Diseñar una vista optimizada para impresión

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Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath que cree están diseñadas para abrirse y rellenarse en línea, en el mismo InfoPath o mediante un explorador Web. Sin embargo, los usuarios pueden optar por imprimir una copia de un formulario completado para sus registros personales o con fines archivados. Por este motivo, es una buena idea comprobar que la plantilla de formulario es aceptable cuando se imprime. Por ejemplo, es recomendable para asegurarse de que los controles en la plantilla de formulario se ajustan a los márgenes de la página impresa y que el texto en el formulario impreso es legible.

Además, puede usar el panel de tareas vistas para crear una versión especial de la plantilla de formulario, denominada vista de impresión, que está diseñada específicamente para imprimirlo.

En este artículo se explica cómo diseñar una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas de formulario para impresión.

En este artículo

La diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario

Introducción a las vistas de impresión

Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente

Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

La diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario

Puede imprimir la plantilla de formulario para hacerse una idea general de cómo aparecen los controles y otros objetos en la página impresa, o para comprobar la configuración de impresión, como encabezados o pies de página. Cuando imprime una plantilla de formulario de modo de diseño, puede ver determinados elementos en la plantilla de formulario impresa, como botones, que no aparecen realmente cuando un usuario imprime un formulario basado en la plantilla de formulario.

Cuando los usuarios impriman un formulario basado en la plantilla de formulario, InfoPath realiza ajustes en el formulario o quita determinados elementos que no tienen sentido en el contexto de impresión. Por ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada en las tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso. Tampoco aparecerán botones controles, las entradas del cuadro de lista o flechas de desplazamiento como estos elementos pierden su significado en la página impresa.

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Introducción a las vistas de impresión

Aunque las plantillas de formulario están diseñadas para recopilar datos en un formato electrónico, puede crear una vista de impresión, que es una vista diseñada específicamente para la impresión. Esto es útil cuando desea que los usuarios impriman formularios utilizando un diseño determinado o para imprimir sólo determinadas partes del formulario.

Si la plantilla de formulario contiene varias vistas, puede crear una vista de impresión para cada vista. Como alternativa, puede designar una única vista de impresión que se aplica a todas las vistas de la plantilla de formulario. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene tres vistas distintas, podría crear una vista de impresión que consolida información clave de cada una de esas vistas en una sola página impresa.

Para crear y asociar una vista de impresión a una vista existente, puede usar el vínculo Crear versión de impresión para esta vista en el panel de tareas vistas. Al hacer clic en este vínculo, InfoPath hace lo siguiente:

  • Crea una nueva vista en blanco llamada nombre de la versión de impresión, donde nombre es el nombre de la vista en que se basa la vista de impresión.

  • Asocia la vista en la que se basa en la vista de impresión. Esta asociación se registra en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en la pestaña Configuración de impresión. Por ejemplo, suponga que crea una vista de impresión basada en una vista de aprobación en la plantilla de formulario. Cuando los usuarios, haga clic en el botón Imprimir en la vista aprobación, InfoPath imprime todo lo que aparece en la vista de Impresión de aprobación de versión.

Después de crear una vista de impresión, puede diseñar la forma que desee que aparezca cuando se imprima el formulario. Normalmente, esto implica copiar y pegar controles de las otras vistas de la plantilla de formulario en la vista de impresión. Si es necesario, puede sustituir algunos controles de otros controles en la vista de impresión. Por ejemplo, puede reemplazar un cuadro de lista desplegable, que oculta las entradas del cuadro de lista de forma predeterminada, con un cuadro de lista estándar, que muestra las entradas de forma predeterminada. Al hacer esto, todas las entradas se muestran en el formulario impreso. También puede especificar opciones de impresión personalizadas para la vista de impresión en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, como encabezados, pies de página y márgenes de página.

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Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente

De forma predeterminada, cuando un usuario imprime un formulario que no tiene una vista de impresión específica asociada, se imprime la vista que se muestra actualmente en el equipo del usuario. Si crea una vista de impresión, InfoPath imprime esa vista en lugar de la vista actual. Puede designar cualquier vista existente como la vista de impresión. El siguiente procedimiento explica cómo usar una vista existente como base para una vista de impresión.

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En la lista Seleccionar una vista, en el panel de tareas vistas, haga clic en la vista que desea crear una vista de impresión.

  3. En acciones, haga clic en Crear versión de impresión para esta vista.

  4. En el cuadro de diálogo Crear versión de impresión, escriba un nombre para la vista de impresión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el panel de tareas vistas, haga doble clic en la vista de impresión.

  6. En el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, seleccione las opciones que desee en las fichas de Configuración de impresión y Configurar página y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, puede especificar la configuración de margen predeterminada para la vista de impresión o agregar encabezados o pies de página.

  7. Para cambiar a la vista original, en el panel de tareas vistas, haga clic en nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista.

  8. Para seleccionar todo en la vista, presione CTRL+A.

  9. Para copiar la selección en el Portapapeles, presione CTRL+C.

  10. Para cambiar a la vista de impresión, en el panel de tareas vistas, haga clic en nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista.

  11. Para pegar la selección de la vista original en la vista de impresión, presione CTRL+V.

  12. Eliminar los elementos de diseño que no necesite o agregue controles adicionales o los controles.

    Sugerencia: Para determinar rápidamente si los controles y otros elementos de diseño se ajustan en una página impresa, puede mostrar a una guía de ancho de página en el lado derecho de la plantilla de formulario, haga clic en Guía de ancho de página en el menú Ver. Una guía de ancho de la página aparece como una línea vertical discontinua en la plantilla de formulario. La línea indica donde se encuentra, el margen derecho de la página impresa basado en la impresora predeterminada para el equipo.

  13. Para agregar saltos de página a la vista de impresión, haga clic donde desee que empiece una nueva página y, a continuación, en el menú Insertar, haga clic en Salto de página.

    Nota: Un salto de página aparece como una línea discontinua horizontal en una plantilla de formulario. Si una vista previa de la plantilla de formulario, no verá este discontinua línea o cualquier otro tipo de indicación del salto de página. Para ver cómo afectará el salto de página a los formularios impresos basados en la plantilla de formulario, haga clic en Vista previa de impresión Imagen del botón en la barra de herramientas estándar.

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Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

Si es un diseñador de formularios avanzado y comprende las tecnologías XML, puede usar la vista de impresión de agregar Asistente de Word para crear una vista de impresión basada en Microsoft Office Word que imprima los datos directamente desde Word. Esto le permite aprovechar las ventajas de la gama de características de impresión que están disponibles en Word. Para ello, debe tener acceso a un archivo de transformación XSL (XSLT) existente que transforma los datos en la plantilla de formulario en un formato que es adecuado para la impresión de Word. Cuando un usuario imprime un formulario que contenga una vista de impresión de Word, datos de ese formulario se imprimirán directamente desde Word. El archivo XSLT debe crearse utilizando Microsoft Office Word 2003 o Microsoft Office Word 2007.

Nota: Para obtener más información sobre cómo crear el archivo XSLT, consulte para el Kit de desarrollo de Software (SDK) de Microsoft Office InfoPath 2003. El SDK contiene una herramienta, denominada el Asistente de InfoPath a Word, que le permite utilizar Word 2003 o Word 2007 para imprimir datos de formulario de InfoPath. Para localizar el SDK de InfoPath 2003, consulte la sección Vea también.

  1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas.

  2. En acciones, en el panel de tareas vistas, haga clic en Agregar vista de impresión de Word.

  3. Siga las instrucciones de agregar vistas de impresión para Word especificar el archivo XSLT que desea usar para la vista de impresión de Word.

  4. En la lista Seleccionar una vista, en el panel de tareas vistas, haga clic en la vista que desee designar la vista de impresión de Word y, a continuación, haga clic en Ver propiedades.

  5. Haga clic en la pestaña Configuración de impresión.

  6. En la lista Seleccionar una vista existente para utilizarla al imprimir esta vista, haga clic en la vista de impresión de Word.

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