Dividir una base de datos de Access

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Considere dividir cualquier base de datos que varias personas compartan a través de una red. Dividir una base de datos compartida puede ayudar a mejorar su rendimiento y reducir la posibilidad de que los archivos de base de datos estén dañados.

Después de dividir la base de datos, puede decidir mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end distinta. Puede usar el administrador de tablas vinculadas para cambiar la base de datos back-end que usa.

Notas: 

  • Dividir una base de datos no es lo mismo que archivar una base de datos. En este tema no se explica cómo archivar datos. Los datos se archivan al mover periódicamente los registros antiguos a una base de datos diferente, ya sea porque el archivo de base de datos crece demasiado rápido hasta el límite de tamaño de archivo o porque desea mantener el archivo de base de datos pequeño y sus datos organizados sin problemas por período de tiempo. En algunas circunstancias, puede archivar los datos dividiendo una base de datos. Para obtener más información, vea el artículo en línea datos de Access Archive.

  • Si divide una base de datos Web, todas las tablas Web de esa base de datos no se moverán a la base de datos back-end y no se podrán alcanzar desde la base de datos front-end resultante.

En este artículo...

Información general

Antes de empezar

Dividir la base de datos

Distribuir la base de datos front-end

Cambiar la base de datos back-end que se usa

Información general

Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Para dividir una base de datos, use el Asistente para dividir bases de datos. Después de dividir la base de datos, debe distribuir la base de datos front-end a sus usuarios.

Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, le recomendamos que no comparta copias de una base de datos que contengan vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, crea una posibilidad de que cualquier usuario malintencionado pueda cambiar el destino del vínculo y modificar potencialmente los permisos en el sitio de SharePoint como la información de conexión de las tablas vinculadas está descifrada.

Ventajas de una base de datos dividida

Entre las ventajas de una base de datos dividida se incluyen las siguientes:

  • Rendimiento mejorado    El rendimiento de la base de datos suele mejorar significativamente porque solo los datos se envían a través de la red. En una base de datos compartida que no está dividida, los objetos de base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) se envían a través de la red, no solo los datos.

  • Mayor disponibilidad    Dado que solo los datos se envían a través de la red, las transacciones de la base de datos, como las ediciones de registros, se completan más rápidamente, lo que deja los datos más disponibles para modificarlos.

  • Seguridad mejorada    Si almacena la base de datos back-end en un equipo que usa el sistema de archivos NTFS, puede usar las características de seguridad NTFS para ayudar a proteger los datos. Dado que los usuarios obtienen acceso a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos mediante el robo de la base de datos front-end o la suponer como usuario autorizado. Si no está seguro de qué sistema de archivos usa su servidor de archivos, pregunte al administrador del sistema. Si tiene privilegios de administrador en el servidor de archivos, puede ejecutar el comando msinfo32 para determinar el sistema de archivos usted mismo.

    ¿Cómo puedo usar msinfo32 para comprobar el sistema de archivos?

    1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Ejecutar.

    2. En el cuadro de diálogo Ejecutar , escriba msinfo32 y haga clic en Aceptar.

    3. En Resumen del sistema, haga clic en el símbolo más que hay junto a componentes.

    4. En componentes, haga clic en el símbolo más situado junto a almacenamientoy, a continuación, haga clic en unidades. En el cuadro de diálogo se muestra información sobre las unidades disponibles en el panel de la derecha.

  • Mayor confiabilidad    Si un usuario encuentra un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, los daños en los archivos de base de datos normalmente se limitan a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Puesto que el usuario solo tiene acceso a los datos de la base de datos back-end con tablas vinculadas, es mucho menos probable que el archivo de base de datos back-end resulte dañado.

  • Entorno de desarrollo flexible    Dado que cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada usuario puede desarrollar de forma independiente consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos sin afectar a otros usuarios. De forma similar, puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos que se almacenan en la base de datos back-end.

Principio de página

Antes de empezar

Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Siempre debe realizar una copia de seguridad de una base de datos antes de dividirla. Si divide una base de datos y, a continuación, decide que no desea dividir la base de datos, puede restaurar el original a partir de la copia de seguridad.

  • Dividir una base de datos puede tardar mucho tiempo. Debe notificar a los usuarios que no usen la base de datos mientras la divide. Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, los cambios no se reflejarán en la base de datos back-end.

    Sugerencia: Si un usuario cambia datos mientras divide la base de datos, puede importar los nuevos datos a la base de datos back-end una vez que haya terminado.

  • Aunque dividir una base de datos es una forma de compartir datos, todos los usuarios que usen la base de datos deben tener una versión de Microsoft Office Access que sea compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end. Por ejemplo, si el archivo de base de datos back-end usa el formato de archivo. accdb, los usuarios no pueden obtener acceso a sus datos mediante Access 2003.

  • Es posible que desee usar un formato de archivo de Access anterior para la base de datos back-end si usa características que ya no se admiten. Por ejemplo, si usa páginas de acceso a datos (DAPs); puede continuar utilizándolos si la base de datos back-end tiene un formato de archivo anterior que admita DAPs. Después, puede usar el nuevo formato de archivo con la base de datos front-end para que los usuarios tengan acceso a las ventajas del nuevo formato. Tenga en cuenta que no puede cambiar datos en una página de acceso a datos con Access 2010 o superior.

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Dividir la base de datos

  1. En el equipo, haga una copia de la base de datos que desea dividir. Empiece con el archivo de base de datos en la unidad de disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de base de datos está actualmente compartido desde la unidad de disco duro local, puede dejarlo donde esté.

  2. Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local.

  3. En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo mover datos , haga clic en base de datos de Access. Se inicia el Asistente para dividir bases de datos.

  4. Haga clic en dividir base de datos.

  5. En el cuadro de diálogo crear una base de datos back-end , especifique un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end.

    Notas: 

    • Puede usar el nombre que sugiere Access. Conserva el nombre de archivo original e indica que la base de datos es una base de datos back-end insertando _be en el nombre, justo antes de la extensión de nombre de archivo.

    • No cambie el tipo de archivo a menos que algunos usuarios utilicen una versión anterior de Access para tener acceso a los datos.

    • Puede escribir la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro nombre de archivo , junto al nombre de archivo. Por ejemplo, si la ubicación de red de la base de datos back-end es \\server1\share1\ y el nombre de archivo de la base de datos back-end es MyDB_be. accdb, puede escribir \\server1\share1\MyDB_be.accdb en el cuadro nombre de archivo .

    • La ubicación que elija debe estar disponible para todos los usuarios que vayan a usar la base de datos. Dado que las asignaciones de unidad pueden variar, debe especificar la ruta de acceso UNC de la ubicación en lugar de usar una letra de unidad asignada.

  6. Cuando finalice el asistente, aparecerá un mensaje de confirmación.

La base de datos se ha dividido. La base de datos front-end es el archivo con el que comenzó (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento.

Restringir los cambios en el diseño de la base de datos front-end

Para restringir los cambios en la base de datos front-end que distribuya, considere la posibilidad de guardarla como un archivo binario compilado (un archivo. accde). Un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de Visual Basic Access (VBA) compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden cambiar el diseño de los objetos de un archivo. accde.

  1. Abra el archivo de base de datos front-end (. accdb) que desea guardar como un archivo binario compilado (. accde).

  2. Haga clic en archivo _GT_ Guardar como > haga que ACCDE > Guardar como.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como , vaya a la carpeta en la que desea guardar el archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Distribuir la base de datos front-end

Después de dividir la base de datos, se distribuye la base de datos front-end a los usuarios para que puedan empezar a usarla.

Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, le recomendamos que no comparta copias de una base de datos que contengan vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, crea una posibilidad de que cualquier usuario malintencionado pueda cambiar el destino del vínculo y modificar potencialmente los permisos en el sitio de SharePoint como la información de conexión de las tablas vinculadas está descifrada.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos y adjuntar el archivo de base de datos front-end al mensaje. Incluya cualquier instrucción que le facilite a los usuarios la tarea de comenzar a usar la base de datos front-end inmediatamente.

  • Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que puedan tener acceso todos los usuarios de la base de datos y, a continuación, envíe a los usuarios un mensaje de correo electrónico que especifique la ubicación de red junto con cualquier otra instrucción que necesiten para obtener acceso a la base de datos.

  • Distribuya el archivo de base de datos front-end con medios extraíbles, como un CD-ROM o una unidad USB. Si instala el archivo usted mismo, puede probarlo para asegurarse de que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento que le explique qué debe hacer para instalar el archivo y a quién debe comunicarse si encuentra dificultades.

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Cambiar la base de datos back-end que se usa

Puede mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end diferente mediante el administrador de tablas vinculadas.

Si desea mover la base de datos back-end, haga una copia de ella en la nueva ubicación y, a continuación, siga este procedimiento.

  1. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

  2. En el administrador de tablas vinculadas, seleccione las tablas que se encuentran en la base de datos back-end actual.

    Sugerencia: Si no ha vinculado a ninguna otra base de datos, haga clic en seleccionar todo.

  3. Active la casilla de verificación comprobar siempre la nueva ubicacióny, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Busque y seleccione la nueva base de datos back-end.

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