtener más información, vea Agregar un flujo a una lista de SharePoint Online.

Nota: Este tema información relacionada con SharePoint 2007 solo.

Actualizado a partir del 12 de diciembre de 2016

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, vea Introducción al flujo de trabajo de SharePoint.

Importante: Para crear un flujo de trabajo, su sitio debe estar ubicado en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Antes de empezar

Su grupo usa la biblioteca de documentos compartidos para colaborar en documentos y utiliza la columna Asignado a para realizar el seguimiento de las personas a las se asignan los documentos. Para evitar que los integrantes del grupo tengan que comprobar continuamente el sitio para ver si se les han asignado nuevos documentos, desea crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente un mensaje de correo electrónico a los integrantes del grupo cuando reciban una asignación. Puede hacerlo rápido creando un flujo de trabajo de un solo paso.

Tal vez piense: ¿por qué no usar una alerta? Las alertas ofrecen numerosas opciones; por ejemplo, se puede recibir una alerta cuando se agrega o se modifica un elemento. Sin embargo, no se puede configurar una alerta para los casos en que se cambia la configuración de una columna por otra. Además, con una alerta no se puede crear un mensaje de correo electrónico que notifique al destinatario qué acción se requiere exactamente.

Antes de diseñar el flujo de trabajo, hay que realizar todos los cambios o personalizaciones necesarios en el sitio, la lista o la biblioteca; por ejemplo:

  • Un flujo de trabajo siempre está asociado a exactamente un SharePoint lista o biblioteca. Antes de crear un flujo de trabajo, su sitio debe tener al menos una lista o biblioteca. Si no hay ninguna lista en su sitio, el sistema se lo solicita crear una cuando se crea un flujo de trabajo.

  • Si desea que el flujo de trabajo use columnas u opciones de configuración personalizadas, deberá realizar esos cambios antes de crear el flujo de trabajo para que esas columnas y opciones de configuración estén disponibles en el Diseñador de flujo de trabajo.

  • Si desea que el flujo de trabajo use características de lista o de biblioteca que no estén activadas de manera predeterminada, como Aprobación de contenido, deberá activarlas antes de diseñar el flujo de trabajo.

Nota: La característica de flujo de trabajo está basada en Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente de Microsoft Windows. La misma versión de Workflow Foundation debe estar instalada tanto en su equipo como en el servidor. La primera vez que cree un flujo de trabajo, es posible que se le pida que instale Workflow Foundation.

Agregar una columna a la biblioteca de documentos

En este ejemplo, se utiliza la biblioteca de documentos compartidos, que aparece de manera predeterminada en un sitio de grupo. No obstante, deberá agregar la columna "Asignado a" a la biblioteca de documentos compartidos porque esta columna no aparece de manera predeterminada en la biblioteca.

  1. En el explorador, vaya a la biblioteca de documentos compartidos.

    Sugerencia: Haga clic en Documentos compartidos en la Lista de carpetas y, a continuación, presione la tecla F12.

  2. En la barra de herramientas de la biblioteca, haga clic en Configuración y, a continuación, en Agregar columnas desde sitio.

  3. En Columnas de sitio disponibles, haga clic en Asignado a y, a continuación, haga clic en Agregar.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Cuando vea Documentos compartidos en el explorador, la columna Asignado a aparecerá en la biblioteca.

  5. Cierre el explorador.

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Diseñar el flujo de trabajo

Una vez configurada la biblioteca de documentos compartidos con la columna correcta, puede empezar a usar el Diseñador de flujo de trabajo.

  1. Iniciar Office SharePoint Designer 2007.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Abrir sitio.

  3. En el cuadro de diálogo Abrir sitio, busque y seleccione el sitio de SharePoint donde desee crear el flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Abrir.

  4. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Flujo de trabajo.

    Se abrirá el Diseñador de flujo de trabajo.

  5. En el cuadro Asigne un nombre a este flujo de trabajo, escriba Notificación de asignación.

    Los visitantes del sitio verán este nombre cuando visiten las páginas Estado del flujo de trabajo y Flujos de trabajo en el explorador.

  6. En la lista ¿A qué lista de SharePoint debe asociarse este flujo de trabajo?, haga clic en Documentos compartidos.

    Cuando los integrantes del grupo vean la biblioteca de documentos compartidos, verán una nueva columna para este flujo de trabajo, denominada Notificación de asignación. Esta columna indica el estado del flujo de trabajo para cada elemento; por ejemplo, si se ha iniciado o si ha finalizado el flujo de trabajo.

  7. Bajo Seleccione las opciones de inicio del flujo de trabajo para los elementos de Documentos compartidos, siga todos estos procedimientos:

    • Desactive la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente desde un elemento.

    • Active la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.

    • Active la casilla de verificación Iniciar automáticamente este flujo de trabajo siempre que se cambie un elemento.

      Seleccionando estas opciones, se asegura de que el flujo de trabajo se ejecute cada vez que se cree o se cambie un elemento. La primera página del Diseñador de flujo de trabajo deberá ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración.

      Primera página del Diseñador de flujo de trabajo

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. Haga clic en Condiciones y, a continuación, en Condición personalizada (Documentos compartidos) en la lista.

    La condición Si campo es igual a valor aparece en el flujo de trabajo.

    Esta lista proporciona numerosas condiciones listas para usar pero, en este caso, desea crear una condición de modo que el flujo de trabajo envíe el mensaje únicamente cuando un campo específico (en este caso, Asignado a) sea igual a un valor determinado (en este caso, el nombre de una persona del grupo). Para ello, va a crear una condición personalizada.

  10. En la condición Si campo es igual a valor, haga clic en Campo y, a continuación, haga clic en Asignado a en la lista.

  11. En la condición, haga clic en Valor.

    Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios. Desea seleccionar a un integrante de su grupo. Para ello, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico correspondiente y, a continuación, haga clic en Agregar. O bien, selecciónelo en la lista de usuarios existentes. También puede seleccionar usuarios en la Libreta de direcciones o buscar nombres en una lista o un elemento de lista.

  12. Escriba o seleccione un nombre de usuario o una dirección, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  13. Haga clic en Acciones y, a continuación, haga clic en Enviar correo electrónico en la lista.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones, haga clic en la acción que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

  14. En la acción Enviar correo electrónico, haga clic en este mensaje y, a continuación, rellene el formulario con los datos del destinatario, el asunto y el texto del mensaje.

    En la línea Para, especifique el mismo nombre o la misma dirección que eligió como parte de la condición.

  15. Haga clic en Aceptar.

    Segunda página del Diseñador de flujo de trabajo en la que se muestran una condición y una acción

    Ahora dispone de una regla según la cual, si se asigna un elemento de la biblioteca de documentos compartidos a un integrante específico del grupo, esa persona recibirá una notificación por correo electrónico. Pero ¿y si el documento se asigna a otro integrante del grupo? A continuación, va a crear una condición "o si" para cada persona adicional del grupo.

  16. Haga clic en Agregar rama condicional 'O si'.

    Se agregará una rama condicional al flujo de trabajo. Repita los pasos 8 a 14 de este procedimiento para crear la misma regla para otro integrante del grupo.

  17. Si es necesario, haga clic en Agregar rama condicional 'O si' para agregar una regla para cada integrante del grupo que deba recibir una notificación cuando se le asigne un documento.

    Diseñador de flujo de trabajo que muestra reglas con ramas condicionales

  18. Para comprobar si hay errores en el flujo de trabajo antes de salir del Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en Comprobar flujo de trabajo.

    Si hay algún error en el flujo de trabajo, el hipervínculo cambia de color y aparecen asteriscos delante y detrás del parámetro no válido. Además, bajo Pasos de flujo de trabajo, aparece un símbolo de error junto a cada paso que contiene un error.

  19. Haga clic en Finalizar para guardar el flujo de trabajo.

    Para comprobar el flujo de trabajo, vaya a la biblioteca de documentos compartidos, cree un elemento nuevo y establezca la columna "Asignado a" en una persona incluida como condición en el flujo de trabajo. Compruebe si la persona recibe el mensaje de notificación que ha creado.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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