Diseñar una vista optimizada para impresión

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath que crea están diseñadas para abrirse y rellenarse en línea, ya sea en el mismo InfoPath o mediante un explorador Web. Sin embargo, los usuarios pueden optar por imprimir una copia de un formulario completado para guardarlo en sus registros personales o con fines de archivado. Por este motivo, se recomienda comprobar que el aspecto de la plantilla de formulario es aceptable cuando se imprime. Por ejemplo, puede querer asegurarse de que los controles de la plantilla de formulario se ajustan a los márgenes de la página impresa y que el texto del formulario impresión es legible.

Además, puede usar el panel de tareas Vistas para crear una versión especial de la plantilla de formulario — llamada vista de impresión — específicamente diseñada con fines de impresión.

En este artículo se explica cómo diseñar una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas para impresión.

En este artículo

Diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario

Introducción a las vistas de impresión

Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente

Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

Diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario

Puede imprimir la plantilla de formulario para obtener una visión general del modo que aparecerán los controles y otros objetos en la página impresa o para comprobar la configuración de impresión, tal como la impresión de encabezados o pies de página. Cuando imprime una plantilla de formulario desde el modo de diseño, puede ver algunos elementos en la plantilla de formulario impresa, como botones, que no aparecen realmente cuando el usuario imprime un formulario basado en la plantilla de formulario.

Cuando los usuarios imprimen un formulario basado en la plantilla de formulario, InfoPath realiza ajustes en él o quita determinados elementos que no tienen sentido en el contexto de impresión. Por ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada en las tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso. Tampoco aparecerán controles de botones, entradas de cuadros de listas o flechas de desplazamiento, ya que estos elementos no tienen sentido en una página impresa.

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Introducción a las vistas de impresión

Aunque las plantillas de formulario están diseñadas para recopilar datos en un formato electrónico, puede crear una vista de impresión, que es una vista específicamente diseñada para la impresión. Esto es útil cuando usted desea que los usuarios impriman formularios utilizando un diseño determinado o para imprimir sólo determinadas partes del formulario.

Si la plantilla de formulario contiene varias vistas, puede crear una vista de impresión para cada vista o designar una única vista de impresión que se aplique a todas las vistas de la plantilla de formulario. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene tres vistas distintas, podría crear una vista de impresión que consolide la información clave contenida en cada una de esas vistas en una única página impresa.

Para crear y asociar una vista de impresión a una vista existente, puede usar el vínculo Crear versión de impresión para esta vista en el panel de tareas Vistas. Cuando hace clic en este vínculo, InfoPath hace lo siguiente:

  • Crea una nueva vista en blanco llamada Versión de impresiónnombre, donde nombre es el nombre de la vista en la que está basada la vista de impresión.

  • Asocia la vista de impresión con la vista en la que está basada. Esta asociación se registra en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en la ficha Configuración de impresora. Por ejemplo, suponga que ha creado una vista de impresión basada en una vista Aprobación de la plantilla de formulario. Cuando los usuarios hacen clic en el botón Imprimir de la vista Aprobación, InfoPath imprime todo lo que aparece en la vista Versión de impresión de Aprobación.

Una vez creada la vista de impresión, puede diseñar la forma en que desea que aparezca el formulario impreso. Esto suele requerir copiar y pegar controles de las otras vistas de la plantilla de formulario en la vista de impresión. Si es necesario, puede sustituir algunos controles por otros en la vista de impresión. Por ejemplo, puede sustituir un cuadro de lista desplegable, que oculta de manera predeterminada las entradas del cuadro de lista, con un cuadro de lista estándar, que muestra las entradas de manera predeterminada. De esta forma, todas las entradas se muestran en el formulario impreso. También puede especificar opciones de impresión personalizadas para la vista de impresión, como encabezados, pies de página y márgenes, en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista.

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Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente

De manera predeterminada, cuando un usuario imprime un formulario que no tiene una vista de impresión específica asociada, se imprime la vista que se muestra actualmente en el equipo del usuario. Si crea una vista de impresión, InfoPath imprime esa vista en lugar de la vista actual. Puede designar cualquier vista existente como vista de impresión. El siguiente procedimiento explica cómo usar una vista existente como base para una vista de impresión.

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En la lista Seleccione una vista del panel de tareas Vistas, haga clic en la vista en la que desea crear una vista de impresión.

  3. En Acciones, haga clic en Crear versión de impresión para esta vista.

  4. En el cuadro de diálogo Crear una versión de impresión, escriba un nombre para la vista de impresión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el panel de tareas Vistas, haga doble clic en la vista de impresión.

  6. En el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, seleccione las opciones que desee en las fichas Configuración de impresión y Configurar página y, a continuación, haga clic en Aceptar Por ejemplo, puede especificar la configuración predeterminada de márgenes para la vista de impresión o agregar encabezados o pies de página.

  7. Para cambiar a la vista original, en el panel de tareas Vistas, haga clic en el nombre de la vista en la lista Seleccione una vista.

  8. Para seleccionar todo en una vista, presione CTRL+A.

  9. Para copiar la selección en el Portapapeles, presione CTRL+C.

  10. Para cambiar a la vista de impresión, en el panel de tareas Vistas, haga clic en el nombre de la vista de la lista Seleccione una vista.

  11. Para pegar la selección de la vista original en la vista de impresión, presione CTRL+V.

  12. Elimine los controles o elementos de diseño que no necesite o agregue controles adicionales.

    Sugerencia: Para determinar de forma rápida si los controles y otros elementos de diseño se ajustan en una página impresa, puede mostrar una guía de ancho de página a lo largo del lado derecho de la plantilla de formulario haciendo clic en Guía de ancho de página en el menú Ver. Aparece una guía de ancho de página como una línea vertical discontinua en la plantilla de formulario. La línea indica dónde se ubica el margen derecho de la página impresa, basado en la impresora predeterminada del equipo.

  13. Para agregar saltos de página en la vista de impresión, haga clic donde desea que comience la nueva página y, a continuación, en el menú Insertar, haga clic en Salto de página.

    Nota: Un salto de página aparece como una línea discontinua horizontal en una plantilla de formulario. Si una vista previa de la plantilla de formulario, no verá este discontinua línea o cualquier otro tipo de indicación del salto de página. Para ver cómo afectará el salto de página a los formularios impresos basados en la plantilla de formulario, haga clic en Vista previa de impresión Imagen de botón en la barra de herramientas estándar.

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Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

Si es un diseñador de formularios avanzado y comprende las tecnologías XML, puede usar la vista de impresión de agregar Asistente de Word para crear una vista de impresión basada en Microsoft Office Word que imprima los datos directamente desde Word. Esto le permite aprovechar las ventajas de la gama de características de impresión que están disponibles en Word. Para ello, debe tener acceso a un archivo de transformación XSL (XSLT) existente que transforma los datos en la plantilla de formulario en un formato que es adecuado para la impresión de Word. Cuando un usuario imprime un formulario que contenga una vista de impresión de Word, datos de ese formulario se imprimirán directamente desde Word. El archivo XSLT debe crearse utilizando Microsoft Office Word 2003 o Microsoft Office Word 2007.

Nota: Para obtener más información sobre cómo crear el archivo XSLT, consulte para el Kit de desarrollo de Software (SDK) de Microsoft Office InfoPath 2003. El SDK contiene una herramienta, denominada el Asistente de InfoPath a Word, que le permite utilizar Word 2003 o Word 2007 para imprimir datos de formulario de InfoPath. Para localizar el SDK de InfoPath 2003, consulte la sección Vea también.

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En Acciones del panel de tareas Vistas, haga clic en Agregar vista de impresión para Word.

  3. Siga las instrucciones del Asistente para agregar vistas de impresión para Word para especificar el archivo XSLT que desea utilizar en la vista de impresión basada en Word.

  4. En la lista Seleccione una vista del panel de tareas Vistas, haga clic en la vista para la que desea designar la vista de impresión basada en Word y, a continuación, haga clic en Propiedades de la vista.

  5. Haga clic en la ficha Configuración de impresión.

  6. En la lista Seleccione una vista existente para utilizarla al imprimir esta vista, haga clic en la vista de impresión basada en Word.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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